Brug Word skabeloner til at oprette standardiserede dokumenter

Når du har oprettet og importeret Office Word-skabeloner til customer engagement-apps (Dynamics 365 Sales, Dynamics 365 Customer Service, Dynamics 365 Field Service, Dynamics 365 Marketing og Dynamics 365 Project Service Automation), vælger brugerne én knap for at generere standardiserede dokumenter, der udfyldes automatisk med data. Denne funktion indeholder nogle særlige overvejelser, du skal kende for at kunne oprette Word skabeloner.

Understøttede versioner af Word

Følg trinnene i denne artikel for at oprette og bruge Word skabeloner i customer engagement-apps.

Trin 1: Opret en Word skabelon

Hvor du kan oprette en skabelon

Der er to steder i customer engagement-apps, hvor du kan oprette en Word skabelon:

• Fra Power Platform administrationscenter.

  Adgang kræver tilstrækkelige tilladelser, f.eks. rollen Systemadministrator eller Systemtilpasser. Du kan kontrollere din sikkerhedsrolle under Vise brugerprofilen. Hvis du ikke har de korrekte tilladelser, skal du kontakte systemadministratoren.

  1. Log på Power Platform Administration.

  2. Vælg Administrer i navigationsruden.

  3. Vælg Miljøer i ruden Administrer, og vælg et miljø.

  4. Gå til kommandolinjen på siden Miljøer, og vælg Indstillinger.

  5. Udvid Skabeloner, og vælg derefter Dokumentskabeloner.

  6. I Microsoft Dynamics 365 skal du gå til kommandolinjen og vælge Ny for at åbne dialogboksen Opret skabelon fra CRM-data.

• Fra en liste over optegnelser. Eksempel:

  1. Log ind i Salgshub-appen.
  2. I navigationsruden skal du vælge Salgsmuligheder.
  3. Vælg Mine åbne salgsmuligheder i gittervisningsvælgeren på kommandolinjen for at få vist en liste over poster.
  4. Vælg Word Skabeloner, og vælg derefter Opret Word skabelon for at åbne dialogboksen Opret skabelon fra CRM-data.

  

I dialogboksen Opret skabelon fra CRM-data :

1. Vælg Word Template.
2. Vælg et objekt, der skal filtreres med.
3. Vælg Vælg objekt for at åbne dialogboksen Vælg objekt .

I dialogboksen Vælg objekt skal du konfigurere objektrelationerne.

Hvad er 1:N-, N:1- og N:N-relationer?

Denne skærm kræver en forståelse af din kundeengagementsapps-datastruktur. Administratoren eller tilpasseren kan angive oplysninger om objektrelationer. Du kan finde administrativt indhold under: Oversigt over objektrelationer.

Her er nogle eksempelrelationer for objektet Firma.

Relation	Beskrivelse
	En konto kan have flere kontakter.
	Et kundeemne, en konto eller en kontakt kan have flere konti.
	Et firma kan have flere marketinglister. En marketingliste kan have flere konti.

De relationer, du vælger på dette skærmbillede, bestemmer, hvilke objekter og felter der er tilgængelige senere, når du definerer skabelonen Word. Vælg kun de relationer, du skal bruge for at føje data til skabelonen Word.

Download skabelonen.

Vælg Download-skabelon på siden Select Entity for at oprette en Word fil på din lokale computer med det eksporterede objekt inkluderet som XML-data.

Trin 2: Aktivere fanen Udvikler

Åbn skabelonfilen Word. På dette tidspunkt lader dokumentet til at være tomt.

Hvis du vil se og tilføje XML-data for customer engagement-apps, skal du aktivere fanen Word Udvikler.

1. Gå til Filer>Indstillinger>Tilpas bånd, og aktiver derefter Udvikler.

   

2. Vælg OK.

   Developer vises nu på båndet Word.

   

Undgå et kendt problem, når du opretter skabeloner

Der er et kendt problem med kundeaftale-apps' apps-genererede Word skabeloner og Microsoft Word. Følg vejledningen i dette afsnit for at undgå problemer med kontrolelementfelter, før du går til trin tre hvor du føjer XML-indholdskontrolfelter til skabelonen Word.

Kun tilføje felter som almindelig tekst eller billede

Du bruger XML-tilknytningsruden til at føje enhedsfelter til din Word-skabelon. Sørg for kun at tilføje felter som Almindelig tekst eller Billede.

Undgå at foretage tekstændringer af det tilføjede indholdskontrolelement

Du kan foretage formateringsændringer af felter for indholdskontrolelementer, for eksempel gøre teksten fed uden at foretage andre tekstændringer, herunder ændringer af store og små bogstaver.

Hvis du oplever Word nedfrysning eller forringelse af ydeevnen, kan du prøve at deaktivere AutoCorrect.

Slå Autokorrektur fra

1. Når skabelonfilen er åben i Word, gå til File>Indstillinger>Isolering>AutoKorrekturindstillinger.

   

2. Fravælg Første bogstav i sætninger med stort og Anvend automatisk forslag fra stavekontrollen.

   

3. Fravælg Bindestreger (--) med tankestreg (-) på fanerne Autoformat og Autoformat under skrivning.

4. Vælg OK.

Trin 3: Definer skabelonen

Brug XML-tilknytningsruden til at definere Word-skabelonen med entitetsfelter.

1. Word Vælg DeveloperXML-tilknytningsrude for at vælge XML-standardskemaet.

   

   

2. Vælg XML-skemaet. Det skal begynde med "urn:microsoft-crm/document-template/".

   

   Vigtigt

   Hvis du ofte har utilsigtede ændringer, der medfører, at Word fryser eller har forringelse af ydeevnen, skal du sørge for at deaktivere indstillingerne for Autokorrektur i henhold til afsnittet Avoid et kendt problem, når du opretter skabeloner.

3. Udvid objektet, højreklik på objektfeltet, og vælg derefter Indsæt indholdskontrolelement>som almindelig tekst.

   

   Objektfeltet føjes til skabelonen Word.

   

   Tilføj yderligere objektfelter, tilføj beskrivende etiketter og tekst, og formatér dokumentet.

   En færdig skabelon kan se sådan ud:

   

   Nogle felter for indholdskontrolelementer, som du har indtastet, har sandsynligvis flere linjer med data. Konti kan for eksempel have flere end én kontakt. Hvis du vil medtage alle dataene i din Word-skabelon, skal du angive feltet til indholdskontrolelementet, så det gentages.

Angive felter for indholdskontrolelementer til at blive gentaget

1. Indsæt felter med gentagne data i en tabelrække.

2. Vælg hele tabelrækken i skabelonen.

   

3. Åbn ruden for XML-tilknytning, højreklik på den relation, der indeholder felterne for indholdskontrolelementer, og klik derefter på Gentaget.

   

   Når du bruger skabelonen Word i customer engagement-apps til at oprette et dokument, udfyldes tabellen med flere rækker med data.

   Når skabelonen har de ønskede felter og den ønskede formatering, skal du vil gemme den og overføre den til kundeengagementsapps.

Trin 4: Upload skabelonen Word tilbage til customer engagement-apps

Når du har bygget din Word-skabelon, som du vil, skal du gemme den, så du kan uploade den til customer engagement-apps.

Adgang til den nyoprettede Word skabelon afhænger af, hvordan du har uploadet den, og af den adgang, der er tildelt sikkerhedsrollen. Husk at se under Brug sikkerhedsroller til at kontrollere adgangen til skabeloner.

Administratorer kan bruge siden Indstillinger til at uploade Word-skabelonen til customer engagement-apps. En skabelon, der er overført i Indstillinger, er tilgængelig for alle brugere i din organisation.

Til administratorer: Upload Word-skabelonen til customer engagement-apps

1. Gå til Indstillinger>Skabeloner>Dokumentskabeloner.

2. Vælg Overfør skabelon.

3. Træk den Word fil i dialogboksen, eller gå til filen.

   

4. Vælg Upload.

   Brugere, der ikke er administratorer, kan overføre en skabelon til eget brug fra en liste over poster.

For ikke-administratorer eller administratorer, der ønsker at oprette en personlig skabelon: Upload Word-skabelonen til customer engagement-apps

1. Åbn en side med en liste over poster, eks. listen over kundekonti i Salg.

2. Vælg et enkelt element, f.eks. en konto, vælg Mere (... ) >Word Skabeloner>Opret Word skabelon.

3. Vælg Word Template>Upload.

   

4. Træk den Word fil i dialogboksen, eller gå til filen.

5. Vælg Upload.

Trin 5: Generér et dokument ud fra skabelonen Word

Benyt følgende fremgangsmåde for at bruge den Word skabelon, du har oprettet:

1. Åbn en post med de oplysninger, du vil medtage i det dokument, du vil oprette. Du kan åbne en kundekontooptegnelse i salgssystemet, f.eks.

2. Vælg Mere (... ) > Word Skabeloner og vælg derefter den skabelon, du har oprettet, under Word Skabeloner.

   Hvis den skabelon, du har oprettet, ikke er synlig, er der to muligheder:

   1. Der vises kun de skabeloner, der er bygget til den valgte posttype (objekt). Hvis du f.eks. åbner en salgsmulighedsregistrering, vil du ikke se en skabelon, du har oprettet med kontoenheden.

   2. Du skal opdatere kundeengagementsapps for at få vist skabelonen. Du skal enten opdatere din browser eller lukke og genåbne kundeengagementsapps.

   Når du har valgt skabelonen Word, opretter Customer Engagement-apps et Word dokument ud fra den valgte post.

Prøv eksempelskabelonerne Word

Der er fem Word skabeloner, der er inkluderet i customer engagement-apps.

Eksemplet Word skabeloner blev oprettet med en bestemt posttype (enhed). Du vil kun kunne anvende skabelonen på poster af samme posttype.

Sådan anvender du en eksempelskabelon Word

1. Åbn en post med oplysninger af den objekttype, der svarer til eksempelskabelonen. Åbn eksempelvis en kundefirmapost i Salg for at anvende skabelonen Firmaopsummering.

2. Vælg Mere (... ) > Word Skabeloner og vælg derefter eksempelskabelonen under Word Skabeloner.

   Åbn den nyoprettede Word skabelon, og giv den et kig.

Yderligere overvejelser

Bruge sikkerhedsroller til at kontrollere adgangen til skabeloner

Administratorer kan styre adgangen til Word skabeloner med en vis granularitet. Du kan f.eks. give sælgere læseadgang, men ikke skriveadgang til en Word skabelon.

1. Vælg Indstillinger>Sikkerhed>Sikkerhedsroller.

2. Vælg en rolle, og klik derefter på fanen Forretningsstyring.

3. Vælg Dokumentskabelon for at gøre adgang til skabeloner tilgængelig for hele organisationen. Vælg Personlig dokumentskabelon for de skabeloner, der deles med individuelle brugere.

4. Vælg cirklerne for at justere adgangsniveauet.

   

Lister i oprettede dokumenter er ikke i samme rækkefølge som poster

Lister over poster, der er oprettet ud fra en brugerdefineret skabelon, vises muligvis ikke i samme rækkefølge i Word dokumenter som rækkefølgen i customer engagement-apps. Poster vises i rækkefølge ud fra den dato og det klokkeslæt, hvor de blev oprettet.

Problem med højre mod venstre-sprog

Indhold på højre mod venstre-sprog kan have nogle formateringsproblemer i den Word fil, når dokumentet er oprettet.

Se også

Analysere dine data med Excel-skabeloner

Fejlfinding af Word-skabeloner