Lieferantenkommunikationsvertreter-Übersicht (Produktionsreife Vorschau)

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[Dieser Artikel ist die Vorabveröffentlichungsdokumentation und unterliegt Änderungen.]

Das Einkaufspersonal verbringt einen großen Teil seines Tages mit manuellen Aufgaben, die mit der Kommunikation mit Lieferanten zusammenhängen, deren Nachverfolgung und Die Pflege von Änderungen im Zusammenhang mit Bestellungen. Häufig haben diese Aufgaben eine geringe Komplexität, aber sie sind manuell und wiederholend. Daher sind Beschaffungsmitarbeiter bestrebt, sie zu automatisieren. Sie können dann die gesparte Zeit für komplexere und sinnvollere Aufgaben nutzen. Die Automatisierung dieser Aufgaben kann unternehmen auch dabei helfen, Beschaffungskosten zu sparen.

Wichtig

Die Kommunikation zwischen Beschaffungsabteilungen und Lieferanten ist oft unstrukturiert und per E-Mail durchgeführt, auch für Unternehmen, die elektronischen Datenaustausch (EDI) implementieren, und Unternehmen, die mit wiederkehrenden Anbietern arbeiten.

Der Supplier Communications Agent in Microsoft Dynamics 365 Supply Chain Management verwendet KI, um viele Kommunikationen mit Anbietern zu automatisieren. Daher können sich Käufer auf Aufgaben konzentrieren, die mehr Wert hinzufügen und produktiver sein können.

Nachverfolgung von Bestellungen

Der Lieferantenkommunikations-Agent kann automatisch E-Mails generieren, die Lieferanten daran erinnern, eine Bestellung zu bestätigen oder zu fragen, warum eine Lieferung verspätet ist. Daher müssen Käufer keine Zeit damit verbringen, die Bestellungen zu finden, die Aufmerksamkeit erfordern, und dann E-Mails für sie schreiben. Der Agent kann die E-Mails automatisch sofort senden, oder er kann sie als Entwürfe speichern, die eine menschliche Überprüfung erfordern, bevor sie gesendet werden können.

Weitere Informationen finden Sie in der Nachverfolgung von Bestellungen mithilfe des Lieferantenkommunikationsmitarbeiters.

Beschleunigen der Kommunikation über Bestellungen

Der Lieferantenkommunikations-Agent hilft Käufern, die Kommunikation mit Anbietern zu beschleunigen, indem Copilot E-Mails von einigen oder allen Anbietern lesen kann.

Der Agent kann bestimmen, worum es sich bei jeder E-Mail handelt (z. B. ob es sich um eine Bestellbestätigung oder eine Bestelländerungsanforderung handelt) und auf welche Bestellnummern es angewendet wird. Der Agent gleicht dann Informationen ab, die er aus der E-Mail in Felder im System extrahiert, und gibt alle Änderungen an. Auf diese Weise können Käufer nur diese Informationen überprüfen und die Felder im System nach Bedarf aktualisieren. Sie müssen die Bestellung nicht manuell öffnen und die gesamte Arbeit erledigen. Sie können dann die Zeit verbringen, die sie für andere Aufgaben sparen, die mehr Wert hinzufügen.

Weitere Informationen finden Sie unter "Überprüfen" und anwenden von Änderungen an Bestellungen, die in E-Mails von Lieferanten empfangen wurden.

Insbesondere hilft der Agent bei den folgenden Szenarien:

  • Erhöhen oder Verkleinern der Auftragsmenge – Der Agent erkennt die Anforderung eines Lieferanten, die bestellte Menge zu erhöhen oder zu verringern, indem er den E-Mail-Textkörper und alle Anlagen (PDF) liest. Sie fasst die angeforderte Änderung zusammen, identifiziert die betroffene Bestell- und Bestellposition und kennzeichnet sie bei Bedarf zur Genehmigung.
  • Menge oder Zeile stornieren – Der Agent erkennt, dass der Lieferant um das Stornieren (einer oder mehrerer Zeilen) bittet und gleicht die Nachricht mit der richtigen Bestellung und den Zeilen ab. Sie enthält eine kurze Zusammenfassung dessen, was reduziert wird.
  • Preiserhöhung oder -abnahme – Der Agent erkennt eine angeforderte Stückpreiserhöhung oder -abnahme (einschließlich unterstützender Gründe, falls angegeben), indem er die E-Mail des Lieferanten und jede angefügte Dokumentation liest. Er fasst den alten und neuen Preis (sofern verfügbar) zusammen und kennzeichnet ihn als kommerzielle Änderung, die eine Entscheidung oder Genehmigung des Käufers erfordert.
  • Bestellungssaldo stornieren – Wenn ein Lieferant angibt, dass er den verbleibenden (offenen) Saldo einer Bestellung nicht erfüllt, erkennt der Agent diese Absicht und identifiziert die betroffenen Bestellungen und Positionen. Es fasst zusammen, welcher Teil abgebrochen wird (sofern angegeben) und kennzeichnet ihn als Ausnahme, die in der Regel käufereingriff (alternative Beschaffung, Neuverhandlung usw.) benötigt.
  • Aktualisierung des bestätigten Lieferdatums – Wenn der Lieferant das Bestellbestätigungsdatum bestätigt oder überarbeitet, extrahiert der Agent die Datumsänderung aus der E-Mail oder Anlage und verknüpft ihn mit der richtigen Bestellung. Es fasst zusammen, was sich geändert hat (vorheriges oder aktualisiertes Datum, falls vorhanden), und zeigt sie an, damit der Käufer schnell überprüfen und akzeptieren kann.
  • Aktualisierung des bestätigten Versanddatums (ETA basierend auf ETD) – Wenn der Lieferant nur eine geschätzte Abflugzeit (ETD) oder ein Lieferdatum (kein Lagerdatum ) bereitstellt, erkennt der Agent, welches Datum angegeben wird und gibt die geschätzte Ankunftszeit (ETA) an. Der Agent kann lernen, die empfangende ETA anhand vereinbarter Transitzeitannahmen abzuleiten.
  • Einheit der Maßeinheit anpassen – Wenn der Lieferant eine andere Einheitendarstellung verwendet (z. B. Packungen im Vergleich zu Stück), erkennt der Agent die Diskrepanz in der Einheit und extrahiert dennoch die Absicht der Änderung. Der Agent kann im Laufe der Zeit Einheitenmuster erlernen oder standardisieren und präsentiert dem Käufer eine klare Zusammenfassung, anstatt die Übereinstimmung zu verfehlen.
  • Nachverfolgung für nicht bestätigte Bestellungen – Bei Bestellungen, die nach einem definierten Schwellenwert (z. B. sieben Tage) nicht bestätigt bleiben, identifiziert der Agent die Lücke und fordert die Nachverfolgung mit dem Anbieter auf.
  • Nachverfolgung verzögerter Bestellungen – Bei Bestellungen, die über einen definierten Schwellenwert hinaus verzögert werden, identifiziert der Agent die Lücke und fordert die Nachverfolgung mit dem Lieferanten auf.

Der Agent unterstützt derzeit nicht die folgenden Szenarien:

  • Aufteilen einer Linie in mehrere Lieferungen – Wenn ein Lieferant eine Aufteilung der Lieferung vorschlägt (z. B. 30 jetzt, 70 später), sollte der Agent die vorgeschlagene Lieferaufschlüsselung aus der E-Mail oder Anlage extrahieren und zusammenfassen. Es sollte eindeutig neue Liefertermine und -mengen nennen, sie den richtigen Bestellpositionen zuordnen und in mehrere Lieferungen aufteilen. Dieses Szenario wird noch nicht unterstützt.
  • Ändern des Standorts für den Zustellungsbeleg für eine bestimmte Zeile – Wenn der Lieferant den Versand an einen anderen Standort oder Lager für eine bestimmte Zeile anfordert, sollte der Agent den neuen Lieferort aus der Nachricht oder Anlage extrahieren und mit der Bestellposition übereinstimmen. Es sollte die angeforderte Websiteänderung zusammenfassen und als logistikrelevantes Update hervorheben, das eine Überprüfung vor der Annahme erfordert. Dieses Szenario wird noch nicht unterstützt.
  • Ändern des Lieferanten für eine bestimmte Kategorie – Wenn ein Lieferant darum bittet, von einer anderen Betriebseinheit (desselben Lieferanten, aber in einem anderen Bundesland oder mit einem anderen Konto) zu versenden, sollte der Agent erkennen, dass diese Anfrage eine Änderung des Lieferantenkontos für die Verarbeitung bedeutet. Sie sollte den Grund und die vorgeschlagene Lieferanten-ID (sofern angegeben) zusammenfassen und als Ausnahmeszenario für die Beschaffung kennzeichnen, um sie zu validieren und zu genehmigen. Dieses Szenario wird noch nicht unterstützt.
  • Ändern des Lieferanten für die Bestellung – Wenn ein Lieferant aufgefordert wird, von einer anderen Betriebseinheit (demselben Lieferanten, einem anderen Status oder Konto) für die gesamte Bestellung zu versenden, sollte der Agent erkennen, dass die Anforderung eine Änderung des Lieferantenkontos für die Verarbeitung impliziert. Sie sollte den Grund und die vorgeschlagene Lieferanten-ID (sofern angegeben) zusammenfassen und als Ausnahmeszenario für die Beschaffung kennzeichnen, um sie zu validieren und zu genehmigen. Dieses Szenario wird noch nicht unterstützt.

Einstandspreis

Der Agent für Lieferantenkommunikation verursacht Gebühren, die sich danach berechnen, wie viele Microsoft Copilot Studio-Credits Sie während der Ausführung verwenden. Der Agent verfügt über fixe Kosten pro Ausführung und variable Kosten, die von den verbrauchten Ressourcen abhängen.

  • Für die Nachverfolgung der Funktion "Bestellungen " gelten die Fixkosten bei jeder Ausführung des Agents. Die variablen Kosten hängen von der Anzahl der E-Mails ab, die der Agent schreibt.
  • Für die Überprüfung und Anwendung der Funktion "Bestelländerungen" gelten die Fixkosten bei jeder Ausführung des Agents. Die variablen Kosten hängen von der Anzahl der E-Mails ab, die der Agent liest, und der Anzahl der Anlagen, über die diese E-Mails verfügen.

Erfahren Sie mehr über die Abrechnungsraten und -verwaltung für Copilot Studio in Abrechnungsraten und -verwaltung.

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