Associer des documents électroniques aux lignes de bon de commande avec Copilot (version préliminaire)

[Cet article fait partie de la documentation en version préliminaire et peut faire l’objet de modifications.]

À mesure que les processus d’approvisionnement deviennent plus numériques, la fonctionnalité de documents électroniques dans Business Central joue un rôle clé dans l’automatisation de la façon dont les entreprises reçoivent et traitent les factures des fournisseurs. Copilot peut vous aider en améliorant le mappage et la mise en correspondance des lignes sur les factures des fournisseurs avec les commandes achats. Copilot peut réduire le temps consacré aux tâches qui nécessitent normalement une recherche, une consultation et une saisie de données complexe. Un autre avantage est lorsque les factures des fournisseurs ne correspondent pas exactement aux bons de commande. Copilot peut identifier les bons de commande correspondants. Les capacités de rapprochement améliorées profitent particulièrement aux petites et moyennes entreprises qui ont besoin d’un suivi efficace des documents pour les lignes de commande d’achat.

L’application E-Document prend en charge les scénarios de documents électroniques tout au long du processus de vente. Copilot peut également affiner la façon dont vous gérez les documents électroniques dans le processus d’achat, notamment en ce qui concerne les commandes achats. L’application vous permet de spécifier le type de document d’achat à créer pour chaque fournisseur lorsque vous recevez des factures électroniques de sa part.

Vous pouvez mettre à jour les bons de commande existants dans Business Central avec les informations que vous avez reçues dans la facture électronique.

Langues prises en charge

Cette fonctionnalité Copilot est validée et est prise en charge en anglais seulement. Bien qu’elle puisse être utilisée dans d’autres langues, il se peut qu’elle ne fonctionne pas comme prévu. La qualité de la langue peut varier en fonction de l’interaction de l’utilisateur ou des paramètres du système, ce qui peut avoir un impact sur la précision et l’expérience utilisateur. Apprenez-en davantage dans la disponibilité du pays/de la région Copilot et les langues prises en charge.

Prerequisites

• Votre administrateur doit activer la fonctionnalité Aide à l’appariement de documents électroniques. Pour en savoir plus, consultez Configurer les fonctionnalités de Copilot et d’agent.

Identifier les commandes d'achat

Tout d’abord, vous pouvez identifier les bons de commande que vous pouvez automatiquement rapprocher. Si votre Fournisseur a configuré le champ Recevoir le document électronique à pour qu’il fonctionne avec Commandes achat, une fois le document électronique créé dans Business Central (manuellement ou à partir d’un point de terminaison externe), Business Central effectue les opérations suivantes :

1. Si le bon de commande de ce fournisseur existe et qu'il existe un numéro de bon de commande dans le fichier e-document reçu, Business Central lie automatiquement le document électronique avec le bon de commande. Le Statut du document de ce document électronique est En cours, et le Statut du document électronique dans le Statut du service dans la sous-page est Commande liée.
   Le lien s’affiche dans le champ Document du document électronique. Si vous devez modifier la commande d'achat, vous pouvez utiliser l'action Mettre à jour la commande d'achat et choisir manuellement une autre commande d'achat pour ce fournisseur. Vous ne pouvez le faire qu’avant de faire correspondre les lignes du document électronique avec celles de la commande d'achat.
2. Si la commande d'achat pour ce fournisseur existe mais qu’il n’y a pas de numéro de commande d'achat dans le fichier de document électronique reçu, si vous chargez manuellement le document, vous pouvez choisir une commande d'achat existante en ouvrant la liste Commandes d'achats depuis les commandes que vous avez reçues des fournisseurs contenant uniquement un document électronique. Si vous ne sélectionnez pas la commande d'achat appropriée ou si vous avez reçu le document électronique automatiquement d'un point de terminaison externe en utilisant la file d’attente des tâches, le nouveau document électronique n’est pas lié à un document d’achat et le champ Statut du document affiche Erreur, et le Statut du document électronique dans la sous-page Statut du service est Erreur de traitement du document importé. Pour finaliser l'association avec la commande d'achat, choisissez l'action Mettre à jour le lien de la commande d'achat et choisissez une commande d'achat pour le fournisseur.

Lignes de carte

Copilot vous aide à faire correspondre automatiquement les lignes de facture électronique avec les lignes de bon de commande et offre une intelligence de correspondance supplémentaire pour améliorer les correspondances.

Une fois qu’ils ont été rapprochés et mappés, Business Central met à jour le bon de commande rapproché avec les informations de réception pertinentes pour garantir que les bonnes quantités sont reçues sur les lignes de commande.

Vous pouvez faire correspondre vos documents électroniques reçus avec les lignes de Commande achat provenant de deux endroits différents : depuis la page Documents électroniques ou à partir de la page Commande achat. Le moyen le plus simple de localiser les commandes achats déjà associées consiste à utiliser la vignette Commandes achats associées sur votre Tableau de bord. Pour trouver des documents qui ne sont pas associés, utilisez la vignette En attente des factures électroniques d’achat pour ouvrir une liste des documents électroniques en attente de révision.

Si vous souhaitez exécuter le rapprochement à partir d’une commande achat, sélectionnez l’action Mapper les lignes de document électronique avec Copilot. L’action est disponible sur la page de la liste Commandes d'achats et sur la page Commande d'achat. Si vous souhaitez exécuter le rapprochement à partir de la page E-Documents , choisissez l’action Rapprocher le bon de commande avec Copilot. Pour terminer la correspondance, procédez comme suit :

1. Choisir l’action Mapper les lignes de documents électroniques avec Copilot ou l’action Faire correspondre la commande d'achat avec Copilot pour les documents qui sont déjà liés.

2. L’invite Rapprochement des lignes de commande de documents électroniques avec Copilot s’affiche et la page Rapprochement des commandes achat s’affiche en arrière-plan. Copilot crée automatiquement le mappage pour vous.

3. Après quelques secondes, la page E-Document Match Order Lines with Copilot suggère des lignes à associer avec quelques détails :

   1. L’en-tête de l’invite contient les informations suivantes :

   Nom du champ	Description
   Correspondance automatique	Spécifie le nombre de correspondances proposées automatiquement. Ce nombre est basé sur une comparaison de chaînes. Si 80 % ou plus des descriptions se chevauchent, Business Central les fait correspondre automatiquement sans utiliser les fonctionnalités Copilot. Business Central affiche également les lignes automatiquement mises en correspondance, car des références d’élément existent sous les conditions appropriées.
   Mis en correspondance par Copilot	Spécifie le nombre de correspondances que Copilot propose en utilisant à la fois une comparaison de chaînes de caractères et une comparaison sémantique.
   N° document électronique	Spécifie le numéro du document électronique lié.
   Montant total de la facture, hors TVA	Spécifie le montant total de la facture, hors TVA.
   Montant total mis en correspondance TTC TVA	Spécifie le montant mis en correspondance, hors TVA.

   1. Si toutes les lignes correspondent, vous voyez le texte vert dans le coin supérieur droit, Toutes les lignes (100 %) correspondent. Examiner les propositions de match.

   2. Les lignes de propositions correspondantes contiennent les informations suivantes :

      Nom du champ	Description
      Ligne N° document électronique	Spécifie le numéro de ligne du document électronique (provenant du fichier de document électronique d’origine).
      Description de ligne de document électronique	Spécifie la description de ligne issue du fichier d'origine du document électronique.
      Quantité mise en correspondance	Spécifie la quantité appliquée à la ligne de commande d'achat.
      Proposition	Spécifie l’action que Copilot a proposé pour faire correspondre les lignes de bon de commande.
      Apprendre la règle de correspondance	Spécifie s’il faut créer une règle de correspondance pour cette proposition. Si vous cochez cette case, Business Central crée des références article pour les articles et des mappages texte-compte pour les comptes généraux.

   3. Toutes les lignes entièrement suggérées et correspondantes sont marquées en vert. S’il y a un problème, par exemple un prix différent mais dans la fourchette de prix autorisée, cette ligne est marquée d’une couleur jaune. S’il existe une similitude entre les champs de description mais que la différence de prix est supérieure à celle autorisée, cette ligne est marquée d’une couleur rouge.

   4. Si vous n’êtes pas satisfait de certaines suggestions, vous pouvez les supprimer en utilisant le Supprimer la ligne action.

   5. Si vous souhaitez voir les correspondances de propositions, vous pouvez sélectionner le lien dans le Proposition colonne pour ouvrir la Détails de la correspondance des documents électroniques page.

   6. Sur la page des Détails de la correspondance des documents électroniques, vous pouvez comparer les détails des Documents électroniques et de la Commande d'achat, afin d'être sûr de la correspondance proposée avant de la confirmer.

   7. Après avoir examiné, fermez la page.

4. Si vous n'êtes pas satisfait de la plupart des suggestions, ou si vous ne souhaitez pas utiliser la fonctionnalité E-Document Match Order Lines with Copilot, sélectionnez Discard it. Vous pouvez créer les correspondances manuellement. Pour en savoir plus, consultez la correspondance manuelle.

5. Si vous souhaitez conserver les suggestions, sélectionnez Conserver.

6. Business Central ferme l’invite de Copilot et les lignes de la page Purchase Order Matching sont marquées en vert.

7. Vous pouvez continuer à travailler comme si vous faisiez une correspondance manuelle. Par exemple, vous pouvez supprimer, créer ou réinitialiser des correspondances. Si vous ne souhaitez pas apporter de modifications, choisissez simplement l’action Appliquer à la commande achat et continuez à travailler avec la commande achat.

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