Administrer sekventielle godkendelser med Power Automate

Nogle arbejdsprocesser kræver forhåndsgodkendelse, før den endelige godkender skal godkende dem. En virksomhed kan f.eks. have en sekventiel godkendelsespolitik, der kræver forhåndsgodkendelse for fakturaer på over 1000,00 USD, før økonomiafdelingen kan godkende dem.

Få mere at vide om, hvordan du hurtigt og nemt konfigurerer sekventielle godkendelser i Opsæt sekventielle godkendelser.

I dette selvstudium opretter du manuelt et sekventielt godkendelsesflow, der styrer medarbejderes anmodning om ferie. Du kan finde detaljerede oplysninger om brugen af SharePoint sammen med Power Automate ved at gå til SharePoint-dokumentationen.

Du kan få mere at vide om brug af SharePoint med Power Automate i SharePoint-dokumentation.

Detaljerede trin i flowet

Flowet:

1. Starter, når en medarbejder opretter en anmodning om ferie på en SharePoint Online-liste.
2. Tilføjer anmodningen om ferie i godkendelsescentret og sender derefter en mail med anmodningen til forhåndsgodkenderen.
3. Sender en mail med afgørelsen om forhåndsgodkendelse til medarbejderen.
4. Opdaterer SharePoint Online-listen med godkenderens tidlige afgørelse og kommentarer. Bemærk! Hvis anmodningen er forhåndsgodkendt, fortsætter flowet med disse trin:
5. Sender anmodningen til den endelige godkender.
6. Sender en mail med afgørelsen om den endelige godkendelse til medarbejderen.
7. Opdaterer SharePoint-listen med den endelige afgørelse.

I dette billede opsummeres ovenstående trin:

Forudsætninger

• Power Automate.
• En SharePoint Online-liste.
• Office 365 Outlook- og Office 365-brugerkonto.

Før du opretter flowet, skal du oprette en SharePoint Online-liste. Senere kan du bruge denne liste til at anmode om godkendelse af ferier.

I forbindelse med denne gennemgang skal SharePoint Online-listen, som du opretter, indeholde følgende kolonner:

Den SharePoint Online-liste, som du opretter, skal indeholde følgende kolonner:

Noter navnet og URL-adressen på SharePoint Online-listen. Vi bruger disse elementer senere, når du skal konfigurere udløseren SharePoint – Når der oprettes et nyt element.

Opret dit flow

1. Log på Power Automate.

2. Vælg Mine flow i navigationsruden til venstre.

3. Vælg Nyt flow>Automatiseret cloudflow på kommandolinjen.

4. Navngiv dit flow.

5. Vælg Når der oprettes et element – SharePoint under Vælg flowets udløser, og vælg derefter Opret.

6. På kortet Når et element oprettes skal du vælge Webstednavn og det Listenavn for SharePoint-listen, du tidligere oprettede.

Hent chefen til den person, der har oprettet anmodningen om ferie

1. Vælg +Nyt trin, og skriv derefter hent leder i søgefeltet Vælg en handling.

2. Find og vælg handlingen Hent leder (V2) – Office 365-brugere.

3. Indsæt den dynamiske værdi Oprettet via mail i boksen Bruger (UPN) på kortet Hent leder.

   Denne handling henter lederen til den person, som har oprettet ferieanmodningen i SharePoint.

Tilføj en godkendelseshandling for forhåndsgodkendelser

1. Vælg Nyt trin.

2. Skriv godkendelse i søgefeltet Vælg en handling.

3. Vælg handlingen Start, og vent på en godkendelse.

   

4. Konfigurer kortet Start og vent på en godkendelse, så det passer til dine behov.

   Note

   Felterne Godkendelsestype, Titel og Tildelt til er obligatoriske. Du kan bruge Markdown til at formatere feltet Detaljer.

   

Denne handling sender godkendelsesanmodningen til mailadressen i feltet Tildelt til.

Tilføj en betingelse

1. Vælg Nyt trin, og vælg derefter Betingelse på listen over handlinger.

2. På kortet Betingelse skal du vælge Vælg en værdi til venstre.

   En liste over dynamiske værdier vises.

3. Vælg Svar Godkendersvar på listen over dynamiske værdier.

   

4. Vælg feltet Vælg en værdi til højre, og angiv derefter Godkend i feltet.

   Note

   De gyldige svar på handlingen Godkendelser – Start en godkendelse er "Godkend" og "Afvis". Der skelnes mellem store og små bogstaver i disse svar.

5. Dit kort Betingelse bør nu vise:

   

Tilføj en mailhandling for forhåndsgodkendelser

1. Vælg Nyt trin for at tilføje handlingen Betingelse.

2. Skriv Betingelse i søgefeltet.

3. På listen Handling under søgefeltet skal du vælge handlingen Betingelse.

4. I feltet Betingelse skal du vælge første felt Vælg en værdi.

5. På listen Dynamisk indhold skal du vælge Svar Godkendersvar.

6. Vælg er lig med i det næste felt på rullemenuen.

7. I det andet felt vælg en værdi skal du skrive Godkend.

8. Vælg Tilføj en handling på forgreningen af betingelsen Hvis ja.

   

9. På kortet Vælg en handling, angiv send e-mail i søgefeltet.

10. Vælg handlingen Send en mail (V2).

    

11. Vælg Tilfør dynamisk indhold i feltet Til.

12. Vælg den dynamiske værdi Oprettet af e-mail i handlingen Godkendelser – Start og vent på en godkendelse, du oprettede i handlingen Tilføj en godkendelse.

13. I feltet Emne skal du indtaste et emne for mailen. I dette eksempel bruges Din ferieanmodning er blevet godkendt som emne.

14. I feltet Brødtekst skal du indtaste en meddelelse for mailen:

    1. Skriv den standardtekst, du vil have vist i e-mailen, f.eks. Din ferieanmodning er blevet godkendt af.
    2. Hvis du vil indsætte navnet på den person, der godkendte anmodningen om ferie, skal du placere markøren i feltet Brødtekst på det sted, hvor navnet skal vises, og derefter vælge Tilføj dynamisk indhold.
    3. Vælg en dynamisk værdi i rullemenuen. I følgende eksempel bruges den dynamiske værdi Svar Godkendernavn.
    4. Hvis du vil indsætte kommentarer fra godkenderen, skal du skrive Godkender-kommentarer.
    5. Placer markøren i feltet Brødtekst på det sted, hvor kommentarerne skal vises, og vælg derefter Tilføj dynamisk indhold.
    6. Vælg en dynamisk værdi i rullemenuen. I følgende eksempel bruges den dynamiske værdi Svar kommentarer.

Tilføj en opdateringshandling for forhåndsgodkendte anmodninger

1. Vælg Tilføj en handling i forgreningen Hvis ja.

2. Angiv SharePoint i søgefeltet på kortet Vælg en handling, vælg SharePoint-filteret og vælg derefter handlingen Opdater element.

   

3. Konfigurer kortet Opdater element, så det passer til dine behov.

Hent forhåndsgodkenderens chef

1. Udfør trinnene i Hent chefen til den person, der har oprettet anmodningen om ferie, som vi udførte tidligere, for at tilføje og derefter konfigurere en anden Hent chefen-handling. Nu henter vi forhåndsgodkenderens chef.

2. Kortet Hent chefen 2 skal se ud som på dette billede, når du er færdig. Sørg for at bruge tokenet Mail fra kategorien Hent leder på kortet Tilføj dynamisk indhold fra de apps og tjenester, der bruges i dette flow.

   

Tilføj den endelige godkendelseshandling

1. Udfør trinnene i Tilføj en godkendelseshandling for forhåndsgodkendelser, som vi udførte tidligere, for at tilføje og derefter konfigurere en anden handling af typen Start en godkendelse. Denne handling sender en mailanmodning til endelig godkendelse.

2. Når du er færdig, skal kortet se ud som på dette billede:

   

Tilføj den endelige godkendelsesbetingelse

Gentag trinnene i Tilføj en betingelse for at tilføje og derefter konfigurere en betingelse, der kontrollerer den endelige godkenders afgørelse.

Send mail med endelig godkendelse

1. Udfør trinnene i Tilføj en mailhandling for forhåndsgodkendelser for at tilføje og derefter konfigurere en handling, der sender en mail, når anmodninger om ferie godkendes.

2. Når du er færdig, skal kortet se ud som på dette billede:

   

Opdater SharePoint med godkendelse

1. Udfør trinnene i Tilføj en opdateringshandling for forhåndsgodkendte anmodninger for at tilføje og derefter konfigurere en handling, der opdaterer SharePoint, når anmodningen om ferie godkendes.

2. Når du er færdig, skal kortet se ud som på dette billede:

   

Send mail med afvisning af forhåndsgodkendelse

1. Vælg Tilføj en handling på forgreningen Hvis nej.

2. Skriv Send i søgefeltet på kortet Vælg en handling, vælg Office 365 Outlook for at filtrere handlingerne, og vælg handlingen Send en mail (V2) - Office 365 Outlook.

   

3. Konfigurer mailkortet, så det passer til dine behov.

   Dette kort repræsenterer skabelonen for den mail, der sendes, når status for en anmodning om ferie ændres.

4. Føj denne handling til arbejdsprocessen under betingelseskortet ved hjælp af et af følgende trin, afhængigt af din designer:

   • Ny designer: Føj handlingen til forgreningen Falsk .
   • Klassisk designer: Føj handlingen til forgreningen Hvis nej .

Opdater SharePoint med afvisning af forhåndsgodkendelse

1. Vælg Tilføj en handling.

2. Angiv opdater i søgefeltet på kortet Vælg en handling, og vælg derefter handlingen Opdater element – SharePoint.

   

3. Konfigurer kortet, så det passer til dine behov.

Send mail med endelig afvisning

1. Brug trinnene fra Send mail med afvisning af forhåndsgodkendelse for at tilføje og derefter konfigurere en handling, der sender en mail, når den endelige godkender afviser anmodningen om ferie.

2. Føj denne handling til arbejdsprocessen under kortet Betingelse 2 , afhængigt af din designer:

   • Ny designer: Føj handlingen til forgreningen Falsk .
   • Klassisk designer: Føj handlingen til forgreningen Hvis nej .

3. Når du er færdig, skal kortet se ud som på dette billede:

   

Opdater SharePoint med endelig afvisning

1. Udfør trinnene i Opdater SharePoint med afvisning af forhåndsgodkendelse for at tilføje og derefter konfigurere en handling, der opdaterer SharePoint, hvis den endelige godkender afviser anmodningen om ferie.

2. Når du er færdig, skal kortet se ud som på dette billede:

   

3. Vælg Opdater flow for at gemme dit arbejde.

Hvis du fulgte med, skal dit flow ligne dette billede:

Nu, hvor flowet er oprettet, kan vi se det i aktion.

Anmod om en godkendelse

Opret en anmodning om ferie på den SharePoint Online-liste, du oprettede tidligere.

Når du har gemt denne anmodning, udløses flowet, og derefter:

1. Oprettes en anmodning i godkendelsescentret.
2. Sendes en mail med anmodning om godkendelse til godkenderne.

Din anmodning skal ligne dette billede:

Få vist ventende anmodninger om godkendelse

Få vist ventende godkendelsesanmodninger ved at følge disse trin.

1. Log på Power Automate.

2. Vælg Handlingselementer>Godkendelser i navigationsruden til venstre.

   Dine ventende godkendelsesanmodninger vises under fanen Modtaget.

Forhåndsgodkend en anmodning

Hvis du er godkender i et godkendelsesflow, modtager du en mail, når nogen opretter en anmodning. Anmodningen om godkendelse sendes også til godkendelsescentret. Du kan derefter godkende eller afvise anmodninger fra mailen, godkendelsescentret eller Power Automate-appen.

Skærmbillederne på Android og iOS kan variere en smule. Funktionaliteten er den samme på alle enheder.

Godkend fra mail

1. I den mail, du modtager, når et element føjes til SharePoint Online-listen, skal du vælge Godkend.

   Note

   Hvis du bruger en mobilenhed, hvor Power Automate-appen er installeret, startes Appen Power Automate. Ellers åbnes godkendelsescenteret i din browser.

2. Angiv en kommentar, og vælg derefter Bekræft.

Godkend fra godkendelsescentret

1. Log på Power Automate.
2. Vælg Godkendelser i navigationsruden til venstre.
3. Vælg Godkend på den anmodning, du vil godkende.
4. Tilføj kommentarer (valgfrit) nederst på skærmen, og vælg derefter Bekræft.

Godkend fra Power Automate

1. På din mobiltelefon, hvor Power Automate er installeret, skal du vælge Godkend i mailen med anmodning om godkendelse.

2. Vælg Bekræft i øverste højre hjørne af skærmen.

   Succes-siden vises, hvilket indikerer, at din godkendelse blev registreret.

Godkend anmodningen

De trin, der skal udføres for at godkende en anmodning, er identiske med trinnene til forhåndsgodkendelse af en anmodning

Den endelige godkender får kun anmodningen om ferie, når anmodningen er forhåndsgodkendt.

Afvis en anmodning

Du kan afvise en anmodning via mail, godkendelsescentret eller Power Automate. Hvis du vil afvise en anmodning, skal du følge fremgangsmåden for godkendelse af en anmodning, men vælge Afvis i stedet for Godkend.

Når du har bekræftet din afvisning af anmodningen, kører flowet følgende trin:

1. Sender en mail til den person, der anmodede om ferie.
2. Opdaterer SharePoint Online-listen med afvisning og kommentarer fra godkenderen.

Relaterede oplysninger

Gennemgang af en enkelt godkenders moderne godkendelse