Automatisera bearbetning av leverantörsfakturor med Power Automate och AI Builder

Power Automate och AI Builder kan användas för att automatisera bearbetningen av leverantörsfakturor från början till slut från XML-baserade e-faktureringsformat (Extensible Markup Language). Den här metoden gör det möjligt för organisationer att verifiera och integrera fakturadata i Dynamics 365 Finance- eller andra ERP-system (Enterprise Resource Planning) med minimal manuella åtgärder.

Arkitekturdiagram

Arbetsflöde

Den här arkitekturen automatiserar arbetsflödet för fakturabearbetning från slutpunkt till slutpunkt:

1. E-postutlösare: Ett nytt e-postmeddelande tas emot i den avsedda delade inkorgen med en XML-bifogad fil som innehåller fakturainformation (leverantörs-ID, fakturanummer, datum, belopp, radobjekt).

2. Extrahering av XML-data: Power Automate extraherar XML-filen och parsar den med hjälp av XML-uttryck för att hämta fakturafält.

3. Dataverifiering: Arbetsflödet validerar extraherade data mot flera kriterier:

   • Verifiering av leverantörsexistens i Dynamics 365
   • Validering av fakturanummerformat
   • Identifiering av dokumenttyp
   • Verifiering av beloppsberäkning
   • Måttenhetsvalidering (baserat på land/region)
   • Validering av datumformat

4. Datatransformering: Arbetsflödet mappar extraherade XML-fält till Dynamics 365-entitetsschemat, konverterar datum till ISO 8601-format (International Organization for Standardization), konverterar belopp till decimaler och förbereder radobjekt som matriser.

5. Dynamics 365-integrering: Arbetsflödet skapar verifierade fakturadata som en väntande leverantörsfakturapost i Dynamics 365 finance and operations-appar med hjälp av antingen Dataverse-anslutningsappen eller Dynamics 365-anslutningsappen.

6. Felhantering: Om något steg misslyckas loggar flödet felet, skickar ett meddelande till ekonomiteamet, flyttar e-postmeddelandet till en misslyckad mapp och förhindrar att ofullständiga fakturor anger Dynamics 365.

Meddelande om lyckat resultat: När arbetsflödet har skapats skickar det Teams-meddelanden till ekonomikanalen, uppdaterar spårningslistan och flyttar det bearbetade e-postmeddelandet till en arkivmapp med dynamics 365-fakturareferensnumret.

Scenarioinformation

Det här användningsfallet baseras på ett företags metod för att upprätta en robust, säker och underhållsbar process för att integrera leverantörsfakturor i ett ERP-system samtidigt som manuella ansträngningar minimeras.

Företagsutmaningar

Ett multinationellt företag tar emot stora mängder leverantörsfakturor i XML-format från Peru (SUNAT CPE/UBL–Superintendencia Nacional de Aduanas y de Administración Tributaria Comprobante de Pago Electrónico/Universal Business Language), Chile (SII DTE–Servicio de Impuestos Internos Documento Tributario Electrónico) och Mexiko (SAT CFDI–Servicio de Administración Tributaria Comprobante Fiscal Digital por Internet).

Att manuellt ladda ned, tolka och nyckela dessa XML-filer till Dynamics 365 (eller något ERP-system) är långsamt, felbenäget och tillämpar inte konsekvent lokala e-faktureringsregler. Teams måste också stämma av XML-data med PDF-filer och verifiera leverantörsreferensdata och skatteidentifieringsnummer (TIN).

Lösning

Implementera ett Power Automate-baserat XML-fakturainmatningsmönster som:

• Övervakar ap-postlådor (shared accounts payable) per land/region, extraherar XML- och PDF-bifogade filer och dirigerar dem till en automatisering.

• Parsar varje lands/regions XML till ett normaliserat internt schema, inklusive rubrik, rader, skatter, parter, nycklar som universellt unik identifierare (UUID) eller folio.

• Tillämpar lands-/regionmedveten validering, till exempel skatte-ID-format, dokumenttyp, summor, skatter och obligatoriska taggar, innan du skapar väntande leverantörsfakturor i Dynamics 365.

• Skapar en enhetlig granskningslogg i SharePoint eller Dataverse och kopplar ursprunglig XML och PDF till ERP-dokumentet för långsiktig kvarhållning.

Komponenter

Dessa tjänster och tekniker automatiserar leverantörsfakturainmatning, bearbetning, validering och integrering i Dynamics 365 finance and operations-appar.

E-post- och arbetsflödestjänster

Power Automate-molnflöden samordnar hela fakturabearbetningspipelinen. Molnflöden kan köras på begäran, till exempel när e-postmeddelanden tas emot med fakturabilagor, vilket gör dem till en idealisk utlösarmekanism för automatisk fakturainmatning.

Extrahering och bearbetning av data

En AI-fråga extraherar inköpsorderreferensen (PO) och UUID från PDF-fakturor när de inte finns i XML. Den klassificerar även fakturatyp i vissa scenarier. Du kan också använda en dokumentbearbetningsmodell för AI Builder, beroende på dina krav.

ERP-integrering

Väntande leverantörsfakturor skapas i Dynamics 365 finance and operations-appar. Arkitekturen använder den interna Dynamics 365-anslutningsappen för att interagera med Dynamics 365 finance and operations-dataentiteter, till exempel leverantörsfakturarelaterade entiteter.

Dataintegrering och validering

• SharePoint-listor fungerar som ett grundläggande datalager för fakturaloggning och undantagsspårning.

• Virtuella Microsoft Dataverse-tabeller möjliggör sömlös integrering med Dynamics 365 finance and operations-appar.

Meddelande och övervakning

• Microsoft Teams tillhandahåller realtidsmeddelanden till finanspersonalen vid fakturabearbetningens resultat.

• Outlook/Exchange Online utlöser arbetsflödes- och felmeddelanden. Tillhandahåller även e-postorganisation via mapphantering.

Considerations

Dessa överväganden implementerar Power Platforms Well-Architected-pelarna, en uppsättning vägledande principer som förbättrar kvaliteten på ett arbetsflöde. Läs mer i Microsoft Power Platform Well-Architected.

Reliability

• Felisolering: Använd try-catch-omfångsområden i Power Automate för att hantera parsningsfel, valideringsfel och Dynamics 365-integreringsproblem separat. Den här metoden förhindrar att ett fel blockerar hela batchen.

• Identifiering av Idempotent: Använd kombination av fakturanummer och leverantörs-RFC för att förhindra duplicerade Dynamics 365-inskickningar om ett e-postmeddelande skickas på nytt.

• Återställningsmekanismer: Använd e-postmappar för säkerhetskopiering och manuella kösystem för fakturor som inte kan bearbetas automatiskt. Den här metoden säkerställer att inga fakturor går förlorade.

• Loggning med dubbla lager: Använd primär SharePoint- och sekundär e-postavisering för att säkerställa undantagssynlighet även om loggningen misslyckas.

• Återförsöksprinciper: Använd standardtimeouthantering (5 minuters timeout) med catch scope-vägledning till undantagshantering.

Säkerhet

• Åtkomstkontroll: Begränsa e-postinkorgen, SharePoint-biblioteket och Dynamics 365-tjänstkontot till behörig personal.

• Dataskydd: Se till att XML-bifogade filer som innehåller känsliga leverantörsdata bearbetas på ett säkert sätt. Implementera kryptering för känsliga fält som bankkontoinformation om det finns i fakturor.

• Efterlevnad: Se till att all fakturabearbetning följer finansiella regler, till exempel EFTERLEVNAD av Sarbanes-Oxley Act (SOX), MOMS -krav (Goods and Services Tax) /Harmonized Sales Tax (HST) och andra lokala skattebestämmelser, genom att implementera valideringsregler som är anpassade till regelkrav.

• Tjänstkonto: Använd minimala behörigheter (LÄS på VendorsV2/UnitsOfMeasure; SKAPA endast på fakturatabeller).

Operativ skicklighet

• Standardisering: Kräv att alla leverantörer använder konsekventa XML-schemaformat för att förenkla parsningslogik. Ge leverantörer XML-mallar för att säkerställa kompatibilitet.

• Dokumentation: Skapa runbooks för vanliga felscenarier, felsökning av XML-format och Dynamics 365-konfigurationsändringar. Dokumentera alla uttryck och valideringsregler som används.

• Supportprocess: Träna ekonomi- och IT-supportteam om hur du diagnostiserar flödesfel med hjälp av Power Automate-körningshistorik, hittar fel i loggar och kör manuella återställningsprocedurer.

• Ändringshantering: Utvärdera alla ändringar av parsningslogik, valideringsregler och Dynamics 365-mappningar i en utvecklingsmiljö före produktionsdistribution. Använd versionskontroll för Power Automate-flödesexporter.

Prestandaeffektivitet

• Batchläge: När mer än 200 fakturor behöver bearbetas per dag växlar du till ett schemalagt flöde som körs var 15:e minut i stället för att använda en utlösare per e-post.

• Optimering: Övervaka flödeskörningens varaktighet och tidsåtgång för parsning. För komplexa XML-strukturer optimerar du uttryck för att minimera bearbetningskostnaderna. Implementera cachelagring för leverantörssökningar för att undvika redundanta Dynamics 365-frågor.

• Begränsning av anslutningar: Var medveten om Gränser för Power Automate. För stora volymer implementerar du kömekanismer med hjälp av Dataverse-tabeller.

• Skalbarhet: När fakturavolymen växer sker en övergång från att använda e-postutlösare till batchbearbetning. Använd schemalagda flöden som bearbetar flera fakturor parallellt med hjälp av en Tillämpa på varje loop med samtidighetsinställningar.

Upplevelseoptimering

• Självbetjäning: Ekonomianvändare kan manuellt försöka med misslyckade fakturor manuellt med hjälp av en Power Apps-knapp (inget IT-beroende).

• Transparens: SharePoint-instrumentpanelen visar bearbetning av köstatus; Power BI tillhandahåller detaljerad analys.

• Tydliga meddelanden: Strukturerat e-postformat med avsnitt: Sammanfattning, Bifogade filer, Felinformation, Rekommenderad åtgärd.

• SLA-mål: 95 procent av automatiserade fakturor bearbetas inom två timmar från mottagande av e-post.

Ansvarsfull AI

• Rättvisa: Träna anpassade promptmodeller med varierat data för att minimera skevhet (bias).

• Tillförlitlighet och säkerhet: Övervaka AI-utdata kontinuerligt för att säkerställa att de är korrekta och användbara. En människa delaktig i processen granskar avvikelser och undantag.

• Sekretess och säkerhet: Se till att data som AI-promptprocesser följer gällande sekretessregler.

• Inkludering: Stöd för bearbetning av dokument på flera språk. En människa kan granska dokumentet om AI Builder har problem med att tolka informationen.

• Transparens: Alla AI-utdata är spårbara, med loggar tillgängliga för granskning.

• Ansvarstagande: Använd mänsklig övervakning i processen för att säkerställa ansvar för kritiska beslut.

Nästa steg

• Granska och anpassa XML-schemakraven med leverantörscommunityn.
• Planera pilotdistribution med två till tre större leverantörer.
• Konfigurera testmiljön för användargodkännandetester (UAT) och validering.
• Schemalägga kunskapsöverföringssessioner med AP-teamet.
• Upprätta serviceavtalsmål (SLA) för fakturabearbetning, till exempel automatisera 95 procent av fakturorna inom två timmar.
• Planera fas 2 för att inkludera andra dokumenttyper (inköpsorder, kvitton, kreditnotor).

Bidragsgivare

Microsoft ansvarar för den här artikeln. Följande bidragsgivare skrev den här artikeln.

Huvudsakliga författare:

• Pratik Kasat, teknisk arkitekt

Relaterade resurser

Power Platform:

• Power Automate-molnflöden
• Skapa en anpassad fråga
• Använd din uppmaning i Power Automate

Dynamics 365:

• Dokumentation om Ekonomi och drift i Dynamics 365
• Översikt över dataentiteter
• Dynamics 365-koppling

Överensstämmelse:

• CFDI-specifikationer
• SUNAT Peru
• Power Platform välarkitekterad