Gestire le operazioni in corso della community

Questo articolo spiega come mantenere la community impegnata tra eventi e configurare un sistema per tenere traccia del coinvolgimento e migliorare continuamente i programmi.

Coinvolgimento e programmazione della community

Tra eventi di grandi dimensioni, la comunità necessita di attività regolari continue per mantenere le persone coinvolte, condividere conoscenze e creare relazioni. Questi programmi in corso trasformano i partecipanti a eventi occasionali in partecipanti alla community a lungo termine e alla fine campioni.

Attività di coinvolgimento regolari

Ecco alcune attività di engagement efficaci per mantenere lo slancio:

• Orari di disponibilità e sessioni Q&A: pianificare una chiamata o una sessione di chat settimanale o bisettimanale in cui i partecipanti possono porre domande e ricevere assistenza sui progetti con Copilot Studio. Ruotare gli host campione in modo che non sia sempre il team di base a rispondere. Questa pianificazione fornisce una rete di sicurezza per i creatori che tentano nuovi agenti, assicurandosi che non si blocchino. Incoraggia anche la risoluzione dei problemi tra pari (i membri potrebbero rispondere alle domande degli altri membri).

• Forum di discussione: mantenere attivo un canale Viva Engage o Teams per la community. Incoraggiare l'interazione con i sondaggi ("Qual è il caso d'uso da affrontare?"), le sfide ("Condividere la richiesta più creativa per un agente!") e suggerimenti rapidi ("Sapevi che puoi usare modelli di agente predefiniti per risparmiare tempo? Ecco come..."). L'obiettivo è passare dagli annunci principali del team per aprire discussioni in cui i membri condividono domande, idee e lezioni apprese.

• Mentoring e supporto tra pari: Creare un programma di mentoring formale man mano che cresce la community. Ad esempio, i nuovi creatori possono iscriversi per essere associati a un produttore esperto o campione per un periodo di 4-6 settimane. Fornire una guida di mentoring con suggerimenti per le riunioni ( ad esempio "incontra 30 minuti settimanali per esaminare il progetto o lo stato di apprendimento del mentee"). Questa relazione di mentoring aiuta i nuovi dipendenti ad avere successo e rimanere impegnati. Aiuta anche i mentori a creare competenze di leadership.

• Gamification e sfide: Introduci competizioni amichevoli o badge per stimolare l'attività. Ad esempio, eseguire una "sfida per agenti" di un mese intero. I membri guadagnano punti per completare attività come partecipare a un evento (cinque punti), pubblicare un consiglio (due punti), pubblicare un agente alla produzione (dieci punti) e fare da mentore a qualcuno (cinque punti). Condividi le classifiche per creare rivalità divertenti e offrire piccoli premi.

• Contenuti in evidenza: Ospitare sessioni spotlight di una durata compresa fra 15 e 30 minuti, in cui un membro condivide un consiglio o offre una demo rapida. Ad esempio, un campione potrebbe eseguire una build live di un agente durante una riunione di Teams o spiegare come hanno risolto un problema impegnativo. Questo formato distribuisce le conoscenze, costruisce la fiducia del relatore e incoraggia gli altri a salire e presentare in futuro.

Incoraggiare i promotori a condurre attività

I campioni devono essere al centro della vostra comunità.

• Incoraggiare i promotori a condurre alcune delle attività elencate in precedenza (ospitare le ore di ufficio o moderare il forum per una settimana). Questo approccio distribuisce il carico di lavoro e li responsabilizza.

• Incaricare un campione di organizzare una tavola rotonda mensile o bimestrale per altri campioni. Incoraggiarli a condividere feedback dai loro reparti, coordinare gli eventi imminenti (ogni campione potrebbe ospitare una riunione locale o una formazione nella loro parte dell'organizzazione) e discutere argomenti avanzati. Questo incontro costruisce un senso della comunità e rafforza le competenze di leadership.

Mantieni divertente e gratificante

La comunità dovrebbe sentirsi come un luogo per passione, curiosità e crescita professionale, non lavoro aggiuntivo. Ecco alcune idee:

• Avviare riunioni o newsletter con un elemento veloce e divertente, ad esempio "Agent Trivia" (sapevate che la prima versione di Copilot Studio poteva solo fare X?) o un meme sulla vita prima e dopo Copilot Studio.

• Usare le funzionalità di reazione (Mi piace, distintivi di apprezzamento in Teams) generosamente per riconoscere post o risposte utili.

• Quando un utente contribuisce (risponde a una domanda, condivide un componente e così via), un membro del team principale può ringraziarli e suggerire di trasformare tale contributo in una breve demo o un blog per la community. Questo approccio aiuta i collaboratori a diventare leader di pensiero.

Connessione agli eventi

Usare gli eventi come attività cardine nel calendario di engagement, ma anche colmare le lacune tra di essi con programmi come:

• Prima di un hackathon, eseguire sessioni di preparazione (ore di ufficio su soggetti hackathon o post di matchmaking del team, ad esempio "Alla ricerca di un team? Presentatevi qui!").

• Dopo un evento, usare il forum della community per le discussioni di follow-up (ad esempio, un thread "Pubblicare i collegamenti e gli aggiornamenti del progetto hackathon qui!") per incoraggiare i team a continuare a perfezionare le proprie soluzioni con commenti e suggerimenti della community.

• Rispondere alle domande che non sono state affrontate nel Q&A di un evento nel forum e contrassegnarle le persone che le hanno poste. Questo approccio mostra la velocità di risposta ed estende il valore dell'evento.

Una comunità impegnata ha bisogno di attenzione regolare. Offrire diversi modi per partecipare in modo che i membri possano scegliere il meglio per loro: partecipare a un evento, porre una domanda online, mentorare un collega o partecipare a una sfida. Nel corso del tempo, queste interazioni creano una forte rete di supporto tra pari e condivisione di conoscenze, rendendo la comunità autosufficiente. I membri iniziano a rispondere alle domande dell'altro e organizzano incontri. Questo impegno continuo continua ad andare avanti e rende la comunità parte della vita lavorativa quotidiana.

Misurazione, feedback e impatto

Per dimostrare il valore della community e degli eventi di Copilot Studio e per scoprire cosa funziona o richiede una regolazione, stabilire un solido regime di misurazione e feedback. Gestire la community e gli eventi come un prodotto: definire indicatori di prestazioni chiave (KPI) e usare i dati per eseguire l'iterazione.

Metriche degli eventi

Per ogni evento, acquisisci:

• Partecipazione: numero di registranti rispetto ai partecipanti effettivi (ad esempio, "120 registrati, 90 partecipanti, con 75% turnout").

• Profilo partecipante: suddivisione in base al ruolo o al reparto per vedere chi si sta raggiungendo (ad esempio, 50% IT, 30% Finance, 20% HR).

• Engagement durante l'evento: tassi di partecipazione, ad esempio domande, risposte al sondaggio, tassi di completamento pratici in un workshop e altre metriche di engagement.

• Feedback e soddisfazione: usare Microsoft Forms per esaminare i partecipanti dopo l'evento. Le domande chiave includono la soddisfazione complessiva (1-5), il punteggio net promotore (probabilità di consigliare ai colleghi), la sessione più preziosa e una cosa per migliorare la prossima volta. Tenere traccia di queste metriche nel tempo e puntare a tendenze verso l'alto o a valori costantemente elevati. Ad esempio, se la soddisfazione media è inferiore all'obiettivo, leggere i commenti per cercare opportunità di miglioramento. I commenti possono indicare che il contenuto è troppo avanzato o che le demo non funzionano a causa di problemi di ambiente, fattori che è possibile risolvere.

• Risultati immediati: chiedere se l'evento ha generato un'azione. Ad esempio, "Si prevede di avviare un progetto agente nel mese successivo?" o "Si ritiene più sicuro di usare Copilot Studio dopo questo evento?" Una maggioranza "sì" indica il successo nella motivazione e nell'apprendimento.

Metriche della comunità

Monitorare continuamente le metriche seguenti:

• Appartenenza e crescita: numero di membri della community, più la traiettoria (ad esempio, +30% nell'ultimo trimestre). Tenere traccia anche del tasso di conversione dei partecipanti agli eventi ai membri della community. Se alcuni partecipanti non partecipano al forum, seguili.

• Attività e coinvolgimento: utenti attivi mensili nel forum della community (post, commenti, mi piace). Se si dispone di un gruppo Viva Engage, l'analisi mostra utenti e post attivi per giorno o settimana. In Teams è possibile eseguire un conteggio manuale di messaggi o thread avviati. Tenere inoltre traccia della partecipazione agli eventi nel tempo: controllare se la partecipazione aumenta man mano che si ripetono gli eventi e se i partecipanti tornano o sono nuovi.

• Campione e crescita delle competenze: numero di campioni e mentori attivi. Numero di produttori a ogni livello di competenza. Mantenere un dashboard per tenere traccia del numero di persone che hanno completato la "formazione per principianti", ha creato almeno un agente o ha pubblicato più agenti.

• Impatto della soluzione: documentare i risultati dei progetti basati sulla community:

  • Numero di agenti distribuiti nell'ambiente di produzione o nel progetto pilota originati da membri o eventi della community.
  • Risultati chiave di tali soluzioni (tempo salvato, soddisfazione dell'utente, riduzione degli errori e così via). Ad esempio, "Il bot di onboarding HR creato nell'hackathon gestisce 300 query dei dipendenti al mese, risparmiando un tempo stimato di 50 ore di tempo del personale HR mensile".
  • Se possibile, collegarsi alle metriche aziendali (ad esempio, l'agente di vendita creato da un membro della community ha contribuito a una risposta più rapida alle proposte del 10%, con un impatto sulla generazione di ricavi).

• Indicatori di adozione: collaborare con l'IT per determinare se sono presenti punti di telemetria che è possibile usare come proxy per l'adozione. Per esempio:

  • Crescita degli utenti attivi di Copilot Studio o degli agenti pubblicati nel tenant nel corso del tempo.
  • Consumo di risorse correlate, incluso l'aumento dell'uso di determinati connettori e richieste di ambiente Power Platform per lo sviluppo di agenti.
  • Se l'organizzazione utilizza il sistema di controllo Copilot o altri strumenti di monitoraggio, includere tali misure di adozione come parte della redazione di report sull'impatto della comunità.

Cicli di feedback

Rendere più semplice per i membri fornire commenti e suggerimenti:

• Dopo gli eventi, usa moduli o sondaggi rapidi. Si consiglia di prendere in considerazione anche il feedback aneddotico. Ad esempio, virgolette come "Non ho mai pensato di poter creare un agente di intelligenza artificiale, ma dopo il workshop, l'ho fatto in 2 ore!" Queste storie sono importanti come numeri.

• Eseguire periodicamente un "sondaggio Pulse" nella community per valutare come si sentono i membri: stanno ottenendo valore? Quali sfide devono affrontare? Si sentono supportati dalla comunità? Usare una combinazione di domande di valutazione e risposte open-text per informazioni dettagliate.

• Analizzare i contenuti della community più diffusi. Ad esempio, se l'analisi dell'hub di SharePoint mostra che gli articoli "come fare" ottengono molte visualizzazioni, produce più articoli simili. Se la partecipazione è bassa al Q&A live mensile e il forum riceve molte domande, provare invece un thread asincrono Ask Me Anything (AMA).

Report e iterazione

Consolidare le metriche in un dashboard o in un report per gli stakeholder:

• Usare Power BI per creare una dashboard che estrae dati da varie fonti (risultati dei moduli, analisi della piattaforma della community e così via) per una visione in tempo reale della salute della community. Questo dashboard può includere grafici per la crescita delle appartenenze nel tempo, tendenze di partecipazione agli eventi e punteggi di soddisfazione.

• Condividere un report trimestrale della community con la leadership, evidenziando il modo in cui le attività della community si traducono in risultati. Ad esempio, associare le metriche ai racconti: "I tre eventi Q2 hanno formato 75 dipendenti (25 per evento) come nuovi produttori di Copilot Studio. Di conseguenza, il numero di utenti attivi di Copilot Studio nell'organizzazione è aumentato da 50 a 85 negli ultimi tre mesi. Uno dei progetti hackathon, un agente generatore di report automatizzato, è ora pilotato nel reparto finanziario, mirando a risparmiare circa 10 ore al mese di lavoro manuale". Questo report collega l'attività ai risultati e mostra che il programma è efficace.

Le misurazioni forniscono più che dimostrare il valore. Mostrano dove migliorare. Se un reparto ha una partecipazione bassa, rivolgersi a tale area con un evento speciale o un campione. Se gli eventi di training hanno punteggi di soddisfazione inferiori, rivedere il contenuto o il formato. Trattare iniziative della community come un prodotto in modalità di miglioramento continuo. Usare metriche e feedback come dati utente per perfezionare l'esperienza.

Passaggi successivi

Dopo aver stabilito i sistemi di engagement e misurazione continui, seguire questa procedura:

1. Implementare la programmazione regolare: iniziare con le ore di ufficio e le attività del forum.
2. Configurare i dashboard di misurazione: iniziare a tenere traccia delle metriche chiave dal primo giorno.
3. Stabilire cicli di feedback: creare normali sondaggi e meccanismi di raccolta di feedback.
4. Passare all'infrastruttura: configurare le basi tecniche per supportare le operazioni.

Dopo aver stabilito i sistemi di engagement e misurazione continui, creare l'infrastruttura tecnica e le partnership che supportano la crescita e la sostenibilità della community.