Konfigurera godkännandeprocesser i ett arbetsflöde

Använd följande procedur när du vill konfigurera egenskaperna för godkännandeprocessen.

Om du vill konfigurera en godkännandeprocess högerklickar du på godkännandeelementet i arbetsflödesredigeraren och väljer sedan Egenskaper för att öppna formuläret Egenskaper .

Namnge godkännandeprocessen

Följ dessa steg om du vill ange ett namn för godkännandeprocessen.

1. I den vänstra rutan väljer du Grundläggande inställningar.
2. Ange ett unikt namn för godkännandeprocessen i fältet Namn.

Ange när systemet ska agera automatiskt på dokumentet

Du kan konfigurera systemet att vidta automatiska åtgärder för dokumentet om vissa villkor uppfylls. Systemet kan till exempel godkänna utgiftsrapporter med totala belopp som understiger 1 000 kronor. Följ de här stegen för att ange när systemet ska agera i dokumentet:

1. I den vänstra rutan väljer du Automatiska åtgärder.

2. Markera kryssrutan Aktivera automatiska åtgärder.

3. Välj Lägg till villkor.

4. Ange ett villkor.

5. Ange vid behov ytterligare villkor.

6. Utför följande steg för att kontrollera att de villkor som du har angett är korrekt konfigurerade:

   1. Välj Test för att öppna villkorsformuläret För testarbetsflöde .
   2. Markera en post i området Validera villkor i formuläret.
   3. Välj Test. Systemet utvärderar posten i syfte att avgöra om den uppfyller villkoren som du angett.
   4. Välj OK eller Avbryt för att återgå till formuläret Egenskaper .

7. I listan Automatisk slutförandeåtgärd väljer du den åtgärd som systemet ska vidta för dokumentet.

Ange när meddelanden ska skickas

Du kan skicka meddelanden till personer när ett dokument godkänns, avvisas, delegeras eller eskaleras eller när en ändring begärs. Följ de här stegen för att ange när meddelanden ska skickas och vem som ska ta emot dem.

1. I den vänstra rutan väljer du Meddelanden.

2. Markera kryssrutan bredvid händelserna för att skicka meddelanden för:

   • Ombud – När ett dokument tilldelas till en annan användare för godkännande.
   • Eskalera – När den tilldelade användaren inte agerar på ett dokument under den tilldelade tiden.
   • Godkänn – när ett dokument har godkänts.
   • Avvisa – när ett dokument avvisas.
   • Ändring av begäran – När den tilldelade användaren begär en ändring av ett skickat dokument.

3. Välj raden för en händelse som du valde i steg 2.

4. Välj fliken Meddelandetext .

5. Ange meddelandetexten i textrutan.

6. Om du vill anpassa texten infogar du platshållare som ersätts med lämpliga data när de visas för användarna. Följ dessa steg när du vill infoga en platshållare:

   1. Markera textrutan på den plats där platshållaren ska visas.
   2. Välj Infoga platshållare.
   3. Välj önskad platshållare i listan som visas.
   4. Välj Infoga.

7. Om du vill lägga till översättningar av meddelandet väljer du Översättningar. Följ dessa steg i formuläret som visas:

   1. Markera Lägga till.
   2. I listan som visas väljer du språket för texten.
   3. I textrutan Översatt text anger du texten.
   4. Om du vill anpassa texten kan du infoga platshållare.
   5. Välj Nära.

8. Välj fliken Mottagare .

9. Ange vem som tar emot meddelandena. I följande register väljer du ett av alternativen, och följer sedan de ytterligare stegen för detta alternativ innan du går vidare till steg 10.

1. Upprepa stegen 3 till och med 9 för varje enskild händelse som du valde i steg 2.

Ange den slutliga godkännaren

Om du vill kräva extra godkännande när användaren som skickade dokumentet också godkänner det anger du en slutlig godkännare för godkännandesteget.

1. I arbetsflödesredigeraren och klicka sedan på Egenskaper för att öppna formuläret Egenskaper om du vill godkänna en godkännandeprocess.
2. I den vänstra rutan väljer du Avancerade inställningar.
3. Markera rutan Använd slutlig godkännare.
4. I listan ska du välja en användare som slutlig godkännare.

Hindra avsändaren från att godkänna steg i arbetsflödet

Följ dessa steg för att förhindra att användare som skickar dokument för godkännande godkänner själva dokumenten:

1. Gå till Systemadministration > Arbetsflöde > Arbetsflödesparametrar > Allmän > Godkännare.
2. Uppdatera inställningen Tillåt inte godkännande av avsändare i arbetsflödet till Ja.

Som standard är den här inställningen Nej och användarna kan godkänna dokumentet om de ingår i godkännandestegets tilldelningsinställningar.

Om du ställer in arbetsflödet på Tillåt inte godkännande av inskickare och inkluderar godkännandesteg med en slutlig godkännare kontrollerar du att den slutliga godkännaren inte är en användare som vanligtvis skickar dokument till arbetsflödet, eftersom de inte kan slutföra godkännandet.

Ange en tidsgräns

Följ dessa steg om du behöver slutföra godkännandeprocessen inom en viss tid.

1. I den vänstra rutan väljer du Avancerade inställningar.

2. Markera kryssrutan Ange en tidsgräns för arbetsflödeselementelement.

3. Ange när godkännandeprocessen måste vara slutförd i fältet Duration. Välj ett av följande alternativ:

   • Timmar – Ange det antal timmar inom vilket godkännandeprocessen senast måste ha slutförts. Välj sedan den kalender som används inom din organisation, och ange information om organisationens arbetsvecka.
   • Dagar – Ange det antal dagar inom vilket godkännandeprocessen senast måste ha slutförts. Välj sedan den kalender som används inom din organisation, och ange information om organisationens arbetsvecka.
   • Weeks – Ange det antal veckor inom vilket godkännandeprocessen senast måste ha slutförts.
   • Months – – Välj dag och vecka då godkännandeprocessen senast måste vara slutförd. Du kanske till exempel vill att godkännandeprocessen ska slutföras på fredag den tredje veckan i månaden.
   • År – Välj dag, vecka och månad då godkännandeprocessen senast måste vara slutförd. Du kanske till exempel vill att godkännandeprocessen ska slutföras senast fredag den tredje veckan i december.

4. Om tidsgränsen överskrids, utför systemet åtgärden i dokumentet. I listan Åtgärd väljer du den åtgärd som ska vidtas i systemet.

Ange vilka åtgärder som är tillgängliga för användaren

När du tilldelar ett dokument till en användare för godkännande måste användaren agera på dokumentet. Följ de här stegen för att ange vilka åtgärder användaren kan vidta för det skickade dokumentet.

1. I den vänstra rutan väljer du Avancerade inställningar.
2. Markera kryssrutan Godkänn om du vill att användaren ska kunna godkänna dokumentet.
3. Markera kryssrutan Avvisa om användaren kan avvisa dokumentet.
4. Markera kryssrutan Begär ändring om användaren kan begära ändringar i dokumentet.
5. Markera kryssrutan Delegera om du vill att användaren ska kunna tilldela dokument till andra användare för godkännande.

Konfigurera godkännandestegen

En godkännandeprocess består av godkännandesteg. Slutför följande procedur för att lägga till steg i godkännandeprocessen och konfigurera stegen.

1. Dubbelklicka på godkännandeprocessen i arbetsflödesredigeraren. Arbetsflödesredigeraren visar stegen för godkännandeprocessen.
2. Dra steget från området Arbetsflödeselement till arbetsytan för att lägga till ett godkännandesteg.
3. Se Konfigurera godkännandesteg i ett arbetsflöde för att konfigurera ett godkännandesteg.