Panoramica delle strutture degli account

Le strutture dei conti utilizzano il conto principale e le dimensioni finanziarie per creare un set di regole che determinano l'ordine e i valori utilizzati quando si inserisce il numero di conto. È possibile impostare un numero illimitato di strutture dei conti in base alle esigenze della propria azienda. Assegna le strutture contabili alla configurazione del libro mastro di un'azienda per consentirne la condivisione. Per una definizione dettagliata, vedere la voce di glossario per la struttura dell'account.

Le strutture degli account sono alberi presentati come tabelle

Una struttura di account viene archiviata internamente come albero, ma la pagina di configurazione la visualizza come tabella flat (griglia) per garantire la massima compatibilità con l'esportazione in Excel. La comprensione di questa struttura ad albero consente di spiegare alcuni comportamenti che possono verificarsi quando si lavora con le strutture degli account.

Modalità di propagazione delle modifiche tra righe

Poiché la griglia è una visualizzazione bidimensionale di un albero, una singola riga nella griglia rappresenta un percorso dalla radice dell'albero verso il basso a una foglia. Più righe possono condividere lo stesso ramo padre, mentre si differenziano solo nei segmenti più a destra (foglia).

Quando si modifica un valore in un segmento condiviso tra più righe, in genere uno dei segmenti più a sinistra, la modifica viene applicata a ogni riga che condivide tale ramo. Questo avviene per progettazione: queste righe fanno parte dello stesso ramo dell'albero, quindi la modifica del ramo aggiorna tutte le sue foglie.

Ad esempio, se quattro righe condividono lo stesso valore di Business Unit di * (tutti i valori) e si imposta Business Unit001 su in una singola riga, tutte e quattro le righe vengono aggiornate su 001.

In questo esempio, tutte e quattro le righe condividono gli stessi valori MainAccount (400000..999999) e BusinessUnit (001), evidenziati nella casella verde. Queste due colonne formano un ramo condiviso dell'albero. Poiché tutte e quattro le righe condividono questo ramo, la modifica del valore BusinessUnit in qualsiasi riga singola aggiorna tutte e quattro le righe contemporaneamente.

Le colonne evidenziate nella casella rossa ( Department, CostCenter e ItemGroup ) sono i segmenti foglia in cui le quattro righe si differenziano l'una dall'altra. Poiché ogni riga ha valori diversi in queste colonne (ad esempio, reparti 022, 023, 024 e 025..034), rappresentano foglie separate nello stesso ramo. La modifica di un valore in queste colonne influisce solo sulla singola riga, non sulle altre.

L'albero sottostante per questo esempio è simile al seguente:

• 400000..999999 (MainAccount — radice condivisa)
  • 001 (BusinessUnit - ramo condiviso)
    • ""; 022 → ""; 007..008 → "";*
    • 023 → 009..012 → "";*
    • 024 → ""; 013..014 → "";*
    • 025..034 → ""; 007..014 → "";*

Se questo comportamento non è quello desiderato, è possibile aggirarlo copiando i valori dalla riga esistente a una nuova riga con il valore desiderato e quindi eliminando la riga precedente se non è più necessaria.

Criteri sovrapposti

Per qualsiasi combinazione di valori di segmento, deve essere presente esattamente un percorso valido, sia all'interno di una singola struttura che in tutte le strutture nello stesso libro mastro. Se più percorsi possono corrispondere allo stesso input, il sistema segnala un errore di criteri sovrapposti durante l'attivazione.

All'interno di una singola struttura

I criteri sovrapposti all'interno di una struttura si verificano comunemente quando:

• Una colonna di segmento viene spostata in una posizione diversa, causando intervalli che in precedenza erano distinti per creare più percorsi validi.
• Due righe condividono gli stessi valori dei genitori, ma hanno criteri sovrapposti (non identici) su un segmento intermedio.

Ad esempio, se due righe consentono business unit001 ma portano a criteri diversi Centro di costo, il sistema non può determinare quale ramo seguire.

Per risolvere questo problema, consolidare i criteri in modo che ogni combinazione di valori di segmento segua un singolo percorso. Ad esempio, unire i valori del centro di costo sovrapposti in una singola riga usando un intervallo come 040;050.

All'interno delle strutture di account

La stessa regola si applica a tutte le strutture. Quando si attiva una struttura, il sistema confronta i criteri con tutte le altre strutture attive nello stesso libro mastro. Se due strutture consentono lo stesso valore dell'account principale (o intervalli sovrapposti), l'attivazione ha esito negativo.

Una fonte comune di confusione è che l'attivazione confronta sempre la bozza attivata con le versioni attive di altre strutture, non le bozze. Se si dispone di più strutture in modalità bozza contemporaneamente, il modulo mostra le versioni bozza, ma durante l'attivazione vengono controllate le versioni attive, che non sono più visibili sullo schermo.

Spostamento di valori tra strutture

Per spostare un valore dell'account principale da una struttura a un'altra senza attivare una sovrapposizione, usare un approccio a due passaggi: rimuovere prima, quindi aggiungere.

Si supponga, ad esempio, che AS1 (attivo) consenta 100..199 e AS2 (attivo) consenta 200..299e si vuole spostare l'account 250 in AS1 e 150 in AS2:

1. Modificare entrambe le strutture per rimuovere i valori spostati (escludere 150 da AS1 e 250 da AS2).
2. Attivare entrambe le strutture. I valori spostati sono temporaneamente non disponibili.
3. Modificare di nuovo entrambe le strutture per aggiungere i valori alle nuove case (250 a AS1, 150 ad AS2).
4. Attivare nuovamente entrambe le strutture.

Specificare dimensioni valide con strutture contabili

Creazione e applicazione di criteri

La sezione Segmenti e Dettagli valori consentiti fornisce una griglia per l'immissione delle regole che il sistema segue nella convalida al momento della registrazione. È possibile digitare direttamente nelle celle della griglia, importare le regole da Excel oppure usare la sezione Allowed value details per indicazioni.

La sezione Dettagli valore consentito illustra la creazione di criteri usando operatori come inizia con, è tra, include e molti altri.

Per impostazione predefinita, i valori consentiti vengono visualizzati in una pagina di registrazione o di immissione della distribuzione contabile quando la configurazione della struttura dell'account non fornisce altri valori possibili da selezionare.

Di seguito è riportato un esempio della Struttura dei conti profitti e perdite.

Quando si immette una voce del giornale di registrazione e si seleziona un conto nell'intervallo di profitti e perdite, se si seleziona la Business Unit 002, il sistema imposta i valori predefiniti 022 e 014 sul controllo dell'account. Questo comportamento si verifica anche con la pagina di distribuzione della contabilità.

Più di sette criteri per riga

Ogni riga della griglia può contenere fino a sette criteri per un determinato segmento. Questo limite si basa su fattori quali la larghezza delle colonne, la modalità di archiviazione dei dati e le prestazioni del controllo Dettagli valore consentito .

Se sono necessari più di sette criteri, selezionare Duplica nel segmento e Sezione valori consentiti. In questo modo i criteri vengono copiati in una nuova riga, in cui è possibile digitare o modificare la sezione Dettagli valore consentito per aggiungere i criteri aggiuntivi.

Caratteri validi e non validi nei criteri

Tutti i criteri nelle strutture di conto vengono confrontati come stringhe, non numeri. Si tratta di una distinzione importante che influisce sul funzionamento degli intervalli.

Gli intervalli di valori numerici sono basati su stringhe

Poiché gli intervalli vengono confrontati come stringhe, i valori di lunghezze diverse possono produrre risultati imprevisti. Ad esempio, il valore 1000000 (sette cifre) rientra nell'intervallo 100000..399999 di stringhe (sei cifre), anche se numericamente 1.000.000 è molto maggiore di 399.999.

Questo perché il confronto tra stringhe funziona in base al carattere da sinistra a destra. Lo stesso modo in cui l'ordinamento di una colonna di numeri di testo in Excel produce l'ordine: 1, 10, 11, 12, ..., 19, 2, 20, ...

Se è necessario usare intervalli con valori di lunghezze diverse, anteporre valori più brevi con zeri iniziali per garantire un confronto coerente tra stringhe. Ad esempio, usare l'intervallo 0100000..0399999 invece di 100000..399999 in modo che 1000000 non sia più incluso.

Uso del delimitatore corretto

Quando si immettono più valori di criteri direttamente nella griglia, usare i punti e virgola ( ; ) per separare i valori, non le virgole ( , ).

Le virgole sono caratteri validi all'interno di un valore della dimensione. Se si usano virgole come separatori, il sistema considera l'intera stringa delimitata da virgole come singolo valore e la tronca al massimo di 30 caratteri per i valori della dimensione. In questo modo i caratteri vengono ritagliati silenziosamente dal lato destro della voce.

Ad esempio, se si immette 40000,49999,50000,52999,55000,59999 nella colonna MainAccount usando virgole, il sistema interpreta l'intera stringa come un singolo valore "through": 40000 through 49999,50000,52999,55000,5999 (troncato a 30 caratteri). La sezione Dettagli valore consentito mostra questa operazione come un singolo criterio, ovvero "è compreso tra e include da 40000 a 49999.50000..52999.55000..5999" anziché i sei valori separati previsti.

La sezione Dettagli valore consentito nella parte inferiore del modulo usa sempre punti e virgola. Se i criteri vengono compressi in una singola voce, verificare se sono state immesse virgole anziché punti e virgola.

I caratteri jolly non possono essere usati negli intervalli

Non utilizzare caratteri jolly (asterischi) all'interno di un intervallo. Un intervallo deve specificare tutti i valori tra due valori stringa della stessa lunghezza. Ad esempio, per consentire tutti gli account compresi tra 100000 e 399999, immettere 100000..399999 , non 100*..399*.

Quando un carattere jolly viene visualizzato all'interno di un intervallo, il sistema cerca i valori che contengono letteralmente un carattere asterisco, che in genere non corrisponde a nulla. Usare invece i caratteri jolly con gli operatori appropriati nella sezione Dettagli valore consentiti :

• 500* con l'operatore Inizia con : corrisponde a tutti i valori che iniziano con 500 (ad esempio, 500100, 500200).
• *500 con l'operatore Ends with : corrisponde a tutti i valori che terminano con 500 (ad esempio, 100500, 200500).
• *500* con l'operatore Is like : corrisponde a tutti i valori che contengono 500 ovunque (ad esempio, 150000, 250099).

Numero massimo di segmenti

È possibile utilizzare fino a 11 segmenti in una struttura di conto: un conto principale e fino a 10 dimensioni finanziarie aggiuntive.

Se in una struttura sono già presenti 11 segmenti, il pulsante Aggiungi segmento è disabilitato . Per aggiungere altre dimensioni oltre questo limite, usare regole avanzate, che consentono fino a 16 segmenti totali.

Se sono necessari più di 11 segmenti, è consigliabile valutare a fondo la configurazione e i requisiti della società in quanto questi hanno un impatto sull'esperienza utente. Valutare se un segmento può essere derivato in uno scenario di creazione di report usando una gerarchia anziché durante l'immissione di dati o usando un campo definito dall'utente. Ad esempio, se si vuole creare un report sulla posizione, ma è possibile determinare la posizione in base al reparto o al centro di costo, non è necessaria la posizione come dimensione finanziaria.

Conto principale

L'account principale è necessario in ogni struttura di account, ma non deve essere il primo segmento. Il valore principale del conto identifica quale struttura del conto si applica durante l'immissione del numero di conto. Per questo motivo, un valore di conto principale può esistere solo in una struttura assegnata al libro mastro. In caso contrario, il sistema non può determinare quale struttura usare e segnala una sovrapposizione.

Example

Per illustrare una procedura consigliata per la configurazione di una struttura di conto, si supponga che una società voglia tenere traccia dei propri conti di bilancio (100000.399999) a livello di dimensione finanziaria di conto e business unit. Per i conti spese e ricavi (400000..999999), la società tiene traccia delle dimensioni finanziarie a livello di Business Unit, Reparto e Centro di costo. Se avviene una vendita, la società desidera tenere traccia anche del Cliente. Usando questo scenario, è consigliabile avere due strutture di conto assegnate al libro mastro della società, una per i conti di bilancio e una per i conti profit e perdite. Per ottimizzare l'esperienza utente e la convalida, il cliente deve essere una regola avanzata che viene utilizzata solo quando viene utilizzato un conto vendite.

Struttura del conto di bilancio

Struttura del conto profitti e perdite

Regola avanzate per l'aggiunta di un cliente

Criteri: dove il conto principale è compreso tra 400000 e 499999, quindi aggiungere il cliente. Non può essere lasciato vuoto.

In questo esempio semplificato, sono consentiti tutti i valori e i valori vuoti, pertanto vengono utilizzati * e " ".

Per ulteriori informazioni, vedere Definire il piano dei conti, Dimensioni finanziarie e Immettere le combinazioni di conto e dimensione (controllo di voci segmentato).