Utiliser l’assistant pour guider les communications avec les clients

L'assistant vous aide à rester à jour avec vos communications avec vos clients. En analysant vos interactions et activités avec vos clients, l’assistant affiche des cartes d’informations exploitables pour vous garantir de ne manquer aucune activité importante avec vos clients. Voici quelques façons dont l’assistant vous rappelle vos activités à venir :

• Il évalue vos communications et vous avertit lorsqu’un contact ou un compte est inactif.
• Il identifie les messages électroniques qui peuvent attendre une réponse.
• Il vous avertit lorsqu’une opportunité est proche de sa date de fermeture.

Prerequisites

Votre administrateur doit activer l’assistant avant que vous ne puissiez l’utiliser. Pour obtenir des informations complètes sur les conditions préalables, l’activation de la fonctionnalité et sa configuration, consultez Configurer l’assistant.

Où et comment l’assistant peut vous aider

L’assistant fonctionne en analysant les données à sa disposition et en générant une collection de cartes d’insight. Chaque carte inclut un message qui résume le contenu de la carte et présente un ensemble d’actions. L’assistant trie les cartes par priorité et les filtre en fonction du contexte actuel. Vous pouvez accéder à l’assistant de différentes façons dans l’application Sales Insights.

• Barre de navigation : lorsque vous sélectionnez l’icône d’ampoule pour ouvrir l’Assistant, un volet affiche des cartes d’insight comme indiqué dans l’exemple suivant.

  

• Tableaux de bord : accédez à votre tableau de bord et le widget Assistant s’affiche dans la vue Tableau de bord social des activités de vente.

• Entités : Un widget de l’Assistant affiche des cartes d’informations liées aux entités suivantes : comptes, contacts, prospects, opportunités et incidents. L’image suivante est un exemple de widget de l’Assistant affiché sur une entité.

  

Quelles cartes est-ce que je vois ?

• Lorsque vous ouvrez l'assistant à l'aide de la barre de navigation ou du tableau de bord, vous voyez les cartes que vous possédez ou qui appartiennent à une équipe propriétaire des cartes.

  Note

  Les cartes de réunion sont spéciales et sont affichées aux utilisateurs qui sont le propriétaire, l’organisateur ou un participant à la réunion.

• Lorsque vous ouvrez l’Assistant via un enregistrement d’entité, vous voyez les cartes qui appartiennent à l’enregistrement ou aux enregistrements associés. La liste des enregistrements associés varie d’une entité à l’autre :

  • Compte : Compte et ses contacts, opportunités et incidents associés.
  • Opportunité : Opportunité et ses contacts associés.
  • Incident : Incident et ses contacts et comptes associés.
  • Lead : Lead et ses contacts connexes.
  • Entité personnalisée : comptes et contacts associés.
  • Toutes les autres entités : l’entité elle-même uniquement.

Comment les cartes d’informations sont-elles classées ?

Les cartes d’information sont classées comme notifications nécessitant une attention immédiate ou comme informations invitant à agir ultérieurement.

• Les notifications affichent des cartes d'aperçu sur vos éléments et événements à venir et en retard. Elles comprennent les cartes des réunions à venir pour toutes les réunions prévues pour la journée et les rappels pour les articles qui nécessitent votre attention.

  Note

  Toutes les cartes d’insight personnalisées créées par votre organisation via Assistant Studio sont affichées sous forme de rappels.

• Informations : affiche des suggestions basées sur des modèles assistés par l’IA pour des choses qui nécessitent votre attention. Par exemple, une carte peut souligner un courrier électronique avec un sentiment négatif qui pourrait mettre une opportunité en danger, suggérer des façons de hiérarchiser une opportunité, suggérer une vente croisée ou vous inviter à consulter des articles récents qui ont été capturés automatiquement.

Caractéristiques des catégories de cartes d’informations

Par défaut, l’Assistant affiche les cinq premières cartes d'informations pour les réunions à venir, les rappels et d'autres informations pertinentes. Sélectionnez Afficher plus pour voir plus de cartes disponibles. Le titre affiche le nombre total de cartes d’informations disponibles pour vous ou pour l’enregistrement auquel vous êtes associé dans chaque catégorie.

Dans cet exemple, vous affichez la catégorie de rappels . Le titre spécifie qu’il existe 13 rappels disponibles. Les cinq derniers sont affichés, ainsi que des informations récapitulatives à leur sujet.

Pour afficher les détails complets de l’activité, sélectionnez la carte. Dans cet exemple, vous sélectionnez l'état Étape modifiée de la réunion. Vous pouvez sélectionner Ouvrir pour voir plus de détails.

Sur la carte, vous pouvez effectuer des actions telles qu'ouvrir, mettre en veille, ignorer, aimer ou ne pas aimer. La section suivante décrit ces actions.

Éléments d’une carte d’information

Lorsque vous ouvrez l’assistant, il affiche le nom et la description de base de chaque carte. Sélectionnez et ouvrez la carte pour afficher plus de détails. En règle générale, une carte se compose des éléments illustrés dans l’image suivante.

1. Zone de contenu principale : affiche le titre de l’enregistrement auquel la carte fait référence, son résumé, le type de carte, et d’autres informations de base.

2. Zone d’actions : fournit des liens pratiques pour vous aider à effectuer tout type d’action recommandé par la carte. Le type de liens et le nombre de liens (jusqu’à deux) varient selon le type de carte. Pour en savoir plus, consultez Référence de carte d’informations.

3. Répéter : la durée de répétition varie selon le type de carte. Toutes les cartes hautement prioritaires et de type Aujourd’hui sont répétées pendant une heure, et toutes les autres pendant 24 heures. Une fois la temporisation expirée, la carte est à nouveau visible.

4. Rejeter: sélectionnez ce bouton pour rejeter définitivement la carte, que vous ayez ou non exécuté l'action qu'elle recommande.

   Note

   • Lorsque vous mettez en veille ou ignorez une carte, un message de confirmation s’affiche pendant une durée spécifiée. Si vous n’annulez pas l’action avant l’expiration du délai, la carte est automatiquement mise en attente ou ignorée. Vous pouvez configurer la durée d’affichage du message de confirmation. Pour plus d’informations, consultez Configurer Sales Insights Assistant.
   • Après une certaine période de temps, les cartes d’insight sont automatiquement ignorées si aucune action n’est effectuée sur les cartes.

5. Commentaires : Vous permet de donner des commentaires sur l’utilité de la carte. Les commentaires aident Microsoft et les administrateurs de votre organisation à améliorer l’expérience de la carte et à la rendre plus utile pour vous. Pour plus d’informations, consultez Afficher les métriques d’utilisation des cartes.

Vous ne trouvez pas la fonctionnalité dans votre application ?

Il existe quelques possibilités :

• Vous n’avez pas la licence nécessaire pour utiliser cette fonctionnalité. Consultez le tableau de comparaison et le guide de licence pour voir quelles fonctionnalités sont disponibles avec votre licence.
• Vous ne disposez pas du rôle de sécurité nécessaire pour utiliser cette fonctionnalité.
  • Pour configurer une fonctionnalité, vous devez disposer des rôles Administration et Personnalisation
  • Pour utiliser les fonctionnalités liées aux ventes, vous devez disposer des rôles de vente principaux
  • Certaines tâches nécessitent des rôles fonctionnels spécifiques.
• Votre administrateur n’a pas activé la fonctionnalité.
• Votre organisation utilise une application personnalisée. Consultez votre administrateur pour connaître les étapes exactes. Les étapes décrites dans cet article sont spécifiques aux applications préconfigurées Sales Hub et Sales Professional.

Informations connexes

Configurer l’Assistant
Activater ou désactiver les cartes d’informations
Référence des cartes d'analyse