Procesar devoluciones de compras o cancelaciones

Si desea devolver artículos a su proveedor o cancelar los servicios adquiridos, puede crear y publicar un memo de crédito de compra que especifique el cambio solicitado en la factura de compra original. Para incluir la información correcta de la factura de compras, puede crear el abono de compra directamente de la factura de compra contabilizada o puede crear un nuevo abono de compra con información de factura copiada.

Si necesita más control del proceso de devolución de compras, como documentos de almacén para el manejo de artículos o una mejor descripción al devolver productos de varios documentos de compras con una sola devolución de compra, puede crear órdenes de devolución de compras. Un pedido de devolución de compra emite automáticamente un abono de compra relacionado. Obtenga más información en Creación de un pedido de devolución de compra basado en uno o varios documentos de compra publicados.

Normalmente, se crea un abono de compra o un pedido de devolución de compra como resultado de un abono enviado por un proveedor. Puede usar notas de crédito de compra o pedidos de devolución de compra para documentar su proceso de emisión de notas de crédito. Por ejemplo, son útiles para fines contables o para controlar el envío de los artículos.

El cambio puede estar relacionado con todos o solo algunos de los productos de la factura de compra original. En consecuencia, puede devolver parcialmente los artículos recibidos o solicitar reembolso parcial de los servicios recibidos. En ese caso, debe editar la información de las líneas del abono de compra o en el pedido de devolución de compras.

Además de la factura de compra publicada originalmente, puede aplicar el memo de crédito de compra o el pedido de devolución de compra a otros documentos de compra. Por ejemplo, otra factura de compra publicada porque también devuelve artículos entregados con esa factura.

La contabilización de notas de crédito también revierte los cargos de artículos asignados al documento publicado, de modo que las entradas de valor del artículo sean las mismas que antes de asignar el cargo de artículo.

Variación de existencias

Para que la valoración del inventario sea correcta, normalmente quiere elegir los artículos devueltos del inventario en el costo unitario al que se compraron, no a su costo unitario actual. Este proceso se conoce como inversión exacta de costos.

Hay dos acciones que asignan la reversión exacta de costos automáticamente.

Para asignar la reversión exacta de costos manualmente, elija el campo Appl.-from Item Entry en la línea de cualquier tipo de documento de devolución y, a continuación, seleccione el número de la entrada de compra original. Esta configuración vincula el memo de crédito de compra o el pedido de devolución de compra a la entrada de compra original. También garantiza que el elemento se valore en el costo unitario original.

Más información en Detalles de diseño: Costo de inventario.

Creación de una nota de crédito de compra a partir de una factura de compra publicada

1. Seleccione Buscar (Alt+Q) en la esquina superior derecha, escriba Facturas de compra publicadas y, a continuación, elija el vínculo relacionado.

2. En la página Facturas de compra registradas, seleccione la factura de compra que desea revertir y, a continuación, seleccione la acción Crear abono correctivo.

   La mayoría de los campos de la cabecera de abono de compra se rellenan con la información de la factura de compra registrada. Puede modificar todos los campos, por ejemplo, mediante la nueva información que indica el contrato de devolución.

3. Edite la información de las líneas según el contrato, como por ejemplo el número de productos devueltos o el importe que se reembolsará.

4. Seleccione la acción Liquidar movs..

5. En la página Liquidar movimientos proveedor, seleccione la línea con el documento de compra registrado al que desee liquidar el abono de compras y, a continuación, seleccione la acción Liq. por id.. El número del abono de compras se inserta en el campo Liq. por id.

6. En la línea del campo Importe a liquidar, introduzca el importe que desea liquidar si es menor que el importe original.

   En la parte inferior de la página Liq. movs. proveedor, puede observar el importe total a liquidar para revertir todos los movimientos correspondientes, concretamente cuando el valor en el campo Balanza es cero.

7. Elija el botón Aceptar. Al publicar la nota de crédito de compra, esta se aplica a los documentos de compra publicados especificados.

8. Seleccione la acción Registrar.

Las facturas de compra registradas a las que se aplica el abono ahora están revertidas. Si ya ha pagado la factura original, el proveedor ahora debe reembolsarle el pago. Si el abono es solo para parte del producto en la factura original, puede pagar solo el importe pendiente en la factura de compra original para cerrarla.

El abono de compra se ha eliminado y remplazado por un nuevo documento de la lista de abonos de compra registrados.

Crear una nota de crédito de compra copiando una factura de compra publicada

1. Seleccione Buscar (Alt+Q) en la esquina superior derecha, escriba Notas de abono de compra y, a continuación, elija el vínculo relacionado.
2. Seleccione la acción Nuevo para abrir un abono de compras vacío.
3. En el campo Proveedor, especifique el nombre de un proveedor existente.
4. Elija la acción Copiar de documento.
5. En la página Copiar doc. compra, en el campo Tipo de documento, seleccione el campo Factura registrada
6. Elija el campo N.º documento para abrir la página Histórico facturas compra y seleccione la factura de compra registrada que contiene las líneas que desea revertir.
7. Seleccione la casilla Recalcular líneas si desea que las líneas de factura de compra registradas copiadas se actualicen con los cambios en el precio y el coste unitario del producto desde que la factura fue registrada.
8. Elija el botón Aceptar. Las líneas de factura copiadas se insertarán en el abono de compra.
9. Complete la nota de crédito de compra como se explica en Creación de una nota de crédito de compra a partir de una factura de compra publicada.

Crear un pedido de devolución de compra basado en uno o varios documentos de compra publicados

1. Seleccione Buscar (Alt+Q) en la esquina superior derecha, escriba Pedidos de devolución de compra y, a continuación, elija el vínculo relacionado.

2. Elija la acción Nuevo.

3. Rellen los campos de la ficha desplegable General.

4. En la ficha desplegable Líneas, rellene las líneas manualmente o copie la información de otros documentos para rellenar las líneas automáticamente:

   • Utilice la acción Obtener líneas de documento publicadas para invertir para copiar una o varias líneas de documento publicadas de uno o varios documentos publicados. Esta acción siempre invierte exactamente los costos de la línea de documento publicada.
   • Use la acción Copiar desde documento para copiar un documento existente completo en el pedido de devolución. Puede ser un documento publicado o no publicado. Esta acción solo habilita la reversión exacta de costos cuando se selecciona la casilla Exact Cost Reversing Mandatory (Reversión exacta del costo obligatoria) en la página Sales & Receivables Setup (Configuración de ventas y cuentas por cobrar).

5. Elija la acción Revertir líneas documentos registrados.

6. En la parte superior de la página Líneas de documento de compra publicadas , active la casilla Mostrar solo líneas reversibles si solo desea líneas que tengan cantidades que aún no se hayan devuelto. Por ejemplo, si ya se devolvió una cantidad de factura de compra publicada, es posible que no desee incluir esa cantidad en un nuevo documento de devolución de compra.

   Note

   Este campo solo funciona para recibos publicados y líneas de factura publicadas. No funciona para líneas publicadas de notas de crédito o de devolución.

   En el lado izquierdo de la página se enumeran los distintos tipos de documento. El número entre corchetes muestra el número de documentos disponibles de cada tipo de documento.

7. En el campo Filtro de tipo de documento, seleccione el tipo de líneas de documento publicadas que desea usar.

8. Seleccione las líneas que desea copiar en el nuevo documento.

   Note

   Si usa Ctrl+A para seleccionar todas las líneas, se copian todas las líneas del filtro que ha establecido, pero se omite el filtro Mostrar solo cantidad reversible . Por ejemplo, supongamos que ha filtrado las líneas a un número de documento determinado con dos líneas y una de las cuales ya se devolvió. Incluso si se selecciona el campo Mostrar solo cantidad reversible, si utiliza Ctrl+A para seleccionar todas las líneas, ambas líneas se copian, en lugar de solo la que no se invierte.

9. Seleccione Aceptar para copiar las líneas en el documento nuevo.

   Tendrán lugar los siguientes procesos:

   • Para las líneas de documento publicadas del tipo Item, se crea una nueva línea de documento como una copia de la línea de documento publicada, con la cantidad que todavía no se ha revertido. El campo Appl.-to Item Entry muestra el número de la entrada del libro mayor de artículos de la línea de documento publicada.

   • Para las líneas de documento publicadas que no son del tipo Item, como los cargos de elemento, se crea una nueva línea de documento como una copia de la línea de documento publicada original.

   • Calcula el campo Coste unitario (DL) de la nueva línea a partir de los costes de los movimientos de producto correspondientes.

   • Si el documento copiado es un envío publicado, recibo publicado, recibo de devolución publicado o envío de devolución publicado, el precio unitario se calcula automáticamente a partir del artículo.

   • Si el documento copiado es una factura o un abono registrado, se copian el precio de venta, los descuentos de factura y los descuentos de línea de la línea del documento registrado.

   • Si la línea del documento registrado contiene líneas de seguimiento de productos, el programa rellena el campo Liq. por n.º orden producto de dichas líneas de seguimiento con los números de movimiento de producto correspondientes de las líneas de seguimiento de productos registradas.

   Al copiar desde una factura publicada o una nota de crédito publicada, copia los descuentos de factura y los descuentos de línea que eran válidos en el momento en que se publicó el documento. Sin embargo, tenga en cuenta que si el interruptor Calc. Inv. Descuento en la página Configuración de Compras y Cuentas por Pagar está activado, el descuento de la factura se recalcula al registrar la nueva línea del documento. Por lo tanto, el importe de la nueva línea puede ser diferente al importe de la línea en el documento publicado, dependiendo del nuevo cálculo del descuento de la factura.

   Note

   Si parte de la cantidad de la línea de documento contabilizada se revierte, se vende o se consume, se crea una línea para la cantidad que permanece en el inventario o que no se devolvió. Si ya se ha invertido la cantidad completa de la línea de documento publicada, no se crea una nueva línea de documento.

   Si el flujo de los artículos en el documento registrado coincide con el del nuevo documento, se crea una copia de la línea del documento registrado original en el nuevo documento. El campo Appl.-from Item Entry no se rellena porque no es posible revertir el costo exacto. Por ejemplo, si usa la acción Obtener líneas de documento publicadas para invertir para obtener una línea de nota de crédito de compra publicada para una nueva nota de crédito de compra, solo se copia la línea de nota de crédito publicada original en la nueva nota de crédito.

10. En la página Pedido dev. compra, en el campo Cód. auditoría dev. de cada línea, seleccione el motivo de la devolución.

11. Seleccione la acción Registrar.

Crear un pedido de compra de reemplazo a partir de un pedido de devolución de compra

Puede estar de acuerdo con el proveedor en que compense un producto comprado, sustituyendo el producto. El producto de sustitución puede ser el mismo u otro distinto. Esta situación se puede dar si el proveedor le envió por error un producto equivocado.

1. En la página Pedido de devolución de compra de un proceso de devolución activo, en una línea vacía, realice una entrada negativa para el artículo de reemplazo escribiendo un importe negativo en el campo Cantidad .
2. Seleccione la acción Mover líneas negativas.
3. En la página Mover líneas compra negativas, rellene los campos en una línea según sea necesario.
4. Elija el botón Aceptar. La línea negativa se elimina del pedido de devolución de compra y se crea un nuevo pedido de compra. Obtenga más información en Registrar compras.

Creación de una asignación de compra

Si recibe artículos que desea, por ejemplo, los artículos están dañados, el color incorrecto o el tamaño incorrecto, el proveedor puede ofrecerle una asignación de compra.

Puede registrar este coste reducido de compra como un cargo de producto en un abono o pedido de devolución, y vincularlo al albarán registrado. Los pasos siguientes lo describen para un pedido de devolución de compra, pero los mismos pasos se aplican a una nota de crédito de compra.

1. Seleccione Buscar (Alt+Q) en la esquina superior derecha, escriba Notas de abono de compra y, a continuación, elija el vínculo relacionado.

2. Seleccione la acción Nuevo para abrir un abono de compras vacío.

3. Rellene la cabecera de abono con información acerca del proveedor que le envió la deducción de compra.

4. Seleccione Cargo (Artículo) en el campo Tipo de la FastTab Líneas.

5. En el campo Nº, seleccione el valor de coste de producto correspondiente.

   Puede que desee crear un número de coste de producto especial para cubrir las deducciones de compra.

6. En el campo Cantidad, introduzca 1.

7. En el campo Precio compra, introduzca el importe de la deducción de compra.

8. Asigne la deducción de compra como un cargo de producto a los productos del albarán registrado. Obtenga más información en Uso de cargos por artículos para tener en cuenta los costos comerciales adicionales. Después de asignar el importe, vuelva a la página Nota de crédito de compra.

Cuando registre el pedido de devolución de compra, la deducción de compra se añadirá al importe del movimiento de compra correspondiente. De este modo podrá mantener la precisión de la valoración del inventario.

Combinar envíos de devolución

Si desea devolver artículos cubiertos por diferentes pedidos de devolución de compra al mismo proveedor, puede usar la acción Combinar envíos de devolución.

Al enviar los artículos, los pedidos de devolución de compra relacionados se marcan como enviados, lo que crea envíos de devolución de compra publicados.

Cuando esté listo para facturar estos artículos, en lugar de facturar cada pedido de devolución de compra por separado, puede crear un memo de crédito de compra y copiar automáticamente las líneas de envío de devolución de compra publicadas. A continuación, puede publicar la nota de crédito de compra y facturar todos los pedidos de devolución de compra abiertos al mismo tiempo.

Cuando se combinan envíos devueltos en un abono y se registran, se crea un abono de compra registrado para las líneas facturadas. El campo Cantidad facturada del pedido de devolución de compra de origen se actualiza en función de la cantidad facturada. Sin embargo, el pedido de devolución de compra original no se elimina, aunque se haya recibido y facturado por completo. Debe eliminar el pedido de devolución de compra manualmente.

1. Seleccione Buscar (Alt+Q) en la esquina superior derecha, escriba Notas de abono de compra y, a continuación, elija el vínculo relacionado.

2. Elija la acción Nuevo.

3. En la ficha desplegable General, rellene los campos según sea necesario.

4. Elija la acción Traer líns. envío dev..

5. Seleccione las diversas líneas de envío de devolución que desee incluir en la factura.

   Si se seleccionó una línea de envío de devolución incorrecta o desea empezar de nuevo, puede eliminar las líneas en la nota de crédito de compra y, a continuación, usar nuevamente la acción Obtener líneas de envío de devolución.

6. Seleccione la acción Registrar.

Eliminar pedidos de devolución de compra abiertos tras la contabilización conjunta de envíos de devolución

1. Seleccione Buscar (Alt+Q) en la esquina superior derecha, escriba Eliminar pedidos de devolución de compra facturados y, a continuación, elija el vínculo relacionado.
2. Rellene los campos según sea necesario y, a continuación, haga clic en el botón Aceptar.
3. También puede eliminar los pedidos de devolución de compra individuales manualmente.

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Compras
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