Experiencia del usuario final en Microsoft 365 Archivo

Los usuarios finales no pueden acceder directamente al contenido archivado. Cuando un usuario intenta acceder al contenido archivado, ve un mensaje que indica que el sitio o el archivo están archivados. Si se archiva un archivo, cualquier usuario con acceso de lectura puede reactivar el archivo para recuperar el acceso completo. La reactivación puede tardar hasta 24 horas en completarse.

Experiencia de archivo: reactivación

Los usuarios finales que encuentran archivos archivados pueden reactivar el archivo si navegan hasta él en el sitio de SharePoint o en la cuenta de OneDrive donde se hospeda el archivo. Si el usuario tiene permisos de lectura, puede reactivar el archivo seleccionándolo e invocando la acción "reactivar". La reactivación puede tardar hasta 24 horas en completarse. El usuario que inició la reactivación recibe un correo electrónico cuando finaliza el proceso.

GIF animado que muestra a un usuario final seleccionando un archivo archivado y eligiendo Reactivar en SharePoint.

Nota:

Para algunas aplicaciones de Microsoft 365, no hay ningún indicador claro de que se archiva un archivo. Navegar al sitio de SharePoint subyacente o a la cuenta de OneDrive es la manera más confiable de confirmar el estado de archivo de un archivo y reactivarlo si es necesario.

Experiencia de archivo: archivado

Los usuarios con permisos de edición pueden archivar fácilmente archivos en sitios de SharePoint habilitados para el archivado de archivos. Para archivar un archivo, los usuarios seleccionan uno o varios archivos e invocan la acción "archivar".

GIF animado que muestra a un usuario final seleccionando un archivo y eligiendo Archivo en SharePoint.

Acciones de nivel de carpeta

Las acciones de nivel de carpeta permiten a los usuarios archivar o reactivar todos los archivos de una carpeta, incluidos los archivos de cualquier subcarpeta, en una sola operación. Estas acciones se aplican de forma recursiva a todos los archivos de la carpeta seleccionada. Las propias carpetas no tienen un estado archivado o activo. Los usuarios deben tener los permisos adecuados en los archivos para realizar estas acciones.

Los usuarios con permisos de edición pueden archivar todos los archivos de una carpeta mediante la acción "Archivo todos los archivos". Del mismo modo, los usuarios con permisos de lectura pueden reactivar todos los archivos archivados en una carpeta mediante la acción "Reactivar todos los archivos".

Para archivar o reactivar todos los archivos de una carpeta, los usuarios pueden seleccionar la carpeta deseada e invocar la acción "Archivo todos los archivos" o "Reactivar todos los archivos".

El usuario recibirá un correo electrónico cuando se complete la acción.

Captura de pantalla de Archivo todos los archivos.

Límites y consideraciones

Los límites siguientes se aplican a las acciones de reactivación y archivo de nivel de carpeta:

  • Límite de nivel de sitio: un máximo de 500 000 acciones de archivo o reactivación por sitio al día.

  • Límite de archivo de carpetas: una carpeta puede contener un máximo de 20 000 elementos cuando se usa Archivo todos los archivos.

  • Límite de reactivación de carpetas: una carpeta puede contener un máximo de 20 000 elementos al usar Reactivar todos los archivos.

  • Tiempo de reactivación. La programación de una reactivación recursiva suele tardar unos 10 minutos, pero puede tardar hasta 24 horas en carpetas grandes. Después de la programación, los archivos pueden tardar hasta 24 horas en reactivarse. En el caso de las carpetas grandes, el proceso completo puede tardar hasta 48 horas en programarse y completarse.

Experiencia de archivo del sitio

Captura de pantalla del mensaje archivado que los usuarios finales reciben cuando intentan acceder al contenido que se ha archivado.

En Microsoft 365 Archivo para sitios, los administradores tienen la opción de establecer una dirección URL personalizada a la que se puedan dirigir las solicitudes de reactivación del usuario. Esto puede llevar a los usuarios a cualquier dirección URL que elija, como un formulario, un sistema de vales u otra ubicación accesible a través de una dirección URL. Una vez configurados, los usuarios verán un botón Solicitar reactivar cuando encuentren contenido archivado.

Esta dirección URL personalizada se puede establecer a través de una marca (-ArchiveRedirectUrl) en el cmdlet de PowerShell Set-SPOTenant a partir de la versión 16.0.23408.12000.

Set-SPOTenant -ArchiveRedirectUrl <url>

Ejemplo: Set-SPOTenant -ArchiveRedirectUrl https://contoso.sharepoint.com/sites/ReactivateSite

Para quitar la dirección URL personalizada y el botón Solicitar reactivar :

Set-SPOTenant -ArchiveRedirectUrl ""

Nota:

Para un inquilino multigeográfico, la dirección URL debe establecerse para cada ubicación geográfica.

El botón Solicitar reactivar no estará visible si no se establece una dirección URL de redireccionamiento.

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