Verwenden Sie Power Automate Flows in Business Central

Mit Business Central verfügen Sie über eine Lizenz für Microsoft Power Automate. Mit dieser Lizenz können Sie Ihre Business Central Daten als Teil eines Workflows in Microsoft Power Automate verwenden. Sie erstellen Flows und stellen über den Business Central-Konnektor eine Verbindung zu Ihren Daten aus internen und externen Quellen her.

Power Automate-Flows werden ausgeführt, wenn ein Ereignis eintritt, z. B. wenn ein Datensatz erstellt, geändert oder gelöscht wird. Sie können Flows auch nach einem Zeitplan oder bei Bedarf ausführen.

Note

Administratoren können den Zugriff auf Power Automate einschränken. Wenn Sie feststellen, dass Sie keinen Zugriff auf einige oder alle in diesem Artikel beschriebenen Features haben, wenden Sie sich an Ihren Administrator. Wenn Sie erfahren möchten, wie Sie Power Automate Zugriff als Administrator steuern können, lesen Sie Set Up Power Automate Integration.

Tip

Zusätzlich zu Power Automate können Sie Genehmigungsworkflowvorlagen in Business Central verwenden. Obwohl sie zwei separate Workflowsysteme sind, wird jede Genehmigungsworkflowvorlage, die Sie mit Power Automate erstellen, der Liste der Workflows innerhalb Business Central hinzugefügt. Erfahren Sie mehr unter Workflows.

Einführung in Power Automate Flows

Power Automate ist ein Dienst, mit dem Sie automatisierte Workflows (oder Flüsse) zwischen Apps und Diensten wie Business Central erstellen können. Power Automate Flows erfordern wenig oder gar keine Programmierungskenntnisse. Sie können mit einer Vielzahl von Ereignissen und Reaktionen verknüpft werden, z.B:

  • Änderungen an Datensätzen
  • Aktualisierungen externer Dateien
  • Gebuchte Belege
  • Verschiedene Microsoft- und Nicht-Microsoft-Dienste wie Microsoft Outlook, Excel, Dataverse, Teams, SharePoint, Power Apps und vieles mehr.

Es gibt drei verschiedene Typen von Cloud-Flows, mit denen Sie arbeiten können:

Flowtyp Description
Automatisierter Flow Dieser Flow-Typ wird automatisch bei einem Ereignis ausgeführt. In Business Central kann ein Ereignis sein, wenn ein Datensatz oder Dokument erstellt, geändert oder gelöscht wird. So kann zum Beispiel eine neue Verkaufsrechnung einen Flow für eine Genehmigungsanforderung auslösen, für die je nach Antwort des Genehmigers unterschiedliche Ereignisse festgelegt werden können. Bei einer negativen Antwort werden an den Genehmigungsanfragenden eine Benachrichtigung und eine E-Mail geschickt. Eine positive Antwort aktualisiert gleichzeitig eine Excel-Kalkulationstabelle in einem SharePoint Ordner und sendet ein Update an einen Teams-Chat. Automatisierte Abläufe beginnen von internen oder externen Ereignissen in Business Central.
Genehmigungsablauf Genehmigungsflüsse sind auch automatisierte Abläufe in Power Automate, aber sie sind speziell für die Anforderung einer Genehmigung konzipiert, wenn Änderungen an Datensätzen und Daten vorgenommen werden. Sie können Genehmigungsabläufe in Power Automate als Alternative zur Funktion Genehmigungsworkflows verwenden, die Teil von Business Central ist.
Geplanter Flow Diese Art von Flow wird ebenfalls automatisch ausgeführt, dies jedoch regelmäßig zu einem vorher festgelegten Datum und Uhrzeit.
Sofortfluss Dieser Flusstyp wird bei Bedarf ausgeführt, sodass der Benutzer ihn manuell über eine Schaltfläche oder Aktion in einer anderen App oder einem anderen Gerät ausführen muss, in diesem Fall der Business Central-Client. Direktflows funktionieren ähnlich wie Batch-Verknüpfungen, führen mehrere langwierige Schritte mit ein paar Tastendrücken aus und werden von bestimmten Seiten oder Tabellen aus gestartet. Zum Beispiel kann ein Flow eine Schaltfläche zum Aktionsmenü auf der Seite Kreditoren hinzufügen, um Zahlungen an einen Kreditor zu blockieren und gleichzeitig anpassbare E-Mails an den Kreditor zu senden und Ihre Unternehmenseinkäufer sowie den Kontakt in Outlook aktualisieren.

Power Automate Funktionen

Melden Sie sich bei Power Automate an, und wählen Sie My flows aus der Navigationsleiste auf der linken Seite aus, um alle Power Automate Flüsse zu erkunden. Hier finden Sie Flows, die Sie selbst erstellt haben, sowie Flows, die für Sie von einem Admin oder einem Mitarbeiter freigegeben wurden.

  • Instantflows sind auch direkt von den meisten Listen-, Karten- und Dokumentenseiten in Business Central verfügbar. Sie finden die Direktflows in der Aktionsgruppe Automatisieren in der Aktionsleiste der Seiten. Um einen Flow auszuführen, wählen Sie ihn aus und befolgen Sie die angezeigten Anweisungen. Mehr dazu erfahren Sie in den folgenden Abschnitten.

  • Mit automatisierten Abläufen in Business Central gibt es nichts zu tun, es sei denn, Sie möchten sie ändern oder deaktivieren. Andernfalls funktionieren sie einfach, wenn sie ausgelöst werden.

Sofortflows ausführen

Sofortflüsse werden innerhalb von Business Central online geöffnet, sodass Sie im Kontext des Geschäftsprozesses bleiben können, den Sie gerade bearbeitet haben. Sie können einen Instant Flow aus den meisten Listen, Karten oder Dokumenten ausführen.

  1. Wählen Sie in der Aktionsleiste Automate aus, und wählen Sie dann einen Fluss aus der Liste der verfügbaren Flüsse unter der Aktion Power Automate aus.

Zeigt die Aktion „Automatisieren“ mit sofortigen Flow-Aktionen an.

Auf einigen Seiten ist Automate unter "Weitere Optionen" geschachtelt (...). 2. Füllen Sie im Bereich "Ablauf ausführen " alle erforderlichen Felder aus, und wählen Sie dann "Weiter" aus, um den Fluss auszuführen.

Note

Wenn Sie das Automate-Element zum ersten Mal verwenden, haben Sie möglicherweise nur die Aktion Erste Schritte mit Power Automate. Diese Aktion wird angezeigt, da Sie den Datenschutzbestimmungen für Microsoft Power Automate nicht zugestimmt haben. Um fortzufahren, wählen Sie Get started with Power Automate und befolgen Sie die Anweisungen, um zuzustimmen oder nicht zuzustimmen.

Zeigt das Element Automatisieren in der Aktionsleiste an.

Flows erstellen, bearbeiten und verwalten

Das Erstellen neuer Flüsse oder das Ändern und Verwalten vorhandener Flüsse (z. B. Aktivieren oder Deaktivieren) kann direkt in Power Automate erfolgen. Sie können jedoch einige dieser Aufgaben über das Menü "Automatisieren" in Business Central initiieren:

Zeigt die Aktion Automatisieren in der Aktionsleiste mit erweiterten Aktionen an.

  • Um einen automatisierten Flow aus einer Liste, einer Karte oder einer Dokumentseite zu erstellen, wählen Sie Automatisieren>Automatisierten Flow erstellen.

  • Um einen Genehmigungsworkflow von einer Karten- oder Dokumentenseite aus zu erstellen, wählen Sie Automatisieren>Genehmigungsflow erstellen.

    Tip

    Diese Aktion ist nur auf Karten- und Dokumenttypseiten verfügbar; keine Listen.

  • Um einen sofortigen Flow aus einer Liste, einer Karte oder einer Dokumentseite zu erstellen, wählen Sie Automatisieren>Aktion auf Grundlage eines Flows erstellen.

  • Um Power Automate aus einer Liste, Karte oder Dokumentseite zu öffnen, wählen Sie Automate>Manage flows aus.

Diese Aufgaben werden normalerweise von einem Admin oder Superuser erledigt. Die Aufgaben erfordern ein umfassenderes Wissen über die Geschäftsprozesse in Business Central. Weitere Informationen finden Sie in den folgenden Artikeln in der Business Central-Hilfe für Developer und IT-Profis:

Beheben Sie Probleme mit Ihren Business Central automatisierten Workflows
Bereitmachen für Geschäftstätigkeit
Workflows
Importieren von Geschäftsdaten aus anderen Finanzsystemen
Benutzenden und Gruppen Berechtigungen zuweisen
Einrichten von Business Central
Finanzverwaltung
Power Automate-Flows verwalten
Automatisierte Workflows einrichten
Sofortflüsse aktivieren

Finden Sie hier kostenlose E-Learning-Module für Business Central

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