Configurar o Agente de Despesas (versão prévia)

Aplica-se a Dynamics 365 Project Operations integrado ao ERP e Dynamics 365 Project Operations para manufatura

O Agente de Despesas reúne recursos do Microsoft Dynamics 365 Project Operations, aplicativos de finanças e operações, Microsoft Copilot Studio, Power Automate e Dataverse para automatizar fluxos de trabalho de processamento de despesas usando IA. Esse recurso ajuda a economizar tempo e reduzir o esforço manual, permitindo que seu sistema processe recibos e gere linhas de despesas e relatórios de despesas para os usuários. Ele usa conectores Microsoft Power Platform para integração com Outlook, Microsoft Teams, calendários de usuário e o ambiente de aplicativos de finanças e operações por meio de entidades virtuais do Dataverse.

O Agente de Despesa inclui vários fluxos, três dos quais servem como orquestradores principais:

• Processar Emails – esse fluxo verifica uma pasta de caixa de correio configurada a cada hora e armazena os anexos como recibos não anexados em Dynamics 365 Finance.
• Extrair IDs de Recibo – esse fluxo pega recibos não anexados e dispara o agente para extrair detalhes do recibo e criar uma linha de despesas desanexada.
• Relatório de Despesas do Processo – Esse fluxo converte linhas de despesas não anexadas e gera relatórios de despesas, com base nos relatórios de grupo por configuração que você define no aplicativo para cada entidade jurídica.

Além disso, o agente integra-se ao Microsoft Teams, permitindo o uso de cartões adaptáveis para revisão e envio de relatório de despesas.

O agente depende de vários conectores Microsoft Power Platform. Esses conectores são referenciados automaticamente nos fluxos de Power Automate fornecidos.

• Outlook (Office 365) – esse conector acessa a caixa de correio compartilhada para extrair recibos.
• Dataverse (Entidades Virtuais) – Esse conector integra-se a aplicativos de finanças e operações por meio de entidades virtuais.
• Microsoft Copilot Studio – esse conector invoca modelos de IA para extrair informações de recebimento.
• Microsoft Teams – esse conector envia cartões adaptáveis para interações do usuário (se a integração do Teams estiver habilitada).
• Microsoft 365 Users – esse conector recupera os detalhes do calendário do usuário (opcional, se a análise de recibo estiver com reconhecimento de contexto).

Pré-requisitos

1. Ambiente de finanças e operações: Você precisa de pelo menos a versão 10.0.45 (10.0.2345.170 e posterior), 10.0.46 (10.0.2 428.108 e posterior) ou 10.0.47 (10.0.2527.38 e posterior) do ambiente financeiro e de operações para instalar o agente.
2. Funções necessárias para configurar o usuário do Expense Agent: Para concluir as etapas neste artigo, você deve ser o administrador do sistema da organização e ter as seguintes funções para configurar o usuário do agente de despesas para instalar o Agente de Despesas.

Etapas para configurar o Agente de Despesa

Para instalar e configurar o Agente de Despesas, siga estas etapas:

1. Instale Copilot para aplicativos de finanças e operações.
2. Habilite os recursos do agente em seu ambiente.
3. Crie um usuário de despesas para execução do agente.
4. Configure uma caixa de correio compartilhada.
5. Configurar o Agente de Despesas usando a ferramenta de implantação do Agente
6. Habilitar o Agente de Despesas no Microsoft Teams (opcional – se você precisar de integração com o Microsoft Teams)

As seções a seguir descrevem cada etapa detalhadamente.

Etapa 1: Instalar o Copilot para aplicativos de finanças e operações

O Agente de Despesas está disponível como parte do pacote de Copilot para aplicativos de finanças e operações. Ao instalar esse pacote em seu ambiente, você obtém automaticamente todos os ativos necessários, incluindo o agente, variáveis de ambiente e fluxos de Power Automate.

Para instalar o aplicativo necessário, siga estas etapas:

1. Vá para o Centro de administração do Power Platform em seu navegador.
2. Na lista de ambientes, selecione o nome do ambiente em que você deseja instalar o aplicativo.
3. Na página de detalhes do ambiente (NÃO da navegação à esquerda), vá para a seção Recursos e selecione aplicativos do Dynamics 365.
4. Pesquise Copilot para aplicativos de finanças e operações na lista de aplicativos Dynamics 365. Se ele já estiver instalado e uma atualização estiver disponível, selecione o botão Atualizar.
5. Se o aplicativo não estiver listado em Dynamics 365 aplicativos, selecione Instalar aplicativo, selecione Copilot para aplicativos de finanças e operações e siga os prompts para concluir a instalação.
6. O Copilot para aplicativos Finance and Operations deve ser a versão 1.0.3231.4 ou posterior.

Etapa 2: habilitar os recursos do agente em seu ambiente

Depois de instalar o pacote Copilot para aplicativos de Finanças e Operações, ative o Agente de Despesas de dentro do Dataverse e do ambiente Financeiro e de Operações.

Habilitar recurso no Dataverse

Ative o sinalizador de recurso Copilot no centro de administração do Power Platform. Para ativar o sinalizador de recurso Copilot, siga estas etapas:

1. Vá até o Centro de administração do Power Platform.
2. Selecione Ambientes> escolha seu ambiente >Configurações>Produto> selecione Recursos.
3. Confirme se o sinalizador de recurso Copilot está ativado.

Habilitar o recurso em seu ambiente de finanças e operações

Para ativar o agente em aplicativos de finanças e operações, siga estas etapas:

1. Entre em seu ambiente de finanças e operações.
2. Acesse Gerenciamento de Recursos e habilite o recurso da Página Inicial Imersiva e os recursos do Gerenciamento do Agente.
3. Para configurar o Agente de Despesa (a instalação é por entidade legal), acesse Gerenciamento de Despesas>Configuração>Geral>Parâmetros de gerenciamento de despesas.
4. Na guia Agente de Entrada de Despesa, configure os parâmetros, conforme mostrado na tabela a seguir.

Etapa 3: Criar um usuário do agente de despesa para execução do agente

Crie um usuário do agente de despesas dedicado para garantir que o agente seja executado independentemente da identidade de qualquer funcionário. Essa abordagem ajuda na segurança, na capacidade de gerenciamento e na manutenção a longo prazo. Embora você possa usar uma conta de usuário existente que tenha os privilégios necessários, use uma identidade de propriedade do sistema.

Criar o usuário do Agente de Despesas no Microsoft Entra ID

1. Entre no portal do Azure.
2. Nos serviços de Azure disponíveis, selecione Microsoft Entra ID.
3. Em Microsoft Entra ID, crie um novo usuário.
4. Selecione Adicionar>Usuário>Criar novo usuário e informe os seguintes detalhes.
   • Nome Principal do Usuário
   • Escolher o domínio certo
   • Nome de exibição
   • Password
   • Marcar Conta ativada
5. Para exibir os detalhes e concluir o processo de criação do usuário, selecione Examinar + criar e selecione Criar.
6. Na página Usuário (Gerenciar > Usuários), selecione um usuário e a página de detalhes da exibição.
7. Selecione Editar propriedades, navegue até a guia Configurações e preencha o local de uso apropriado.

Atribuir as licenças necessárias ao usuário do Agente de Despesa

Para instalar o Expense Agent com êxito, atribua as seguintes licenças ao usuário do agente de despesas:

• Licença para Membros do Teams do Dynamics 365
• Microsoft 365 Business Básico ou qualquer licença que abrange Microsoft Teams e Outlook (por exemplo, Office 365 E5 com equipes)
• Power Apps Premium

Para atribuir licenças, siga estas etapas:

1. Entre no centro de administração do Microsoft 365 com um usuário que tenha acesso para atribuir licenças, ou seja, um usuário com permissões de Administrador de Licenças ou superior.
2. Selecione Cobrança>Licenças>Licença de Membros da Equipe do Dynamics 365.
3. Selecione +Atribuir licenças.
4. Pesquise o usuário do agente de despesa criado na etapa anterior.
5. Selecione Atribuir para concluir a atribuição de licença.
6. Siga as etapas 2 a 5 para as outras licenças – Microsoft 365 Business Basic e Power Apps Premium também.

Adicionar o usuário ao ambiente do Power Platform

Para adicionar o usuário ao ambiente do Power Platform, siga estas etapas:

1. Entre no centro de administração do Power Platform e selecione um ambiente apropriado.

   Dica

   Esta página fornece informações relacionadas à ID do Ambiente para Dataverse, URL do Ambiente para Dataverse, finanças e URL de operações. Armazene esses valores para usar em seções posteriores.

2. Vá para Acessar > Usuários > Ver tudo.

3. Selecione Adicionar usuário, insira o usuário do agente recém-criado e selecione Adicionar.

4. Na página Gerenciar funções de segurança , adicione as funções a seguir.

   • Função do agente de IA de despesa
   • Gerenciador de Configuração do Agente de Finanças e Operações
   • Personalizador de Sistema

5. Para confirmar as atribuições da função, selecione Salvar.

Esses papéis fornecem acesso aos componentes do Dataverse e do Power Automate que o agente precisa para funcionar.

Atribuir a função necessária no ambiente de finanças e operações

Para atribuir a função ExpenseAgentRole no ambiente financeiro e de operações, siga estas etapas:

1. No ambiente de finanças e operações, acesse Administração do sistema>Usuários.
2. Crie um registro de usuário para o usuário do agente.
3. Depois de criar o usuário, vá para a seção de funções do usuário, selecione Atribuir funções e pesquise ExpenseAgentRole.
4. Selecione Salvar.

Atribuir acesso à caixa de correio compartilhada

O usuário do agente deve ter a permissão Mail.Read.Shared Microsoft Graph. Essa permissão permite que o agente leia recibos da caixa de correio compartilhada configurada durante a execução do fluxo.

Para atribuir acesso ao acesso à caixa de correio compartilhada, siga estas etapas:

1. Acesse o Microsoft Graph Explorer e entre usando o usuário do agente criado.
2. Selecione o ícone de usuário no canto superior direito, > selecione Consentimento para permissões.
3. Selecione o menu suspenso para Mala direta> procure Mail.Read.Shared> selecione Consentimento e selecione Aceitar.

Resumo das funções necessárias para o Usuário do Agente Criado

Etapa 4: configurar a caixa de correio compartilhada

O Agente de Despesa usa uma caixa de correio compartilhada para receber e processar emails de recebimento. Um usuário com a função de Administrador do Exchange precisa criar e configurar essa caixa de correio no Centro de Administração do Microsoft 365.

Para criar e configurar a caixa de correio compartilhada, siga estas etapas:

1. Entre no Administração Microsoft 365 Center usando uma conta do Administrador do Exchange.

2. No painel esquerdo, selecione Teams & Grupos>Caixas de correio compartilhadas.

   Dica

   Talvez seja necessário selecionar Mostrar tudo para expandir a lista completa.

3. Selecione Adicionar uma caixa de correio compartilhada.

4. Insira um nome e endereço de email para a caixa de correio compartilhada.

5. Selecione Salvar alterações.

6. Nas próximas etapas, selecione Adicionar membros a essa caixa de correio compartilhada. (O gerenciamento de membros pode demorar alguns minutos para ficar disponível.)

7. Selecione Adicionar membros

8. Selecione o usuário do agente criado e qualquer outra pessoa que deve monitorar a caixa de correio e selecione Adicionar.

9. Selecione Fechar.

Etapa 5: configurar o Agente de Despesa

Para configurar o Agente de Despesas, siga as etapas em Usar a ferramenta Implantação do Agente.

Publique a solução

Depois de concluir a configuração de todas as variáveis de ambiente e fluxos, siga estas etapas para publicar a solução.

1. Em Power Apps, vá para Solutions.
2. Selecione seu ambiente e solução.
3. Selecione Publicar Todas as Personalizações.

Quando você concluir essas etapas, o Agente de Despesas estará totalmente configurado e pronto para uso.

Etapa 6: Habilitar o Agente de Despesas em Microsoft Teams (opcional)

Para habilitar a comunicação baseada no Teams para o Agente de Despesas, adicione o canal do Teams ao agente no Power Apps. Em seguida, o agente pode enviar cartões adaptáveis por meio do Teams.

Habilitar o canal do Teams

Para habilitar o canal do Teams, siga estas etapas:

1. Entre no Copilot Studio e selecione o ambiente correto.
2. Na guia Agentes, selecione Agente de Entrada de Despesa.
3. No modo de exibição do agente, na guia Channels, selecione Teams e Microsoft 365 Copilot.
4. Selecione Adicionar canal para habilitar a integração do Teams e siga as etapas na seção Configurar disponibilidade de aplicativos do Teams para configurar quem você deseja compartilhar o aplicativo.

Saiba mais em Opene o painel de configuração do canal teams + Microsoft 365.

Configurar a disponibilidade do aplicativo Teams

Para configurar a disponibilidade do aplicativo Teams, siga estas etapas:

1. Depois que o aplicativo Teams for criado, selecione Opções de Disponibilidade.

2. Selecione com quem você deseja compartilhar o aplicativo:

   • Usuários específicos dentro da organização
   • Toda a organização

3. Envie o aplicativo para aprovação.

Publicar o aplicativo no centro de administração do Teams

Para publicar o aplicativo no centro de administração do Teams, siga estas etapas:

1. Entre no Centro de administração do Teams.
2. Vá para o aplicativo Teams > Gerenciar aplicativos. Pesquise "despesas" e selecione o aplicativo Agente de Entrada de Despesa no qual o status do aplicativo seja Bloqueado.
3. Selecione Publicar para desbloquear o aplicativo. Depois que a ação de publicação for concluída com êxito, verifique se o status do aplicativo é alterado para desbloqueado.

Saiba mais em Conecte e configure um agente para o Teams e o Microsoft 365.

Quando você concluir essas etapas, o Agente de Despesas estará pronto para uso.

Desinstalar o Agente de Despesa

Para desinstalar o Agente de Despesas, siga estas etapas:

1. Entre no portal do microsoft Power Apps maker.
2. Selecione Soluções, pesquise msdyn_ExpenseAI, selecione os três pontos e selecione Excluir.
3. Pesquise msdyn_FnOCopilotAnchor e exclua a solução.