Power Automate と AI Builder を使用すると、拡張マークアップ言語 (XML) ベースの電子請求形式からエンドツーエンドのベンダー請求書処理を自動化できます。 このアプローチにより、組織は手動による介入を最小限に抑えながら、Dynamics 365 Finance またはその他のエンタープライズ リソース プランニング (ERP) システムに請求書データを検証して統合できます。
Tip
この記事では、シナリオの例と、Power Automate と AI Builder を使用してベンダーの請求書処理を自動化する方法を視覚的に示します。 このソリューションは、さまざまなシナリオや業界で使用できる一般化されたサンプル アーキテクチャです。 この記事は、ベスト プラクティスに特化しています。
アーキテクチャ ダイアグラム
Workflow
このアーキテクチャにより、エンドツーエンドの請求書処理ワークフローが自動化されます。
電子メール トリガー: 指定された共有受信トレイに、請求書の詳細 (仕入先 ID、請求書番号、日付、金額、明細) を含む XML 添付ファイルを含む新しいメールが届きます。
XML データ抽出: Power Automate は、XML 添付ファイルを抽出し、XML 式を使用して解析して請求書フィールドを取得します。
データの検証: ワークフローは、抽出されたデータを複数の条件に照らして検証します。
- Dynamics 365 でのベンダーの存在検証
- 請求書番号の形式の検証
- ドキュメントの種類の検出
- 金額計算の検証
- 測定単位の検証 (国/地域に基づく)
- 日付形式の検証
データ変換: ワークフローは、抽出された XML フィールドを Dynamics 365 エンティティ スキーマにマップし、日付を国際標準化機構 (ISO) 8601 形式に変換し、金額を 10 進数に変換して、行項目を配列として準備します。
Dynamics 365 統合: ワークフローでは、Dataverse コネクタまたは Dynamics 365 コネクタを使用して、Dynamics 365 財務および運用アプリで、検証済みの請求書データを保留中の仕入先請求書レコードとして作成します。
エラー処理: いずれかのステップが失敗した場合、フローはエラーをログに記録し、財務チームに通知を送信し、メールを失敗したフォルダーに移動し、不完全な請求書が Dynamics 365 に入らないようにします。
成功通知: 作成が成功すると、ワークフローは Teams メッセージを財務チャネルに送信し、追跡リストを更新し、処理された電子メールを Dynamics 365 請求書参照番号を含むアーカイブ フォルダーに移動します。
シナリオの詳細
このユース ケースは、手動での作業を最小限に抑えながら、ベンダーの請求書を ERP システムに統合するための堅牢で安全で保守可能なプロセスを確立するための会社のアプローチに基づいています。
Note
Concentrix は、同様のアーキテクチャ パターンを使用して、Power Automate、Power Apps、AI Builder カスタム モデル、AI プロンプトを使用してベンダーの請求書処理ソリューションを構築しました。 詳しくは、Power Platform と AI を用いた Concentrix の請求書処理の最新化についてご覧ください。
ビジネスの課題
多国籍企業は、ペルー (SUNAT CPE/UBL-Superintendencia Nacional de Aduanas y de Administración Tributaria Comprobante de Pago Electrónico) から大量のサプライヤー請求書を XML 形式で受け取ります /ユニバーサル ビジネス言語)、チリ (SII DTE–Servicio de Impuestos Internos Documento Tributario Electrónico)、およびメキシコ (SAT CFDI–Servicio de Administración Tributaria Comprobante Fiscal Digital por Internet)。
これらの XML ファイルを Dynamics 365 (または任意の ERP システム) に手動でダウンロード、解釈、キー指定することは、遅く、エラーが発生しやすく、ローカルの電子請求ルールを一貫して適用しません。 また、チームは XML データを PDF と調整し、ベンダー参照データと税識別番号 (TIN) を検証する必要があります。
解決策
Power Automate ベースの XML 請求書インジェスト パターンを実装します。
国/地域ごとの共有買掛金 (AP) メールボックスを監視し、XML と PDF の添付ファイルを抽出して、それらを自動化にルーティングします。
ヘッダー、行、税金、パーティ、ユニバーサル一意識別子 (UUID) やフォリオなどのキーを含む、各国/地域の XML を正規化された内部スキーマに解析します。
Dynamics 365 で保留中の仕入先請求書を作成する前に、国/地域に対応した検証 (税 ID 形式、ドキュメントの種類、合計、税金、必須タグなど) を適用します。
SharePoint または Dataverse に統合された監査ログを作成し、長期的な保持のために元の XML と PDF を ERP ドキュメントに添付します。
Components
これらのサービスとテクノロジにより、Dynamics 365 の財務および運用アプリへのベンダー請求書の取り込み、処理、検証、統合が自動化されます。
電子メールとワークフロー サービス
Power Automate クラウド フロー は、請求書処理パイプライン全体を調整します。 クラウド フローは、請求書の添付ファイルを含む電子メールが届いたときなど、オンデマンドで実行できるため、自動請求書取り込みのための理想的なトリガー メカニズムになります。
データの抽出と処理
AI プロンプトは、XML に存在しない場合に、PDF 請求書から発注書 (PO) 参照と UUID を抽出します。 また、一部のシナリオでは請求書の種類も分類されます。 または、要件に応じて AI Builder ドキュメント処理モデルを使用することもできます。
ERP 統合
保留中の仕入先請求書は、 Dynamics 365 財務および運用アプリで作成されます。 このアーキテクチャでは、ネイティブ Dynamics 365 コネクタを使用して、Dynamics 365 の財務および運用データ エンティティ (ベンダーの請求書関連エンティティなど) と対話します。
データの統合と検証
SharePoint リストは、請求書のログ記録と例外追跡の基礎となるデータ レイヤーとして機能します。
Microsoft Dataverse 仮想テーブルを使用すると、Dynamics 365 の財務および運用アプリとのシームレスな統合が可能になります。
通知と監視
Microsoft Teams は、請求書処理の結果に関する財務担当者にリアルタイム通知を提供します。
Outlook/Exchange Online は、ワークフローとエラー通知をトリガーします。 また、フォルダー管理を通じて電子メールの組織を提供します。
考慮事項
これらの考慮事項は、ワークロードの品質を向上させる一連の基本原則である Power Platform Well-Architected の柱を実行します。 詳細については、Microsoft Power Platform Well-Architected を参照してください。
Reliability
エラーの分離: Power Automate で try-catch スコープを使用して、解析エラー、検証エラー、Dynamics 365 統合の問題を個別に処理します。 この方法では、1 つのエラーによってバッチ全体がブロックされるのを防ぐことができます。
べき等検出: 請求書番号とベンダー RFC の組み合わせを使用して、電子メールが再配信された場合に Dynamics 365 の送信が重複しないようにします。
フォールバック メカニズム: 自動処理に失敗した請求書には、バックアップ電子メール フォルダーと手動キュー システムを使用します。 この方法では、請求書が失われないようにします。
二重層のログ記録: プライマリ SharePoint とセカンダリ電子メール通知を使用して、ログ記録が失敗した場合でも例外を表示できるようにします。
再試行ポリシー: 例外処理へのキャッチ スコープ ルーティングで既定のタイムアウト処理 (5 分間のアクション タイムアウト) を使用します。
セキュリティ
アクセス制御: 電子メールの受信トレイ、SharePoint ライブラリ、Dynamics 365 サービス アカウントを承認された担当者に制限します。
データ保護: 機密ベンダー データを含む XML 添付ファイルが安全に処理されるようにします。 請求書に銀行口座情報が存在する場合は、機密性の高いフィールドの暗号化を実装します。
コンプライアンス: 規制要件に合わせた検証規則を実装することで、すべての請求書処理が、Sarbanes-Oxley Act (SOX) コンプライアンス、物品サービス税 (GST)、調和売上税 (HST) 要件、およびその他の地方税規則などの金融規制に準拠していることを確認します。
サービス アカウント: 最小限のアクセス許可を使用する (VendorsV2/UnitsOfMeasure の READ;請求書テーブルに対してのみ作成します)。
オペレーショナル エクセレンス
標準化: 解析ロジックを簡略化するために、すべてのベンダーが一貫性のある XML スキーマ形式を使用する必要があります。 互換性を確保するために、ベンダーに XML テンプレートを提供します。
ドキュメント: 一般的なエラー シナリオ、XML 形式のトラブルシューティング、および Dynamics 365 構成の変更のための Runbook を作成します。 使用されているすべての式と検証規則を文書化します。
サポート プロセス: Power Automate の実行履歴を使用してフローエラーを診断し、ログでエラーを検出し、手動の復旧手順を実行する方法について、財務および IT サポート チームをトレーニングします。
変更管理: 運用環境のデプロイ前に開発環境で解析ロジック、検証規則、Dynamics 365 マッピングに対するすべての変更を評価します。 Power Automate フローのエクスポートにはバージョン管理を使用します。
パフォーマンス効率
バッチ モード: 1 日あたり 200 を超える請求書を処理する必要がある場合は、電子メールごとのトリガーを使用するのではなく、15 分ごとに実行されるスケジュールされたフローに切り替えます。
最適化: フローの実行時間と解析時間を監視します。 複雑な XML 構造の場合は、処理オーバーヘッドを最小限に抑えるために式を最適化します。 冗長な Dynamics 365 クエリを回避するために、ベンダー参照のキャッシュを実装します。
コネクタの調整: Power Automate の制限に注意してください。 大量の場合は、Dataverse テーブルを使用してキュー メカニズムを実装します。
スケーラビリティ: 請求書の量が増えるにつれて、電子メールごとのトリガーからバッチ処理に移行します。 スケジュールされたフローを使用して、各項目に適用 ループとコンカレンシー設定を用いることで、複数の請求書を並列に処理します。
エクスペリエンスの最適化
セルフサービス: 財務ユーザーは、Power Apps ボタン (IT 依存関係なし) を使用して、失敗した請求書を手動で再試行できます。
透明性: SharePoint ダッシュボードに処理キューの状態が表示されます。Power BI では、詳細な分析が提供されます。
通知のクリア: [概要]、[添付ファイル]、[エラーの詳細]、[推奨されるアクション] のセクションを含む構造化された電子メール形式。
ターゲット SLA: 電子メールの受信から 2 時間以内に処理される 95% の自動請求書。
責任ある AI
公平性: さまざまなデータを使用してカスタム プロンプト モデルをトレーニングし、バイアスを最小限に抑えます。
信頼性と安全性: AI 出力を継続的に監視して、正確で実用的であることを確認します。 ループ内の人間が異常と例外を確認します。
プライバシーとセキュリティ: AI プロンプト プロセスが該当するプライバシー規制に準拠しているデータを確認します。
包括性: 複数の言語でのドキュメントの処理をサポートします。 AI Builder が情報の解釈に問題がある場合、人間はドキュメントをレビューできます。
透明性: すべての AI 出力は追跡可能であり、ログは監査に利用できます。
アカウンタビリティ: 人間のループ内レビューを使用して、重要な決定に対するアカウンタビリティを確保します。
次のステップ
- ベンダー コミュニティで XML スキーマの要件を確認して調整します。
- 2 ~ 3 社の主要ベンダーによるパイロット展開を計画します。
- ユーザー受け入れテスト (UAT) と検証のテスト環境を構成します。
- AP チームとのナレッジ転送セッションをスケジュールします。
- 2 時間以内に請求書の 95% を自動化するなど、請求書処理のサービス レベル アグリーメント (SLA) ターゲットを確立します。
- フェーズ 2 を計画して、他の種類のドキュメント (POs、レシート、クレジット ノート) を含めます。
貢献者達
Microsoft では、この記事を保持しています。 この記事を書いたのは、以下の寄稿者です。
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関連するリソース
Power Platform:
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コンプライアンス: