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Questo articolo illustra le nozioni di base della creazione di una community di Copilot Studio di successo, tra cui scopo, allineamento strategico, leadership e governance.
Scopo della comunità e allineamento strategico
Definendo chiaramente lo scopo della community e allineandolo agli obiettivi strategici, si crea una "stella nord" che guida tutte le attività. Questa chiarezza garantisce che ogni agenda di eventi, modulo di training e thread di discussione sia intenzionale e guida verso obiettivi comuni. Come nota sulle linee guida di Microsoft, la definizione iniziale di questa visione è il primo passo per promuovere una community maggiore della somma delle sue parti.
Definire una missione chiara
Per iniziare, descrivere perché esiste la community di Copilot Studio e assicurarsi che ogni evento o attività si lega a tale scopo. Per esempio:
Mission statement: "Consentiamo ai dipendenti di creare agenti di intelligenza artificiale con Copilot Studio, accelerando l'automazione e l'innovazione nell'intera organizzazione".
La dichiarazione di missione deve riflettere il modo in cui la community e i suoi eventi supportano gli obiettivi più ampi dell'azienda, ad esempio migliorare la produttività, l'esperienza dei clienti o il processo decisionale basato sui dati.
Impostare obiettivi specifici
Suddividere la missione in obiettivi misurabili sia per la community che per gli eventi:
Obiettivi di adozione: ad esempio, "Formare 100 nuovi maker nelle nozioni di base di Copilot Studio nei prossimi sei mesi" o "Avviare cinque soluzioni dell'agente di intelligenza artificiale risolvendo problemi aziendali reali quest'anno".
Obiettivi di engagement: ad esempio"Raggiungere 50% partecipazione attiva al forum della community di Copilot Studio interno" o "Aumentare la rete dei campioni fino a 10 campioni attivi tra i reparti".
Obiettivi dell'evento: ad esempio, "Ospitare almeno un evento di Copilot Studio al trimestre (combinazione di workshop e hackathon) con un punteggio di soddisfazione medio di 4,5/5".
Obiettivi di impatto: ad esempio, "Automatizzare i processi che consentono di risparmiare 500 ore di dipendenti tramite gli agenti di intelligenza artificiale entro la fine dell'anno". Questo obiettivo collega gli sforzi della community a un valore aziendale concreto.
Allinearsi alle priorità aziendali
Assicurarsi che gli obiettivi della community corrispondano agli obiettivi della leadership. Se la priorità strategica dell'azienda sta migliorando il servizio clienti, concentrare l'energia della community sugli agenti che aiutano i team di supporto. Dimostrando come la community si rivolge agli obiettivi di alto livello, si ottengono supporto esecutivo e risorse. Ad esempio, evidenziare un agente che ha ridotto il tempo di risposta del cliente di 40% o un chatbot interno che ha salvato $X nei costi di supporto. Queste storie allineano la community al valore aziendale, rendendo più semplice giustificare gli investimenti.
Domande chiave per guidare la strategia
"Chi sono i nostri creatori?": Identificare il pubblico, inclusi reparti, ruoli e livelli di competenza, per personalizzare le attività in base alle proprie esigenze.
"Come possiamo aiutarli ad avere successo?": determinare quale formazione, supporto e responsabili delle risorse hanno bisogno in diverse fasi, ad esempio principianti e esperti.
"Come possiamo riconoscere i loro sforzi e successi?": Pianificare celebrazioni e ricompense per mantenere alto il morale e incoraggiare i contributi.
"Come possiamo far crescere la community?": pensa alla scalabilità, ad esempio più eventi, collaborazione tra team e convertire i partecipanti agli eventi in membri della community attivi.
Leadership e governance della comunità
Le comunità forti hanno una leadership intenzionale. Assemblare un team di base per coordinare sia il coinvolgimento quotidiano della community che la logistica degli eventi. A seconda delle dimensioni dell'organizzazione, una persona potrebbe ricoprire più ruoli, oppure si potrebbe avere una squadra più numerosa che condivide i compiti.
| Ruolo | Responsabilità |
|---|---|
| Responsabile della community (Responsabile del programma) | Fornisce la direzione complessiva per la community. Allinea le attività con gli obiettivi aziendali, assicura il supporto della leadership e supervisiona i progressi sugli obiettivi della comunità. Funge da punto di contatto principale per gli stakeholder e i report sui risultati della community e degli eventi. Assicura un ambiente positivo e inclusivo (modera le discussioni in base alle esigenze). |
| Responsabile dei contenuti e delle comunicazioni | Cura e crea contenuto. Gestisce l'hub di SharePoint o Viva Engage con notizie, risorse di apprendimento e annunci. Coordina le comunicazioni interne (newsletter, post intranet, aggiornamenti di posta elettronica) per mantenere informati i membri. Raccoglie domande frequenti e documenti sulle procedure consigliate o guide pratiche per scenari di agenti comuni. |
| Responsabile dell'evento | Pianifica ed esegue eventi della community, da piccole sessioni di "pranzo e apprendimento" a grandi hackathon. Questo ruolo include la pianificazione, il coordinamento del relatore e del mentore, la sede o la configurazione di Microsoft Teams e il follow-up post-evento (sondaggi, registrazioni, invio di materiali). Assicura che gli eventi siano ben pubblicizzati e forniscano esperienze preziose per i partecipanti. Tiene traccia delle metriche degli eventi (partecipazione, soddisfazione) per informare i miglioramenti futuri. |
| Coordinatore dei campioni/Difensore della comunità | Recluta e supporta i promotori di Copilot Studio (utenti esperti entusiasti in diversi reparti). Funge da collegamento tra il team principale e questi promotori, trasmettendo feedback dai membri più ampi. Organizza gli incontri o le comunicazioni dei promotori, li fornisce risorse (come modelli di diapositive o informazioni iniziali sulle nuove funzionalità) e riconosce i loro contributi. Inoltre, mette in contatto con la community dei campi Microsoft (ad esempio, i lead dei gruppi di utenti o i MVP Microsoft) per inserire informazioni esterne nella community. |
| Sponsor esecutivo (dirigente senior) | Non un operatore quotidiano, ma un sostenitore cruciale. Sostiene la comunità a livello di leadership, aiuta a garantire finanziamenti o supporto politico e partecipa a eventi chiave (come l'apertura di un hackathon o inviando un'email di ringraziamento ai partecipanti). La loro visibilità conferisce credibilità e importanza agli sforzi della comunità. |
Suggerimenti pratici
Ecco alcuni suggerimenti pratici per stabilire una leadership e una governance efficaci della community:
Iniziare con le risorse disponibili: iniziare con i ruoli che è possibile supportare. Se inizialmente sono solo due, suddividere il lavoro: ad esempio, uno è incentrato sul contenuto e sulla formazione e l'altro su eventi e coordinamento dei campioni. Aggiungere altri membri del team o suddividere i ruoli man mano che la community cresce.
Coordinamento regolare: organizza regolari incontri del team principale (ogni due settimane o mensilmente). Queste riunioni esaminano gli eventi imminenti, i problemi della community e i progressi sugli obiettivi. Usare una bacheca di pianificazione condivisa, ad esempio Planner o un elenco di SharePoint, per tenere traccia delle attività, ad esempio "Pianificare workshop di aprile" o "Pubblica newsletter Q2" e assegnare i proprietari.
Documentazione sulla governance: sviluppare una carta di governance della community nell'hub di SharePoint. Includere informazioni dettagliate sul team principale, sulla cadenza degli eventi e sulle linee guida per la pubblicazione e la collaborazione. Questa trasparenza aiuta a gestire le aspettative e invita gli altri a prendere l'iniziativa. Può anche includere un codice di condotta per garantire una cultura rispettosa e inclusiva per la condivisione aperta.
Centro di collaborazione per l'eccellenza: coinvolgere il Centro di eccellenza (CoE) se ne esiste uno. Molte organizzazioni hanno un Power Platform o un AI CoE. Collaborare con loro in modo che il team di base della community possa usare le risorse CoE e le lezioni della community per informare i processi formali di governance e supporto (ad esempio, verificando la necessità di nuovi ambienti o connettori).
Definendo chiaramente ruoli e responsabilità e ottenendo le persone giuste sul posto, si garantisce che non venga trascurato alcun aspetto della community. Proprio come gli eventi richiedono un organizzatore e un facilitatore, le comunità hanno bisogno di caretaker per contenuti, persone e processi. Questa struttura di governance mantiene la community organizzata e resiliente. Invece di affidarsi a un campione, si ha un team che può portare avanti la visione anche se i singoli cambiano ruoli.
Passaggi successivi
Dopo aver stabilito le basi e la strategia:
- Finalizzare la dichiarazione e gli obiettivi della missione: ottenere l'approvazione da parte degli stakeholder sullo scopo e le metriche della comunità.
- Assemblare il team principale: identificare le persone per i ruoli chiave e stabilire procedure di coordinamento regolari.
- Creare la documentazione sulla governance: documentare il funzionamento della community e comunicare le aspettative.
Dopo aver impostato le basi, creare programmi di formazione completi e progettare eventi coinvolgenti che attirano e sviluppano i membri della community.