Office Word テンプレートを作成し顧客エンゲージメントアプリ（Dynamics 365 Sales、Dynamics 365 Customer Service、Dynamics 365 Field Service、Dynamics 365 Marketing、及びDynamics 365 Project Service Automation）にインポートした後、ユーザーはボタンひとつを選択するだけで、データが自動的に設定された標準化されたドキュメントを生成できます。 この機能には、Word テンプレートを正常に作成するために知る必要がある特別な考慮事項がいくつかあります。
警告
Wordでテンプレートを作成するときに、既知の問題があります。 Word を不安定にする可能性がある対話を防ぐには、この記事の「 テンプレートを作成するときに既知の問題を回避する 」セクションのガイダンスを確認して従ってください。
Word のサポートされているバージョン
| 領域 | Word バージョン |
|---|---|
| Word テンプレートの作成 | 2013、2016 |
| 顧客エンゲージメント アプリで生成されたWord ドキュメントの使用 | 2010、2013、2016 |
メモ
マクロが有効な Word 文書 (.docm) はサポートされていません。
この記事の手順に従って、カスタマー エンゲージメント アプリでWord テンプレートを正常に作成して使用します。
手順 1: Word テンプレートを作成する
Word テンプレートは、Power Platform 管理センターまたは顧客エンゲージメント アプリのレコードから作成できます。 管理センターからテンプレートを作成すると、組織内のすべてのユーザーがテンプレートを使用できるようになりますが、レコードからテンプレートを作成すると、自分だけが使用できる個人用テンプレートが作成されます。
Power Platform 管理センターから Word テンプレートを作成する
アクセスには、システム管理者ロールやシステム カスタマイザー ロールなどの十分なアクセス許可が必要です。 セキュリティ ロールを確認するには、ユーザー プロファイルの表示を参照してください。 正しいアクセス許可がない場合は、システム管理者に問い合わせてください。
- Power Platform 管理センターにサインインします。
- ナビゲーション ウィンドウで、[管理] を選択 します。
- 管理ウィンドウで環境を選択します。
- [ 環境 ] ページで、環境を選択し、コマンド バーの [設定] を選択します。
- [ テンプレート] を展開し、[ ドキュメント テンプレート] を選択します。
- [使用可能なテンプレート ビュー] ページで、コマンド バーに移動し、[新規] を選択>Word テンプレートをダウンロードします。
- [ テンプレートを作成するためのファイルのダウンロード ] ダイアログで、テンプレートを作成するエンティティを選択します。
![テンプレートを作成するための [ファイルのダウンロード] ダイアログのスクリーンショット。](media/create-word-template-platform.png)
- テンプレートで使用するエンティティリレーションシップを指定します。 たとえば、取引先企業エンティティを選択した場合、連絡先エンティティへの 1:N リレーションシップを指定して、テンプレートに連絡先情報を含めることができます。 リレーションシップの詳細については、「1:N、N:1、N:N のリレーションシップとは」を参照してください。
メモ
- この画面で選択したリレーションシップによって、後でWord テンプレートを定義するときに使用できるエンティティとフィールドが決まります。
- Word テンプレートにデータを追加するために必要なリレーションシップのみを選択します。
- [ ダウンロード ] を選択して、エクスポートされたエンティティを XML データとして含む Word ファイルをローカル コンピューターにダウンロードします。
重要
ドキュメント テンプレートは、ダウンロードした環境でのみ使用できます。 Wordまたは Excel テンプレートの環境間の移行はサポートされていません。
レコードから個人用 Word テンプレートを作成する
Dynamics 365 ユーザーは、独自の販売ドキュメントに使用できる個人用 Word テンプレートを作成できます。 これらのテンプレートは、ユーザーのみが使用できます。 次の手順は Dynamics 365 Sales 用ですが、プロセスは他の顧客エンゲージメント アプリでも似ています。
- Sales Hub アプリにサインインします。
- テンプレートを作成するエンティティを選択します。 たとえば、顧客アカウントのテンプレートを作成する場合は、[ アカウント] を選択します。
- 任意のレコードを開きます。 コマンド バーで、[Word テンプレート] >[テンプレートのダウンロード] を選択します。
エンティティは、開いたレコードに基づいて既定で選択されます。
![テンプレートを作成するための [ファイルのダウンロード] ダイアログのスクリーンショット。](media/create-word-template-dynamics365.png)
- テンプレートで使用するエンティティリレーションシップを指定します。 たとえば、取引先企業エンティティを選択した場合、連絡先エンティティとの 1:N リレーションシップを指定して、テンプレートに連絡先情報を含めることができます。 リレーションシップの詳細については、「1:N、N:1、N:N のリレーションシップとは」を参照してください。
メモ
- この画面で選択したリレーションシップによって、後でWord テンプレートを定義するときに使用できるエンティティとフィールドが決まります。
- Word テンプレートにデータを追加するために必要なリレーションシップのみを選択します。
- [ ダウンロード ] を選択して、エクスポートされたエンティティを XML データとして含む Word ファイルをローカル コンピューターにダウンロードします。
重要
ドキュメント テンプレートは、ダウンロードした環境でのみ使用できます。 Wordまたは Excel テンプレートの環境間の移行はサポートされていません。
1:N、N:1、および N:N 関連付けとはなんですか。
この画面では、Customer Engagement アプリのデータ構造の理解が必要です。 管理者またはカスタマイザーは、エンティティのリレーションシップに関する情報を提供できます。 管理者コンテンツについては、エンティティの関連付けの概要 を参照してください。
取引先企業エンティティの関連付けの例を以下に示します。
| 関係性 | Description |
|---|---|
|
取引先企業は、複数の取引先担当者を持つことができます。 |
|
潜在顧客、取引先企業、取引先担当者は複数の取引先企業を持つことができます。 |
|
取引先企業は、複数のマーケティング リストを持つことができます。 マーケティング リストは、複数の取引先企業を持つことができます。 |
メモ
ドキュメントを確実に迅速にダウンロードするには、リレーションシップごとに最大 100 個の関連レコードのみを返します。 たとえば、アカウントのテンプレートをエクスポートし、その連絡先のリストを含める場合、ドキュメントはアカウントの連絡先の最大 100 個を返します。
ステップ 2: [開発者] タブの有効化
Word テンプレート ファイルを開きます。 この時点では、ドキュメントが空白に見えます。
顧客エンゲージメント アプリの XML データを表示して追加するには、Word開発者タブを有効にする必要があります。
ファイル>オプション>リボンのカスタマイズの順に移動してから、開発者を有効にします。
[OK] を選択.
DeveloperがWord リボンに表示されるようになりました。
テンプレートを作成するときに既知の問題を回避する
顧客エンゲージメント アプリによって生成されるアプリのWord テンプレートと Office Wordに関する既知の問題があります。 このセクションのガイダンスに従って、Word テンプレートに XML コンテンツ コントロール フィールドを追加する step 3 に進む前に、コントロール フィールドの問題を回避します。
警告
いくつかのことが原因でWordがフリーズする可能性があるため、タスク マネージャーを使用してWordを停止する必要があります。
- 画像やプレーンテキスト以外のコンテンツ コントロールを挿入します。
- 大文字の変更またはテキストの追加などのテキストの変更をコンテンツ コントロールに対して行います。 これらの変更は AutoCorrect ならびにユーザーの編集によって発生します。 既定では、オートコレクトMicrosoft Wordは文を大文字にします。 コンテンツ コントロール フィールドを追加すると、新しい文として表示され、フォーカスがフィールドから離れると大文字になります。
プレーンテキストまたは画像としてのフィールドのみを追加
XML マッピング ペインを使用して、エンティティ フィールドを Word テンプレートに追加します。 必ず、プレーンテキストまたは画像としてのフィールドのみを追加してください。
追加したコンテンツ コントロールにはテキストの変更をしないでください。
コンテンツ コントロールのフィールドを太字にしたり、フォントの色を変更したりするなどの書式を設定できます。 ただし、大文字と小文字の変更を含め、コンテンツ コントロール フィールドにテキストによる変更を加えないでください。
Wordフリーズやパフォーマンスの低下が発生した場合は、AutoCorrect をオフにしてみてください。
AutoCorrect の無効化
テンプレート ファイルをWordで開いた状態で、 File>Options>Proofing>AutoCorrect Options に移動します。
文の最初の文字を大文字で作成と自動的にスペルチェックの提案を使用を選択解除します。
AutoFormat と入力時に AutoFormat タブのハイフン (--) とダッシュ (-) を選択解除します。
[OK] を選択.
手順 3: テンプレートを定義する
XML マッピング ペインを使用して、エンティティ フィールドを含むWord テンプレートを定義します。
Word テンプレートで、Developer>XML マッピング ウィンドウ を選択して、既定の XML スキーマを選択します。
XML スキーマを選択します。 "urn:microsoft-crm/document-template/" で始まります。
重要
誤って編集を行い、Wordがフリーズしたり、パフォーマンスが低下したりする場合は、テンプレートの作成時に既知の問題Avoidのセクションに従ってオートコレクト オプションをオフにしてください。
エンティティを展開し、エンティティ フィールドを右クリックし、[コンテンツ コントロールの挿入]>[プレーン テキスト]を選択します。
エンティティ フィールドがWord テンプレートに追加されます。
そのほかのエンティティ フィールドを追加し、わかりやすいラベルやテキストを追加して、ドキュメントを書式設定してください。
完了したテンプレートは次のようになります :
入力したコンテンツ コントロール フィールドの中には、複数行のデータがある可能性があります。 たとえば、取引先企業には、1 人以上の取引先担当者がいます。 Word テンプレートにすべてのデータを含めるには、コンテンツ コントロール フィールドを繰り返すように設定します。
コンテンツ コントロール フィールドを繰り返すように設定
テーブル行に繰り返しデータを持つフィールドを含めます。
テンプレートでテーブル行全体を選択します。
「XML マッピング」ウィンドウで、コンテンツ コントロール フィールドを含むリレーションシップを右クリックし、「繰り返し」を選択します。
顧客エンゲージメント アプリで Word テンプレートを使用してドキュメントを作成すると、テーブルに複数のデータ行が設定されます。
テンプレートに目的のフィールドと書式がある場合、保存して Customer Engagement アプリにアップロードします。
手順 4: Word テンプレートをカスタマー エンゲージメント アプリにアップロードする
Word テンプレートを目的の方法で構築したら、それを保存して、顧客エンゲージメント アプリにアップロードできるようにします。
新しく作成された Word テンプレートへのアクセスは、アップロードした方法とセキュリティ ロールに付与されたアクセス権によって異なります。 セキュリティ ロールを使用して、テンプレートへのアクセスを制御する を確認してください。
管理者は 、[設定] ページを使用して Word テンプレートを顧客エンゲージメント アプリにアップロードできます。 組織内のすべてのユーザーは 、[設定] にアップロードされたテンプレートを使用できます。
Power Platform 管理センターから Word テンプレートをアップロードする
Power Platform 管理センターにサインインします。
ナビゲーション ウィンドウで、[管理] を選択 します。
管理ウィンドウで環境を選択します。
[ 環境 ] ページで、環境を選択し、コマンド バーの [設定] を選択します。
> ドキュメント テンプレートを選択します。
[使用可能なテンプレート ビュー] ページで、コマンド バーの [テンプレートのアップロード>Word テンプレートのアップロード] を選択します。
アップロードするテンプレート ファイルを参照します。
[アップロード] を選択します。
非管理ユーザーは自身が使用するためにレコードの一覧からテンプレートをアップロードできます。
レコードから個人用 Word テンプレートをアップロードする
作成したテンプレートに一致するエンティティ型のレコードを開きます。 たとえば、アカウントテンプレートを作成した場合、Sales で顧客アカウントレコードを開きます。
コマンド バーで、 Word テンプレート>テンプレートのアップロードを選択します。
ファイルを参照し、[ アップロード] を選択します。
手順 5: Word テンプレートからドキュメントを生成する
作成した Word テンプレートを使用するには、次の手順を実行します。
作成したテンプレートのエンティティ型に一致するレコードを開きます。 たとえば、アカウントテンプレートを作成した場合は、Salesで顧客アカウントレコードを開きます。
コマンド バーで [ Word テンプレート] を選択し、[ Word テンプレート ] で作成したテンプレートを選択します。
作成したテンプレートが表示されない場合は、次の 2 つの可能性があります。
テンプレートと一致しないレコードの種類 (エンティティ) を選択しました。 選択したレコードタイプに対してビルドされたテンプレートのみが表示されます。 たとえば、営業案件レコードを開いた場合、取引先企業エンティティで作成したテンプレートは表示されません。
テンプレートを表示するには、Customer Engagement アプリを更新する必要があります。 ブラウザーを更新するか、Customer Engagement アプリを閉じて再度開きます。
開いたレコードのデータを含む Word 文書が生成され、コンピューターにダウンロードされます。 ドキュメントを開いて、データとテンプレートの動作を確認します。
サンプル Word テンプレートを試す
顧客エンゲージメント アプリには、5 つのサンプル Word テンプレートが含まれています。
サンプルの Word テンプレートは、特定のレコードの種類 (エンティティ) 用に設計されています。 テンプレートは、同じレコードの種類のレコードにのみ適用できます。
| 名前 | エンティティ |
|---|---|
| 営業案件の概要 | 営業案件 ([営業] 領域) |
| キャンペーンの概要 | キャンペーン ([マーケティング] 領域) |
| サポート案件の概要 | サポート案件 ([サービス] 領域) |
| 請求書 | 請求書 ([営業] 領域) |
| 取引先企業の説明 | クライアント 取引先企業 (営業、 サービス、およびマーケティング領域) |
サンプル Word テンプレートを適用するには
サンプル テンプレートに一致するエンティティ型を使用する情報を含むレコードを開きます。 たとえば、取引先企業の概要テンプレートに適用する営業の顧客取引先企業レコードを開きます。
コマンド バーで [ Word テンプレート] を選択し、[ Word テンプレート ] でサンプル テンプレートを選択します。
開いたレコードのデータを含む Word 文書が生成され、コンピューターにダウンロードされます。 ドキュメントを開いて、データとテンプレートの動作を確認します。
メモ
サンプル テンプレートは、独自のテンプレートを作成するための開始点となります。 編集することはできません。
さらに考慮すべきこと
セキュリティ ロールを使用して、テンプレートへのアクセスを制御する
管理者は、ある程度の細分性でWord テンプレートへのアクセスを制御できます。 たとえば、営業担当者に対して、Word テンプレートへの読み取りアクセス権を付与することはできますが、書き込みアクセス権を付与することはできません。
設定>セキュリティ>セキュリティ ロールの順に選択します。
ロールを選択し、[ ビジネス管理 ] タブを選択します。
ドキュメント テンプレートを選択し、組織全体で使用できるテンプレートに対するアクセス権を設定します。 個別のユーザーが共有していたテンプレートに対する個人ドキュメント テンプレートを選択します。
アクセス レベルを調整するために、円を選択します。
作成されたドキュメントのリストがレコードと同じ順序ではない
カスタム テンプレートから作成されたレコードの一覧が、顧客エンゲージメント アプリの順序と同じ順序で Word 文書に表示されない場合があります。 アプリは、作成された日付と時刻の順序でレコードを一覧表示します。
右から左に記述する言語の問題
右から左 (RTL) 言語のコンテンツでは、文書の作成後に Word ファイルで書式設定の問題が発生する可能性があります。