Behandle bestillingsreturer eller annulleringer

Hvis du vil returnere varer til leverandøren eller avbryte tjenester du har kjøpt, kan du opprette og bokføre en kjøpskreditnota som angir den ønskede endringen til den opprinnelige kjøpsfakturaen. For å inkludere den riktige kjøpsfakturainformasjonen kan du opprette kjøpskreditnotaen direkte fra den bokførte kjøpsfakturaen, eller du kan opprette en ny kjøpskreditnota med kopiert fakturainformasjon.

Hvis du trenger mer kontroll over returprosessen, for eksempel lagerdokumenter for varehåndtering eller bedre oversikt ved tilbakelevering av varer fra flere kjøpsdokumenter med én bestillingsretur, kan du opprette bestillingsreturer. En bestillingsretur utsteder automatisk den relaterte kjøpskreditnotaen. Les mer om Opprett en innkjøpsreturordre basert på ett eller flere posterte kjøpsdokumenter.

Vanligvis oppretter du en kjøpskreditnota eller bestillingsretur i relasjon til en kreditnota du har mottatt fra en leverandør. Du kan bruke kjøpskreditnotaer eller bestillingsreturer til å dokumentere kreditnotaprosessen. De er for eksempel nyttige for regnskapsformål eller for å kontrollere leveringen av varene.

Endringen kan relateres til alle eller bare noen av produktene på den opprinnelige kjøpsfakturaen. Du kan derfor delvis returnere mottatte varer eller be om delvis refusjon av mottatte tjenester. I så fall må du redigere opplysningene på kjøpskreditnotaen eller kjøpsreturordren.

I tillegg til den opprinnelig bokførte kjøpsfakturaen kan du utligne kjøpskreditnotaen eller bestillingsreturer mot andre kjøpsdokumenter. Det kan for eksempel være en annen bokført kjøpsfaktura fordi du også returnerer varer som er levert med denne fakturaen.

Bokføringen av kreditnotaen tilbakefører også eventuelle varegebyr som var tildelt det bokførte dokumentet, slik at varens verdiposter er de samme som før du tildelte varegebyret.

Beholdning og kostberegning

For holde beholdningsverdisettingen riktig vil du vanligvis plukke returvarer fra beholdningen med enhetskosten som de er solgt på, ikke på nåværende enhetskost. Denne prosessen kalles eksakt kostnadsreversering.

Det finnes to handlinger som tildeler eksakt kostnadsreversering automatisk.

For å tildele nøyaktig kostnadsreversering manuelt velger du feltet Utlignet fra-varepost på enhver type returdokumentlinje, og deretter velger du nummeret på den opprinnelige kjøpsposten. Denne innstillingen knytter kjøpskreditnotaen eller bestillingsreturen til den opprinnelige kjøpsposten. Den sikrer også at verdien av varen fastsettes til opprinnelig enhetskost.

Finn ut mer i utformingsdetaljer: Lagerkostnader.

Opprette en kjøpskreditnota fra en postert kjøpsfaktura

1. Velg Søk (Alt+Q) øverst til høyre, skriv inn posterte kjøpsfakturaer, og velg deretter den relaterte koblingen.

2. På siden Bokførte kjøpsfakturaer velger du den bokførte kjøpsfakturaen som du vil tilbakeføre, og deretter velger du handlingen Opprett korrigerende kreditnota.

   De fleste feltene på kjøpskreditnotahodet fylles ut med informasjon fra den bokførte kjøpsfakturaen. Du kan redigere alle feltene, for eksempel med ny informasjon som gjenspeiler returavtalen.

3. Redigere informasjonen på linjene i henhold til avtalen, for eksempel antall varer som returneres, eller beløpet som skal refunderes.

4. Velg handlingen Bruk Utligning.

5. På siden Utlign leverandørposter velger du linjen med det bokførte kjøpsdokumentet du vil utligne kjøpskreditnotaen mot, og deretter velger du handlingen Utlignings-ID. Nummeret på kjøpskreditnotaen settes inn i feltet Utlignings-ID.

6. I feltet Beløp som skal utlignes skriver du inn beløpet som du vil utligne hvis mindre enn det opprinnelige beløpet.

   Nederst på siden Utlign levrd.poster kan du se det totale beløpet som skal utlignes for å tilbakeføre alle involverte poster, nemlig når verdien i Saldo-feltet er null.

7. Velg OK-knappen. Når du bokfører kjøpskreditnotaen, utlignes den mot de angitte bokførte kjøpsdokumentene.

8. Velg handlingen Bokfør.

De bokførte kjøpsfakturaene du utligner kreditnotaen mot, er nå tilbakeført. Hvis du allerede har betalt den opprinnelige fakturaen, skal leverandøren nå refundere betalingen til deg. Hvis kreditnotaen bare er en del av produktet på den opprinnelige fakturaen, kan du bare betale det resterende beløpet på den opprinnelige kjøpsfakturaen for å lukke den.

Kjøpskreditnotaen fjernes og erstattes med et nytt dokument i listen over bokførte kjøpskreditnotaer.

Opprette en kjøpskreditnota ved å kopiere en postert kjøpsfaktura

1. Velg Søk (Alt+Q) øverst til høyre, skriv inn Kjøp kreditnotaer, og velg deretter den relaterte koblingen.
2. Velg handlingen Ny for å åpne en ny, tom kjøpskreditnota.
3. I feltet Leverandør angir du navnet på en eksisterende leverandør.
4. Velg handlingen Kopier fra dokument.
5. Velg Kopier kjøpsdokument i Bilagstype-feltet på siden Kopier salgsdokument.
6. Velg feltet Bilagsnr. for å åpne siden Bokførte kjøpsfakturaer, og velg deretter den bokførte kjøpsfakturaen som inneholder linjer du vil tilbakeføre.
7. Merk av for Gjenberegn linjer hvis du vil at de kopierte bokførte kjøpsfakturalinjene skal oppdateres med endringer i varepris og enhetskost etter at fakturaen er bokført.
8. Velg OK-knappen. De kopierte fakturalinjene settes inn i kjøpskreditnotaen.
9. Fullfør kjøpskreditnotaen som forklart i Opprett en kjøpskreditnota fra en postert kjøpsfaktura.

Opprett en innkjøpsreturordre basert på ett eller flere posterte kjøpsdokumenter

1. Velg Søk (Alt+Q) øverst til høyre, angi Kjøpsreturordrer, og velg deretter den relaterte koblingen.

2. Velg handlingen Ny.

3. Fyll ut feltene i hurtigfanen Generelt etter behov.

4. I Linjer-hurtigfanen fyller du ut linjene manuelt, eller kopier informasjon fra andre dokumenter for å fylle ut linjene automatisk:

   • Bruk handlingen Hent bokførte dokumentlinjer som skal tilbakeføres for å kopiere en eller flere bokførte dokumentlinjer fra et eller flere bokførte dokumenter. Denne handlingen reverserer alltid kostnadene nøyaktig i den bokførte dokumentlinjen.
   • Bruk handlingen Kopier fra dokument til å kopiere et helt eksisterende dokument til ordrereturen. Det kan være et bokført eller ikke-bokført dokument. Med denne handlingen er nøyaktig kosttilbakeføring bare mulig hvis det er merket av for Nødvendig med nøyaktig kosttilbakeføring på siden Salgs- og fordringsoppsett.

5. Velg handlingen Hent bokførte dokumentlinjer som skal tilbakeføres.

6. Øverst på siden Bokførte kjøpsdokumentlinjer merker du av for Vis bare reversible linjer hvis du bare vil se salgslinjer med antall som ennå ikke er tilbakeført. Hvis for eksempel antallet for en bokført kjøpsfaktura allerede er tilbakeført, kan det hende du ikke vil inkludere det antallet på et nytt bestillingsreturdokument.

   Note

   Dette feltet fungerer bare for bokførte mottak og bokførte fakturalinjer. Det fungerer ikke for bokførte returer eller bokførte kreditnotalinjer.

   Til venstre på siden vises en oversikt over de ulike dokumenttypene. Nummeret i hakeparenteser viser antallet dokumenter som er tilgjengelige for hver dokumenttype.

7. I feltet Filter for dokumenttype velger du typen bokførte dokumentlinjer du vil bruke.

8. Velg linjene du vil kopiere til det nye dokumentet.

   Note

   Hvis du bruker Ctrl+A for å velge alle linjene, kopieres alle linjene med det filteret du har angitt, men filteret Vis bare reversible linjer ignoreres. Hvis du for eksempel har filtrert linjene for et bestemt dokumentnummer med to linjer, og en av dem allerede er tilbakeført. Selv om feltet Vis bare reversible linjer er valgt, kopieres begge linjene når du velger Ctrl+A for å kopiere alle linjene, ikke bare den linjen som ikke er tilbakeført.

9. Velg OK-knappen for å kopiere linjene til det nye dokumentet.

   Følgende skjer:

   • For bokførte dokumentlinjer av typen Vare opprettes en ny dokumentlinje som er en kopi av den bokførte dokumentlinjen, med antall som ennå ikke er tilbakeført. Feltet Tilk-nr. varepost viser nummeret på varepostposten i den bokførte dokumentlinjen.

   • For bokførte dokumentlinjer som ikke er av typen Vare, for eksempel varegebyrer, opprettes en ny dokumentlinje som en kopi av den opprinnelige bokførte dokumentlinjen.

   • Enhetskost (LV)-feltet beregnes på den nye linjen fra kosten for de tilhørende varepostene.

   • Hvis det kopierte dokumentet er en bokført følgeseddel, et bokført mottak, en bokført returseddel eller en bokført returforsendelse, beregnes salgsprisen fra varen.

   • Hvis det kopierte dokumentet er en bokført faktura eller kreditnota, kopieres salgsprisen, fakturarabatter og linjerabatter fra den bokførte dokumentlinjen.

   • Hvis den bokførte dokumentlinjen inneholder varesporingslinjer, fylles feltet Appl.-to Item Entry på varesporingslinjene med de relevante varepostnummerne fra de bokførte varesporingslinjene.

   Når du kopierer fra en bokført faktura eller bokført kreditnota, kopierer du fakturarabattene og linjerabattene som var gyldige da dokumentet ble bokført. Vær imidlertid oppmerksom på at hvis vekslebryteren Beregn fakturarabatt på siden Kjøpsoppsett er aktivert, blir fakturarabatten beregnet på nytt når du bokfører den nye dokumentlinjen. Det kan derfor hende at beløpet for den nye linjen er forskjellig fra linjebeløpet på den bokførte dokumentlinjen, avhengig av den nye beregningen av fakturarabatten.

   Note

   Hvis en del av antallet for den bokførte dokumentlinjen allerede er tilbakeført, solgt eller forbrukt, opprettes en linje bare for antallet som gjenstår på lageret, eller som ikke er tilbakeført. Hvis hele antallet for den bokførte dokumentlinjen allerede er tilbakeført, opprettes det ikke en ny dokumentlinje.

   Hvis vareflyten i det bokførte dokumentet er den samme som vareflyten i det nye dokumentet, opprettes det ganske enkelt en kopi av den opprinnelige bokførte dokumentlinjen i det nye dokumentet. Feltet Utlignet fra-varepost fylles ikke ut fordi nøyaktig kosttilbakeføring ikke er mulig. Hvis du for eksempel bruker handlingen Hent bokførte dokumentlinjer som skal tilbakeføres for å hente en bokført kjøpskreditnotalinje for en ny kjøpskreditnota, kopieres bare den opprinnelige bokførte kreditnotalinjen til den nye kreditnotaen.

10. På siden Bestillingsretur i feltet Returårsakskode velger du årsaken til returen på hver linje.

11. Velg handlingen Bokfør.

Opprett en erstatningsbestilling fra en returordre

Det kan hende du avtaler med leverandøren at de kompenserer deg for en kjøpt vare ved å erstatte varen. Erstatningsvaren kan være samme eller en annen vare. Denne situasjonen kan oppstå hvis leverandøren ved en feiltakelse leverer feil vare.

1. På siden Bestillingsretur for en aktiv returprosess lager du en negativ post på en tom linje for erstatningsvaren ved å angi et negativt beløp i feltet Antall.
2. Velg handlingen Flytt negative linjer.
3. På siden Flytt negative kjøpslinjer, fyller du ut feltene etter behov.
4. Velg OK-knappen. Den negative linjen slettes fra bestillingsreturen, og en ny bestilling opprettes. Finn ut mer under Registrer kjøp.

Opprette en kjøpsgodtgjørelse

Hvis du mottar varer som du ikke vil ha, hvis de for eksempel er skadet, har feil farge eller feil størrelse, kan det hende leverandøren tilbyr deg en kjøpsrabatt.

Du kan bokføre denne reduserte kjøpskostnaden som et varegebyr i en kreditnota eller bestillingsretur og knytte den til det bokførte mottaket. Fremgangsmåten nedenfor beskriver den for en bestillingsretur, men den samme fremgangsmåten gjelder en kjøpskreditnota.

1. Velg Søk (Alt+Q) øverst til høyre, skriv inn Kjøp kreditnotaer, og velg deretter den relaterte koblingen.

2. Velg handlingen Ny for å åpne en ny, tom kjøpskreditnota.

3. Fyll ut kreditnotahodet med opplysninger om leverandøren som sendte kjøpsrabatten til deg.

4. På hurtigfanen Linjer, i Type-feltet, velger du Gebyr (vare).

5. Velg riktig varegebyrverdi i Nr.-feltet.

   Det kan hende du vil opprette et eget varegebyrnummer for å dekke kjøpsrabatter.

6. I feltet Antall angir du 1.

7. I feltet Direkte enhetskost angir du beløpet i kjøpsrabatten.

8. Tilordne kjøpsrabatten som et varegebyr til varene i det bokførte mottaket. Finn ut mer i Bruk varegebyrer for å ta hensyn til ekstra handelskostnader. Når du har tildelt rabatten, går du tilbake til siden Kjøpskreditnota.

Når du bokfører bestillingsreturen, legges kjøpsrabatten til i det aktuelle kjøpsbeløpet. Dermed kan du opprettholde en nøyaktig lagerverdisetting.

Kombiner returforsendelser

Hvis du vil returnere varer som dekkes av forskjellige bestillingsreturer, til samme leverandør, kan du bruke handlingen Kombiner returforsendelser.

Når du leverer varene, bokfører du de tilknyttede bestillingsreturene som levert, som oppretter bokførte bestillingsreturforsendelser.

Når du er klar til å fakturere disse varene, kan du i stedet for å fakturere hver enkelt bestillingsretur separat, opprette en kjøpskreditnota og automatisk kopiere de bokførte bestillingsreturforsendelseslinjene til det. Deretter kan du bokføre kjøpskreditnotaen og fakturere alle åpne bestillingsreturer samtidig.

Når returforsendelser kombineres i en kreditnota og bokføres, opprettes det en bokført kjøpskreditnota for de fakturerte linjene. Fakturert (antall)-feltet på den opprinnelige bestillingsreturen oppdateres basert på det fakturerte antallet. Den opprinnelige bestillingsreturen slettes imidlertid ikke, selv om den ble fullstendig mottatt og fakturert. Du må slette bestillingsreturen manuelt.

1. Velg Søk (Alt+Q) øverst til høyre, skriv inn Kjøp kreditnotaer, og velg deretter den relaterte koblingen.

2. Velg handlingen Ny.

3. Fyll ut feltene i hurtigfanen Generelt etter behov.

4. Velg handlingen Hent returforsendelseslinjer.

5. Velg flere returforsendelseslinjer du vil inkludere på fakturaen.

   Hvis feil returforsendelseslinje ble merket eller du vil begynne på nytt, kan du ganske enkelt slette linjene i kjøpskreditnotaen og deretter bruke handlingen Hent returforsendelseslinjer på nytt.

6. Velg handlingen Bokfør.

Fjern åpne kjøpsreturordrer etter kombinert returforsendelsesbokføring

1. Velg Søk (Alt+Q) øverst til høyre, skriv inn Slett fakturerte bestillingsreturordrer, og velg deretter den relaterte koblingen.
2. Fyll ut feltene etter behov, og klikk deretter OK.
3. Du kan også slette individuelle bestillingsreturer manuelt.

Relatert informasjon

Innkjøp
Registrer kjøp
Korriger eller annuller ubetalte kjøpsfakturaer
Arbeid med Business Central
Behandle ordrereturer eller annulleringer

Finn gratis e-læringsmoduler for Business Central her