Visão geral das estruturas de conta

As estruturas da conta usam a conta principal e as dimensões financeiras para criar um conjunto de regras que determina a ordem e os valores usados ao inserir o número de conta. Você pode configurar quantas estruturas de contas você precisar para sua empresa. Atribua as estruturas de conta à configuração do razão de uma empresa, para que você possa compartilhá-las. Para obter uma definição detalhada, consulte a entrada do glossário para a estrutura da conta.

Estruturas de conta são árvores apresentadas como tabelas

Uma estrutura de conta é armazenada internamente como uma árvore, mas a página de configuração a exibe no formato de grade para compatibilidade máxima com exportação para o Excel. Entender essa estrutura de árvore ajuda a explicar alguns comportamentos que você pode encontrar ao trabalhar com estruturas de conta.

Como as alterações se propagam entre linhas

Como a grade é uma exibição nivelada de uma árvore, uma única linha na grade representa um caminho da raiz da árvore até uma folha. Várias linhas podem compartilhar o mesmo ramo pai ao mesmo tempo em que diferem apenas em seus segmentos mais à direita (folha).

Quando você altera um valor em um segmento que é compartilhado entre várias linhas — normalmente um dos segmentos mais à esquerda — a alteração é aplicada a cada linha que compartilha essa ramificação. Isso é intencional: essas linhas fazem parte do mesmo branch da árvore, portanto, editar o branch atualiza todas as suas folhas.

Por exemplo, se quatro linhas compartilharem o mesmo valor da Unidade de Negócios de * (todos os valores) e você alterar a Unidade de Negócios para 001 em qualquer linha única, todas as quatro linhas serão atualizadas para 001.

Neste exemplo, todas as quatro linhas compartilham os mesmos valores MainAccount (400000..999999) e BusinessUnit (001) — realçados na caixa verde. Essas duas colunas formam um ramo compartilhado da árvore. Como todas as quatro linhas compartilham essa ramificação, alterar o valor businessUnit em qualquer linha única atualiza todas as quatro linhas ao mesmo tempo.

As colunas realçadas na caixa vermelha — Departamento, CostCenter e ItemGroup — são os segmentos folha em que as quatro linhas diferem umas das outras. Como cada linha tem valores diferentes nessas colunas (por exemplo, departamentos 022, 023, 024 e 025 a 034), eles representam folhas separadas no mesmo ramo. Alterar um valor nessas colunas afeta apenas essa linha individual, não as outras.

A árvore subjacente para este exemplo tem esta aparência:

• 400000..999999 (MainAccount — raiz compartilhada)
  • 001 (Unidade de Negócios — filial compartilhada)
    • ""; 022 → ""; 007..008 → "";*
    • 023 → 009..012 → "";*
    • 024 → ""; 013..014 → "";*
    • 025..034 → ""; 007..014 → "";*

Se esse comportamento não for o que você deseja, você poderá contorná-lo copiando os valores da linha existente para uma nova linha com o valor desejado e excluindo a linha antiga se ela não for mais necessária.

Critérios sobrepostos

Para qualquer combinação de valores de segmento, deve haver exatamente um caminho válido, tanto dentro de uma única estrutura quanto em todas as estruturas no mesmo razão contábil. Se mais de um caminho puder corresponder à mesma entrada, o sistema relatará um erro de critérios sobrepostos durante a ativação.

Dentro de uma única estrutura

Os critérios de sobreposição dentro de uma estrutura geralmente ocorrem quando:

• Uma coluna de segmento é movida para uma posição diferente, fazendo com que intervalos anteriormente distintos criem vários caminhos válidos.
• Duas linhas compartilham os mesmos valores pai, mas têm critérios sobrepostos (não idênticos) em um segmento intermediário.

Por exemplo, se duas linhas permitirem Unidade de Negócios001, mas levarem a critérios de Centro de Custo diferentes, o sistema não poderá determinar qual ramo seguir.

Para corrigir isso, consolide os critérios para que cada combinação de valores de segmento siga um único caminho. Por exemplo, mescle os valores sobrepostos do centro de custos em uma única linha usando um intervalo como 040;050.

Entre estruturas de conta

A mesma regra se aplica entre estruturas. Quando você ativa uma estrutura, o sistema compara seus critérios com todas as outras estruturas ativas no mesmo livro razão. Se duas estruturas permitirem o mesmo valor de conta principal (ou intervalos sobrepostos), a ativação falhará.

Uma fonte comum de confusão é que, durante a ativação, o rascunho sendo ativado é sempre comparado com as versões ativas de outras estruturas, não com seus próprios rascunhos. Se você tiver várias estruturas em modo rascunho ao mesmo tempo, o formulário mostrará as versões de rascunho, mas a ativação verificará as versões ativas, que você não consegue mais ver na tela.

Movendo valores entre estruturas

Para mover um valor de conta principal de uma estrutura para outra sem disparar uma sobreposição, use uma abordagem em duas etapas: primeiro remova, depois adicione.

Por exemplo, suponha que o AS1 (ativo) permite 100..199 e o AS2 (ativo) permite 200..299e você deseja mover a conta 250 para AS1 e 150 para AS2:

1. Edite ambas as estruturas para remover os valores que você está movendo (exclua 150 do AS1 e 250 do AS2).
2. Ative ambas as estruturas. Os valores movidos estão temporariamente indisponíveis.
3. Edite ambas as estruturas novamente para adicionar os valores às suas novas posições (250 a AS1, 150 a AS2).
4. Ative as duas estruturas novamente.

Especificando dimensões válidas com estruturas de contas

Criando e aplicando critérios

A seção detalhes de segmentos e valores permitidos fornece uma grade para inserir as regras que o sistema segue durante a validação ao postar. Você pode digitar diretamente nas células da grade, importar as regras do Excel ou usar a seção Detalhes dos valores permitidos para obter diretrizes.

A seção Detalhes do valor permitido orienta você pela criação de critérios usando Operadores , como começa com, é entre, inclui e muitos outros.

Os valores permitidos são padronizados em um diário ou página de entrada de distribuição contábil quando a configuração da estrutura de conta não fornecer outros valores possíveis a serem selecionados.

Veja um exemplo da Estrutura de conta de lucros e perdas.

Ao inserir um diário e selecionar uma conta no intervalo de lucros e perdas, se você selecionar a unidade de negócios 002, o sistema assume como padrão os valores 022 e 014 no controle de conta. Esse comportamento também ocorre com a página de distribuição contábil.

Mais de sete critérios por linha

Cada linha na grade pode conter até sete critérios para um determinado segmento. Esse limite é baseado em fatores como largura da coluna, como os dados são armazenados e desempenho do controle de detalhes de valor permitido .

Se você precisar de mais de sete critérios, selecione Duplicar na seção Segmento e Valores Permitidos. Isso copia os critérios para uma nova linha, em que você pode digitar ou modificar a seção Detalhes de valor permitido para adicionar os critérios extras.

Caracteres válidos e inválidos em critérios

Todos os critérios nas estruturas de conta são comparados como cadeias de caracteres, não números. Essa é uma distinção importante que afeta como os intervalos funcionam.

Intervalos de valores numéricos são baseados em cadeia de caracteres

Como os intervalos são comparados como cadeias de caracteres, valores de comprimentos diferentes podem produzir resultados inesperados. Por exemplo, o valor 1000000 (sete dígitos) se enquadra no intervalo 100000..399999 de cadeia de caracteres (seis dígitos), embora numericamente 1.000.000 seja muito maior que 399.999.

Isso ocorre porque a comparação de cadeia de caracteres funciona caractere por caractere da esquerda para a direita – da mesma forma que classificar uma coluna de números de texto em Excel produz a ordem: 1, 10, 11, 12, ..., 19, 2, 20, ...

Se você precisar usar intervalos com valores de comprimentos diferentes, prefixe valores mais curtos com zeros à esquerda para garantir uma comparação de cadeia de caracteres consistente. Por exemplo, use o intervalo 0100000..0399999 em vez de 100000..399999 para que 1000000 não fique mais dentro dele.

Usando o delimitador correto

Ao inserir vários valores de critérios diretamente na grade, use ponto-e-vírgula ( ; ) para separar valores — não vírgulas ( , ).

Vírgulas são caracteres válidos dentro de um valor de dimensão. Se você usar vírgulas como separadores, o sistema tratará toda a cadeia de caracteres separada por vírgulas como um único valor e a truncará para o máximo de 30 caracteres para valores de dimensão. Isso faz com que os caracteres sejam recortados silenciosamente do lado direito do seu texto.

Por exemplo, se você inserir 40000,49999,50000,52999,55000,59999 na coluna MainAccount, usando vírgulas, o sistema interpretará a cadeia de caracteres inteira como um único valor de "through": 40000 até 49999,50000,52999,55000,5999 (truncado em 30 caracteres). A seção Detalhes do valor permitido mostra isso como um único critério — "é entre 40000 e 49999.50000..52999.55000..5999" – em vez dos seis valores separados que você pretendia.

A seção Detalhes de valor permitido na parte inferior do formulário sempre usa ponto-e-vírgula. Se seus critérios aparecerem recolhidos em uma única entrada, verifique se as vírgulas foram inseridas em vez de ponto-e-vírgula.

Curingas não podem ser usados em intervalos

Não use caracteres curinga (asteriscos) dentro de um intervalo. Um intervalo destina-se a especificar todos os valores entre dois valores de cadeia de caracteres do mesmo comprimento. Por exemplo, para permitir que todas as contas entre 100000 e 399999, insira 100000..399999 e não 100*..399*.

Quando um curinga aparece dentro de um intervalo, o sistema procura valores que literalmente contêm um caractere asterisco, o que normalmente significa que ele não corresponde a nada. Em vez disso, use curingas com os operadores apropriados na seção Detalhes do valor permitido :

• 500* com o operador Begins with — corresponde a todos os valores que começam com 500 (por exemplo, 500100, 500200).
• *500 com o operador Ends with — corresponde a todos os valores que terminam com 500 (por exemplo, 100500, 200500).
• *500* com o operador Is like – corresponde a todos os valores que contêm 500 em qualquer lugar (por exemplo, 150000, 250099).

Número máximo de segmentos

Você pode usar até 11 segmentos em uma estrutura de conta: uma conta principal e até 10 dimensões financeiras adicionais.

Se você já tiver 11 segmentos em uma estrutura, o botão Adicionar Segmento será desabilitado. Para adicionar mais dimensões além desse limite, use regras avançadas, que permitem até 16 segmentos totais.

Se você precisar de mais de 11 segmentos, avalie minuciosamente a configuração e os requisitos, porque isso afetará a experiência do usuário. Considere se um segmento pode ser derivado em um cenário de relatório usando uma hierarquia em vez de durante a entrada de dados ou usando um campo definido pelo usuário. Por exemplo, se você quiser relatar o local, mas puder determinar a localização por departamento ou centro de custos, não precisará de localização como uma dimensão financeira.

Conta principal

A conta principal é necessária em todas as estruturas de conta, mas não precisa ser o primeiro segmento. O valor da conta principal identifica qual estrutura de conta se aplica durante a entrada do número da conta. Por isso, um valor de conta principal só pode existir em uma estrutura atribuída ao razão, caso contrário, o sistema não poderá determinar qual estrutura usar e relatará uma sobreposição.

Example

Para ilustrar uma prática recomendada para configurar uma estrutura de conta, suponha que uma empresa queira acompanhar suas contas de balanço (100000..399999) no nível da dimensão financeira da conta e da unidade de negócios. Para contas de receita e de despesas (400000..999999) elas rastreiam as dimensões financeiras Unidade de Negócio, Departamento e Centro de Custo. Se fizerem uma venda, também rastreiam o Cliente. Com base nesse cenário, é recomendável ter duas estruturas de conta atribuídas ao razão da empresa, uma para contas de Balanço e outra para contas de Lucros e Perdas. Para otimizar a experiência e a validação do usuário, o cliente deve ter uma regra avançada que somente é usada quando uma conta de vendas for usada.

Estrutura da conta do balanço

Estrutura da conta de lucro e perda

Regra avançada para adicionar um cliente

Critérios: Onde a conta principal estiver entre 400000 e 499999, então adicione o cliente. Não pode ficar em branco.

Neste exemplo simplificado, todos os valores em branco são permitidos, então * e " " são usados.

Para obter mais informações, consulte Planejar seu plano de contas, Dimensões financeiras e Inserir a conta e as combinações de dimensões (controle segmentado de entradas).