Configurare l'infrastruttura e le partnership

Questo articolo illustra come configurare l'infrastruttura per la community e creare partnership strategiche che espandono la portata e l'influenza.

Infrastruttura e strumenti

La community ha bisogno di una casa digitale e di strumenti per la collaborazione. Microsoft offre una vasta gamma di piattaforme, spesso a costi aggiuntivi minimi, perché molte organizzazioni usano già Microsoft 365. Configurare questi strumenti in modo ponderato per supportare la comunicazione, la condivisione delle conoscenze e la gestione degli eventi della community.

Viva Engage

Viva Engage è ideale per discussioni e aggiornamenti aperti. È progettato per conversazioni in stile community nell'organizzazione. Usarlo per ospitare il forum della community di Copilot Studio:

• Creare un gruppo di community in Viva Engage dedicato a Copilot Studio. Inizia con un post introduttivo che spieghi lo scopo della comunità e come partecipare.

• Incoraggiare i membri a pubblicare domande, aggiornamenti del progetto o risultati interessanti. Le discussioni strutturate semplificano il seguire le conversazioni.

• Usare funzionalità come i sondaggi per raccogliere input su quale training offrire, annunci per notizie importanti o eventi imminenti e post aggiunti per domande frequenti o codice di comportamento.

• Usa le funzionalità di evento di Viva Engage per creare pagine di eventi per i tuoi incontri o webinar nel gruppo della community e gestire inviti e RSVP in un'unica posizione.

SharePoint sito di comunicazione

Configurare un sito di SharePoint o una pagina Intranet come hub conoscenze della community. Archiviare e organizzare tutte le risorse persistenti in questa posizione.

Sezioni principali da includere:

• Annunci (ad esempio, ultime notizie della community, eventi imminenti).
• Risorse di training (collegamento ai percorsi di Microsoft Learn, registrazioni di training interne, pagina GitHub delle risorse di Copilot Studio e così via).
• Storie di successo (case study sulle soluzioni degli agenti interni).
• Guide pratiche e domande frequenti.
• Criteri di governance (come linee guida per l'ambiente e linee guida sui dati per lo sviluppo di agenti).
• Linee guida della community (come coinvolgere, codice di condotta, responsabilità degli autori).

Autorizzazioni: assicurarsi che le autorizzazioni siano ampie (accesso in lettura per tutti i dipendenti, con alcuni proprietari principali del team che possono modificare). Questo sito diventa l'origine autorevole per tutti gli aspetti di Copilot Studio nell'organizzazione.

Microsoft Teams

Usare Teams per aspetti di collaborazione in tempo reale:

• Eventi live: ospitare corsi di formazione live, ore di ufficio e riunioni virtuali nelle riunioni di Teams per acquisire familiarità e semplificare l'accesso.

• Coordinamento del team principale: usare Teams per il coordinamento del team principale in un canale privato o in una chat. I leader della community gestiscono i piani e condividono file come agenda e dettagli del parlante.

• Collaborazione di progetto: per gruppi di interesse o team di progetto più piccoli creati dalla community (ad esempio, un team che lavora su un determinato agente), usare Teams invece di un gruppo Viva Engage ampio. La community di base potrebbe creare diversi team per la collaborazione specializzata. Tenere traccia di questi elementi in modo che le informazioni tornino alla community principale.

Microsoft Forms

Usare Microsoft Forms per raccogliere feedback e dati strutturati:

• Feedback degli eventi: creare moduli di feedback di eventi riutilizzabili (con diramazione per sessioni diverse) e condividerli alla fine di ogni evento. Analizzare le risposte in Excel o Power BI per identificare i modelli.

• Sondaggi della community: usare moduli per sondaggi rapidi o per raccogliere preferenze della community, ad esempio votare sugli argomenti successivi dell'evento.

• Strumenti di valutazione: per misurare i livelli di competenza, usare Forms come strumenti di valutazione leggeri. È anche possibile creare qualcosa di divertente come "Verifica delle conoscenze di Copilot Studio" che offre ai partecipanti un punteggio e indica le aree per altre informazioni.

Altri strumenti e canali

Usare altri canali di comunicazione in base alle esigenze dell'organizzazione:

• Newsletter di posta elettronica: molti utenti prestano attenzione a una newsletter interna. Usarlo per evidenziare le notizie e gli eventi della community (alcuni utenti preferiscono la posta elettronica rispetto al controllo di una community di SharePoint o Viva Engage).

• Segnaletica digitale e banner intranet: Promuovere la community e i prossimi eventi sugli schermi digitali e sui cicli degli screensaver. Sulla pagina iniziale dell'intranet, pubblica brevi articoli sui successi della community per raggiungere le persone che non hanno ancora partecipato.

• Sondaggi e strumenti di analisi: se disponibili, strumenti come Viva Glint o Viva Insights possono aiutare a misurare la collaborazione. Questi strumenti sono "belli da avere" o facoltativi se è possibile raccogliere commenti e suggerimenti e dati di utilizzo in un altro modo.

Suggerimenti per il successo

Considera la tua community come un prodotto e questi strumenti come l'infrastruttura del prodotto. Abilitano la comunicazione (Viva Engage, Teams), la gestione dei contenuti (SharePoint), il feedback (moduli) e i processi di supporto. Scegliere gli strumenti già usati dall'organizzazione. Ad esempio, se le persone sono attive in Teams ma non in Viva Engage, concentrarsi sui canali di Teams e Viva Engage tramite l'integrazione di Teams.

I membri della community hanno bisogno di una solida base e degli strumenti giusti per collaborare, condividere idee e fornire feedback. Queste piattaforme consentono alla community di connettersi e mantenere il flusso delle informazioni fin dall'inizio. Con l'aggiunta di nuovi membri, un set di strumenti ben strutturato mostra dove porre domande (Viva Engage o Teams), trovare video di training (SharePoint o Stream) e iscriversi per l'evento successivo (Teams, evento outlook).

Collaborazioni e amplificazione

Nessuna comunità prospera in un vuoto. Identificare e coinvolgere partner, altri gruppi, reparti o entità esterne, che possono aumentare la copertura e le risorse della community di Copilot Studio.

Collaborazioni interne

Considerare questi partner interni chiave:

• Team IT e sicurezza: includere i team IT e della sicurezza fin dall'inizio della formazione della community. Spiegare gli obiettivi della community e il tipo di supporto di cui i creatori potrebbero aver bisogno, come assistenza per la configurazione degli ambienti o dei connettori, e indicazioni sulla governance dei dati. Collaborando con questi team, si garantisce che le attività della community siano allineate ai criteri IT e impediscano ostacoli. Questa partnership consente di impedire alle persone di creare agenti che violano le regole di sicurezza. Il team di sicurezza può anche condividere procedure di sviluppo sicure durante eventi comunitari e trasformare un potenziale oppositore in un sostenitore.

• Team di dati e analytics: se l'organizzazione dispone di una community di data science o BI, collaborare ai casi d'uso che si sovrappongono. Ad esempio, un agente di intelligenza artificiale che presenta informazioni dettagliate di business intelligence, combinando Power BI e Copilot Studio. Eseguire eventi comuni, ad esempio un "AI + BI Hackathon" ospitato dalla community di Copilot Studio e dal team di Analisi dei dati. Questo approccio interrompe i silo e mostra come gli agenti di intelligenza artificiale integrano altre iniziative digitali.

• Business unit e team di miglioramento dei processi: collaborare con i gruppi incentrati sull'eccellenza del processo o sulla trasformazione digitale nelle business unit. Possono aiutare a identificare i casi d'uso di alto valore per gli agenti di intelligenza artificiale e possono offrire sponsorizzazioni per gli eventi destinati al proprio dominio. Ad esempio, il reparto risorse umane potrebbe sponsorizzare un hackathon per creare agenti correlati alle risorse umane, fornire esperti in materia e incoraggiare il personale a partecipare.

• Microsoft 365 promotori o community di lavoro moderna: connettersi con una community di promotori di Microsoft 365 o Teams esistente nell'organizzazione. Copilot Studio tocca molte parti di Microsoft 365, ad esempio Teams e SharePoint, in modo che queste community possano condividere le procedure consigliate e persino gli eventi cohost. Ad esempio, una sessione congiunta, "Uso di Copilot Studio con Teams", per attirare entrambi i destinatari e mostrare come le tecnologie si integrano tra loro.

• Partnership esecutive: identifica i leader senior che sono appassionati di innovazione o hanno un problema che l'IA può risolvere. Invitali a servire come promotori esecutivi, non solo come sponsor, ma come partecipanti attivi. Ad esempio, chiedere a un vicepresidente di una business unit di dare un discorso al vertice annuale della community sul modo in cui gli agenti di intelligenza artificiale potrebbero aiutare l'organizzazione. Il loro coinvolgimento dimostra che la leadership valorirà il lavoro della comunità.

Reti esterne

Considera queste partnership esterne:

• Gruppi di utenti Microsoft: trovare gruppi di utenti locali o virtuali di Power Platform o cercare nella community esperti di Copilot Studio o di intelligenza artificiale. Potrebbero essere disposti a parlare ai tuoi eventi o fornire consulenza. Gli altoparlanti esterni spesso portano nuove prospettive ed eccitazione.

• Scambi tra aziende: considerare una collaborazione amichevole o uno scambio di conoscenze con le comunità interne di altre aziende. Se si conoscono colleghi in altre organizzazioni tramite reti professionali, ospitare un incontro virtuale congiunto per condividere esperienze o semplicemente avere una chiamata per condividere lezioni apprese. Questo approccio mostra ai membri come altre aziende affrontano sfide simili e fornisce una fonte di nuove idee per tutti.

Tattiche di amplificazione

Usa queste tattiche per amplificare la portata della community:

• Pubblicizza il successo: quando si ha un evento di successo o un importante cardine della community, pubblicarlo. Usare canali di comunicazione interni come email con storie di successo, articoli di notizie sull'intranet e ringraziamenti durante le assemblee in municipio per evidenziare il lavoro della comunità. Se consentito, prendere in considerazione la possibilità di pubblicare post su LinkedIn o nei forum della Community Tecnica Microsoft sul tuo percorso. Questa visibilità può attirare un'attenzione positiva e un maggiore supporto interno quando i leader considerano l'organizzazione come lungimirante.

• Condividere idee tra comunità: se esistono più comunità, ad esempio una comunità Agile o una comunità dei dati, proporre una "Fiera della Comunità". Ogni comunità può allestire uno stand o fare un intervento lampo. Questo evento aiuta le comunità a reclutare nuovi membri e a connettersi tra loro. Ad esempio, potrebbe incoraggiare un membro della community di Power BI a partecipare all'evento per ottenere informazioni su Copilot Studio.

Personalizzazione e identità

Creare un marchio per la community, tra cui un nome, un logo e una tagline coerenti con l'azienda e il marchio Copilot Studio. Un marchio coeso ti aiuta a promuovere la tua community.

• Nome e identità: usare un nome catchy che risuona, ad esempio "Future of Work Guild" o "AI Agents Alliance".

• Progettazione visiva: progettare un logo o un segno di parola, ad esempio usando l'iconografia di Copilot Studio combinata con lo stile dell'azienda. Inserisci questo logo su tutte le diapositive, le pagine di SharePoint e lo swag.

• Presentazione lampo: creare una breve presentazione lampo per la community in modo che i partner e i potenziali membri ottengano una risposta coerente quando chiedono: "Che cos'è la community di Copilot Studio?" Ad esempio, "La community di Copilot Studio è il nostro programma interno per coinvolgere la comunità e supportare le soluzioni con agenti di intelligenza artificiale. Aiutiamo i colleghi a imparare Copilot Studio e a condividere soluzioni a problemi comuni nell'intera azienda".

Le partnership e un marchio chiaro espandono l'influenza della community. Si passa dall'iniziativa di un singolo team a un movimento a livello di organizzazione, supportato da una rete di alleati. Questo approccio posiziona la community come parte fondamentale della strategia di trasformazione digitale dell'azienda invece di un progetto di nicchia.

Passaggi successivi

Quando hai l'infrastruttura e le partnership giuste, la tua community ha le basi necessarie per prosperare e crescere in modo sostenibile.