Einrichten des Ausgabenagenten (Vorschau)

Gilt für Dynamics 365 Project Operations Integriert mit ERP und Dynamics 365 Project Operations für die Fertigung

Der Spesenagent vereint Funktionen aus Microsoft Dynamics 365 Project Operations-, Finanz- und Betriebs-Apps, Microsoft Copilot Studio, Power Automate und Dataverse, um Spesenverarbeitungsworkflows mithilfe von KI zu automatisieren. Mit dieser Funktion können Sie Zeit sparen und den manuellen Aufwand reduzieren, indem Ihr System Belege verarbeitet und Spesenposten sowie Spesenabrechnungen für Benutzer generiert. Es verwendet Microsoft Power Platform Connectors für die Integration mit Outlook, Microsoft Teams, Benutzerkalendern und der Finanz- und Betriebs-Apps-Umgebung über virtuelle Dataverse-Entitäten.

Der Ausgaben-Agent umfasst mehrere Flows, von denen drei als Kern-Orchestratoren dienen:

• Process Emails – Dieser Fluss scannt jeden Stunde einen konfigurierten Postfachordner und speichert die Anlagen als nicht angefügte Bestätigungen in Dynamics 365 Finance.
• Extrahieren von Beleg-IDs – Dieser Flow erfasst nicht angefügte Quittungen und löst den Agent aus, um Belegdetails zu extrahieren und eine nicht angefügte Ausgabenposition zu erstellen.
• Prozesskostenbericht – Dieser Flow konvertiert nicht angefügte Ausgabenpositionen und generiert Ausgabenabrechnungen basierend auf den Gruppenberichten nach Konfiguration, die in der Anwendung für jede juristische Person festgelegt ist.

Darüber hinaus ist der Agent in Microsoft Teams integriert und ermöglicht die Verwendung adaptiver Karten für die Überprüfung und Übermittlung von Spesenabrechnungen.

Der Agent basiert auf mehreren Microsoft Power Platform Connectors. Auf diese Konnektoren wird automatisch in den bereitgestellten Power Automate-Flows verwiesen.

• Outlook (Office 365) – Dieser Connector greift auf das freigegebene Postfach zu, um Bestätigungen zu extrahieren.
• Dataverse (Virtuelle Entitäten) – Dieser Konnektor ist in Finanz- und Betriebs-Apps über virtuelle Entitäten integriert.
• Microsoft Copilot Studio – Dieser Connector ruft KI-Modelle auf, um Beleginformationen zu extrahieren.
• Microsoft Teams – Dieser Connector sendet adaptive Karten für Benutzerinteraktionen (wenn die Teams-Integration aktiviert ist).
• Microsoft 365 Users – Dieser Connector ruft Benutzerkalenderdetails ab (optional, wenn die Beleganalyse kontextfähig ist).

Erforderliche Komponenten

1. Finanz- und Betriebsumgebung: Sie benötigen mindestens Version 10.0.45 (10.0.2345.170 und höher), 10.0.46 (10.0.0.1)2428.108 und höher) oder 10.0.47 (10.0.2527.38 und höher) der Finanz- und Betriebsumgebung, um den Agenten zu installieren.
2. Zum Einrichten des Spesen-Agent-Benutzers erforderliche Rollen: Um die Schritte in diesem Artikel auszuführen, müssen Sie der Systemadministrator der Organisation sein und über die folgenden Rollen verfügen, um den Spesenagentenbenutzer für die Installation des Spesendiensts einzurichten.

Schritte zum Einrichten des Ausgaben-Agent

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um den Spesenagenten zu installieren und einzurichten:

1. Installieren Sie Copilot für Finanz- und Betriebsanwendungen.
2. Aktivieren Sie die Agent-Features in Ihrer Umgebung.
3. Erstellen Sie einen Ausgabenbenutzer für die Agent-Ausführung.
4. Richten Sie ein freigegebenes Postfach ein.
5. Richten Sie den Ausgaben-Agenten mit dem Agent-Bereitstellungstool ein
6. Aktivieren Sie den Spesenabrechnungsagent in Microsoft Teams (optional – wenn Sie Microsoft Teams Integration benötigen)

In den folgenden Abschnitten werden die einzelnen Schritte ausführlich beschrieben.

Schritt 1: Installieren von Copilot für Finanz- und Betriebs-Apps

Der Ausgaben-Agent ist als Teil des Copilot for Finance and Operations Apps-Pakets verfügbar. Wenn Sie dieses Paket in Ihrer Umgebung installieren, erhalten Sie automatisch alle erforderlichen Ressourcen, einschließlich des Agent, der Umgebungsvariablen und der Power Automate-Flows.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um die erforderliche App zu installieren:

1. Wechseln Sie im Browser zum Power Platform Admin Center .
2. Wählen Sie in der Liste der Umgebungen den Namen der Umgebung aus, unter dem Sie die App installieren möchten.
3. Wechseln Sie auf der Detailseite der Umgebung (NICHT über die linke Navigation) zum Abschnitt "Ressourcen ", und wählen Sie "Dynamics 365-Apps" aus.
4. Suchen Sie nach Copilot für Finanz- und Betriebs-Apps in der Liste der Dynamics 365-Apps. Wenn es bereits installiert ist und ein Update verfügbar ist, wählen Sie die Schaltfläche Aktualisieren aus.
5. Wenn die App nicht unter Dynamics 365 Apps aufgeführt ist, wählen Sie Install app aus, wählen Sie Copilot für Finanz- und Betriebs-Apps aus, und folgen Sie den Anweisungen, um die Installation abzuschließen.
6. Copilot für Finanzen and Operations-Apps muss Version 1.0.3231.4 oder höher sein.

Schritt 2: Aktivieren Sie die Agent-Features in Ihrer Umgebung

Nachdem Sie das App-Paket für Finanz- und Betriebsfunktionen von Copilot installiert haben, aktivieren Sie den Spesen-Agent in Ihrer Dataverse und Finanz- und Betriebsumgebung.

Wichtige Funktionen in Dataverse aktivieren

Aktivieren Sie das Copilot-Feature-Flag im Power Platform Admin Center. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um die Copilot Featurekennzeichnung zu aktivieren:

1. Navigieren Sie zum Power Platform Admin Center.
2. Wählen Sie Umgebungen> aus, und wählen Sie >>> aus, und wählen Sie Features aus.
3. Vergewissern Sie sich, dass das Feature-Flag Copilot aktiviert ist.

Aktivieren der Funktion in Ihrer Finanz- und Betriebsumgebung

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um den Agent in Finanz- und Betriebs-Apps zu aktivieren:

1. Melden Sie sich in Ihrer Finanz‑ und Betriebs-Apps-Umgebung an.
2. Wechseln Sie zu Funktionsverwaltung und aktivieren Sie die Funktion Immersive Startseite und Agent-Verwaltung.
3. Um den Ausgabendienst zu konfigurieren (Einrichtung ist pro juristische Person), wechseln Sie zu den Parametern Ausgabenverwaltung>einrichten>(Allgemeine>Ausgabenverwaltung).
4. Konfigurieren Sie auf der Registerkarte Ausgabenabrechnungs-Agent die Parameter wie in der folgenden Tabelle dargestellt.

Schritt 3: Erstellen eines Ausgaben-Agent-Benutzers für die Agent-Ausführung

Erstellen Sie einen dedizierten Ausgaben-Agent-Benutzer, um sicherzustellen, dass der Agent unabhängig von der Identität eines Mitarbeiters ausgeführt wird. Dieser Ansatz trägt zur Sicherheit, Verwaltbarkeit und langfristigen Verwaltbarkeit bei. Sie können zwar ein vorhandenes Benutzerkonto verwenden, das über die erforderlichen Berechtigungen verfügt, aber eine systemeigene Identität verwenden.

Erstellen des Expense Agent-Benutzers in Microsoft Entra ID

1. Melden Sie sich beim Azure-Portal an.
2. Wählen Sie in den verfügbaren Azure Diensten Microsoft Entra ID aus.
3. Erstellen Sie unter Microsoft Entra ID einen neuen Benutzer.
4. Wählen Sie Hinzufügen>Benutzer>Neuen Benutzer erstellen und geben Sie die folgenden Details ein
   • Benutzerprinzipalname
   • Richtige Domäne auswählen
   • Anzeigename
   • Kennwort
   • Konto aktiviert kennzeichnen
5. Um die Details anzuzeigen und den Benutzererstellungsprozess abzuschließen, wählen Sie Überprüfen und Erstellen aus, und wählen Sie Erstellen aus.
6. Wählen Sie auf der Benutzer-Seite (Benutzer > verwalten) einen Benutzer und die Seite Details anzeigen aus.
7. Wählen Sie Eigenschaften bearbeiten, navigieren Sie zur Registerkarte Einstellungen, und füllen Sie den entsprechenden Verwendungsort aus.

Zuweisen der erforderlichen Lizenzen zum Ausgaben-Agent-Benutzer

Um den Spesenagent erfolgreich zu installieren, weisen Sie dem Spesen-Agent-Benutzer die folgenden Lizenzen zu:

• lizenz für Dynamics 365 Teams-Mitglieder
• Microsoft 365 Business Basic oder eine beliebige Lizenz, die Microsoft Teams und Outlook umfasst (z. B. Office 365 E5 mit Teams)
• Power Apps Premium

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um Lizenzen zuzuweisen:

1. Melden Sie sich mit einem Benutzer, der über die Rolle eines Lizenzadministrators oder höher verfügt und somit berechtigt ist, Lizenzen zuzuweisen, beim Microsoft 365 Admin-Center an.
2. Wählen Sie Billing>Licenses>Dynamics 365 Teams Members license aus.
3. Wählen Sie +Lizenzen zuweisen aus.
4. Suchen Sie nach dem im vorherigen Schritt erstellten Ausgaben-Agent-Benutzer.
5. Wählen Sie Zuweisen aus, um die Lizenzzuweisung abzuschließen.
6. Führen Sie die Schritte 2 bis 5 für die anderen Lizenzen aus – Microsoft 365 Business Basic und Power Apps Premium.

Hinzufügen des Benutzers zur Power Platform-Umgebung

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um den Benutzer zur Power Platform-Umgebung hinzuzufügen:

1. Um sich bei Power Platform Admin-Center an und wählen Sie die entsprechende Umgebung aus.

   Tipp

   Diese Seite enthält Informationen zur Umgebungs-ID für Dataverse, Umgebungs-URL für Dataverse, Finanz- und Betriebs-URL. Speichern Sie diese Werte, die in späteren Abschnitten verwendet werden sollen.

2. Wechseln Sie zu Zugriff> Benutzer > Alle anzeigen.

3. Wählen Sie Benutzer hinzufügen, geben Sie den neu erstellten Agent-Benutzer ein, und wählen Sie Hinzufügen aus.

4. Fügen Sie auf der Seite "Sicherheitsrollen verwalten " die folgenden Rollen hinzu.

   • Rolle des Ausgaben-KI-Agents
   • Finanz- und Betriebsagent Konfigurations-Manager
   • Systemanpasser

5. Um die Rollenzuweisung zu bestätigen, wählen Sie Speichern.

Diese Rollen bieten Zugriff auf Dataverse- und Power Automate-Komponenten, die der Agent verwenden muss.

Zuweisen der erforderlichen Rolle in der Finanz- und Betriebsumgebung

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um die Rolle ExpenseAgentRole in der Finanz- und Betriebsumgebung zuzuweisen:

1. Wechseln Sie in der Finanz- und Betriebsumgebung zu Systemadministration>.
2. Erstellen Sie einen Benutzerdatensatz für den Agent-Benutzer.
3. Wechseln Sie nach dem Erstellen des Benutzers zum Abschnitt "Rollen des Benutzers", wählen Sie "Rollen zuweisen" aus, und suchen Sie nach ExpenseAgentRole.
4. Wählen Sie Speichern aus.

Zuweisen des Zugriffs auf das freigegebene Postfach

Der Agentbenutzer muss über die Berechtigung "Mail.Read.Shared" Microsoft Graph verfügen. Diese Berechtigung ermöglicht es dem Agent, während der Flowausführung Bestätigungen aus dem konfigurierten freigegebenen Postfach zu lesen.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um Zugriff auf das freigegebene Postfach zuzuweisen:

1. Wechseln Sie zu Microsoft Graph Explorer und melden Sie sich mit dem erstellten Agent-Benutzer an.
2. Wählen Sie in der oberen rechten Ecke das > aus, und wählen Sie Berechtigungen zustimmen aus.
3. Wählen Sie das Dropdownmenü für die E-Mail-Suche> nach Mail.Read.Shared> wählen Zustimmung, und wählen aus.

Zusammenfassung der erforderlichen Rollen für den erstellten Agent-Benutzer

Schritt 4: Erstellen Sie das freigegebene Postfach

Der Ausgaben-Agent verwendet ein freigegebenes Postfach zum Empfangen und Verarbeiten von Bestätigungs-E-Mails. Ein Benutzer mit der Exchange-Administratorrolle muss dieses Postfach im Microsoft 365 Admin Center erstellen und konfigurieren.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um das freigegebene Postfach zu erstellen und zu konfigurieren:

1. Melden Sie sich mit einem Exchange-Administratorkonto bei der Microsoft 365 Admin Center an.

2. Wählen Sie im linken Bereich Teams & Gruppen>freigegebenes Postfach.

   Tipp

   Möglicherweise müssen Sie "Alle anzeigen" auswählen, um die vollständige Liste zu erweitern.

3. Wählen Sie Freigegebenes Postfach hinzufügen aus.

4. Geben Sie einen Namen und eine E-Mail-Adresse für das freigegebene Postfach ein.

5. Wählen Sie Änderungen speichern.

6. Wählen Sie unter Nächste Schritte die Option Mitglieder zu diesem freigegebenen Postfach hinzufügen aus. (Die Mitgliederverwaltung kann einige Minuten dauern, bis sie verfügbar ist.)

7. Wählen Sie Mitglieder hinzufügen aus

8. Wählen Sie den erstellten Agent-Benutzer und alle anderen Benutzer aus, die das Postfach überwachen sollen, und wählen Sie Hinzufügen aus.

9. Wählen Sie Schließen aus.

Schritt 5: Einrichten des Ausgaben-Agent

Um den Spesenagent einzurichten, führen Sie die Schritte unter Verwenden des Agent-Bereitstellungstools aus.

Lösung veröffentlichen

Nachdem Sie alle Umgebungsvariablen und -flows konfiguriert haben, führen Sie die folgenden Schritte aus, um die Lösung zu veröffentlichen.

1. Wechseln Sie in Power Apps zu Solutions.
2. Wählen Sie Ihre Umgebung und Lösung aus.
3. Wählen Sie Alle Anpassungen veröffentlichen aus.

Wenn Sie diese Schritte ausführen, ist der Spesenagent vollständig konfiguriert und kann verwendet werden.

Schritt 6: Aktivieren des Spesenagents in Microsoft Teams (optional)

Um die teamsbasierte Kommunikation für den Spesenagenten zu aktivieren, fügen Sie den Teams-Kanal zum Agent in Power Apps hinzu. Der Agent kann dann über Teams adaptive Karten senden.

Den Teams-Kanal aktivieren

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um den Teams-Kanal zu aktivieren:

1. Melden Sie sich bei Copilot Studio an, und wählen Sie die richtige Umgebung aus.
2. Wählen Sie auf der Registerkarte Agents die Option Spesenabrechnungs-Agent aus.
3. Wählen Sie in der Agentansicht auf der Registerkarte ChannelsTeams und Microsoft 365 Copilot aus.
4. Wählen Sie Kanal hinzufügen aus, um die Teams-Integration zu aktivieren, und führen Sie die Schritte im Abschnitt Konfigurieren der Verfügbarkeit von Teams-Apps aus, um zu konfigurieren, wer die App freigeben soll.

Weitere Informationen finden Sie in Open the configuration panel for the Teams + Microsoft 365 channel.

Konfigurieren der Verfügbarkeit von Teams-Apps

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um die Verfügbarkeit von Teams-Apps zu konfigurieren:

1. Nachdem die Teams-App erstellt wurde, wählen Sie Verfügbarkeitsoptionen aus.

2. Wählen Sie den Benutzer aus, mit dem Sie die App teilen möchten:

   • Bestimmte Benutzer innerhalb der Organisation
   • Die gesamte Organisation

3. Übermitteln Sie die App zur Genehmigung.

Veröffentlichen der App im Teams Admin Center

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um die App im Teams Admin Center zu veröffentlichen:

1. Melden Sie sich beim Teams Admin Center an.
2. Wechseln Sie zu Teams-App > "Apps verwalten". Suchen Sie nach Ausgaben, und wählen Sie die App Ausgabeneintrags-Agent aus, in der der App-Status blockiert ist.
3. Wählen Sie Veröffentlichen aus, um die App freizugeben. Nachdem die Veröffentlichungsaktion erfolgreich abgeschlossen wurde, stellen Sie sicher, dass sich der App-Status in "Entsperrt" ändert.

Weitere Informationen finden Sie unter Einen Agenten mit Teams und Microsoft 365 verbinden und konfigurieren.

Wenn Sie diese Schritte ausführen, ist Ihr Spesenagent einsatzbereit.

Ausgaben-Agent deinstallieren

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um den Spesenabrechnungs-Agent zu deinstallieren :

1. Melden Sie sich beim Microsoft Power Apps Maker-Portal an.
2. Wählen Sie Lösungen aus, suchen Sie nach msdyn_ExpenseAI, wählen Sie die drei Punkte und dann Löschen aus.
3. Suchen Sie nach msdyn_FnOCopilotAnchor , und löschen Sie die Lösung.