Mappare documenti elettronici per acquistare righe di ordini di acquisto con Copilot (anteprima)

[Questo articolo fa parte della documentazione non definitiva, pertanto è soggetto a modifiche.]

Man mano che i processi di approvvigionamento diventano più digitali, la funzionalità di e-documents in Business Central svolge un ruolo chiave nell'automazione del modo in cui le aziende ricevono ed elaborano le fatture fornitore. Copilot può contribuire a migliorare la mappatura e la corrispondenza delle righe delle fatture dei fornitori agli ordini di acquisto. Copilot può ridurre il tempo dedicato alle attività che normalmente richiedono una ricerca approfondita, consultazione e un inserimento di dati. Un altro vantaggio si ha quando le fatture fornitore non si riferiscono esattamente agli ordini di acquisto. Copilot può identificare gli ordini di acquisto corrispondenti. Le funzionalità di allineamento migliorate avvantaggiano in particolare le organizzazioni di piccole e medie dimensioni che necessitano di un tracciamento efficiente dei documenti per le righe di ordini di acquisto.

L'app Documento elettronico supporta scenari per documenti elettronici durante l'intero processo di vendita. Copilot può anche perfezionare il modo in cui si gestiscono i documenti e-mail nel processo di acquisto, in particolare per quanto riguarda gli ordini di acquisto. L'app consente di specificare il tipo di documento di acquisto da creare per ciascun fornitore quando ricevi fatture elettroniche da loro.

È possibile aggiornare gli ordini di acquisto esistenti in Business Central con le informazioni ricevute nella fattura elettronica.

Lingue supportate

Questa funzionalità Copilot viene convalidata e supportata solo in inglese. Sebbene possa essere utilizzata in altre lingue, potrebbe non funzionare come previsto. La qualità della lingua può variare in base all'interazione dell'utente o alle impostazioni del sistema, il che potrebbe influire sulla precisione e sull'esperienza dell'utente. Per altre informazioni, vedere Copilot disponibilità del paese/area geografica e lingue supportate.

Prerequisiti

• L'amministratore deve attivare la funzionalità Assistenza per la corrispondenza dei documenti elettronici. Per altre informazioni, vedere Configurare le funzionalità di Copilot e agente.

Identificare ordini di acquisto

Innanzitutto, puoi identificare gli ordini di acquisto per i quali puoi trovare automaticamente una corrispondenza. Se il tuo Vendor ha configurato il campo Receive E-Document To per lavorare con Purchase Orders, quando il documento elettronico viene creato in Business Central (manualmente o da un endpoint esterno), Business Central esegue le operazioni seguenti:

1. Se l'ordine di acquisto per questo fornitore esiste e nel file di documento di posta elettronica ricevuto è presente un numero di ordine di acquisto, Business Central collega automaticamente il documento di posta elettronica all'ordine di acquisto. Lo Stato del documento di questo Documento elettronico è In corso e lo Stato del documento elettronico nella pagina secondaria Stato del servizio è Ordine collegato.
   Il collegamento viene visualizzato nel campo Documento del documento elettronico. Se devi modificare l'ordine di acquisto, puoi utilizzare l'azione Aggiorna collegamento ordine di acquisto e quindi scegliendo manualmente un altro ordine di acquisto per questo fornitore. Puoi farlo solo prima di abbinare le righe tra il documento elettronico e l'ordine di acquisto.
2. Se l'ordine di acquisto per questo fornitore esiste ma non è presente un numero di ordine di acquisto nel file del documento elettronico ricevuto, se carichi manualmente il documento puoi scegliere un ordine d'acquisto esistente aprendo l'elenco Ordini d'acquisto dagli ordini ricevuti dai fornitori che contengono solo il documento elettronico. Se non selezioni l'ordine di acquisto corretto o se hai ricevuto il documento elettronico automaticamente da un endpoint esterno utilizzando la Coda processi, il nuovo documento elettronico non è collegato ad un documento di acquisto e il campo Stato del documento mostra Errore e lo Stato del documento elettronico nella pagina secondaria Stato servizio sarà Errore di elaborazione documenti importati. Per completare il collegamento con l'ordine di acquisto, scegli l'azione Aggiorna collegamento ordine di acquisto e poi scegli un ordine di acquisto per il fornitore.

Linee della mappa

Copilot aiuta a abbinare automaticamente le righe delle fatture elettroniche con le righe degli ordini di acquisto e offre un'intelligenza di abbinamento aggiuntiva per migliorare gli abbinamenti.

Una volta trovata la corrispondenza ed eseguito il mapping, Business Central aggiorna l'ordine di acquisto corrispondente con le informazioni sul carico pertinenti per garantire che nelle righe di ordine vengano ricevute le quantità corrette.

Puoi abbinare i documenti elettronici ricevuti alle righe degli ordini di acquisto da due aree diverse, ovvero la pagina Documenti elettronici o la pagina Ordine di acquisto. Il modo più semplice per trovare gli ordini di acquisto già collegati è usare il riquadro Ordini di acquisto collegati in Centro gestione ruolo. Per trovare i documenti non collegati, utilizza il riquadro Attesa di fatture elettroniche di acquisto per aprire un elenco di documenti elettronici in attesa di revisione.

Quando desideri eseguire la corrispondenza da un ordine di acquisto, seleziona l'azione Mappa righe documento elettronico con Copilot. L'azione è disponibile nella pagina dell'elenco Ordini di Acquisto e nella pagina Ordine di Acquisto. Se desideri eseguire la corrispondenza dalla pagina Documenti elettronici, seleziona l'azione Abbina ordine di acquisto con Copilot. Per elaborare con abbinamento, segui questi passaggi:

1. Seleziona l'azione Mappa righe documento elettronico con Copilot o Abbina ordine di acquisto con Copilot per i documenti già collegati.

2. Viene visualizzato il prompt Abbina righe dell'ordine del documento elettronico con Copilot e hai la pagina Corrispondenza ordine di acquisto in background. Copilot crea automaticamente la mappatura per te.

3. Dopo alcuni secondi, la pagina Abbina righe dell'ordine del documento elettronico con Copilot suggerisce le righe da abbinare con alcuni dettagli:

   1. Nell'intestazione del prompt puoi trovare le seguenti informazioni:

   Nome campo	Descrizione
   Corrispondenza automatica	Specifica il numero di corrispondenze proposte automaticamente. Questo numero si basa su un confronto tra stringhe. Se l'80% o più delle descrizioni si sovrappongono, Business Central le abbina automaticamente senza usare le funzionalità Copilot. Business Central mostra anche le righe come abbinate automaticamente quando esistono riferimenti agli articoli con condizioni appropriate.
   Copilot abbinato	Specifica il numero di corrispondenze proposte da Copilot utilizzando sia il confronto tra stringhe che quello semantico.
   Nr. documento elettronico	Specifica il numero di documento elettronico collegato.
   Importo totale fattura, IVA esclusa	Specifica l'importo totale della fattura IVA esclusa.
   Importo totale corrispondente incluso IVA	Specifica l'importo corrispondente, IVA esclusa.

   1. Se tutte le righe corrispondono, vedrai il testo seguente in verde nell'angolo in alto a destra: Tutte le righe (100%) corrispondono. Esaminare le corrispondenze proposte.

   2. Nelle righe Proposta corrispondente puoi trovare le seguenti informazioni:

      Nome campo	Descrizione
      Numero di linea del documento elettronico	Specifica il numero di riga del documento elettronico dal file del documento elettronico originale.
      Descrizione riga documento elettronico	Specifica la descrizione della riga del documento elettronico dal file del documento elettronico originale.
      Quantità corrispondente	Specifica la quantità che viene applicata alla riga dell'ordine di acquisto.
      Proposta	Specifica l'azione proposta da Copilot per la corrispondenza delle righe dell'ordine di acquisto.
      Apprendi regola di abbinamento	Specifica se è necessario creare un criterio di corrispondenza per la proposta. Se si seleziona questa casella di controllo, Business Central crea riferimenti articolo per gli articoli e mapping di testo per conto per i conti C/G.

   3. Tutte le righe completamente suggerite e corrispondenti sono contrassegnate in verde. Se c'è un problema, ad esempio, un prezzo diverso ma compreso nell'intervallo di prezzo consentito, questa riga è contrassegnata da un colore giallo. Se c'è qualche similarità tra i campi della descrizione ma la differenza di prezzo è maggiore del consentito, questa riga è contrassegnata con un colore rosso.

   4. Se non sei soddisfatto di alcuni suggerimenti, puoi eliminarli utilizzando l'azione Elimina riga.

   5. Se desideri visualizzare le corrispondenze delle proposte, puoi selezionare il collegamento nella colonna Proposta per aprire la pagina Dettagli della corrispondenza del documento elettronico.

   6. Nella pagina Dettagli della corrispondenza del documento elettronico puoi confrontare i dettagli del Documento elettronico e dell'Ordine di acquisto, per essere sicuro dell'abbinamento suggerito prima di confermarlo.

   7. Dopo la revisione, chiudi la pagina.

4. Se non si è soddisfatti della maggior parte dei suggerimenti o se non si vuole usare la funzionalità E-Document Match Order Lines with Copilot, selezionare Discard it. È possibile creare le corrispondenze manualmente. Per ulteriori informazioni, vai a abbinamento manuale.

5. Se vuoi conservare i suggerimenti, seleziona Conservalo.

6. Business Central chiude il prompt di Copilot e le righe nella pagina Purchase Order Matching sono contrassegnate in verde.

7. Puoi continuare a lavorare come se stessi facendo una corrispondenza manuale. Ad esempio, puoi rimuovere, creare o reimpostare le corrispondenze. Se non desideri apportare modifiche, scegli semplicemente l'azione Applica all'ordine di acquisto e continua a lavorare con l'ordine di acquisto.

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