Administrar las aprobaciones secuencias con Power Automate

Algunos flujos de trabajo requieren la aprobación previa antes de que se requiera al aprobador final que cierre la sesión. Por ejemplo, una empresa podría tener una directiva de aprobación secuencial que requiera la aprobación previa para las facturas de más de 1000,00 USD antes de que el departamento de Finanzas pueda aprobarlas.

Aprenda a configurar rápida y fácilmente aprobaciones secuenciales en Configurar aprobaciones secuenciales.

En este tutorial, vas a crear manualmente un flujo de aprobación secuencial que administra las solicitudes de vacaciones de los empleados. Para obtener información detallada sobre el uso de SharePoint con Power Automate, consulte la documentación de SharePoint.

Obtenga más información sobre usar SharePoint con Power Automate en Documentación de SharePoint.

Pasos detallados del flujo

El flujo:

1. Se inicia cuando un empleado crea una solicitud de vacaciones en una lista de SharePoint Online.
2. Agrega la solicitud de vacaciones al centro de aprobaciones y, después, envía la solicitud por email al pre-aprobador.
3. Envía por correo electrónico la decisión de aprobación previa al empleado.
4. Actualiza la lista de SharePoint Online con la decisión y los comentarios del preaprobador. Nota: si la solicitud se ha aprobado previamente, el flujo continuará con estos pasos:
5. Envía la solicitud al aprobador final.
6. Envía por correo electrónico la decisión final al empleado.
7. Actualiza la lista de SharePoint con la decisión final.

Esta imagen resume los pasos anteriores:

Prerrequisitos

• Power Automate.
• Una lista de SharePoint Online.
• Office 365 Outlook y cuenta de usuarios de Office 365.

Antes de crear el flujo, cree una lista de SharePoint Online. Más adelante, usaremos esta lista para solicitar la aprobación de las vacaciones.

Para este tutorial, la lista de SharePoint Online que crea debe incluir estas columnas:

La lista de SharePoint Online que cree debe incluir las columnas siguientes:

Tome nota del nombre y la dirección URL de la lista de SharePoint Online. Usamos estos elementos después al configurar el desencadenador SharePoint - Cuando se crea un elemento.

Crear un flujo

1. Inicie sesión en Power Automate.

2. En el panel de navegación de la izquierda, seleccione Mis flujos.

3. En el menú superior izquierdo, seleccione Nuevo flujo>Flujo de nube automatizado.

4. Asigne un nombre al flujo.

5. En Elegir el desencadenador de flujo, seleccione Al crear un elemento: SharePoint y luego seleccione Crear.

6. En la tarjeta Al crear un elemento, seleccione la Dirección del sitio y el Nombre de la lista para la lista de SharePoint creada anteriormente.

Obtener el responsable de la persona que creó la solicitud de vacaciones

1. Seleccione +Nuevo paso y luego escriba Obtener administrador en el cuadro de búsqueda Elegir una acción.

2. Busque y, a continuación, seleccione la acción Obtener administrador (V2): Usuarios de Office 365.

3. Inserte el valor dinámico Creado por correo electrónico en el cuadro Usuario (UPN) de la tarjeta Obtener administrador.

   Esta acción obtiene al responsable de la persona que creó la solicitud de vacaciones en SharePoint.

Agregar una acción de aprobación para aprobaciones previas

1. Seleccione Nuevo paso.

2. Escriba aprobación en el cuadro de búsqueda Elegir una acción.

3. Seleccione la acción Iniciar y esperar una aprobación.

   

4. Configure la tarjeta Iniciar y esperar una aprobación para adaptarla a sus necesidades.

   Billete

   Los campos Tipo de aprobación, Título y Asignado a son necesarios. Puede usar Markdown para dar formato al campo Detalles.

   

Esta acción envía la solicitud de preaprobación a la dirección de correo electrónico en el cuadro Asignado a.

Agregar una condición

1. Seleccione Nuevo paso y luego Condición en la lista de acciones.

2. En la tarjeta Condición, seleccione Elegir un valor a la izquierda.

   Aparece una lista de valores dinámicos.

3. Seleccione Respuesta del aprobador en la lista de valores dinámicos.

   

4. Seleccione el cuadro Elegir un valor a la derecha e introduzca Aprobar en el cuadro.

   Billete

   Las respuestas válidas para la acción Aprobaciones: iniciar una aprobación son "Aprobar" y "Rechazar". Estas respuestas distinguen mayúsculas de minúsculas.

5. Su tarjeta Condición ahora debería mostrar:

   

Adición de una acción de correo electrónico para aprobaciones previas

1. Para añadir la acción Condición, seleccione Nuevo paso.

2. En el campo de búsqueda, escriba condición.

3. En la lista Acción situada debajo del campo de búsqueda, seleccione la acción Condición.

4. En la casilla Condición, seleccione el primer campo Elegir un valor.

5. En la lista Contenido dinámico, seleccione el valor Respuestas Respuesta aprobada.

6. En el siguiente campo, seleccione es igual a en el menú desplegable.

7. En el otro campo escoja un valor, escriba Aprobar.

8. En la rama En caso afirmativo de la condición, seleccione Agregar una acción.

   

9. Escriba Enviar correo electrónico en el cuadro de búsqueda de la tarjeta Elegir una acción.

10. Seleccione la acción Enviar un correo electrónico (V2).

    

11. En el campo Para, seleccione Añadir contenido dinámico.

12. Seleccione el valor dinámico Creado por correo electrónico en la acción Aprobaciones: iniciar y esperar una aprobación creada en Agregar una acción de aprobación.

13. En el campo Asunto, escriba el asunto del correo electrónico. En este ejemplo se usa Su solicitud de vacaciones ha sido aprobada como asunto.

14. En el campo Cuerpo, escriba el mensaje del correo electrónico:

    1. Escriba el texto estándar que desea que aparezca en el correo electrónico, como Su solicitud de vacaciones ha sido aprobada por.
    2. Para insertar el nombre de la persona que aprobó la solicitud de vacaciones, coloque el cursor en el campo Cuerpo en la ubicación donde desea que aparezca el nombre y luego seleccione Agregar contenido dinámico.
    3. Seleccione un valor dinámico en el menú desplegable. En el siguiente ejemplo se usa el valor dinámico Nombre del aprobador de respuestas.
    4. Para insertar los comentarios del aprobador, escriba los Comentarios del aprobador.
    5. Coloque el cursor en el campo Cuerpo en la ubicación donde desea que aparezcan los comentarios y luego seleccione Agregar contenido dinámico.
    6. Seleccione un valor dinámico en el menú desplegable. En el siguiente ejemplo se usa el valor dinámico Comentarios de respuestas.

Agregar una acción de actualización para las solicitudes previamente aprobadas

1. Seleccione Agregar una acción en la rama En caso afirmativo.

2. Introduzca SharePoint en el cuadro de búsqueda, en la tarjeta Elegir una acción, seleccione el filtro SharePoint y luego seleccione la acción Actualizar elemento.

   

3. Configure la tarjeta Actualizar elemento para adaptarla a sus necesidades.

Obtener el administrador del aprobador previo

1. Utilice los pasos de Obtener el administrador de la persona que creó la solicitud de vacaciones que se realizaron anteriormente para agregar y luego configurar otra acción: Obtener administrador. Esta vez nos ponemos en contacto con el gerente del responsable de preaprobaciones.

2. La tarjeta Get manager 2 deberá parecerse a la de esta imagen cuando lo haya terminado. Asegúrese de usar el token de correo electrónico de la categoría Obtener administrador en la opción Agregar contenido dinámico de las aplicaciones y servicios usados en esta tarjeta de flujo.

   

Agregar la acción de aprobación final

1. Siga los pasos de Agregar una acción de aprobación para aprobaciones previas que se realizaron anteriormente para agregar y, después, configure otra acción Iniciar una aprobación y esperar a ella . Esta acción envía una solicitud de correo electrónico para la aprobación final.

2. Cuando haya terminado, la tarjeta debe ser similar a la de esta imagen:

   

Agregar la condición de aprobación final

Repita los pasos de Agregar una condición para agregar y configurar una Condición que comprueba la decisión del aprobador final.

Enviar correo electrónico con aprobación final

1. Siga los pasos de Agregar una acción de correo electrónico para aprobaciones previas para agregar y configurar una acción que envía un correo electrónico cuando se aprueban las solicitudes de vacaciones.

2. Cuando haya terminado, la tarjeta debe ser similar a la de esta imagen:

   

Actualizar SharePoint con aprobación

1. Siga los pasos de Adición de una acción de actualización para las solicitudes aprobadas previamente para agregar y configurar una acción que actualiza SharePoint cuando se aprueba la solicitud de vacaciones.

2. Cuando haya terminado, la tarjeta debe ser similar a esta imagen:

   

Enviar correo electrónico con el rechazo de la aprobación previa

1. Seleccione Agregar una acción en la rama En caso negativo.

2. Escriba Enviar en el cuadro de búsqueda de la tarjeta Elegir una acción, seleccione Office 365 Outlook para filtrar las acciones y luego seleccione la acción Enviar un correo electrónico (V2) - Office 365 Outlook.

   

3. Configure la tarjeta de correo electrónico para adaptarla a sus necesidades.

   Esta tarjeta representa la plantilla del correo electrónico que se utiliza cuando se actualiza el estado de una solicitud de vacaciones.

4. Agregue esta acción al flujo de trabajo debajo de la tarjeta de condición mediante uno de los pasos siguientes, en función del diseñador:

   • Nuevo diseñador: agregue la acción a la rama Falso.
   • Diseñador clásico: agregue la acción a la rama Si no.

Actualización de SharePoint con el rechazo de la aprobación previa

1. Seleccione Agregar una acción.

2. Introduzca actualizar en el cuadro de búsqueda, en la tarjeta Elegir una acción, y luego seleccione la acción Actualizar elemento: SharePoint.

   

3. Configure la tarjeta para adaptarla a sus necesidades.

Enviar correo electrónico con el rechazo final

1. Siga los pasos descritos en Enviar correo electrónico con rechazo previo a la aprobación para agregar y, a continuación, configure una acción que envíe un correo electrónico cuando el aprobador final rechace la solicitud de vacaciones.

2. Agregue esta acción al flujo de trabajo debajo de la tarjeta Condición 2, según el diseñador.

   • Nuevo diseñador: agregue la acción a la rama Falso.
   • Diseñador clásico: agregue la acción a la rama Si no.

3. Cuando haya terminado, la tarjeta debe ser similar a esta imagen:

   

Actualizar SharePoint con el rechazo final

1. Siga los pasos de Actualización de SharePoint con el rechazo de la aprobación previa para agregar y configurar una acción que actualiza SharePoint cuando el aprobador final rechaza la solicitud de vacaciones.

2. Cuando haya terminado, la tarjeta debe ser similar a esta imagen:

   

3. Seleccione Actualizar flujo para guardar el trabajo.

Si ha estado siguiendo, su flujo debería parecerse a esta imagen:

Ahora que hemos creado el flujo, vamos a verlo en acción.

Solicitar una aprobación

Cree una solicitud de vacaciones en la lista de SharePoint Online que creó anteriormente.

Después de guardar esta solicitud, el flujo se desencadena y después:

1. Crea una solicitud en el centro de aprobaciones.
2. Envía un correo electrónico de solicitud de aprobación a los aprobadores.

La solicitud debe ser similar a la de esta imagen:

Ver las solicitudes de aprobación pendientes

Para ver las solicitudes de aprobación pendientes, siga estos pasos.

1. Inicie sesión en Power Automate.

2. En el panel de navegación de la izquierda, seleccione Elementos de acción>Aprobaciones.

   Sus solicitudes de aprobación pendientes aparecen en la pestaña Recibidos.

Aprobación previa de una solicitud

Si es aprobador en un flujo de aprobación, recibirá un correo electrónico cuando alguien realice una solicitud. También se envía la solicitud de aprobación al centro de aprobaciones. A continuación, puede aprobar o rechazar las solicitudes desde el correo electrónico, el centro de aprobaciones o la aplicación Power Automate.

Las pantallas de Android e iOS pueden diferir ligeramente. La funcionalidad es la misma en todos los dispositivos.

Aprobar desde el correo electrónico

1. En el correo electrónico que recibe cuando se agrega un elemento a la lista de SharePoint Online, seleccione Aprobar.

   Billete

   Si usa un dispositivo móvil con la aplicación Power Automate instalada, se inicia la aplicación Power Automate; De lo contrario, el centro de aprobaciones se abre en el explorador.

2. Escriba un comentario y, a continuación, seleccione Confirmar.

Aprobar desde el centro de aprobaciones

1. Inicie sesión en Power Automate.
2. En el panel de navegación de la izquierda, seleccione Aprobaciones.
3. En la solicitud que desea aprobar, seleccione Aprobar.
4. En la parte inferior de la pantalla, agregue comentarios (opcional) y seleccione Confirmar.

Aprobar desde Power Automate

1. En el teléfono móvil con Power Automate instalado, seleccione Aprobar en el correo electrónico de aprobación de la solicitud.

2. En la esquina superior derecha de la pantalla, seleccione Confirmar.

   La página de éxito se muestra, indicando que se ha registrado su aprobación.

Aprobar la solicitud

Los pasos para aprobar una solicitud son idénticos a los pasos para aprobar previamente una solicitud

El aprobador final obtiene la solicitud de vacaciones solo después de que la solicitud se apruebe previamente.

Rechazar una solicitud

Puede rechazar una solicitud por correo electrónico, el centro de aprobaciones o Power Automate. Para rechazar una solicitud, siga los pasos para aprobar una solicitud, pero seleccione Rechazar, en lugar de Aprobar.

Después de confirmar el rechazo de la solicitud, el flujo ejecuta los pasos siguientes:

1. Envía un correo electrónico a la persona que solicita las vacaciones.
2. Actualiza la lista de SharePoint Online con el rechazo y los comentarios del aprobador.

Información relacionada

Tutorial de aprobaciones modernas con aprobador único