Försäljningsprocesser

Gäller för Project Service appversion 3.x

De försäljningsprocesser som används i en projektbaserad organisation skiljer sig från de försäljningsprocesser som används i en produktbaserad organisation. Skillnaden beror på att försäljningscykler för projektbaserade organisationer är längre och kräver anpassad uppskattningsteknik för att analysera och skapa offerter för varje avtal. Project Service Automation använder samma funktioner som används i försäljningsprocessen för Dynamics 365 Sales. Här följer några exempel:

• En lead-entitet används för att spåra försäljningsprocessen.
• Kvalificerade leads följs upp som affärsmöjligheter. Försäljningsprocessen kan också inledas med en affärsmöjlighet.
• Åtkomst till alla relaterade artefakter för en affärsmöjlighet. Dessa artefakter omfattar säljteamet, intressenter, sannolikhet, betyg, försäljningsfaser och affärsprocesser.
• Flera offerter skapas för en affärsmöjlighet.
• En offert markeras som stängd som vunnen för att skapa en försäljningsorder. I PSA är försäljningsordern anpassad och kallas projektkontrakt.

I följande illustration visas en typisk försäljningsprocess i en projektbaserad organisation.

Beräkna en försäljning

Försäljningsvärdet kan beräknas på grundval av projekt som tidigare har levererats och projektets komplexitet. För projekt som omfattar tillägg till tidigare projekt eller projekt där leverantörens expertis är hög och välkända arbetsmallar används kan du använda en enklare uppskattningsprocess. Mer komplexa projekt har vanligtvis en längre köpprocess. Därför finns det fler steg i försäljningsuppskattningsprocessen. Tidigt i processen använder försäljningsteamet indata från kontoansvariga och ämnesexperter (SMF) för att skapa en beräkning på hög nivå för varje enskild del av det arbete som offereras. Dessa komponenter i arbetet representeras av citatrader.

Du kan skapa en uppskattning på hög nivå av offerten. Detta innebär att beräkningen ersätts med en mer detaljerad beräkning som bygger på en projektplan som du skapar med hjälp av standardiserade projektmallar. De här mallarna hjälper dig att skapa ett schema och fastställa monetära värden för offerten och dess komponenter (offertrader).

Du kan skapa flera offerter för ett projekt och gruppera dem under en enskild typ av affärsmöjlighetsentitet. En av dessa offerter markeras som stängd som vunnen och ett projektkontrakt eller en arbetsuppgift (SOW) skapas. Ett projektkontrakt innehåller det kontrakterade värdet för varje komponent (kontraktrad) som kunden accepterar för leverans. En SOW skapas vanligtvis som ett Microsoft Word-dokument. Alla fakturor som skickas till kunden under projektets leverans refererar till projektkontraktet eller SOW.

Du kan också skapa alternativa offerter under ett affärsmöjlighets entitetstyp eller ställa in systemet så att ett projektkontrakt skapas när en offert har vunnits. I det här fallet kan du bifoga ett Word-dokument som representerar arbetsbeskrivningen till projektkontraktet.

Konfigurera försäljningsprocessen

Du kan använda affärsprocessflöden (BPFs) i Microsoft Dynamics 365 för att konfigurera din försäljningsprocess. BPF ger din försäljningspersonal ett guidat visuellt gränssnitt som de kan använda för att flytta framåt mellan de stadier som är typiska för ditt företag.

Ditt företag kan till exempel ha följande sex steg i försäljningsprocessen:

1. Uppfylla krav
2. Beräkning
3. Intern granskning
4. Kontrakt
5. Leverera
6. Stäng

Dessa sex steg representeras av (>) som du väljer att visa i varje affärsmöjlighets entitetstyp du skapar.

Din organisation kan använda olika entiteter för att representera samma avtal som det utvecklas. Tidigt i försäljningsprocessen representeras en affär av entiteten för affärsmöjlighet. När tiden går och mer information dyker upp kan du använda uppskattningar på hög nivå för att skapa en eller flera offerter. Om en av dessa offerter ses över av interna och kundens intressenter, representerar den offertentiteten affären. När kunden har accepterat offerten representerar ett projektkontrakt eller SOW affären. För att stödja det här beteendet är BPF:er strukturerade så att varje steg i processen länkas till en annan databastabell.

Steget Kvalificera i försäljningsprocessen kan backas upp av en affärsmöjlighetsentitet. Stegen Uppskattning och Intern granskning kan backas upp av en offert-entitet. Faserna Contract, Delivery och Close kan backas upp av en Project Contract-entitet.

När du går igenom faserna uppmanas du att skapa rätt entitetsposter för att få hjälp och guida dig genom processen. Stegen kan vara villkorsstyrda. Om du till exempel bara behöver en intern granskning av en offert om offerten använder en anpassad prislista kan du konfigurera det villkoret i rätt fas i affärsprocessen. Fasen Intern granskning visas sedan endast för offerter som använder en anpassad prislista. För alla andra erbjudanden och offerter följs uppskattningssteget av kontraktssteget .

Skillnader mellan Project Service Automation och försäljning

Även om försäljnings processen i PSA använder de grundläggande funktionerna i försäljningsprocessen i Sales, har den vissa viktiga skillnader på grund av variationer i affärspraxis i projektbaserade organisationer. Här följer några exempel:

• Projektofferter – Inom Project Service Automation stängs en offert när ett projektkontrakt har skapats från en offert. I Sales kan du hålla en offert öppen när du har vunnit den. Anledningen till skillnaden är att en matchning mellan en offert och ett projektkontrakt är bättre för projektbaserade organisationer.
• Aktivering och revidering – i PSA är aktivering och revideringar inte tillåtna i projektofferter. I Sales kan en offert låsas för att förhindra ytterligare redigeringar.
• Stänga en offert som förlorad eller vunnen – i PSA, när en projektoffert stängs som vunnen eller förlorad, förblir affärsmöjligheten öppen. Alla andra offerter i affärsmöjligheten stängs som förlorade. I Sales när en offert stängs som vunnen eller förlorad ombeds användaren att utföra en åtgärd för affärsmöjligheten. Beroende på användarindata kan den underliggande affärsmöjligheten vara stängd eller öppen.

Spåra ändringar av offerter och projektplaner i försäljningscykeln

Du kan inte följa upp ändringar i en offert i PSA. I stället måste du markera den befintliga offerten Stängd som Förlorad och sedan skapa en ny offert. Du kan kopiera en offert eller klona en projektrelaterad offert med hjälp av PSA.

Spåra kommentarer och godkännanden av offerter och projektkontrakt

Du kan hantera granskning och godkännande av offerter och projektkontrakt med hjälp av postväggar och inlägg. Din organisation kan skapa anpassade arbetsflöden och plugin-program för att tilldela, omdirigera, eskalera och hantera meddelanden om gransknings- och godkännandeuppgifter.