Introducción a las estructuras de cuentas

Las estructuras contables utilizan la cuenta principal y las dimensiones financieras para crear un conjunto de reglas que determinan el pedido y los valores que se utilizaron para introducir el número de cuenta. Puede configurar tantas estructuras contables como necesite para su negocio. Asigne las estructuras de cuenta a la configuración del libro mayor de una empresa para que estas se puedan compartir. Para obtener una definición detallada, consulte la entrada del glosario para la estructura de cuentas.

Las estructuras de cuenta son árboles presentados como tablas

Una estructura de cuenta se almacena internamente como un árbol, pero la página de configuración la muestra como una tabla plana (cuadrícula) para lograr la máxima compatibilidad con la exportación a Excel. Comprender esta estructura de árbol ayuda a explicar algunos comportamientos que puede encontrar al trabajar con estructuras de cuenta.

Cómo se propagan los cambios entre filas

Dado que la cuadrícula es una vista plana de un árbol, una sola fila de la cuadrícula representa una ruta de acceso desde la raíz del árbol hasta una hoja. Varias filas pueden compartir la misma rama primaria, aunque solo difieren en sus segmentos más a la derecha (hoja).

Cuando se cambia un valor en un segmento que se comparte entre varias filas (normalmente uno de los segmentos más izquierdos), el cambio se aplica a cada fila que comparte esa rama. Esto es así por diseño: esas filas forman parte de la misma rama del árbol, por lo que la edición de la rama actualiza todas sus hojas.

Por ejemplo, si cuatro filas comparten el mismo valor de unidad de negocio * (todos los valores) y cambia unidad de negocio a 001 en cualquier fila única, las cuatro filas se actualizan a 001.

En este ejemplo, las cuatro filas comparten los mismos valores MainAccount (400000..999999) y BusinessUnit (001), resaltados en el cuadro verde. Estas dos columnas forman una rama compartida del árbol. Dado que las cuatro filas comparten esta rama, al cambiar el valor de BusinessUnit en cualquier fila única se actualizan las cuatro filas a la vez.

Las columnas resaltadas en el cuadro rojo ( Department, CostCenter y ItemGroup ) son los segmentos hoja en los que las cuatro filas difieren entre sí. Dado que cada fila tiene valores diferentes en estas columnas (por ejemplo, departamentos 022, 023, 024 y 025..034), representan hojas independientes en la misma rama. Cambiar un valor en estas columnas solo afecta a esa fila individual, no a las demás.

El árbol subyacente de este ejemplo tiene el siguiente aspecto:

• 400000..999999 (MainAccount : raíz compartida)
  • 001 (BusinessUnit : rama compartida)
    • ""; 022 → ""; 007..008 → "";*
    • 023 → 009..012 → "";*
    • 024 → ""; 013..014 → "";*
    • 025..034 → ""; 007..014 → "";*

Si este comportamiento no es lo que desea, puede solucionarlo copiando los valores de la fila existente en una nueva fila con el valor deseado y eliminando la fila anterior si ya no es necesaria.

Criterios superpuestos

Para cualquier combinación de valores de segmento, debe haber exactamente una ruta de acceso válida, tanto dentro de una sola estructura como en todas las estructuras del mismo libro de contabilidad. Si más de una ruta de acceso puede coincidir con la misma entrada, el sistema notifica un error de criterios superpuestos durante la activación.

Dentro de una sola estructura

Los criterios superpuestos dentro de una estructura suelen producirse cuando:

• Una columna de segmento se mueve a una posición diferente, provocando que los intervalos, que antes eran claramente distintos, ahora generen múltiples rutas válidas.
• Dos filas comparten los mismos valores primarios, pero tienen criterios superpuestos (no idénticos) en un segmento central.

Por ejemplo, si dos filas permiten la Unidad de Negocio001 pero conducen a distintos criterios del Centro de Costos, el sistema no puede determinar qué rama seguir.

Para corregirlo, consolide los criterios para que cada combinación de valores de segmento siga una única ruta. Por ejemplo, combine los valores del centro de costos superpuestos en una sola fila mediante un intervalo como 040;050.

A través de las estructuras de cuenta

La misma regla se aplica entre estructuras. Al activar una estructura, el sistema compara sus criterios con respecto a todas las demás estructuras activas del mismo libro de contabilidad. Si dos estructuras permiten el mismo valor de cuenta principal (o intervalos superpuestos), se produce un error de activación.

Una fuente común de confusión es que la activación siempre compara el borrador que se activa con las versiones activas de otras estructuras, no con sus borradores. Si tiene varias estructuras en modo borrador al mismo tiempo, el formulario muestra las versiones de borrador, pero durante la activación se comprueban las versiones activas que ya no pueden verse en pantalla.

Mover valores entre estructuras

Para mover un valor de cuenta principal de una estructura a otra sin desencadenar una superposición, use un enfoque de dos pasos: quitar primero y, a continuación, agregar.

Por ejemplo, supongamos que AS1 (activo) permite 100..199 y AS2 (activo) permite 200..299y quiere mover la cuenta 250 a AS1 y 150 a AS2:

1. Edite ambas estructuras para quitar los valores que va a mover (excluir 150 de AS1 y 250 de AS2).
2. Active ambas estructuras. Los valores movidos no están disponibles temporalmente.
3. Vuelva a editar ambas estructuras para agregar los valores a sus nuevos hogares (250 a AS1, 150 a AS2).
4. Vuelva a activar ambas estructuras.

Especificación de dimensiones válidas mediante estructuras de cuentas

Creación y aplicación de criterios

La sección Segmentos y Detalles de valores permitidos proporciona una cuadrícula para ingresar las reglas que sigue el sistema durante la validación cuando se registran. Puede escribir directamente en las celdas de la cuadrícula, importar las reglas de Excel o usar la sección Detalles del valor permitido para obtener instrucciones.

La sección Detalles del valor permitido le guía a través de la creación de criterios mediante Operadores como comienza con, está entre, incluye, y muchos otros.

Los valores permitidos se establecerán como valor predeterminado en un diario o una página de la entrada de distribución contable cuando la configuración de estructura contable no proporciona otros valores a seleccionar.

Aquí se indica un ejemplo de la Estructura de la cuenta de pérdidas y ganancias.

Al escribir un diario y seleccionar una cuenta en el intervalo de beneficios y pérdidas, si selecciona la unidad de negocio 002, el sistema tiene los valores predeterminados 022 y 014 en el control de cuentas. Este comportamiento también se produce con la página de distribución de contabilidad.

Más de siete criterios por línea

Cada línea de la cuadrícula puede contener hasta siete criterios para un segmento determinado. Este límite se basa en factores como el ancho de columna, cómo se almacenan los datos y el rendimiento del control Detalles de valor permitido .

Si necesita más de siete criterios, seleccione Duplicar en la sección Segmento y Valores permitidos. Esto copia los criterios en una nueva línea, donde puede escribir o modificar la sección Detalles del valor permitido para agregar los criterios adicionales.

Caracteres válidos y no válidos en criterios

Todos los criterios de las estructuras de cuenta se comparan como cadenas, no números. Se trata de una distinción importante que afecta al funcionamiento de los intervalos.

Los intervalos de valores numéricos se basan en cadenas

Dado que los intervalos se comparan como cadenas, los valores de diferentes longitudes pueden generar resultados inesperados. Por ejemplo, el valor 1000000 (siete dígitos) está dentro del intervalo 100000..399999 de cadenas (seis dígitos), aunque numéricamente 1000 000 000 es mucho mayor que 399 999.

Esto se debe a que la comparación de cadenas funciona con caracteres de izquierda a derecha: la misma manera de ordenar una columna de números de texto en Excel produce el orden: 1, 10, 11, 12, ..., 19, 2, 20, ...

Si necesita usar rangos con valores de diferentes longitudes, prefijo valores más cortos con ceros iniciales para garantizar una comparación de cadenas coherente. Por ejemplo, use el intervalo 0100000..0399999 en lugar de 100000..399999 para que 1000000 ya no esté dentro de él.

Uso del delimitador correcto

Al escribir varios valores de criterios directamente en la cuadrícula, use punto y coma ( ; ) para separar valores, no comas ( , ).

Las comas son caracteres válidos dentro de un valor de dimensión. Si usa comas como separadores, el sistema trata toda la cadena separada por comas como un valor único y la trunca al máximo de 30 caracteres para los valores de dimensión. Esto hace que los caracteres se recorten automáticamente de manera silenciosa desde el lado derecho de tu entrada.

Por ejemplo, si escribe 40000,49999,50000,52999,55000,59999 en la columna MainAccount usando comas, el sistema interpreta toda la cadena como un único valor: de 40000 hasta 49999,50000,52999,55000,5999 (truncado a 30 caracteres). En la sección Detalles del valor permitido se muestra como un único criterio : "está entre e incluye 40000 a 49999.50000..52999.55000..5999", en lugar de los seis valores independientes previstos.

La sección Detalles del valor permitido en la parte inferior del formulario siempre usa punto y coma. Si los criterios aparecen contraídos en una sola entrada, compruebe si se especificaron comas en lugar de punto y coma.

Los caracteres comodín no se pueden usar en intervalos

No use caracteres comodín (asteriscos) dentro de un intervalo. Un intervalo está pensado para especificar todos los valores entre dos valores de cadena de la misma longitud. Por ejemplo, para permitir todas las cuentas entre 100000 y 399999, escriba 100000..399999 : no 100*..399*.

Cuando aparece un carácter comodín dentro de un intervalo, el sistema busca valores que contienen literalmente un carácter asterisco, que normalmente no coincide con nada. En su lugar, use caracteres comodín con los operadores adecuados en la sección Detalles del valor permitido :

• 500* con el operador Begins with : coincide con todos los valores que comienzan por 500 (por ejemplo, 500100, 500200).
• *500 con el operador Ends with : coincide con todos los valores que terminan con 500 (por ejemplo, 100500, 200500).
• *500* con el operador Is like : coincide con todos los valores que contienen 500 en cualquier lugar (por ejemplo, 150000, 250099).

Número máximo de segmentos

Puede usar hasta 11 segmentos en una estructura de cuenta: una cuenta principal y hasta 10 dimensiones financieras adicionales.

Si ya tiene 11 segmentos en una estructura, el botón Agregar segmento está deshabilitado. Para agregar más dimensiones más allá de este límite, use reglas avanzadas, que permiten hasta 16 segmentos totales.

Si necesita más de 11 segmentos, evalúe exhaustivamente la configuración y los requisitos, ya que afecta a la experiencia del usuario. Considere si un segmento podría derivarse en un escenario de informes mediante una jerarquía en lugar de durante la entrada de datos o mediante un campo definido por el usuario. Por ejemplo, si desea informar sobre la ubicación, pero puede determinar la ubicación por departamento o centro de costos, no necesita ubicación como dimensión financiera.

Cuenta principal

La cuenta principal es necesaria en todas las estructuras de cuentas, pero no es necesario ser el primer segmento. El valor de cuenta principal identifica qué estructura de cuenta se aplica durante la entrada del número de cuenta. Por este motivo, un valor de cuenta principal solo puede existir en una estructura asignada al libro de contabilidad; de lo contrario, el sistema no puede determinar qué estructura usar e informa de una superposición.

Example

Para ilustrar un procedimiento recomendado para configurar una estructura de cuentas, supongamos que una empresa quiere realizar un seguimiento de sus cuentas de balance (100000..399999) en el nivel de dimensión financiera de la cuenta y de la unidad de negocio. Para las cuentas de pérdidas y ganancias (400000..999999), realizan un seguimiento de las dimensiones financieras Unidad de negocio, Departamento y Centro de coste. Si realizan una venta, también querrán realizar un seguimiento al Cliente. Con este escenario, se recomienda tener dos estructuras de cuenta asignadas al libro de contabilidad de la empresa: una para las cuentas de balance y otra para las cuentas de beneficios y pérdidas. Para optimizar la experiencia y la validación del usuario, el Cliente debe ser una regla avanzada que se emplee solo cuando se utilice una cuenta de ventas.

Estructura de la cuenta de balance

Estructura de cuentas de beneficios y pérdidas

Regla avanzada para agregar un Cliente

Criterios: Cuando la cuenta principal se encuentra entre 400000 y 499999, se agrega el cliente. No se puede dejar en blanco.

En este ejemplo simplificado, se permiten todos los valores y en blanco de modo que se utilizan * y " ".

Para obtener más información, consulte Planificar su plan de cuentas, Dimensiones financieras y Especificar combinaciones de cuentas y dimensiones (control de entrada segmentada).