Domande frequenti sulla mappatura di documenti elettronici con ordini di acquisto tramite Copilot (anteprima)

[Questo articolo è una documentazione preliminare soggetta a modifiche].

Queste domande frequenti descrivono l'impatto dell'intelligenza artificiale della funzionalità E-documents Matching Assistance in Business Central.

Che cos'è l'assistenza per la corrispondenza dei documenti elettronici?

I documenti elettronici fungono da spina dorsale delle moderne transazioni commerciali. Rappresentano documenti critici come fatture e ricevute che fluiscono in entrambe le direzioni attraverso la consegna e il ricevimento. Puoi generare e trasmettere fatture elettroniche digitalmente in un formato strutturato che facilita l'elaborazione automatizzata delle fatture. Tuttavia, la gestione delle fatture digitali in entrata può essere più complessa per i team addetti alla contabilità fornitori.

Nelle piccole e medie imprese (PMI), il team della contabilità fornitori svolge un ruolo fondamentale nel monitorare accuratamente gli obblighi dei fornitori. La loro responsabilità principale è registrare accuratamente le fatture in entrata. Raggiungere la precisione può richiedere un certo impegno, in particolare quando si riconciliano le fatture esterne dei fornitori con gli ordini di acquisto esistenti. Le discrepanze in codici, descrizioni e unità di misura spesso comportano delle sfide perché questi elementi potrebbero non corrispondere in sistemi e società diversi. Inoltre, i costi imprevisti, come le spese di trasporto, potrebbero essere visualizzati come voci separate che richiedono una rettifica manuale. I contabili devono includere nei documenti anche i numeri e le date delle fatture. È importante sottolineare che la relazione tra ordini di acquisto e fatture esterne non è sempre uno a uno. Potresti ricevere più fatture esterne per lo stesso ordine di acquisto.

Storicamente, Business Central potrebbe generare nuove fatture di acquisto in base alle fatture elettroniche ricevute. Tuttavia, abbinare manualmente le fatture agli ordini di acquisto esistenti era un processo lungo e soggetto a errori.

L'assistenza per la corrispondenza dei documenti elettronici usa l'intelligenza artificiale generativa per semplificare questo processo automatizzando l'analisi delle fatture elettroniche esterne. La funzionalità consente ai contabili di chiedere a Copilot di associare le righe delle fatture elettroniche in arrivo con le righe sugli ordini di acquisto in Business Central.

Quali sono le funzionalità dell'assistenza per la corrispondenza dei documenti elettronici?

Copilot fornisce assistenza basata sull'intelligenza artificiale per trovare una corrispondenza con la fattura digitale ricevuta con gli ordini di acquisto esistenti in Business Central. Copilot abbina le righe in base alle informazioni:

• Somiglianza delle descrizioni
• Unità di misura
• Quantità disponibili per la fatturazione
• Importi

Copilot identifica descrizioni simili se hanno un'unità di misure e i prezzi appropriati, ma può anche trovare corrispondenze in casi più complessi. Ad esempio, può identificare se una fattura elettronica ha due righe con una variante dello stesso articolo e una sola riga nell'ordine di acquisto. Business Central corrisponde a queste righe purché le descrizioni siano simili e i prezzi siano uguali.

Copilot non si connette al servizio endpoint di e-documents per recuperare o inviare voucher digitali. Questa attività rimane completamente sotto il tuo controllo ed è un prerequisito per l'uso dell'assistenza di Copilot. Questa condizione è vera, indipendentemente dal fatto che i documenti digitali vengano aggiunti a Business Central usando una connessione con un servizio endpoint o immessi manualmente.

Qual è l'uso previsto dell'assistenza per la corrispondenza dei documenti elettronici?

L'obiettivo della funzionalità Assistenza per la corrispondenza dei documenti elettronici è assistere il team della contabilità fornitori a trovare una corrispondenza tra gli ordini di acquisto esistenti e le fatture elettroniche in entrata. Gran parte di questa attività ruota attorno alla corrispondenza delle stringhe. Business Central offre una funzionalità che automatizza alcune di queste attività. Llms (modelli linguistici di grandi dimensioni) sono stati identificati come un'opportunità per integrare tale funzionalità e ridurre ulteriormente il lavoro manuale.

Come è stata valutata l'assistenza per la corrispondenza dei documenti elettronici? Quali metriche vengono utilizzate per misurare le prestazioni?

Questa funzionalità è stata testata utilizzando combinazioni delle seguenti informazioni:

• Descrizioni di articoli esterni
• Unità di misura
• Quantità e importi
• Descrizioni di articoli standard
• Lingue differenti
• Altri parametri che coprono le variazioni tipiche e i limiti dei dati per ciascun campo

I dati dei test rappresentano sia l'utilizzo tipico che l'utilizzo da parte di soggetti malintenzionati. Le prestazioni sono state misurate rispetto alla corrispondenza manuale degli stessi dati nelle fatture elettroniche e negli ordini di acquisto.

Quali sono le limitazioni dell'assistenza per la corrispondenza dei documenti elettronici? In che modo gli utenti possono ridurre al minimo l'impatto delle limitazioni dell'assistenza per la corrispondenza dei documenti elettronici quando utilizzano il sistema?

E-documents Matching Assistance offre prestazioni ottimali quando le descrizioni degli elementi esterni (e-invoice) e interne (Business Central) e l'unità di misure sono tutte nella stessa lingua. Le lingue miste o la lingua mista delle descrizioni degli articoli spesso danno luogo a meno corrispondenze e suggerimenti.

La corrispondenza suggerita degli articoli delle fatture elettroniche con gli articoli degli ordini di acquisto funziona meglio in lingua inglese. Sebbene sia possibile usare questa funzionalità in qualsiasi linguaggio supportato da Business Central, è possibile che si verifichino meno corrispondenze di elementi in altre lingue. Per ulteriori informazioni, vedi In quali aree geografiche e lingue è disponibile l'assistenza per la corrispondenza dei documenti elettronici?

In quali aree geografiche e lingue è disponibile l'assistenza per la corrispondenza dei documenti elettronici?

Questa funzionalità di Copilot è disponibile in tutti i paesi/regioni geografiche supportati di Business Central. Tuttavia, la funzionalità utilizza il servizio OpenAI di Microsoft Azure, attualmente disponibile per Business Central in alcune aree geografiche. Se il tuo ambiente si trova in un paese/area geografica in cui il servizio OpenAI di Azure non è disponibile, gli amministratori devono consentire lo spostamento dei dati tra aree geografiche. Scopri di più su Spostamento dei dati di Copilot tra aree geografiche.

La funzionalità viene convalidata e supportata solo in inglese. Sebbene possa essere utilizzata in altre lingue, potrebbe non funzionare come previsto. La qualità della lingua può variare in base all'interazione dell'utente o alle impostazioni del sistema, il che potrebbe influire sulla precisione e sull'esperienza dell'utente. La qualità delle risposte può anche essere inferiore se l'impostazione della lingua per l'utente in Business Central è diversa dalla lingua principale dei dati aziendali nel database Business Central. Quando Copilot esegue ricerche sul Web, i siti Web che non sono in lingua inglese possono comportare suggerimenti di qualità inferiori o nessun suggerimento.

Per altre informazioni, vedere Disponibilità del paese/area geografica di Copilot e lingue supportate.

Quali fattori operativi e impostazioni consentono un uso efficace e responsabile della funzionalità?

Copilot integra l'algoritmo di mapping che Business Central già fornisce e esegue il mapping delle linee che l'algoritmo non ha eseguito.

Cosa ci si aspetta dagli utenti durante l'utilizzo dell'assistenza per la corrispondenza dei documenti elettronici?

Dopo aver mappato le fatture elettroniche in entrata agli ordini di acquisto, devi mappare le righe nei documenti.

La pagina Mapping ordini di acquisto mostra tutte le righe di entrambi i documenti. Qui puoi eseguire il mapping manualmente, il che può essere difficile se ci sono molte righe.

Puoi utilizzare l'assistenza per la corrispondenza dei documenti elettronici per mappare le righe in base ai seguenti criteri:

• Somiglianza nelle descrizioni
• Unità di misura
• Quantità disponibili per la fatturazione
• Importi

le corrispondenze di Copilot potrebbero non essere corrette o incomplete. Devi sempre verificarne l'accuratezza prima di scegliere di mantenerle. Le corrispondenze e i suggerimenti di Copilot vengono salvati in Business Central quando si sceglie Keep e si esce Copilot. Puoi modificare e correggere eventuali corrispondenze o suggerimenti prima di scegliere di mantenerli.

Cosa ci si aspetta dagli amministratori e dagli utenti quando si utilizza l'assistenza per la corrispondenza dei documenti elettronici?

Gli utenti, ad esempio i contabili o altri che ricevono fatture e-mail, devono sempre esaminare l'accuratezza delle corrispondenze e dei suggerimenti forniti da Copilot prima di scegliere di mantenerli. Ti consigliamo di esaminare le righe degli ordini di acquisto per verificarne l'accuratezza e individuare eventuali discrepanze. Sei tu a decidere se utilizzare o meno l'assistenza per la corrispondenza dei documenti elettronici. Anche quando la funzionalità assistenza per la corrispondenza dei documenti elettronici è abilitata dagli amministratori e disponibile, puoi sempre scegliere di utilizzarla sempre, a volte o mai.

Gli amministratori decideno complessivamente se usare Copilot in Business Central. Se abilitano Copilot, gli amministratori devono assicurarsi di concedere l'accesso al appropriato.

È Copilot l'unico modo per abbinare i documenti di posta elettronica agli ordini di acquisto?

No, se usi Copilot spetta a te. Business Central offre modalità non basate sull'intelligenza artificiale per abbinare gli articoli dalla fattura elettronica ricevuta con gli articoli sugli ordini di acquisto in Business Central. Le organizzazioni possono anche utilizzare entrambi gli approcci contemporaneamente.

Come posso fornire feedback sui contenuti generati dall'intelligenza artificiale?

Ogni volta che Copilot fornisce corrispondenze o suggerimenti, è possibile inviare commenti e suggerimenti a Microsoft direttamente dalla finestra di Copilot, usando i controlli Like e Dislike. Il tuo feedback rimane anonimo e usiamo questi dati per migliorare la qualità del servizio.

Quali dati vengono raccolti da Microsoft e come vengono usati?

L'Informativa sulla privacy di Microsoft si applica a archiviazione su disco e ad altri prodotti e servizi Microsoft. Le informazioni seguenti forniscono maggiore trasparenza sui dati raccolti e sul modo in cui vengono usati quando si accede alle funzionalità di Copilot e agente di Microsoft in Business Central.

• Dati diagnostici: tutte le richieste (input) e le risposte (output) vengono archiviate in modo sicuro in Business Central per un periodo di 20 giorni per facilitare la risposta alle richieste di supporto. Questi dati di diagnostica vengono archiviati insieme ai dati aziendali di Business Central all'interno dello stesso limite geografico e di conformità. I dati non influiscono sulle quote del database. Le richieste e le risposte possono includere dati aziendali e dati personali. I dati possono essere accessibili solo dal personale Microsoft come parte di una richiesta di supporto clienti. Le organizzazioni che implementano i criteri di Customer Lockbox riceveranno una richiesta di accesso ai dati per l'approvazione prima che Microsoft possa accedere a questi dati come parte di una richiesta di supporto. Altre informazioni sulla sicurezza di Lockbox in Business Central.

  Microsoft non usa i dati aziendali, le richieste o le risposte per eseguire il training dei modelli di intelligenza artificiale. Per ulteriori informazioni, vedi Termini di Dynamics 365 per le funzionalità basate su Azure OpenAI.

• Dati di utilizzo: Microsoft raccoglie i dati minimi necessari per operare e migliorare il servizio Business Central, inclusi i dati anonimi sull'uso dell'IA. I dati di utilizzo non includono richieste (input) o risposte (output) e non includono i dati dei clienti o i dati personali.

• Feedback: Microsoft raccoglie i feedback forniti dagli utenti usando le icone mi piace (pollice in su) o non mi piace (pollice in giù) nell'interfaccia utente. Quando fornisci feedback, registriamo se ti è piaciuto o meno qualcosa, il motivo del non gradimento (se fornito) e a quale funzione di intelligenza artificiale si riferisce il tuo feedback.

  Non raccogliamo automaticamente il prompt (input) o la risposta di intelligenza artificiale (output) quando si forniscono commenti e suggerimenti.

Informazioni pertinenti

Panoramica dei documenti elettronici
Mappare i documenti elettronici alle righe degli ordini fornitore con Copilot
Spostamento dei dati di Copilot tra aree geografiche

I moduli di e-learning gratuiti per Business Central sono disponibili qui