Übersicht über Kontostrukturen

Kontostrukturen verwenden die Hauptkonten und Finanzdimensionen, um eine Gruppe von Regeln zu erstellen, die die Reihenfolge und die Werte festlegt, die bei der Eingabe der Kontonummer verwendet werden. Sie können so viele Kontenstrukturen einrichten, wie Sie für Ihr Unternehmen benötigen. Weisen Sie die Kontostrukturen dem Ledger-Setup eines Unternehmens zu, damit Sie sie teilen können. Eine detaillierte Definition finden Sie im Glossareintrag für die Kontostruktur.

Kontostrukturen werden als tabellarische Darstellungen präsentiert.

Eine Kontostruktur wird intern als Baumstruktur gespeichert, aber die Konfigurationsseite zeigt sie als flache Tabelle (Gitter) an, um die maximale Kompatibilität mit dem Export in Excel zu ermöglichen. Das Verständnis dieser Baumstruktur hilft, einige Verhaltensweisen zu erklären, mit denen Sie beim Arbeiten mit Kontostrukturen konfrontiert werden können.

Wie Änderungen über Zeilen verbreitet werden

Da das Raster eine flache Ansicht einer Struktur ist, stellt eine einzelne Zeile im Raster einen Pfad vom Stamm der Struktur nach unten zu einem Blatt dar. Mehrere Zeilen können denselben übergeordneten Zweig haben und sich dabei nur in ihren Segmenten ganz rechts (Blattsegmenten) unterscheiden.

Wenn Sie einen Wert für ein Segment ändern, das auf mehrere Zeilen verteilt ist – in der Regel eines der am weitesten links gelegenen Segmente – wird die Änderung auf jede Zeile angewendet, die dieses Segment teilt. Das ist beabsichtigt: Diese Zeilen gehören alle zum selben Zweig des Baums, sodass durch die Bearbeitung des Zweigs alle seine Blätter aktualisiert werden.

Wenn zum Beispiel vier Zeilen denselben Geschäftseinheit-Wert von * (alle Werte) aufweisen und Sie die Geschäftseinheit in einer einzigen Zeile ändern, werden alle vier Zeilen auf 001 aktualisiert.

In diesem Beispiel verwenden alle vier Zeilen denselben MainAccount -Wert (400000..999999) und BusinessUnit (001) – hervorgehoben im grünen Feld. Diese beiden Spalten bilden einen gemeinsamen Zweig des Baums. Da alle vier Zeilen diese Verzweigung gemeinsam nutzen, aktualisiert das Ändern des BusinessUnit-Werts in jeder einzelnen Zeile alle vier Zeilen gleichzeitig.

Die im roten Feld hervorgehobenen Spalten – Abteilung, Kostencenter und ItemGroup – sind die Blattsegmente, in denen sich die vier Zeilen voneinander unterscheiden. Da jede Zeile unterschiedliche Werte in diesen Spalten aufweist (z. B. Abteilungen 022, 023, 024 und 025..034), stellen sie separate Blätter auf derselben Verzweigung dar. Das Ändern eines Werts in diesen Spalten wirkt sich nur auf die einzelne Zeile aus, nicht auf die anderen.

Die zugrunde liegende Baumstruktur für dieses Beispiel sieht wie folgt aus:

• 400000..999999 (MainAccount – gemeinsamer Stamm)
  • 001 (Geschäftseinheit — gemeinsame Filiale)
    • ""; 022 → ""; 007..008 → "";*
    • 023 → 009..012 → "";*
    • 024 → ""; 013..014 → "";*
    • 025..034 → ""; 007..014 → "";*

Wenn dieses Verhalten nicht ihren Vorstellungen entspricht, können Sie sie umgehen, indem Sie die Werte aus der vorhandenen Zeile in eine neue Zeile mit dem gewünschten Wert kopieren und dann die alte Zeile löschen, wenn sie nicht mehr benötigt wird.

Überlappende Kriterien

Für jede Kombination von Segmentwerten muss genau ein gültiger Pfad existieren — sowohl innerhalb einer einzelnen Struktur als auch über alle Strukturen desselben Ledgers hinweg. Wenn mehrere Pfade mit der gleichen Eingabe übereinstimmen können, meldet das System während der Aktivierung einen überlappenden Kriterienfehler .

Innerhalb einer einzelnen Struktur

Überlappende Kriterien innerhalb einer Struktur treten häufig auf, wenn:

• Eine Segmentspalte wird an eine andere Position verschoben, was dazu führt, dass Bereiche, die zuvor unterschiedlich waren, mehrere gültige Pfade erstellen.
• Zwei Zeilen verwenden dieselben übergeordneten Werte, weisen jedoch überlappende (nicht identische) Kriterien für ein mittleres Segment auf.

Wenn z. B. zwei Zeilen die Geschäftseinheit001 zulassen, aber zu unterschiedlichen Kostenstellenkriterien führen, kann das System nicht bestimmen, welcher Zweig befolgt werden soll.

Um dies zu beheben, konsolidieren Sie die Kriterien so, dass jede Kombination von Segmentwerten einem einzelnen Pfad folgt. Führen Sie z. B. die überlappenden Kostenstellenwerte in eine einzige Zeile zusammen, mithilfe eines Bereichs wie 040;050.

Über Kontostrukturen hinweg

Dieselbe Regel gilt über alle Strukturen hinweg. Wenn Sie eine Struktur aktivieren, vergleicht das System seine Kriterien mit allen anderen aktiven Strukturen auf demselben Ledger. Wenn zwei Strukturen denselben Hauptkontowert (oder überlappende Bereiche) zulassen, schlägt die Aktivierung fehl.

Eine häufige Verwechslungsquelle ist, dass die Aktivierung immer den Entwurf vergleicht, der mit den aktiven Versionen anderer Strukturen aktiviert wird , nicht mit ihren Entwürfen. Wenn Sie mehrere Strukturen gleichzeitig im Entwurfsmodus haben, zeigt das Formular die Entwurfsversionen an, doch bei der Aktivierung wird ein Abgleich mit den aktiven Versionen durchgeführt, die Sie auf dem Bildschirm nicht mehr sehen können.

Verschieben von Werten zwischen Strukturen

Wenn Sie einen Hauptkontowert von einer Struktur in eine andere verschieben möchten, ohne eine Überlappung auszulösen, verwenden Sie einen Zwei-Pass-Ansatz: Entfernen Sie zuerst, und fügen Sie sie hinzu.

Angenommen, AS1 (aktiv) erlaubt 100..199 und AS2 (aktiv) erlaubt 200..299, und Sie möchten das Konto 250 nach AS1 und 150 nach AS2 verschieben.

1. Bearbeiten Sie beide Strukturen, um die Werte zu entfernen, die Sie verschieben (schließen Sie 150 aus AS1 und 250 aus AS2 aus).
2. Aktivieren Sie beide Strukturen. Die verschobenen Werte sind vorübergehend nicht verfügbar.
3. Bearbeiten Sie beide Strukturen erneut, um die Werte an ihren neuen Platz hinzuzufügen ( zu AS1, 250 zu AS2).
4. Aktivieren Sie beide Strukturen erneut.

Angeben gültiger Dimensionen mit Kontostrukturen

Erstellen und Anwenden von Kriterien

Der Abschnitt "Segmente" und " Zulässige Werte" enthält ein Raster zum Eingeben der Regeln, die das System während der Überprüfung bei der Veröffentlichung folgt. Sie können direkt in die Zellen im Raster eingeben, die Regeln aus Excel importieren oder den Abschnitt "Zulässige Wertedetails " verwenden, um Anleitungen zu erhalten.

Der Abschnitt "Zulässige Wertedetails" führt Sie durch das Erstellen von Kriterien mithilfe von Operatoren wie beginnt mit, ist zwischen, enthält und vielen anderen.

Zulässige Werte werden standardmäßig auf einer Journal- oder Buchhaltungsverteilungseintragsseite voreingestellt, wenn die Kontostruktureinrichtung keine anderen möglichen Werte zur Auswahl bereitstellt.

Dies ist ein Beispiel der Gewinn- und Verlust-Kontostruktur.

Wenn Sie ein Journal eingeben und ein Konto im Bereich „Gewinn und Verlust“ auswählen, setzt das System bei Auswahl der Geschäftseinheit 002 die Standardwerte 022 und 014 in der Kontosteuerung. Dieses Verhalten tritt auch mit der Buchhaltungsverteilungsseite auf.

Mehr als sieben Kriterien pro Zeile

Jede Zeile im Raster kann bis zu sieben Kriterien für ein bestimmtes Segment enthalten. Dieser Grenzwert basiert auf Faktoren wie Spaltenbreite, Datenspeicherung und Leistung des Steuerelements " Zulässige Wertedetails ".

Wenn Sie mehr als sieben Kriterien benötigen, wählen Sie "Duplizieren" im Abschnitt "Segment" und "Zulässige Werte" aus. Dadurch werden die Kriterien in eine neue Zeile kopiert, in der Sie den Abschnitt "Zulässige Wertedetails " eingeben oder ändern können, um die zusätzlichen Kriterien hinzuzufügen.

Gültige und ungültige Zeichen in Kriterien

Alle Kriterien in Kontostrukturen werden als Zeichenfolgen und nicht als Zahlen verglichen. Dies ist eine wichtige Unterscheidung, die sich auf die Funktionsweise von Bereichen auswirkt.

Numerische Wertebereiche sind Zeichenfolgenbasiert

Da Bereiche als Zeichenfolgen verglichen werden, können Werte unterschiedlicher Länge zu unerwarteten Ergebnissen führen. Beispielsweise liegt der Wert 1000000 (sieben Ziffern) im Zeichenfolgenbereich 100000..399999 (sechs Ziffern), obwohl numerisch 1.000.000 weit größer als 399.999 ist.

Dies liegt daran, dass der Zeichenfolgenvergleich zeichenweise von links nach rechts funktioniert – auf die gleiche Weise wie das Sortieren einer Spalte mit Textzahlen in Excel die Reihenfolge erzeugt: 1, 10, 11, 12, ..., 19, 2, 20, ...

Wenn Sie Bereiche mit Werten unterschiedlicher Länge verwenden müssen, präfixieren Sie kürzere Werte mit führenden Nullen, um einen konsistenten Zeichenfolgenvergleich sicherzustellen. Verwenden Sie z. B. den Bereich 0100000..0399999 statt 100000..399999 so, dass 1000000 er nicht mehr darin liegt.

Verwenden des richtigen Trennzeichens

Wenn Sie mehrere Kriterienwerte direkt in das Raster eingeben, verwenden Sie Semikolons ( ; ) zum Trennen von Werten — nicht Kommas ( , ).

Kommas sind gültige Zeichen innerhalb eines Dimensionswerts. Wenn Sie Kommas als Trennzeichen verwenden, behandelt das System die gesamte durch Trennzeichen getrennte Zeichenfolge als einzelnen Wert und schneidet sie für Bemaßungswerte auf das Maximalwert von 30 Zeichen ab. Dadurch werden Zeichen unbemerkt von der rechten Seite Ihres Eintrags abgeschnitten.

Wenn Sie zum Beispiel in der Spalte 40000,49999,50000,52999,55000,59999 „MainAccount“ mit Kommas eingeben, interpretiert das System die gesamte Zeichenfolge als einen einzigen Wert im Sinne von „bis“: bis 40000 (nach 30 Zeichen abgeschnitten). Im Abschnitt "Zulässige Wertedetails " wird dies als einzelnes Kriterium dargestellt – "liegt zwischen und enthält 40000 bis 49999.50000..52999.55000..5999" anstelle der sechs von Ihnen vorgesehenen separaten Werte.

Der Abschnitt "Zulässige Wertedetails " unten im Formular verwendet immer Semikolons. Wenn Ihre Kriterien in einem einzigen Eintrag reduziert angezeigt werden, überprüfen Sie, ob Kommas anstelle von Semikolons eingegeben wurden.

In Bereichen können keine Wildcards verwendet werden.

Verwenden Sie keine Platzhalterzeichen (Sternchen) innerhalb eines Bereichs. Ein Bereich soll alle Werte zwischen zwei Zeichenfolgenwerten derselben Länge angeben. Wenn Sie beispielsweise alle Konten zwischen 100000 und 399999 zulassen möchten, geben Sie folgendes ein 100000..399999 : nicht 100*..399*.

Wenn ein Platzhalter innerhalb eines Bereichs angezeigt wird, sucht das System nach Werten, die tatsächlich ein Sternchen enthalten, wobei normalerweise nichts übereinstimmt. Verwenden Sie stattdessen Wildcards mit den entsprechenden Operatoren im Abschnitt "Zulässige Wertedetails ":

• 500* mit dem Operator "Beginnt mit " – entspricht allen Werten, die beginnen 500 (z. B. 500100, 500200).
• *500 mit dem Operator "Endet mit" – entspricht allen Werten, die mit 500 enden (z. B. 100500, 200500).
• *500* mit dem Is like Operator – entspricht allen Werten, die 500 an einer beliebigen Stelle enthalten (z. B. 150000, 250099).

Maximale Anzahl von Segmenten

Sie können bis zu 11 Segmente in einer Kontostruktur verwenden: ein Hauptkonto und bis zu 10 zusätzliche finanzielle Dimensionen.

Wenn Sie bereits über 11 Segmente in einer Struktur verfügen, ist die Schaltfläche " Segment hinzufügen " deaktiviert. Verwenden Sie erweiterte Regeln, die bis zu 16 Segmente insgesamt ermöglichen, um mehr Dimensionen über diese Grenze hinaus hinzuzufügen.

Wenn Sie mehr als 11 Segmente benötigen, sollten Sie Ihre Einrichtung und Ihre Anforderungen gründlich prüfen, da dies Auswirkungen auf die Benutzerfreundlichkeit hat. Überlegen Sie, ob ein Segment in einem Berichterstellungsszenario abgeleitet werden könnte, indem Sie anstelle der Dateneingabe eine Hierarchie oder ein benutzerdefiniertes Feld verwenden. Wenn Sie z. B. einen Bericht zum Standort erstellen möchten, aber den Standort nach Abteilung oder Kostenstelle ermitteln können, benötigen Sie keinen Standort als finanzielle Dimension.

Hauptkonto

Das Hauptkonto ist in jeder Kontostruktur erforderlich, muss aber nicht das erste Segment sein. Der Hauptkontowert gibt an, welche Kontostruktur während der Kontonummerneingabe gilt. Aus diesem Grund kann ein Hauptkontowert nur in einer Struktur vorhanden sein, die dem Hauptbuch zugewiesen ist – andernfalls kann das System nicht bestimmen, welche Struktur verwendet werden soll, und meldet eine Überlappung.

Beispiel

Um eine bewährte Methode zum Einrichten einer Kontostruktur zu veranschaulichen, gehen Sie davon aus, dass ein Unternehmen seine Bilanzkonten (100000..399999) auf der Ebene der Finanzdimension "Konto" und "Geschäftseinheit" nachverfolgen möchte. Für Umsatzerlöse und Ausgabenkonten (400000..999999) verfolgen sie die Finanzdimensionen Unternehmenseinheit, Abteilung und Kostenstelle. Wenn sie einen Verkauf machen, verfolgen sie auch gerne den Debitor. Bei Verwendung dieses Szenarios empfiehlt es sich, zwei Kontostrukturen dem Hauptbuch des Unternehmens zugeordnet zu haben – eine für Bilanzkonten und eine für Gewinn- und Verlustkonten. Um die Benutzerfreundlichkeit und Prüfung zu optimieren, sollte Debitor eine erweiterte Regel sein, die nur bei Verwendung eines Verkaufskontos genutzt wird.

Bilanzkontostruktur

Gewinn- und Verlustkontostruktur

Erweiterte Regel für das Hinzufügen eines Debitors

Kriterien: Wenn das Hauptkonto zwischen 400000 und 499999 liegt, dann fügen Sie einen Debitor hinzu. Es kann nicht leer gelassen werden.

In diesem vereinfachten Beispiel sind alle Werte und Leerzeichen erlaubt, sodass * und " " verwendet werden.

Weitere Informationen finden Sie unter Planen Sie Ihren Kontenplan, Finanzielle Dimensionen und Erfassen Sie Konto- und Dimensionskombinationen (segmentierte Erfassungssteuerung).