Peräkkäisten hyväksyntöjen hallinta Power Automaten avulla

Jotkin työnkulut edellyttävät ennakkohyväksyntää, ennen kuin lopullinen hyväksyjä antaa lopullisen hyväksynnän. Yrityksellä voi olla esimerkiksi peräkkäinen hyväksyntäkäytäntö, joka edellyttää ennakkohyväksyntää yli 1 000 euron laskuille, ennen kuin talousosasto voi hyväksyä ne.

Lisätietoja peräkkäisten hyväksyntöjen nopeasta ja helposta määrittämisestä on kohdassa Peräkkäisten hyväksyntöjen määrittäminen.

Tässä opetusohjelmassa luodaan peräkkäinen hyväksyntätyönkulku, jolla hallitaan työntekijöiden lomapyyntöjä. Lisätietoja SharePointin käyttämisestä Power Automaten kanssa on SharePointin ohjeissa.

Lisätietoja SharePointin käyttämisestä Power Automaten kanssa on SharePointin ohjeissa.

Yksityiskohtaiset vaiheet työnkulussa

Työnkulku sisältää seuraavat vaiheet:

1. Työnkulku käynnistyy, kun joku työntekijä luo lomapyynnön SharePoint Online -luettelossa.
2. Työnkulku lisää loma-pyynnön hyväksyntäkeskukseen ja lähettää sen sitten sähköpostitse ennakkohyväksyjälle.
3. Lähettää sähköpostitse ennakkohyväksyntäpäätöksen työntekijälle.
4. Työnkulku päivittää SharePoint Online -luetteloon ennakkohyväksyjän päätöksen ja kommentit. Huomautus: jos pyyntö ennakkohyväksytään, työnkulku jatkuu seuraavilla vaiheilla:
5. Lähettää pyynnön lopulliselle hyväksyjälle.
6. Lähettää sähköpostitse lopullisen päätöksen työntekijälle.
7. Päivittää SharePoint-luettelon lopullisella päätöksellä.

Tämä kuva sisältää yhteenvedon edellä kuvatuista vaiheista:

Vaatimukset

• Power Automate.
• SharePoint Online -luettelo.
• Office 365 Outlook ja Office 365 -käyttäjät -tili.

Luo SharePoint-online-luettelo ennen työnkulun luomista. Myöhemmin tätä luetteloa käytetään lomahyväksynnän pyytämiseen.

Näiden vaiheiden suorittamista varten luodun SharePoint Online -luettelon täytyy sisältää seuraavat sarakkeet:

Luodussa SharePoint Online -luettelon on oltava seuraavat sarakkeet:

Kirjoita muistiin SharePoint Online -luettelon nimi ja URL-osoite. Näitä kohteita käytetään myöhemmin, kun SharePoint – Kun uusi kohde luodaan -käynnistin määritetään.

Luo työnkulkusi

1. Kirjaudu Power Automate -palveluun

2. Valitse vasemmassa siirtymisruudussa Omat työnkulut.

3. Valitse komentopalkissa Uusi työnkulku>Automaattinen pilvityönkulku.

4. Anna työnkululle nimi.

5. ValitseValitse työnkulun käynnistin -kohdassa ensin Kun kohde luodaan – SharePoint ja sitten Luo.

6. Valitse Kun nimike on luotu -kortissa ensin aiemmin luotu SharePoint-luettelo ja sitten siinä Sivuston osoite ja Luettelon nimi.

Lomapyynnön luoneen henkilön esimiehen tarkistaminen

1. Valitse +Uusi vaihe ja kirjoita Valitse toiminto -hakuruutuun hae esimies.

2. Etsi Hae esimies (V2) - Office 365 -käyttäjät -toiminto ja valitse se.

3. Lisää dynaaminen Luotu sähköpostitse -arvo Käyttäjä (UPN) -ruutuun Hae esimies -kortissa.

   Tämä toiminto hakee esimiehen henkilölle, joka loi lomapyynnön SharePointissa.

Hyväksyntätoiminnon lisääminen ennakkohyväksynnöille

1. Valitse Uusi vaihe.

2. Kirjoita hyväksyntäValitse toiminto -hakuruutuun.

3. Valitse Aloita ja odota hyväksyntää -toiminto.

   

4. Määritä Aloita ja odota hyväksyntää -kortti omien tarpeiden mukaan.

   Huomautus

   Hyväksyntätyyppi-, Otsikko- ja Vastuuhenkilö-kentät ovat pakollisia. Voit Markdown-kohdan avulla muotoilla Tiedot-kenttää.

   

Tämä toiminto lähettää ennakkohyväksyntäpyynnön Vastuuhenkilö-ruudussa olevaan sähköpostiosoitteeseen.

Ehdon lisääminen

1. Valitse Uusi vaihe ja valitse sitten toimintoluettelossa Ehto.

2. Valitse Ehto-kortin vasemmalla puolella Valitse arvo.

   Dynaamista arvojen luettelo avautuu.

3. Valitse dynaamisten arvojen luettelosta Vastauksen hyväksyjän palaute.

   

4. Valitse oikealla Valitse arvo -ruutu ja kirjoita sitten ruutuun Hyväksy.

   Huomautus

   Kelvollisia vastauksia Hyväksynnät – Aloita hyväksyntä -toiminnolle ovat ”Hyväksy” ja ”Hylkää”. Kirjainkoko on merkitsevä näissä vastauksissa.

5. Tila-kortissa pitäisi nyt näkyä:

   

Sähköpostitoiminnon lisääminen ennakkohyväksynnöille

1. Lisää Ehto-toiminto valitsemalla Uusi vaihe.

2. Kirjoita hakukenttään ehto.

3. Valitse hakukentän alla olevassa Toiminto-luettelossa Ehto-toiminto.

4. Valitse Ehto-kentässä ensimmäinen Valitse arvo -kenttä.

5. Valitse Dynaaminen sisältö -luettelossa Vastauksen hyväksynnän vastaus -arvo.

6. Valitse seuraavan kentän avattavassa valikossa on yhtä suuri kuin.

7. Kirjoita toiseen Valitse arvo -kenttään Hyväksy.

8. Valitse ehdon Jos kyllä -haarassa Lisää toiminto.

   

9. Syötä Valitse toiminto -kortin hakukenttään lähetä sähköposti.

10. Valitse Lähetä sähköpostiviesti (V2) -toiminto.

    

11. Valitse Vastaanottaja-kentässä Lisää dynaamista sisältöä.

12. Valitse dynaaminen Luotu sähköpostilla -arvo Hyväksynnät – Aloita ja odota hyväksyntää -toiminnosta, joka luotiin Lisää hyväksymistoiminto -vaiheessa.

13. Kirjoita Aihe-kenttään sähköpostiviestille aihe. Tässä esimerkissä aiheena on Lomapyyntösi on hyväksytty.

14. Kirjoita Teksti-kenttään sähköpostiviestin viesti:

    1. Kirjoita vakioteksti, jonka haluat näkyvän sähköpostiviestissä, kuten Lomapyyntösi on hyväksynyt.
    2. Jos haluat lisätä lomapyynnön hyväksyneen henkilön nimen, vie kohdistin Teksti-kenttään kohdassa, jossa haluat nimen näkyvän, ja valitse sitten Lisää dynaamista sisältöä.
    3. Valitse dynaaminen arvo avattavasta valikosta. Seuraavassa esimerkissä käytetään dynaamista Vastauksen hyväksyjän nimi -arvoa.
    4. Jos haluat lisätä hyväksyjän kommentit, kirjoita Hyväksyjän kommentit.
    5. Vie kohdistin Teksti-kenttään kohdassa, jossa haluat kommenttien näkyvän, ja valitse sitten Lisää dynaamista sisältöä.
    6. Valitse dynaaminen arvo avattavasta valikosta. Seuraavassa esimerkissä käytetään dynaamista Vastauksen kommentit -arvoa.

Päivityspyynnön lisääminen ennakkohyväksytyille pyynnöille

1. Valitse Lisää toimintoJos kyllä -haarassa.

2. Kirjoita Valitse toiminto -kortin hakuruutuun SharePoint, valitse SharePoint-suodatin ja valitse lopuksi Päivitä kohde -toiminto.

   

3. Määritä Päivitä kohde -kortti omien tarpeiden mukaan.

Hanki ennakkohyväksyjän esimies

1. Lisää ja määritä toinen Hae esimies -toiminto aiemman Lomapyynnön luoneen henkilön esimiehen tarkistaminen -kohdan ohjeiden mukaisesti. Tällä kertaa tarkistamme ennakkohyväksyjän esimiehen.

2. Kun olet valmis, Hae esimies 2 -kortin pitäisi näyttää samalta kuin tässä kuvassa. Muista käyttää Lisää dynaaminen sisältö tässä työnkulussa käytetyistä sovelluksista ja palveluista -kortissa Hae esimies -luokan Sähköposti-tunnusta.

   

Lopullisen hyväksyntätoiminnon lisääminen

1. Lisää ja määritä toinen Aloita ja odota hyväksymistä -toiminto aiemman Hyväksyntätoiminnon lisääminen ennakkohyväksynnöille -kohdan ohjeiden mukaisesti. Tämä toiminto lähettää sähköpostipyynnön lopullista hyväksyntää varten.

2. Kun olet valmis, kortin pitäisi näyttää samalta kuin tässä kuvassa:

   

Lopullisen hyväksynnän ehdon lisääminen

Lisää ja määritä ehto, joka tarkistaa lopullisen hyväksyjän päätöksen. Voit tehdä sen ehdon lisäämisen ohjeiden mukaisesti.

Lopullisen hyväksynnän sähköpostin lähettäminen

1. Lisää ja määritä toiminto, joka lähettää sähköpostin hyväksytyistä lomapyynnöistä. Voit tehdä sen Sähköpostitoiminnon lisääminen ennakkohyväksynnöille -kohdan ohjeiden mukaisesti.

2. Kun olet valmis, kortin pitäisi näyttää samalta kuin tässä kuvassa:

   

Hyväksynnän päivittäminen SharePointiin

1. Lisää ja määritä toiminto, joka päivittää hyväksytyn lomapyynnön SharePointiin. Voit tehdä sen Päivityspyynnön lisääminen ennakkohyväksytyille pyynnöille -kohdan ohjeiden mukaisesti.

2. Kun olet valmis, kortin pitäisi näyttää samalta kuin tässä kuvassa:

   

Ennakkohyväksynnässä hylätyn pyynnön sähköpostin lähettäminen

1. Valitse Lisää toimintoJos ei -haarassa.

2. Kirjoita Valitse toiminto -kortin hakuruutuun Lähetä, suodata toiminnot valitsemalla Office 365 Outlook ja valitse lopuksi Lähetä sähköpostia (V2) - Office 365 Outlook -toiminto.

   

3. Määritä sähköpostiviestin kortti omia tarpeita vastaavaksi.

   Tässä kortissa on malli sähköpostiviestistä, joka lähetetään lomapyynnön tilan muuttuessa.

4. Lisää tämä toiminto työnkulkuusi ehtokortin alapuolella käyttämällä yhtä seuraavista vaiheista suunnittelutyökalusi mukaan:

   • Uusi suunnittelutoiminto: Lisää toiminto False-haaraan .
   • Perinteinen suunnittelutoiminto: Lisää toiminto Jos ei -haaraan.

Ennakkohyväksynnässä hylätyn pyynnön päivittäminen SharePointiin

1. Valitse Lisää toiminto.

2. Syötä Valitse toiminto -kortin hakuruutuun Päivitä ja valitse sitten Päivitä kohde - SharePoint -toiminto.

   

3. Määritä kortti omien tarpeidesi mukaan.

Lopullisesti hylätyn pyynnön sähköpostin lähettäminen

1. Lisää ja määritä toiminto, joka lähettää sähköpostin, kun lopullinen hyväksyjä hylkää lomapyynnön. Voit tehdä tämän Ennakkohyväksynnässä hylätyn pyynnön sähköpostin lähettäminen -artikkelin ohjeiden mukaisesti.

2. Lisää tämä toiminto työnkulkuusi Ehto 2 -kortin alle suunnittelutyökalusi mukaan:

   • Uusi suunnittelutoiminto: Lisää toiminto False-haaraan .
   • Perinteinen suunnittelutoiminto: Lisää toiminto Jos ei -haaraan.

3. Kun olet valmis, kortin pitäisi näyttää samalta kuin tässä kuvassa:

   

Lopullisesti hylätyn pyynnön päivittäminen SharePointiin

1. Lisää ja määritä toiminto, joka päivittää päätöksen SharePointiin, kun lopullinen hyväksyjä hylkää lomapyynnön. Voit tehdä tämän Ennakkohyväksynnässä hylätyn pyynnön päivittäminen SharePointiin -kohdan ohjeiden mukaisesti.

2. Kun olet valmis, kortin pitäisi näyttää samalta kuin tässä kuvassa:

   

3. Tallenna työsi valitsemalla Päivitä työnkulku .

Jos toimit ohjeiden mukaisesti, työnkulkusi pitäisi näyttää samalta kuin tässä kuvassa:

Nyt kun olet luonut työnkulun, katsotaan, miten se on toiminnassa.

Pyydä hyväksyntää

Luo lomapyyntö aiemmin luodussa SharePoint Online -luettelossa.

Kun olet tallentanut tämän pyynnön, työnkulku käynnistyy ja suorittaa sitten seuraavat toiminnot:

1. Luo pyynnön Hyväksymiskeskuksessa.
2. Lähettää hyväksyntäpyynnön sähköpostiviestin hyväksyjille.

Pyyntösi pitäisi näyttää samalta kuin tässä kuvassa:

Odottavien hyväksyntäpyyntöjen tarkasteleminen

Tarkastele odottavia hyväksyntäpyyntöjä seuraavien vaiheiden avulla.

1. Kirjaudu Power Automate -palveluun

2. Valitse vasemmalla olevasta siirtymisruudusta Toimintokohteiden>hyväksynnät.

   Odottavat hyväksyntäpyynnöt näkyvät vastaanotetut-välilehdessä.

Pyynnön ennakkohyväksyminen

Jos olet hyväksyjä hyväksynnän työnkulussa, saat sähköpostiviestin, kun joku käyttäjä luo pyynnön. Hyväksyntäpyyntö lähetetään myös Hyväksymiskeskukseen. Voit sitten hyväksyä tai hylätä pyynnöt sähköpostiviestissä, Hyväksymiskeskuksessa tai Power Automate -sovelluksessa.

Android- ja iOS-näytöt saattavat hieman poiketa toisistaan. Toiminto on sama kaikissa laitteissa.

Hyväksy sähköpostiviestistä

1. Valitse Hyväksy sähköpostiviestissä, jonka saat, kun kohde lisätään SharePoint Online -luetteloon.

   Huomautus

   Jos käytät mobiililaitetta, johon on asennettu Power Automate -sovellus, Power Automate -sovellus käynnistyy. Muussa tapauksessa selaimeen avautuu Hyväksymiskeskus.

2. Kirjoita kommentti ja valitse sitten Vahvista.

Hyväksy hyväksymiskeskuksesta

1. Kirjaudu Power Automate -palveluun
2. Valitse vasemmalla olevasta siirtymisruudusta Hyväksynnät.
3. Valitse hyväksyttävän pyynnön kohdalla Hyväksy.
4. Lisää näytön alareunassa kommentteja (valinnainen) ja valitse sitten Vahvista.

Hyväksy Power Automatesta

1. Valitse matkapuhelimessa, johon on asennettu Power Automate, Hyväksy hyväksyntäpyynnön sähköpostiviestistä.

2. Valitse näytön oikeasta yläkulmasta Vahvista.

   Näkyviin tulee onnistumissivu, joka osoittaa, että hyväksyntäsi tallennettiin.

Pyynnön hyväksyminen

Pyynnön voi hyväksyä samalla tavalla kuin ennakkohyväksyä

Lopullinen hyväksyjä saa pyynnön vasta, kun se on ennakkohyväksytty.

Pyynnön hylkääminen

Voit hylätä pyynnön sähköpostitse, Hyväksymiskeskuksessa tai Power Automatessa. Voit hylätä pyynnön noudattamalla pyynnön hyväksynnän vaiheita, mutta valitse Hyväksy-komennon sijasta Hylkää.

Kun olet vahvistanut pyynnön hylkäämisen, työnkulku suorittaa seuraavat vaiheet:

1. Työnkulku lähettää sähköpostiviestin lomaa pyytäneelle henkilölle.
2. Työnhaun hylkääminen ja hyväksyjän kommentit päivitetään SharePoint Online -luetteloon.

Liittyvät tiedot

Yhden hyväksyjän moderni hyväksyntäpikakuvakäyttöohje