Solicitud de atestaciones de sitio periódicas para sitios de SharePoint

Las características de administración del ciclo de vida del sitio de Administración avanzada de Microsoft SharePoint ayudan a su organización a mejorar la gobernanza del sitio mediante la automatización de la configuración de directivas en el Centro de administración de SharePoint. Las directivas de atestación de sitios, que forman parte de las características de administración del ciclo de vida del sitio de SharePoint, le ayudan a administrar la atestación periódica de sitios a escala.

La atestación del sitio implica revisiones periódicas por parte de los propietarios o administradores del sitio para comprobar y confirmar la precisión de la información del sitio, incluida la necesidad del sitio, sus propietarios, miembros, permisos y configuración de uso compartido. En el caso de los sitios que no están atestiguados, puede optar por automatizar las acciones de cumplimiento para evitar riesgos de sobreexposición de contenido. Este enfoque garantiza el cumplimiento continuo del sitio y reduce activamente los riesgos, como el uso compartido excesivo de información.

En este artículo se describe cómo crear y configurar una directiva de atestación de sitio.

Requisitos para una directiva de atestación de sitio

Requisitos de licencia

Su organización debe tener las licencias adecuadas y cumplir determinados permisos administrativos o roles para usar la característica descrita en este artículo.

En primer lugar, la organización debe tener una de las siguientes licencias base:

• Office 365 E3, E5 o A5
• Microsoft 365 E1, E3, E5 o A5

Además, necesita al menos una de estas licencias:

• Microsoft 365 Copilot licencia: al menos a un usuario de su organización se le debe asignar una licencia de Copilot (este usuario no necesita ser administrador de SharePoint).
• Licencia de administración avanzada de Microsoft SharePoint: Disponible como compra independiente.

Requisitos de administrador

Debe ser un administrador de SharePoint o tener permisos equivalentes.

Información adicional

Si su organización tiene una licencia de Copilot y al menos una persona de su organización tiene asignada una licencia de Copilot, los administradores de SharePoint obtienen automáticamente acceso a las características de Administración avanzada de SharePoint necesarias para la implementación de Copilot.

Para las organizaciones sin una licencia de Copilot, puede usar las características de Administración avanzada de SharePoint mediante la compra de una licencia de Administración avanzada de SharePoint independiente.

¿Cómo funciona una directiva de atestación de sitio?

Cuando se ejecuta una directiva de atestación de sitio (normalmente mensualmente), genera un informe que enumera los sitios que requieren atestación según los criterios de directiva. Los propietarios del sitio y los administradores del sitio reciben una notificación por correo electrónico, solicitando que revisen y solucionen posibles problemas. En función de cómo se configure la directiva, se pueden realizar acciones especificadas para sitios que no tienen propietario o que suponen un riesgo potencial para su organización.

Como administrador de SharePoint, puede especificar el ámbito de una directiva de atestación de sitio, qué acciones deben producirse y si tiene excepciones a la directiva.

Creación de una directiva de atestación de sitio

1. Como administrador de SharePoint, vaya al Centro de administración de SharePoint e inicie sesión.

2. En el panel de navegación, expanda Directivas y, a continuación, seleccione Administración del ciclo de vida del sitio.

   

3. En Directivas de atestación de sitio, seleccione Abrir. A continuación, seleccione Crear una directiva.

4. En la página Información general de Administración de la atestación del sitio, revise la información y, a continuación, seleccione Siguiente. A continuación, continúe con la sección siguiente.

5. Para definir el ámbito de una directiva de atestación de sitio, en la página Establecer ámbito de directiva , seleccione una de las opciones siguientes:

   • Cargue un archivo CSV con una lista de hasta 10 000 direcciones URL; o
   • Selección de sitios a escala

   

   Para obtener más información, consulte las secciones siguientes de este artículo:

   • Acerca del ámbito de las directivas de atestación de sitio
   • Carga de un archivo CSV con la lista de sitios
   • Selección de sitios a escala

6. En el paso Configurar directiva , puede especificar las siguientes opciones:

   • Elija la frecuencia con la que desea que se atestiguan los sitios (3 meses, 6 meses y 12 meses).
   • Identifique quién es responsable de atestiguar el sitio (propietarios del sitio, administradores del sitio o ambos).
   • Excluya a los propietarios o administradores del sitio de la recepción de solicitudes.
   • Especifique qué acción debe realizar la directiva después de tres notificaciones.

   Tenga en cuenta los siguientes puntos:

   • Los sitios atestiguados recientemente se omiten
   • Los sitios recién creados se omiten (porque se aplica un período de gracia)
   • Solo se incluyen los sitios que son lo suficientemente antiguos como para la reestación.

   Para obtener más información sobre las opciones de directiva, consulte Acerca de las opciones de configuración de directivas de atestación de sitio (en este artículo).

7. En el paso Finalizar , puede especificar si desea probar la directiva o activarla inmediatamente.

   • Asigne un nombre y una descripción a la directiva.
   • En Modo de directiva, seleccione Simulación o Modo activo . Para obtener más información, vea Acerca de los modos de directiva (en este artículo).

Acerca del ámbito de las directivas de atestación de sitio

Puede crear directivas de ciclo de vida del sitio con ámbitos diferentes en función de los requisitos de su organización. Elija los sitios que se van a incluir en la directiva en función de:

• Plantillas de sitio
• Orígenes de creación
• Etiquetas de confidencialidad
• Si se deben incluir sitios en directivas de retención y retención

Para excluir sitios específicos, agregue las direcciones URL de sitio de hasta 100 sitios en la sección Excluir sitios mientras configura la directiva.

Carga de un archivo CSV con la lista de sitios

Si selecciona Cargar un archivo CSV con una lista de hasta 10 000 direcciones URL, puede cargar una lista de direcciones URL de sitio para la directiva.

Selección de sitios a escala

Si elige Seleccionar sitios a escala, puede seleccionar plantillas de sitio para incluirlas en esta directiva y, a continuación, filtrarlas por:

• Etiqueta de confidencialidad
• Origen de creación del sitio

También puede elegir si desea:

• Incluir sitios con directivas de retención y retención
• Excluir sitios específicos de esta directiva

Selección de tipos de plantilla de sitio

Seleccione tipos de plantilla de sitio en la lista siguiente:

• Todos los sitios
• Sitios clásicos
• Sitios de comunicación
• Agrupar sitios conectados sin equipos
• Sitios de grupo sin grupo de Microsoft 365
• Sitios conectados a Teams

Filtrado de sitios por etiquetas de confidencialidad

Establezca el ámbito de la directiva mediante el filtrado de sitios por sus etiquetas de confidencialidad.

Filtrado de sitios por origen de creación

Filtre los sitios para el ámbito de la directiva por origen de creación de sitios:

• Página principal de SharePoint
• Centro de administración de SharePoint
• PowerShell
• PnP
• Teams

Incluir sitios con directivas de retención y retención

La opción include/exclude para sitios con directivas de retención y retenciones solo se aplica a los sitios que se rigen por directivas y etiquetas de retención de Microsoft Purview.

Esta configuración no afecta a la inclusión o exclusión de sitios que están en estados de solo lectura o bloqueados.

En el caso de los sitios que están en un estado de solo lectura o bloqueado, se esperan los siguientes comportamientos:

• Sitios desbloqueados: siempre incluidos en el ámbito de la directiva

• Sitios de solo lectura bloqueados por el mismo tipo de directiva:

  • Incluido en el ámbito
  • El informe indica que esta directiva ha accionado anteriormente el sitio.

• Sitios de solo lectura bloqueados por un tipo de directiva diferente:

  • Excluido del ámbito de la directiva
  • Otra directiva ya posee y rige este sitio

• Sitios de solo lectura bloqueados externamente (bloqueados por motivos de administración del ciclo de vida que no son del sitio):

  • Incluido en el ámbito
  • Los bloqueos externos no impiden que la directiva evalúe el sitio.

• Sitios sin acceso (totalmente bloqueados):

  • Se incluye en el ámbito, pero no se realiza ninguna acción de cumplimiento
  • La directiva omite la acción porque el sitio ya está en un estado sin acceso bloqueado

Estos son comportamientos predeterminados y no se pueden modificar mediante las opciones de configuración de directivas.

Acerca de la configuración de la directiva de atestación de sitio

Exclusión de sitios específicos de la directiva

Escriba hasta 100 sitios que quiera excluir de la directiva de atestación de sitios. Asegúrese de separar cada dirección URL por líneas nuevas.

Después de establecer el ámbito de la directiva, seleccione Siguiente y, a continuación, continúe con la sección siguiente.

Exclusión de los propietarios o administradores del sitio de la recepción de solicitudes

Puede excluir a usuarios, Grupos de Microsoft 365 o grupos de seguridad específicos de recibir solicitudes y notificaciones de administración del ciclo de vida del sitio, incluso si son propietarios del sitio o administradores del sitio para sitios incluidos en una directiva.

Comportamientos clave:

• Las exclusiones solo se usan para determinar los destinatarios de la notificación.
• La exclusión de un usuario o grupo no cambia los permisos ni la propiedad del sitio y no excluye el sitio de la evaluación de directivas de ciclo de vida.
• La directiva sigue evaluando los sitios como de costumbre.

Límites:

• Puede agregar hasta 100 entradas a la lista de exclusión.
• Cada entrada puede ser un usuario individual, un grupo de Microsoft 365 o un grupo de seguridad
• El límite de 100 entradas se aplica al número de entradas, no al número de usuarios dentro de un grupo. Por ejemplo, un grupo con más de 100 miembros cuenta como una entrada.

Comportamiento de exclusión de grupos (importante):

• Cuando se agrega un grupo a la lista de exclusión de una directiva, ese grupo se excluye de las notificaciones solo cuando el grupo se agrega directamente al sitio o es un grupo anidado dentro de otros grupos que se agregan directamente al sitio.
• Un miembro de un grupo excluido podría seguir recibiendo una notificación si se agrega directamente al sitio o forma parte de otro grupo que se agrega directamente al sitio.

Acciones que se realizarán en sitios no confirmados después de tres notificaciones

En el caso de los sitios que no están confirmados después de tres notificaciones mensuales, puede optar por no hacer nada o realizar una de las siguientes acciones de cumplimiento. En la tabla siguiente se resume cómo se comporta la directiva de sitio inactiva para cada acción de cumplimiento seleccionada:

Personalización de notificaciones por correo electrónico

Los administradores ahora pueden personalizar los correos electrónicos enviados por las directivas de administración del ciclo de vida del sitio a los propietarios y administradores del sitio para su certificación o atestación. La personalización del contenido de correo electrónico ayuda a mejorar la velocidad de lectura de los correos electrónicos enviados, lo que mejora eficazmente la eficacia de la respuesta, lo que contribuye a una mejor gobernanza en todo el inquilino.

La opción para personalizar los correos electrónicos está disponible en el paso de configuración para todas las directivas de administración del ciclo de vida del sitio.

Al seleccionar Personalizar correo electrónico que se va a enviar, se abre la ventana de personalización como se indica a continuación:

También puede personalizar los correos electrónicos para las directivas existentes. Para personalizar los correos electrónicos, siga estos pasos:

1. Seleccione una directiva existente.

2. Vaya a Editar configuración.

3. Busque la opción de personalización de correo electrónico.

Qué hacer si no se pueden personalizar los mensajes de correo electrónico

Es posible que no pueda personalizar los correos electrónicos si la configuración de dominio personalizado no está configurada o está desactivada.

Debe configurar la opción Enviar notificaciones por correo electrónico desde el dominio en el Centro de administración de Microsoft 365 para poder personalizar los correos electrónicos. Si esta configuración no está configurada, verá un mensaje de advertencia en la parte superior de la lista de directivas, como se muestra en la siguiente imagen:

También puede ver el mensaje de advertencia durante el paso de configuración, como se muestra en la captura de pantalla siguiente:

Si anteriormente personalizaba correos electrónicos en una o varias directivas, pero ahora la opción Enviar notificaciones por correo electrónico desde el dominio de la Centro de administración de Microsoft 365 se desactiva más adelante, verá la barra de mensajes en la lista de directivas y un mensaje de advertencia en la ventana de personalización de correo electrónico, como se muestra en la captura de pantalla siguiente:

Después de configurar las opciones de directiva, seleccione Siguiente para finalizar la directiva. Asigne un nombre a la directiva, agregue una descripción (opcional) y seleccione un modo de directiva.

Seleccione Finalizar. Ahora puede ver y administrar la directiva desde el panel Directiva deatestación del sitio de administración> del ciclo de vida del sitio.

Modo de solo lectura

Al configurar una directiva de sitio no certificada con la acción de aplicación de solo lectura, envía notificaciones adicionales para informar a los propietarios del sitio o a los administradores del sitio de que el sitio entra en modo de solo lectura.

Cuando el sitio está en modo de solo lectura, aparece el siguiente banner en el sitio:

Eliminación de sitios del modo de solo lectura

Para quitar un sitio del modo de solo lectura en el Centro de administración de SharePoint, vaya a la página Sitios activos , seleccione el sitio y, a continuación, seleccione Desbloquear en el panel de página del sitio.

Los propietarios del sitio no pueden quitar un sitio del modo de solo lectura. Deben ponerse en contacto con el administrador de inquilinos para quitar el modo de solo lectura.

Desarchiving de un sitio

Para desarchar un sitio en el Centro de administración de SharePoint, expanda Sitios y seleccione Sitios archivados. Seleccione el sitio que desea desarchivo y seleccione Reactivar.

Sitios administrados por varias directivas de atestación de sitios

Para cada tipo de directiva de administración del ciclo de vida del sitio, como la directiva de propiedad del sitio, la directiva de sitio inactiva y la directiva de atestación del sitio, si crea varias directivas, los correos electrónicos de notificación no se repiten. Si se envió una notificación en los últimos 30 días desde cualquier directiva de ese tipo, y el sitio permanece sin confirmación o sin recibir notificaciones, no se enviarán más notificaciones. El informe de ejecución de directivas muestra el estado del sitio como "Notificado por otra directiva".

Por ejemplo, si un sitio está cubierto por dos directivas de atestación de sitios diferentes y recibe un correo electrónico de notificación de la primera directiva, la segunda directiva no envía ninguna notificación adicional en los próximos 30 días si el sitio sigue sin dar fe.

Asegúrese de que las directivas del mismo tipo no tengan ámbitos superpuestos. Si los sitios están dentro del ámbito de varias directivas del mismo tipo, la programación de notificaciones y las acciones de cumplimiento en el sitio podrían ser imprevisibles.

Acerca de los modos de directiva

Modos de directiva

Al configurar una directiva de ciclo de vida de sitio, puede elegir entre una directiva de simulación y una directiva activa.

Modo de simulación

La directiva de simulación se ejecuta una vez y genera un informe basado en los parámetros establecidos. Si se produce un error, debe eliminarlo y crear uno nuevo. Una vez valida una directiva de simulación, puede convertirla en una directiva activa.

Modo activo

La directiva activa se ejecuta mensualmente, generando informes y enviando notificaciones a los propietarios del sitio para confirmar el estado del sitio. Si se produce un error durante un mes determinado, se volverá a ejecutar en la siguiente programación. La directiva aplica acciones en sitios que permanecen sin confirmación o sin confirmación por parte del propietario o administrador del sitio, siempre que la haya configurado para realizar acciones de cumplimiento.

Reporting

Después de cada ejecución de la directiva configurada, puede ver un informe detallado sobre los sitios que identifica. En la página Directivas de atestación de sitio , seleccione la directiva deseada en la lista.

El panel describe los números de:

• Sitios que se van a atestiguar
• Sitios que no tenían a nadie que notificar
• Sitios atestiguados
• Sitios establecidos en solo lectura
• Sitios archivados También puede ver el ámbito, la configuración y la información general de la directiva en el informe.

También puede ver el ámbito, la configuración y la información general de la directiva en el panel. Seleccione la opción Descargar informe detallado para descargar el informe en CSV que contiene los siguientes detalles para cada uno de los sitios identificados debido a la atestación:

Configuración de correos electrónicos accionables para entornos de nube de administración pública de EE. UU. (GCC High o DoD)

En los entornos de nube de Administración pública de Ee. UU. (GCC High and DoD), un administrador de inquilinos debe completar una configuración adicional de un solo uso para las directivas de administración del ciclo de vida del sitio de SharePoint (SLM) para usar mensajes accionables. Este paso ayuda a garantizar que los correos electrónicos de notificación de directivas se muestren y funcionen correctamente. Por ejemplo, los administradores del sitio y los propietarios del sitio pueden realizar acciones directamente desde el correo electrónico.

A diferencia de otros entornos de nube comercial, los inquilinos de GCC High y DoD requieren la aprobación explícita del administrador del proveedor de mensajes accionable para poder enviar mensajes de correo electrónico interactivos. Sin esta aprobación, se entregan correos electrónicos de directiva SLM, pero los botones de acción no funcionan según lo esperado.

Aprobación del proveedor de mensajes accionable de SLM

1. Vaya al portal de administración mensajes accionables de Outlook: conectores para GCCH o DoD e inicie sesión.

2. En el filtro Estado del proveedor , seleccione Aprobado por Microsoft : pendiente de aprobación.

3. Busque el proveedor denominado InactiveSiteOAMProviderGCCH.

4. Seleccione el proveedor y, a continuación, seleccione Aprobar.

Después de aprobar el proveedor, las notificaciones de directiva de SLM envían mensajes accionables.

Asegúrese de que los mensajes accionables están habilitados para el inquilino.

Las directivas de administración del ciclo de vida del sitio usan mensajes accionables de Outlook para permitir que los propietarios del sitio o los administradores del sitio realicen las acciones necesarias mediante vínculos dentro de los mensajes de correo electrónico.

• Para que las notificaciones se representen correctamente, asegúrese de que su organización cumple los requisitos de versión de Outlook.
• Para solucionar problemas de representación, consulte las preguntas más frecuentes.

Solución de problemas de mensajes accionables

Si los mensajes accionables no funcionan según lo esperado, pruebe estos pasos:

• Asegúrese de que el InactiveSiteOAMProviderGCCH proveedor está en un estado aprobado.
• Espere suficiente tiempo. Los cambios pueden tardar hasta 24 horas en propagarse.