Automatizar o processamento de fatura do fornecedor com o Power Automate e o AI Builder

O Power Automate e o AI Builder podem ser usados para automatizar o processamento de fatura de fornecedor de ponta a ponta a partir de formatos de e-invoicing baseados em XML (Extensible Markup Language). Essa abordagem permite que as organizações validem e integrem dados da fatura ao Dynamics 365 Finance ou a outros sistemas de planejamento de recursos corporativos (ERP) com intervenção manual mínima.

Diagrama de arquitetura

Workflow

Essa arquitetura automatiza o fluxo de trabalho de processamento de fatura de ponta a ponta:

1. Gatilho de email: um novo email chega na caixa de entrada compartilhada designada com um anexo XML contendo detalhes da fatura (ID do fornecedor, número da fatura, data, valor, itens de linha).

2. Extração de dados XML: o Power Automate extrai o anexo XML e o analisa usando expressões XML para recuperar campos de fatura.

3. Validação de dados: o fluxo de trabalho valida os dados extraídos em relação a vários critérios:

   • Verificação de existência do fornecedor no Dynamics 365
   • Validação do formato de número da fatura
   • Detecção de tipo de documento
   • Verificação de cálculo de montante
   • Unidade de validação de medida (com base no país/região)
   • Validação de formato de data

4. Transformação de dados: o fluxo de trabalho mapeia campos XML extraídos para o esquema de entidade do Dynamics 365, converte datas no formato ISO (Organização Internacional para Padronização) 8601, converte valores em decimal e prepara itens de linha como matrizes.

5. Integração do Dynamics 365: O fluxo de trabalho cria os dados validados da fatura como um registro pendente de fatura de fornecedor em aplicativos de finanças e operações do Dynamics 365 por meio do conector Dataverse ou Dynamics 365.

6. Tratamento de erros: se alguma etapa falhar, o fluxo registrará o erro, enviará uma notificação para a equipe financeira, moverá o email para uma pasta com falha e impedirá que faturas incompletas insiram o Dynamics 365.

Notificação de êxito: após a criação bem-sucedida, o fluxo de trabalho envia mensagens do Teams para o canal financeiro, atualiza a lista de acompanhamento e move o email processado para uma pasta de arquivo morto com o número de referência da fatura do Dynamics 365.

Detalhes do cenário

Esse caso de uso baseia-se na abordagem de uma empresa para estabelecer um processo robusto, seguro e mantenedor para integrar faturas de fornecedor em um sistema ERP, minimizando o esforço manual.

Desafio de negócios

Uma empresa multinacional recebe grandes volumes de faturas de fornecedores no formato XML do Peru (SUNAT CPE/UBL–Superintendencia Nacional de Aduanas y de Administración Tributaria Comprobante de Pago Electrónico/Universal Business Language), Chile (SII DTE–Servicio de Impuestos Internos Documento Tributario Electrónico) e México (SAT CFDI–Servicio de Administración Tributaria Comprobante Fiscal Digital por Internet).

Baixar, interpretar e inserir manualmente esses arquivos XML no Dynamics 365 (ou em qualquer sistema ERP) é lento, propenso a erros e não impõe consistentemente regras de faturamento eletrônico locais. Teams também devem reconciliar dados XML com PDFs e validar dados de referência do fornecedor e número de identificação fiscal (TIN).

Solução

Implemente um padrão de ingestão de fatura XML baseado no Power Automate que:

• Monitora as caixas de correio AP (contas a pagar compartilhadas) por país/região, extrai anexos XML e PDF e os roteia para um processo automatizado.

• Analisa o XML de cada país/região em um esquema interno normalizado, incluindo cabeçalho, linhas, impostos, partes, chaves como UUID (identificador universal exclusivo) ou folio.

• Aplica a validação com reconhecimento de país/região, como formatos de ID de impostos, tipo de documento, totais, impostos e marcas obrigatórias, antes de criar faturas de fornecedor pendentes no Dynamics 365.

• Cria um log de auditoria unificado no SharePoint ou dataverse e anexa XML e PDF originais ao documento ERP para retenção de longo prazo.

Componentes

Esses serviços e tecnologias automatizam a ingestão de fatura do fornecedor, o processamento, a validação e a integração aos aplicativos de finanças e operações do Dynamics 365.

Serviços de fluxo de trabalho e email

Os fluxos de nuvem do Power Automate orquestram todo o pipeline de processamento de faturas. Os fluxos de nuvem podem ser executados sob demanda, por exemplo, quando os emails chegam com anexos de fatura, tornando-os um mecanismo de gatilho ideal para ingestão automatizada de faturas.

Extração e processamento de dados

Um prompt de IA extrai a referência de ordem de compra (PO) e o UUID das faturas em PDF quando esses não estão presentes no XML. Ele também classifica o tipo de fatura em alguns cenários. Como alternativa, você pode usar um modelo de processamento de documentos do AI Builder, dependendo de seus requisitos.

Integração de ERP

As faturas pendentes do fornecedor são criadas em aplicativos de finanças e operações do Dynamics 365. A arquitetura usa o conector nativo do Dynamics 365 para interagir com entidades de dados de finanças e operações do Dynamics 365, como entidades relacionadas à fatura do fornecedor.

Integração e validação de dados

• As listas do SharePoint servem como uma camada de dados fundamental para registro em log de faturas e acompanhamento de exceções.

• As tabelas virtuais do Microsoft Dataverse permitem uma integração perfeita com aplicativos de finanças e operações do Dynamics 365.

Notificação e monitoramento

• Microsoft Teams fornece notificações em tempo real para a equipe de finanças após os resultados do processamento da fatura.

• O Outlook/Exchange online dispara o fluxo de trabalho e as notificações de falha. Também fornece a organização de email por meio do gerenciamento de pastas.

Considerations

Essas considerações implementam os pilares do Power Platform Well-Architected, um conjunto de princípios orientadores que melhoram a qualidade de uma carga de trabalho. Saiba mais em Microsoft Power Platform Well-Architected.

Reliability

• Isolamento de erros: utilize escopos try-catch no Power Automate para lidar separadamente com falhas de análise, erros de validação e problemas de integração do Dynamics 365. Essa abordagem impede que uma falha bloqueie todo o lote.

• Detecção de Idempotência: use o número da fatura e a combinação de RFC do fornecedor para evitar envios duplicados do Dynamics 365 se um email for reenviado.

• Mecanismos de fallback: use pastas de email de backup e sistemas de fila manuais para faturas que falham no processamento automatizado. Essa abordagem garante que nenhuma fatura seja perdida.

• Registro em duas camadas: utilize o SharePoint como primário e a notificação por e-mail como secundária para assegurar a visibilidade de exceções, mesmo no caso de falha no registro.

• Políticas de repetição: use o tratamento de tempo limite padrão (tempo limite de ação de 5 minutos) com o roteamento de escopo de captura para tratamento de exceções.

Segurança

• Controle de acesso: restrinja a caixa de entrada de email, a biblioteca do SharePoint e a conta de serviço do Dynamics 365 ao pessoal autorizado.

• Proteção de dados: verifique se os anexos XML que contêm dados confidenciais do fornecedor são processados com segurança. Implemente a criptografia para campos confidenciais, como informações de conta bancária, se presentes em faturas.

• Conformidade: verifique se todo o processamento de faturas segue as regulamentações financeiras, como a conformidade da Lei Sarbanes-Oxley (SOX), o IMPOSTO sobre Bens e Serviços (GST)/Imposto sobre Vendas Harmonizadas (HST) e outras regulamentações fiscais locais, implementando regras de validação alinhadas aos requisitos regulatórios.

• Conta de serviço: usar permissões mínimas (LER em VendorsV2/UnitsOfMeasure; CRIAR somente em tabelas de fatura).

Excelência operacional

• Padronização: exigir que todos os fornecedores usem formatos de esquema XML consistentes para simplificar a lógica de análise. Forneça aos fornecedores modelos XML para garantir a compatibilidade.

• Documentação: crie runbooks para cenários de erro comuns, solução de problemas de formato XML e alterações de configuração do Dynamics 365. Documente todas as expressões e regras de validação usadas.

• Processo de suporte: treine as equipes de suporte financeiro e de TI sobre como diagnosticar falhas de fluxo usando o histórico de execução do Power Automate, encontre erros nos logs e execute procedimentos manuais de recuperação.

• Gerenciamento de alterações: avalie todas as alterações para analisar lógica, regras de validação e mapeamentos do Dynamics 365 em um ambiente de desenvolvimento antes da implantação de produção. Use o controle de versão para exportações de fluxo do Power Automate.

Eficiência de desempenho

• Modo de lote: quando mais de 200 faturas precisarem ser processadas por dia, alterne para um fluxo agendado que seja executado a cada 15 minutos em vez de usar um gatilho por email.

• Otimização: monitorar a duração da execução do fluxo e o tempo de análise. Para estruturas XML complexas, otimize as expressões para minimizar a sobrecarga de processamento. Implemente o cache para pesquisas de fornecedor para evitar consultas redundantes do Dynamics 365.

• Limitação do conector: esteja ciente dos limites do Power Automate. Para grandes volumes, implemente mecanismos de enfileiramento usando tabelas do Dataverse.

• Escalabilidade: À medida que o volume de faturas aumenta, a transição ocorre de gatilhos por e-mail para o processamento em lote. Use fluxos agendados que processam várias faturas em paralelo usando um Apply para cada loop com configurações de simultaneidade.

Otimização da Experiência

• Autoatendimento: os usuários financeiros podem repetir manualmente faturas com falha usando um botão do Power Apps (sem dependência de TI).

• Transparência: o painel do SharePoint mostra o status da fila de processamento; O Power BI fornece análise detalhada.

• Notificações claras: formato de email estruturado com seções: Resumo, Anexos, Detalhes do erro, ação recomendada.

• SLA de destino: 95% das faturas automatizadas processadas em até duas horas após o recebimento do e-mail.

IA responsável

• Imparcialidade: treine modelos de prompt personalizados com dados diversos para minimizar o viés.

• Confiabilidade e segurança: monitore continuamente as saídas de IA para garantir que elas sejam precisas e acionáveis. Um humano no loop analisa anomalias e exceções.

• Privacidade e segurança: Garanta que os dados que os processos de prompts de IA manuseiam estejam em conformidade com as regulamentações de privacidade aplicáveis.

• Inclusão: suporte ao processamento de documentos em vários idiomas. Um ser humano pode revisar o documento se o AI Builder tiver problemas para interpretar as informações.

• Transparência: todas as saídas de IA são rastreáveis, com logs disponíveis para auditoria.

• Responsabilidade: Use uma revisão de humano no loop para garantir a responsabilidade por decisões críticas.

Próximas etapas

• Examine e adapte os requisitos de esquema XML com a comunidade de fornecedores.
• Planeje a implantação piloto com dois a três fornecedores principais.
• Configure o ambiente de teste para testes de aceitação do usuário (UAT) e validação.
• Agendar sessões de transferência de conhecimento com a equipe de AP.
• Estabeleça metas de SLA (contrato de nível de serviço) para processamento de fatura, como automatizar 95% das faturas em duas horas.
• Planeje a Fase 2 para incluir outros tipos de documento (POs, recibos, notas de crédito).

Contributors

A Microsoft mantém este artigo. Os colaboradores a seguir escreveram este artigo.

Autores principais:

• Pratik Kasat, Arquiteto Técnico

Recursos relacionados

Power Platform:

• Fluxos em nuvem do Power Automate
• Criar um prompt personalizado
• Use seu prompt no Power Automate

Dynamics 365:

• Documentação do aplicativo de finanças e operações do Dynamics 365
• Visão geral das entidades de dados
• Conector do Dynamics 365

Conformidade:

• Especificações do CFDI
• SUNAT Peru
• Power Platform Bem Arquitetada