Prepárese para Microsoft 365 Copilot y agentes con administración avanzada de SharePoint

Microsoft 365 Copilot y los agentes funcionan mejor para su organización cuando el contenido está actualizado y bien gobernado. Copilot y los agentes recuperan datos de Microsoft Graph y respetan los permisos, la configuración de uso compartido y las directivas existentes.

En este artículo se describe cómo preparar el entorno para el uso de Copilot y agente mediante funcionalidades de Administración avanzada de SharePoint.

Paso 1: Usar la evaluación de administración de contenido

El centro de evaluación de administración de contenido proporciona a los administradores información y recomendaciones útiles. Ejecuta un conjunto de informes esenciales que exponen los resultados clave y clasifican los sitios que pueden requerir atención.

La evaluación de administración de contenido proporciona un proceso sencillo y guiado para que los administradores:

• Identificación de contenido potencialmente sobrecompartido
• Buscar problemas o riesgos (como sitios inactivos o sin propietario)
• Definición de la preparación de Copilot para la organización
• Garantizar el cumplimiento y mantener la integridad de los datos
• Recibir recomendaciones accionables para la corrección
• Seguimiento del progreso a lo largo del tiempo con evaluaciones periódicas

Este centro ayuda a que la gobernanza del contenido sea accesible y accionable, incluso para los administradores que podrían no tener conocimientos técnicos profundos todavía.

Para acceder al centro de evaluación de administración de contenido:

1. En el Centro de administración de SharePoint, en el panel de navegación, seleccione Administración avanzada.

2. Seleccione Iniciar evaluación.

Una vez ejecutada la evaluación, revise los resultados y tome las medidas adecuadas. Vuelva a ejecutar la evaluación cada 30 días para realizar un seguimiento del progreso y solucionar los nuevos problemas.

Paso 2: Emplear la administración y el archivado del ciclo de vida del sitio

Las directivas de administración del ciclo de vida del sitio y el archivado ayudan a garantizar que los sitios estén actualizados, cumplan y usen el almacenamiento de forma eficaz. Estas funcionalidades ayudan a garantizar que Copilot y las experiencias de agente hagan referencia al contenido actual y puedan reducir los costos de almacenamiento.

Administración del ciclo de vida del sitio

Las directivas de administración del ciclo de vida del sitio ayudan a reducir la expansión del contenido mediante la automatización del proceso de garantizar que los sitios de SharePoint de su organización estén bien gobernados.

Al configurar las directivas de administración del ciclo de vida del sitio, el sistema identifica automáticamente posibles problemas. Puede configurar acciones de cumplimiento y notificaciones por correo electrónico que pidan a los propietarios o administradores del sitio que tomen medidas.

Para ver o crear directivas de administración del ciclo de vida del sitio:

1. En el Centro de administración de SharePoint, en el panel de navegación, seleccione Administración del ciclo de vida del sitio.

2. En una categoría, como directivas de sitio inactivas, directivas de propiedad del sitio o directivas de atestación del sitio, seleccione Abrir.

Las directivas de administración del ciclo de vida del sitio incluyen:

• Directivas de propiedad del sitio que admiten una administración eficaz del sitio y reducen el riesgo de sitios sin propietario. Puede establecer recuentos mínimos de propietarios o administradores y automatizar las notificaciones cuando los sitios no cumplen los criterios.
• Directivas de sitio inactivas que detectan automáticamente sitios inactivos y notifican a los propietarios del sitio por correo electrónico.
• Directivas de atestación de sitios que piden a los propietarios o administradores del sitio que comprueben y confirmen la precisión de la información del sitio, incluida la necesidad del sitio, los propietarios, los miembros, los permisos y la configuración de uso compartido.

Archivo de Microsoft 365

Use Microsoft 365 Archivo para conservar contenido inactivo, como sitios sin propietario o inactivos. Este enfoque ayuda a reducir el consumo de almacenamiento y mejora la optimización de Copilot. Al archivar un sitio:

• El sitio se mueve a un nivel de almacenamiento de Microsoft 365 Archivo.
• El sitio ya no consume cuota de almacenamiento activa de SharePoint.
• Se conservan el contenido, los permisos y los metadatos.
• Los usuarios no pueden acceder al sitio hasta que se reactive.
• Copilot no está entrenado en el contenido archivado.

Puede administrar sitios archivados en la página Sitios archivados .

Para configurar y usar Microsoft 365 Archivo, consulte los siguientes recursos:

• Configuración de Microsoft 365 Archivo
• Administración de Microsoft 365 Archivo
• Experiencia del usuario final en Microsoft 365 Archivo

Paso 3: Evitar el uso compartido excesivo accidental

Para ayudar a evitar el uso compartido accidental en Copilot y las experiencias de agente, ajuste la configuración de uso compartido para SharePoint y OneDrive. Use informes e información de gobernanza del acceso a datos para identificar y priorizar los riesgos de uso compartido excesivo. Restringir el acceso al contenido confidencial.

Ajuste de la configuración de uso compartido para SharePoint y OneDrive

De forma predeterminada, SharePoint establece la configuración de uso compartido en la opción más permisiva. Puede establecer la configuración de uso compartido para SharePoint, OneDrive y vínculos a archivos o carpetas.

También puede especificar opciones de expiración y permisos para los vínculos.

Para ajustar la configuración de uso compartido:

1. En el Centro de administración de SharePoint, en el panel de navegación, expanda Directivas y, a continuación, seleccione Compartir.

2. A partir de la parte superior, especifique la configuración y, a continuación, seleccione Guardar.

   Para obtener ayuda con esta tarea, vea Administrar la configuración de uso compartido para SharePoint y OneDrive.

Uso de informes de gobernanza del acceso a datos para identificar riesgos de uso compartido excesivo

Los informes de gobernanza del acceso a datos le ayudan a identificar sitios que contienen contenido potencialmente sobrecompartido o confidencial.

Hay varios informes disponibles, incluidos los informes de instantáneas y los informes de actividad.

Para acceder a los informes de gobernanza de acceso a datos:

1. En el Centro de administración de SharePoint, expanda Informes y, a continuación, seleccione Gobernanza del acceso a datos.

2. En una categoría, seleccione Ver informes.

Comience con estos informes:

• El informe de línea base de permisos de sitio le ayuda a comprender la exposición general del acceso de su organización. Este informe proporciona una instantánea que muestra la estructura de permisos actual en los sitios de SharePoint y OneDrive y le permite identificar sitios que necesitan atención inmediata.
• El informe permisos de sitio para usuarios muestra todos los sitios a los que un usuario determinado puede acceder para que pueda determinar si es necesario ajustar los permisos.
• Informes basados en actividad:
  • El informe Todos excepto los usuarios externos (EEEU) le ayuda a identificar los 100 sitios principales en los que se ha compartido contenido con toda la organización en los últimos 28 días y las directivas de seguridad aplicadas a esos sitios.
  • Los informes de actividad de vínculos de uso compartido le ayudan a identificar los sitios en los que los usuarios crearon más vínculos de uso compartido en los últimos 28 días. Puede ver una lista de sitios con el mayor número de vínculos "Cualquiera", vínculos "People en la organización" y vínculos "Personas específicas".

Uso de la información de inteligencia artificial para interpretar los resultados del informe

La característica AI Insights reduce el esfuerzo manual necesario para revisar informes y ayuda a mitigar los problemas de gobernanza del contenido. Usa un modelo de lenguaje para identificar patrones y posibles problemas de informes y proporciona recomendaciones accionables para resolver problemas.

Cuando esté disponible, use información generada por inteligencia artificial para ayudar a interpretar los resultados del informe e identificar las acciones recomendadas.

La característica de conclusiones de inteligencia artificial está disponible para estos informes:

• Compartir informes de actividad de vínculos
• Informe de instantáneas de etiqueta de confidencialidad
• Directiva de sitio inactiva, que ayuda a identificar sitios inactivos. Una vez ejecutada la directiva, puede descargar un informe en formato CSV.
• Informes del historial de cambios que muestran las acciones del sitio o los cambios de configuración de la organización realizados en los últimos 180 días

Para generar información de inteligencia artificial:

1. En el Centro de administración de SharePoint, en el panel de navegación, expanda Informes y seleccione una opción, como Control de acceso a datos o Historial de cambios.

2. Seleccione un informe, busque el botón Obtener información de inteligencia artificial y selecciónelo para generar información de inteligencia artificial.

Restricción del acceso al contenido confidencial

Si es necesario, restrinja el acceso al sitio mediante Access Control restringidos para ayudar a evitar el uso compartido excesivo. Mediante el uso de Access Control restringidos, se concede acceso a sitios de SharePoint mediante grupos, como grupos de seguridad de Microsoft Entra o grupos de Microsoft 365. Los usuarios que no forman parte del grupo especificado no pueden acceder al sitio ni a su contenido, incluso si tenían acceso previo a través de permisos o un vínculo.

Use la directiva de Access Control restringida para:

• Limitar el acceso al sitio a un grupo definido de usuarios
• Impedir el acceso amplio o no deseado
• Asegúrese de que solo los usuarios autorizados puedan acceder al contenido y verlo en Copilot.

Para restringir el acceso al sitio:

1. Configure o identifique un grupo de seguridad en Microsoft Entra o un grupo de Microsoft 365 (consulte Microsoft Entra: Tipos de grupo).

2. En el Centro de administración de SharePoint, en el panel de navegación, expanda Directivas y, a continuación, seleccione Control de acceso.

3. Seleccione la opción Habilitar restricción de acceso al sitio .

   Para permitir que los administradores del sitio controlen quién puede acceder a sus sitios, seleccione Delegar el control de restricción de acceso al sitio a los administradores del sitio.

4. Haga clic en Guardar.

Para obtener más información, vea Restringir el acceso a un sitio de SharePoint.

Control de la detección de contenido de sitios de alto riesgo

Si tiene sitios de alto riesgo que desea evitar la detección accidental en Copilot o en experiencias de agente, use detección de contenido restringido para esos sitios.

La detección de contenido restringido ayuda a:

• Impedir que el contenido aparezca en Copilot o en experiencias de agente y en consultas de búsqueda de toda la organización
• Reducir la exposición accidental al dejar los permisos del sitio sin cambios

La detección de contenido restringido es útil para el contenido que debe permanecer accesible, pero no debe ser ampliamente reconocible.

Para identificar sitios de alto riesgo:

1. Use sus herramientas e informes, como los informes de gobernanza de acceso a datos y agente de SharePoint Administración, para ver estas señales de riesgo:

   • Uso compartido amplio a través de "Cualquiera", "Todos" y vínculos de toda la organización
   • Audiencias grandes con permisos excesivos
   • Herencia de permisos interrumpidos y modelos de acceso complejos
   • Contenido confidencial con protección débil
   • Sitios públicos o sin etiquetar
   • Brechas de gobernanza con sitios sin propietario, inactivos o sin vista

   Los sitios donde se superponen varias señales de riesgo se consideran de alto riesgo. Algunos ejemplos son:

   • Sitios que contienen datos confidenciales y que tienen vínculos de uso compartido de "Cualquiera"
   • Sitios públicos sin propietario
   • Audiencias grandes con herencia de permisos rotos

2. Use las herramientas e informes de administración avanzada de SharePoint para resaltar los sitios con riesgo de uso compartido o exposición excesiva.

   • Informes de gobernanza del acceso a datos, como informes de permisos de sitio e informes de actividad de vínculo de uso compartido
   • Conclusiones de IA
   • Agente de SharePoint Administración

3. Cree una lista de sitios de alto riesgo que quiera restringir de la detección de contenido.

Para restringir la detección de contenido:

1. En el Centro de administración de SharePoint, expanda Sitios y, a continuación, seleccione Sitios activos.

2. Seleccione un sitio para abrir su control flotante. En el control flotante, seleccione la pestaña Configuración .

3. En Restringir detección de contenido, seleccione Activado. Después, seleccione Guardar.

Para obtener más información, vea Restringir la detección de sitios y contenido de SharePoint.

Paso 4: Uso del Agente de SharePoint Administración

El Agente de SharePoint Administración responde a sus preguntas recopilando los datos e informes pertinentes, ofreciendo análisis y recomendaciones, y sugiriendo otras solicitudes. Haga una pregunta, como "Muéstreme cómo se distribuye mi contenido entre mi inquilino" y obtenga información útil con las indicaciones sugeridas y los pasos siguientes.

Para abrir el Agente de SharePoint Administración:

Realice uno de los pasos siguientes:

• En la aplicación Microsoft 365 Copilot, expanda Agentes y busque Agente de SharePoint Administración.
• En el Centro de administración de SharePoint, seleccione el botón Copilot .
• En Microsoft Teams, seleccione Aplicaciones y busque SharePoint Administración Agent.

Para obtener más información, vea SharePoint Administración Agent.

Paso 5: Implementar procedimientos de copia de seguridad y restauración

La continuidad empresarial requiere una solución de copia de seguridad y restauración, como Copia de seguridad Microsoft 365. En caso de eliminación o sobrescritura accidental o malintencionada de datos, es importante que los datos se protejan y puedan recuperarse fácilmente.

Con Copia de seguridad Microsoft 365:

• Los datos nunca abandonan el límite de confianza de datos de Microsoft 365 y respetan las ubicaciones geográficas de la residencia de datos actual.
• Las copias de seguridad son inmutables a menos que el administrador de la herramienta de copia de seguridad las elimine expresamente.
• OneDrive, SharePoint y Exchange tienen varias copias con redundancia física de los datos para mitigar el impacto de los desastres físicos.

Para empezar a trabajar con Copia de seguridad Microsoft 365:

1. En el Centro de administración de Microsoft 365, en el panel de navegación, expanda Configuración y, a continuación, seleccione Copia de seguridad Microsoft 365.

2. Revise la información de la página para obtener más información y empezar a trabajar.

Para obtener más información sobre Copia de seguridad Microsoft 365, consulte los siguientes recursos:

• Introducción a Copia de seguridad Microsoft 365
• Configuración de Copia de seguridad Microsoft 365
• Crear, ver y editar directivas de copia de seguridad en Copia de seguridad Microsoft 365
• Restauración de datos en Copia de seguridad Microsoft 365