Ladda upp filer till SharePoint med metadata från modelldrivna appar

Den här referensarkitekturen beskriver hur du använder en anpassad sida i en modelldriven app för att samla in metadata när dokument laddas upp till SharePoint. Den här metoden förbättrar användarupplevelsen i modelldrivna appar och stöder dokumentstyrning och sökbarhet i SharePoint genom att framtvinga metadata vid uppladdningen.

Arkitekturdiagram

Arbetsflöde

1. En användare öppnar en modelldriven app och navigerar till en post som kräver dokumentuppladdning (till exempel ärende, kontakt eller konto).

2. Användaren väljer en åtgärd för att ladda upp dokument (kommandoradsknappen), som startar en anpassad sida som en dialogruta i den modelldrivna appen.

3. Den anpassade sidan innehåller:

   1. Filval (en eller flera filer).
   2. Metadatafält som är justerade efter SharePoint dokumentbibliotekskolumner.
   3. Validering och vägledning baserat på affärsregler.
   4. Kontext för den ursprungliga posten via post-ID:t i den modelldrivna app-URL:en.

4. När användaren skickar formuläret anropar den anpassade sidan ett Power Automate molnflöde.

5. Power Automate:

   1. Laddar upp filerna till måldokumentbiblioteket SharePoint och/eller mappen baserat på logiken för önskad plats inom arbetsflödet.

   2. Anger SharePoint metadata med värden som anges på den anpassade sidan.

   3. Skapar eller uppdaterar motsvarande dokumentplatspost i Dataverse för att upprätthålla bakåtkompatibilitet med den inbyggda Dataverse- och SharePoint-integreringen.

6. De uppladdade dokumenten är:

   • Associerad med den ursprungliga Dataverse-posten.
   • Sökbar och filtrerad i SharePoint med metadata.

Scenarioinformation

Organisationer använder ofta SharePoint dokumenthantering med modelldrivna appar för att lagra dokument relaterade till affärsposter. Den inbyggda SharePoint-integreringen tillåter dock inte att användarna fyller i nödvändiga metadata under uppladdningen, vilket leder till:

• Ofullständiga eller inkonsekventa metadata
• Minskad sökbarhet och regelefterlevnad
• Manuell omarbetning för att klassificera dokument efter uppladdning

Den här arkitekturen åtgärdar dessa begränsningar genom att introducera en anpassad sidbaserad uppladdningsupplevelse som samlar in metadata vid tidpunkten för uppladdningen. Den här metoden förbättrar datakvaliteten, användarupplevelsen och efterlevnaden samtidigt som den är helt inom Power Platform och Microsoft 365 ekosystemet.

Nyckelaffärsvärdet omfattar:

• Förbättrad dokumentstyrning och metadatakvalitet
• Konsekvent användarupplevelse inbäddad i modelldrivna appar
• Minskad manuell intervention och omklassificering
• Utökningsbarhet för komplexa arbetsflöden utan anpassad kod

Komponenter

Power Apps (modelldriven app): Är värd för den centrala affärsupplevelsen och tillhandahåller kontexten för dokumentuppladdning.

Power Apps anpassad sida: Tillhandahåller ett flexibelt användargränssnitt med låg kod för filuppladdning och metadatainsamling, som visas som en modal dialogruta i den modelldrivna appen.

Power Automate: Samordnar filuppladdning, metadatatilldelning och valfria underordnade processer med interna SharePoint- och Dataverse-anslutningsappar.

SharePoint: Fungerar som dokumentlagringsplats med dokumenthantering, metadata, versionshantering och säkerhet.

Microsoft Dataverse: Lagrar affärsdata och dokumentplatsposter som länkar SharePoint dokument till modelldrivna appposter.

Övervägda alternativ (högre utvecklings- och underhållsarbete):

• Anpassade webbresurser
• Power Apps Component Framework (PCF) code-komponenter

Considerations

Dessa överväganden implementerar Power Platforms Well-Architected-pelarna, en uppsättning vägledande principer som förbättrar kvaliteten på ett arbetsflöde. Läs mer i Microsoft Power Platform Well-Architected.

Reliability

Den här arkitekturen säkerställer tillförlitlig dokumentuppladdning och metadatapersistence mellan plattformskomponenter.

• Frikopplat användargränssnitt och lagring: Den anpassade sidan hanterar användarinteraktion och datainsamling. SharePoint hanterar fillagring och metadatapersistence och Dataverse-länkar mellan SharePoint och modelldrivna appposter.

• Transaktionell dokumenthantering: Dokumentuppladdning och metadatatilldelning är en enda logisk åtgärd. Om metadataprogrammet misslyckas försöker eller återställer processen uppladdningen, så att du inte får överblivna eller delvis klassificerade dokument.

• Platform-native robusthet: SharePoint ger inbyggd robusthet, versionshantering och redundans för dokumentlagring. Dataversum säkerställer tillförlitlig beständighet för dokumentplats och affärsdata.

• Retry and failure handling: Power Automate använder interna återförsöksprinciper och felhantering för att hantera tillfälliga fel vid interaktion med SharePoint eller Dataverse. Den här metoden förbättrar motståndskraften utan att införa anpassad infrastruktur.

Säkerhet

Säkerheten tillämpas konsekvent i användarupplevelsen, orkestreringen och lagringsskikten.

• Identitetsbaserad åtkomstkontroll: Användare autentiserar via Microsoft Entra ID. Rollbaserad säkerhet och SharePoint behörigheter styr åtkomsten till den modelldrivna appen, den anpassade sidan och SharePoint dokument.

• Design med lägsta behörighet: Användare kan bara ladda upp och visa dokument för poster som de har behörighet att komma åt i Dataverse.

• No direct SharePoint exposure: Användare interagerar aldrig direkt med SharePoint bibliotek. Alla uppladdningar sker via den anpassade sidan i den modelldrivna appen, vilket minskar risken för att kringgå affärsregler eller metadatakrav.

• Secure Connector-användning: Power Automate anslutningar använder hanterade identiteter eller tjänstens huvudnamn vid behov.

• Datagränskonsekvens: Metadata som samlas in på den anpassade sidan verifieras mot Dataverse och SharePoint scheman, vilket förhindrar inmatning av obehöriga eller felaktiga värden.

Operativ skicklighet

Arkitekturen betonar underhållsbarhet, observerbarhet och enkel ändring.

• Low-code-tilläggsmöjligheter: Med hjälp av anpassade sidor och Power Automate kan du ändra metadatakrav, verifieringsregler eller uppladdningsbeteende utan att behöva distribuera om anpassad kod.

• Tydlig uppdelning av problem:

  • Modelldriven app: Affärskontext och navigering
  • Anpassad sida: Dokumentuppladdning och metadatainsamling
  • Power Automate: Orkestrering och integrering
  • SharePoint: Dokumenthantering och efterlevnad

• Övervakning och diagnostik: Power Automate körningshistorik och Dataverse-granskning ger insyn i uppladdningsfel, metadataproblem och användarbeteende. Du kan utöka övervakningen för användning med Azure Application Insights om det behövs.

• Environment strategy alignment: Lösningen stöder standardstrategier för Power Platform-miljöer (utveckling, test, produktion) med hjälp av hanterade lösningar och miljövariabler för SharePoint mål.

• Change isolation: Du kan återspegla ändringar i metadataschemat i SharePoint i användargränssnittet för anpassad sida utan att påverka den underliggande modelldrivna appstrukturen.

Prestandaeffektivitet

Prestandaöverväganden fokuserar på att minimera användarens väntetid och onödig bearbetning.

• Enkel interaktionsuppladdning: Den första uppladdningen samlar in och tillämpar metadata, så du undviker sekundära manuella uppdateringar eller bakgrundsbearbetning.

• Modalt användargränssnitt i kontext: Den anpassade sidan körs som en modal dialogruta i den modelldrivna appen. Den här metoden minskar sidnavigering och förbättrar den upplevda svarstiden.

• Asynkron bearbetning: Icke-kritiska åtgärder efter uppladdning, till exempel meddelanden eller klassificering, hanteras asynkront, vilket säkerställer att användaren inte blockeras.

• Optimerad dataöverföring: Filer överförs direkt till SharePoint genom att använda inhemska anslutningar istället för att tillfälligt lagra dem i Dataverse.

• Scalable platform services: SharePoint och Power Automate skalas automatiskt för att stödja varierande dokumentvolymer utan manuell kapacitetsplanering.

Upplevelseoptimering

Den här arkitekturen ger en konsekvent och intuitiv användarupplevelse.

• Kontextmedveten dokumentuppladdning: Användare laddar upp dokument direkt från den relevanta affärsposten, så att systemet automatiskt associerar dokumentet korrekt.

• Guidad metadatainsamling: Den anpassade sidan tvingar fram nödvändiga metadata, ger validering och kan dynamiskt anpassa fält beroende på dokumenttyp eller postkontext.

• Minskad kognitiv belastning: Modal interaktion håller användarna fokuserade på uppgiften utan att navigera bort från den modelldrivna appen.

• Konsekvens med Power Platform UX: Lösningen använder inbyggda Power Apps-kontroller och mönster, vilket säkerställer tillgänglighet, responstid och förtrogenhet.

• Omedelbar feedback: Användarna får bekräftelse på att dokument och metadata har sparats, vilket ökar förtroendet för systemet.

Bidragsgivare

Microsoft ansvarar för den här artikeln. Följande bidragsgivare skrev den här artikeln.

Huvudsakliga författare:

• Kevin McDonald, företagsarkitekt