Criar regras avançadas para diários

Este procedimento aborda a criação de regras avançadas para diários. Isto inclui configurar o controlo do diário e as restrições de lançamento do utilizador. Este procedimento utiliza a empresa de dados de demonstração USMF.

Descrição geral

O controlo do diário permite-lhe restringir quais contas e valores de dimensão os utilizadores podem publicar num diário específico. Podes controlar duas coisas:

• Quais os tipos de conta que podem ser publicados — Limite o diário a tipos específicos de contas, como contas do livro-maior, de clientes ou de fornecedores.
• Quais os valores dos segmentos válidos — Restringa os valores dimensionais que os utilizadores podem inserir ao publicar no diário. Seleciona uma estrutura de conta e um segmento dentro dela, depois define um intervalo de valores permitidos.

O controlo do diário é separado das estruturas contabilísticas. As estruturas de contas definem quais as combinações de dimensões válidas em todo o sistema, enquanto o controlo do diário adiciona uma camada adicional de restrição que se aplica apenas a um nome específico do diário.

Configurar controlo do diário

1. Aceda a Razão geral > Configuração do diário > Nomes de diário.
2. Na lista, localize e selecione o registo pretendido.
3. No Painel de Ações, clique em Controlo do diário.
4. No Separador Rápido Que tipos de conta podem ser lançados?, clique em Adicionar.
5. No campo Contas da empresa, clique no botão pendente para abrir a procura.
6. Na lista, localize e selecione o registo pretendido.
7. Na lista, clique na ligação na linha selecionada.
8. No Separador Rápido Que valores de segmento são válidos para este diário?, clique em Adicionar.
9. No campo Estrutura de conta, clique no botão pendente para abrir a procura.
10. Na lista, localize e selecione o registo pretendido.
11. Na lista, clique na ligação na linha selecionada.
12. No campo Segmento, clique no botão pendente para abrir a procura.
13. Na lista, clique na ligação na linha selecionada.
14. No campo Do valor, clique no botão pendente para abrir a procura.
15. Na lista, localize e selecione o registo pretendido.
16. Na lista, clique na ligação na linha selecionada.
17. No campo Ao valor, clique no botão pendente para abrir a procura.
18. Na lista, localize e selecione o registo pretendido.
19. Na lista, clique na ligação na linha selecionada.

Como funcionam as restrições de controlo de diários em diferentes estruturas de conta

As restrições de controlo do diário aplicam-se por estrutura de conta, e não globalmente em todas as estruturas do livro-razão maior. Isto significa:

• Se não forem especificados valores para o segmento de controlo do diário numa estrutura de conta, todos os valores de todos os segmentos nessa estrutura são permitidos.
• Se adicionar uma restrição para uma determinada estrutura de conta, ela só restringe segmentos dessa estrutura — outras estruturas de conta mantêm-se irrestritas.
• Se pretende restringir um valor de dimensão a apenas uma estrutura de conta, deve também definir restrições para todas as outras estruturas no livro-razão para evitar que valores sejam introduzidos contra elas.

O controlo do diário está aberto por padrão. Adicionar uma restrição num contexto não desativa o acesso noutros contextos.

Por exemplo, suponha que o seu livro razão tenha duas estruturas de contas: uma permitindo contas principais entre 100000 e 199999 e outra permitindo contas principais entre 600000 e 699999. Se definir uma restrição de controlo de diário que só permite contas principais de 110000 a 130000 na primeira estrutura, os utilizadores ainda podem introduzir qualquer conta no intervalo de 600000 a 699999 porque não existe restrição na segunda estrutura.

Para restringir totalmente as entradas do diário, adicione valores dos segmentos de controlo do diário para cada estrutura de conta atribuída ao ledger.

Configurar restrições de lançamento

1. Feche a página.
2. Clique em Restrições de lançamento.
3. No campo Como pretende configurar as restrições de lançamento, selecione Por grupo de utilizadores.
4. Na árvore, marque O grupo do qual deseja permitir o lançamento para o nome deste diário.
5. Clique em OK.