Visão geral das estruturas de contas

As estruturas da conta utilizam a conta principal e as dimensões financeiras para criar um conjunto de regras que determina a ordem e os valores utilizados ao introduzir o número de conta. Pode configurar quantas estruturas de contas precisar para a sua empresa. Atribui as estruturas das contas à configuração do livro de registos da empresa para que possas partilhá-las. Para uma definição detalhada, consulte a entrada do glossário para a estrutura da conta.

Estruturas de contas são árvores apresentadas como tabelas

Uma estrutura de conta é armazenada internamente como uma árvore, mas a página de configuração mostra-a como uma tabela plana (grelha) para máxima compatibilidade com exportação para Excel. Compreender esta estrutura de árvore ajuda a explicar alguns comportamentos que pode encontrar ao trabalhar com estruturas de contas.

Como as mudanças se propagam entre linhas

Como a grelha é uma vista achatada de uma árvore, uma única linha na grelha representa um caminho desde a raiz da árvore até uma folha. Várias linhas podem partilhar o mesmo ramo-mãe enquanto diferem apenas nos seus segmentos mais à direita (folha).

Quando altera um valor num segmento que é partilhado por várias linhas — tipicamente um dos segmentos mais à esquerda — a alteração é aplicada a todas as linhas que partilham esse ramo. Isto é intencional: essas linhas fazem todas parte do mesmo ramo da árvore, por isso editar o ramo atualiza todas as suas folhas.

Por exemplo, se quatro linhas partilharem o mesmo valor de Unidade de Negócio * (todos os valores), e mudar Unidade de Negócio para 001 em qualquer linha única, todas as quatro linhas serão atualizadas para 001.

Neste exemplo, as quatro linhas partilham os mesmos valores da MainAccount (400000..999999) e da BusinessUnit (001) — destacados na caixa verde. Estas duas colunas formam um ramo partilhado da árvore. Como as quatro linhas partilham este ramo, alterar o valor da Unidade de Negócio em qualquer linha atualiza as quatro linhas ao mesmo tempo.

As colunas destacadas na caixa vermelha — Departamento, Centro de Custos e Grupo de Itens — são os segmentos de folha onde as quatro linhas diferem entre si. Como cada linha tem valores diferentes nestas colunas (por exemplo, departamentos 022, 023, 024 e 025..034), elas representam folhas separadas no mesmo ramo. Alterar um valor nestas colunas afeta apenas essa linha individual, não as outras.

A árvore subjacente para este exemplo é a seguinte:

• 400000..999999 (MainAccount — raiz partilhada)
  • 001 (Unidade de Negócio — agência partilhada)
    • ""; 022 → ""; 007..008 → "";*
    • 023 → 009..012→ "";*
    • 024 → ""; 013..014→ "";*
    • 025..034→ ""; 007..014→ "";*

Se este comportamento não for o que queres, podes contorná-lo copiando os valores da linha existente para uma nova linha com o valor desejado, e depois apagar a linha antiga se já não for necessária.

Critérios sobrepostos

Para qualquer combinação de valores de segmento, deve existir exatamente um caminho válido — tanto dentro de uma única estrutura como entre todas as estruturas no mesmo livro de registo. Se mais de um caminho puder corresponder à mesma entrada, o sistema reporta um erro de critérios sobrepostos durante a ativação.

Dentro de uma única estrutura

Critérios sobrepostos dentro de uma estrutura ocorrem frequentemente quando:

• Uma coluna segmentada é movida para uma posição diferente, fazendo com que intervalos que antes eram distintos criem agora múltiplos caminhos válidos.
• Duas linhas de dados partilham os mesmos valores dos progenitores, mas têm critérios sobrepostos (não idênticos) num segmento intermédio.

Por exemplo, se duas linhas permitirem Unidade de Negócio001 mas levarem a diferentes critérios de Centro de Custos, o sistema não consegue determinar qual ramo seguir.

Para corrigir isto, consolide os critérios de modo que cada combinação de valores de segmento siga um único caminho. Por exemplo, junte os valores sobrepostos dos centros de custo numa única linha usando um intervalo como 040;050.

Entre estruturas de contas

A mesma regra aplica-se a todas as estruturas. Quando se ativa uma estrutura, o sistema compara os seus critérios com todas as outras estruturas ativas no mesmo livro-caixa. Se duas estruturas permitirem o mesmo valor da conta principal (ou intervalos sobrepostos), a ativação falha.

Uma fonte comum de confusão é que a ativação compara sempre o rascunho ativado com as versões ativas de outras estruturas — e não com os seus rascunhos. Se tiver várias estruturas em modo de rascunho ao mesmo tempo, o formulário mostra as versões de rascunho, mas as verificações de ativação são feitas com as versões ativas, que já não são visíveis no ecrã.

Valores móveis entre estruturas

Para mover o valor da conta principal de uma estrutura para outra sem desencadear sobreposição, use uma abordagem de duas passagens: remover primeiro e depois adicionar.

Por exemplo, suponha que AS1 (ativo) permite 100..199 e AS2 (ativo) permite 200..299, e queres mover a conta 250 para AS1 e 150 para AS2:

1. Edita ambas as estruturas para remover os valores que estás a mover (excluindo 150 do AS1 e 250 do AS2).
2. Ativa ambas as estruturas. Os valores movidos estão temporariamente indisponíveis.
3. Editar ambas as estruturas novamente para adicionar os valores às suas novas casas (250 para AS1, 150 para AS2).
4. Ativa ambas as estruturas novamente.

Especificação de dimensões válidas com estruturas de contas

Criação e aplicação de critérios

A secção de detalhes de Segmentos e Valores Permitidos fornece uma grelha para introduzir as regras que o sistema segue durante a validação ao publicar. Podes escrever diretamente nas células da grelha, importar as regras do Excel, ou usar a secção Detalhes dos valores permitidos para obter orientações.

A secção Detalhes de valores permitidos orienta na criação de critérios usando Operadores como começa com, está entre, inclui, e muitos outros.

Os valores permitidos são predefinidos numa página de lançamento de diário ou de distribuição contabilística quando a configuração da estrutura da conta não fornece quaisquer outros valores possíveis para selecionar.

Veja um exemplo da Estrutura de conta de lucros e perdas.

Quando entra num diário e seleciona uma conta no intervalo de lucros e perdas, se selecionar a unidade de negócio 002, o sistema predefine os valores 022 e 014 no controlo da conta. Este comportamento também ocorre na página de distribuição contabilística.

Mais de sete critérios por linha

Cada linha na grelha pode conter até sete critérios para um dado segmento. Este limite baseia-se em fatores como a largura da coluna, a forma como os dados são armazenados e o desempenho do controlo de detalhes de valor permitido .

Se precisar de mais de sete critérios, selecione Duplicar no Segmento e na secção de Valores Permitidos. Isto copia os critérios para uma nova linha, onde pode editar ou modificar a secção informações do valor permitido para acrescentar os critérios adicionais.

Caracteres válidos e inválidos nos critérios

Todos os critérios nas estruturas de contas são comparados como cadeias, não como números. Esta é uma distinção importante que afeta o funcionamento dos intervalos.

Os intervalos de valores numéricos são baseados em cadeias

Como os intervalos são comparados como cadeias, valores de diferentes comprimentos podem produzir resultados inesperados. Por exemplo, o valor 1000000 (sete dígitos) enquadra-se no intervalo 100000..399999 da cadeia (seis dígitos), embora numericamente 1.000.000 seja muito maior do que 399.999.

Isto porque a comparação de cadeias funciona carácter a carácter da esquerda para a direita — da mesma forma que ordenar uma coluna de números de texto no Excel produz a ordem: 1, 10, 11, 12, ..., 19, 2, 20, ...

Se precisares de usar intervalos com valores de diferentes comprimentos, prefixa valores mais curtos com zeros à frente para garantir uma comparação consistente das cadeias. Por exemplo, use o intervalo 0100000..0399999 em vez de 100000..399999 para que 1000000 já não fique dentro dele.

Usando o delimitador correto

Ao introduzir múltiplos valores de critério diretamente na grelha, use pontos e vírgulas ( ; ) para separar os valores — não vírgulas ( , ).

As vírgulas são caracteres válidos dentro de um valor dimensional. Se usar vírgulas como separadores, o sistema trata toda a cadeia separada por vírgulas como um único valor e trunca até ao máximo de 30 caracteres para valores de dimensão. Isto faz com que os caracteres sejam silenciosamente cortados do lado direito da sua inserção.

Por exemplo, se introduzir 40000,49999,50000,52999,55000,59999 na coluna MainAccount com vírgulas, o sistema interpreta toda a sequência como um único valor "through": 40000 através de 49999,50000,52999,55000,5999 (truncado a 30 caracteres). A secção de detalhes de valores permitidos mostra isto como um único critério — "está entre e inclui 40000 a 49999.50000..52999.55000..5999" — em vez dos seis valores separados que pretendias.

A secção de detalhes de valores permitidos no final do formulário usa sempre ponto e vírgula. Se os seus critérios parecerem colapsados numa única entrada, verifique se foram introduzidas vírgulas em vez de ponto e vírgula.

Os curingas não podem ser usados em intervalos

Não uses caracteres coringa (asteriscos) dentro de um intervalo. Um intervalo destina-se a especificar todos os valores entre dois valores de cadeia com o mesmo comprimento. Por exemplo, para permitir todas as contas entre 100000 e 399999, introduza 100000..399999 — não 100*..399*.

Quando aparece um coringa dentro de um intervalo, o sistema procura valores que literalmente contenham um carácter asterisco, que normalmente não corresponde a nada. Em vez disso, use curingas com os operadores apropriados na secção de detalhes de valores permitidos:

• 500* com o operador Começa com — corresponde a todos os valores que começam com 500 (por exemplo, 500100, 500200).
• *500 com o operador Termina com — corresponde a todos os valores que terminam com 500 (por exemplo, 100500, 200500).
• *500* com o operador Is like — abrange todos os valores que contêm 500 em qualquer lugar (por exemplo, 150000, 250099).

Número máximo de segmentos

Pode usar até 11 segmentos numa estrutura de conta: uma conta principal e até 10 dimensões financeiras adicionais.

Se já tiver 11 segmentos numa estrutura, o botão Adicionar Segmento está desativado. Para adicionar mais dimensões para além deste limite, use regras avançadas, que permitem até 16 segmentos no total.

Se precisar de mais de 11 segmentos, avalie a sua configuração e os requisitos com atenção, pois isto afeta a experiência do utilizador. Considere se um segmento poderia ser derivado num cenário de reporte usando uma hierarquia em vez de durante a introdução de dados, ou usando um campo definido pelo utilizador. Por exemplo, se quiser reportar a localização mas pode determinar a localização por departamento ou centro de custos, não precisa da localização como dimensão financeira.

Conta principal

A conta principal é obrigatória em todas as estruturas de conta, mas não precisa de ser o primeiro segmento. O valor principal da conta identifica qual estrutura da conta é aplicada durante a inserção do número da conta. Por causa disso, um valor da conta principal só pode existir numa estrutura atribuída ao livro razão — caso contrário, o sistema não consegue determinar qual estrutura usar e reporta uma sobreposição.

Example

Para ilustrar uma boa prática para configurar uma estrutura de conta, assuma que uma empresa quer acompanhar as suas contas de balanço (100000..399999) ao nível da dimensão financeira da conta e da unidade de negócio. Para contas de receita e de despesas (400000..999999), controlam as dimensões financeiras Unidade de Negócio, Departamento e Centro de Custos. Se fizerem uma venda, também controlam o Cliente. Neste cenário, recomenda-se atribuir dois planos de contas ao livro-razão da empresa – um para contas de balanço e outro para contas de resultados. Para otimizar a experiência e a validação do utilizador, o Cliente deve ter uma regra avançada que apenas é utilizada quando for utilizada uma conta de vendas.

Estrutura da conta do balanço

Estrutura da conta de lucros e prejuízos

Regra avançada para adicionar um cliente

Critérios: quando a conta principal estiver entre 400000 e 499999, adicione o cliente. Não pode ficar em branco.

Neste exemplo simplificado, todos os valores em branco são permitidos, então * e " " são utilizados.

Para mais informações, consulte Planear o seu plano contabilístico, Dimensões financeiras e Introduzir combinações de dimensões e contas (controlo de entrada segmentado).