Koppla e-dokument mot inköpsorderrader med Copilot (förhandsgranskning)

[Denna artikel är en förhandsversion av dokumentationen och kan komma att ändras.]

När anskaffningsprocesser blir mer digitala spelar e-dokumentfunktionen i Business Central en nyckelroll för att automatisera hur företag tar emot och bearbetar leverantörsfakturor. Copilot kan hjälpa till genom att förbättra mappningen och matchningen av rader i leverantörsfakturor till inköpsorder. Copilot kan minska tiden du ägnar åt uppgifter som normalt skulle kräva omfattande sökning, uppslag och datainmatning. En annan fördel är när leverantörsfakturor inte exakt relaterar till inköpsorder. Copilot kan identifiera motsvarande inköpsorder. Förbättrade matchningsfunktioner gynnar särskilt små och medelstora organisationer som behöver effektiv dokumentspårning för inköpsorderrader.

Appen E-dokument har stöd för scenarier för e-dokument under hela försäljningsprocessen. Copilot kan också förfina hur du hanterar e-dokument i inköpsprocessen, särskilt när det gäller inköpsorder. Med appen kan du ange vilken typ av inköpsdokument som ska skapas för varje leverantör när du tar emot e-fakturor från dem.

Du kan uppdatera befintliga inköpsorder i Business Central med informationen från den mottagna e-fakturan.

Språk som stöds

Den här Copilot funktionen verifieras och stöds endast på engelska. Även om det kan användas på andra språk kanske det inte fungerar som avsett. Språkkvaliteten kan variera beroende på användarens interaktion eller systeminställningar, vilket kan påverka noggrannheten och användarupplevelsen. Läs mer i Copilot tillgänglighet för land/region och språk som stöds.

Förutsättningar

• Administratören måste aktivera funktionen E-dokumentmatchningshjälp. Läs mer i Konfigurera Copilot- och agentfunktioner.

Identifiera inköpsorder

Först kan du identifiera de inköpsorder som du kan matcha automatiskt. Om din Leverantör har konfigurerat fältet Ta emot e-dokument till så att det fungerar med Inköpsorder, när ett elektroniskt dokument har skapats i Business Central (manuellt eller från en extern slutpunkt), gör Business Central följande:

1. Om Inköpsordern för denna leverantör finns och det finns ett inköpsordernummer i den mottagna e-dokumentfilen kommer Business Central att koppla detta e-dokument automatiskt till inköpsordern. Dokumentstatusen för det här e-dokumentet är Pågår och Status för e-dokument på undersidan Servicestatus är Order länkad.
   Länken visas i fältet Dokument i e-dokumentet. Om du behöver ändra inköpsordern kan du använda åtgärden Uppdatera inköpsorderlänk och manuellt välja en annan inköpsorder för den här leverantören. Du kan bara göra det innan du matchar raderna i e-dokumentet och inköpsordern.
2. Om inköpsordern för den här leverantören finns men det inte finns något inköpsordernummer i den mottagna e-dokumentfilen, kan du manuellt ladda upp dokumentet och välja en befintlig inköpsorder genom att öppnar listan Inköpsorder från de order som du fått från leverantören som bara innehåller e-dokumentet. Om du inte valde rätt inköpsorder, eller om du tagit emot e-dokumentet automatiskt från en extern slutpunkt med hjälp av Jobbkö kommer det nya e-dokumentet inte att länkas till något inköpsdokument och fältet Dokumentstatus kommer att visa Fel och E-dokumentstatus på undersidan Servicestatus kommer att vara Bearbetningsfel för importerat dokument. När du vill slutföra länkningen till inköpsordern väljer du åtgärden Uppdatera inköpsorderlänk och väljer en inköpsorder för leverantören.

Kartlinjer

Copilot hjälper dig att automatiskt matcha e-fakturarader med inköpsorderrader och erbjuder extra matchningsinformation för att förbättra matchningarna.

När de har matchats och mappats uppdaterar Business Central den matchade inköpsordern med relevant kvittoinformation för att säkerställa att rätt kvantiteter tas emot på orderraderna.

Du kan matcha dina mottagna elektroniska dokument med inköpsorderrader från två olika ställen, från sidan E-dokument eller från sidan Inköpsorder. Det enklaste sättet att hitta redan länkade inköpsorder är att använda panelen Länkade inköpsorder i ditt rollcenter. Om du vill söka efter dokument som inte är länkade använder du panelen Väntar på e-fakturor där du kan öppna en lista med e-dokument som väntar på granskning.

När du vill köra matchning från en inköpsorder väljer du åtgärden Mappa e-dokumentrader med Copilot. Åtgärden är tillgänglig på listsidan Inköpsorder och på sidan Inköpsorder . Om du vill köra matchning från sidan E-dokument väljer du åtgärden Matcha inköpsorder med Copilot. Följ dessa steg för att bearbeta med matchning:

1. Välj åtgärden Mappa e-dokumentrader med Copilot eller Matcha inköpsorder med Copilot för dokument som redan är länkade.

2. Prompten Matcha e-dokument mot orderrader med Copilot visas och sidan Matchning av inköpsorder finns i bakgrunden. Copilot skapar automatiskt mappningen åt dig.

3. Efter några sekunder föreslår sidan E-Document Match Order Lines with Copilot rader för matchning med några detaljer.

   1. I prompthuvudet finns det följande information:

   Fältnamn	Description
   Automatiskt matchade	Anger antalet matchningar som föreslås automatiskt. Det här talet baseras på en strängjämförelse. Om 80 % eller mer av beskrivningarna överlappar varandra matchar Business Central dem automatiskt utan att använda Copilot funktioner. Business Central visar också rader som automatiskt matchade när artikelreferenser existerar under lämpliga villkor.
   Parat med Copilot	Anger antalet matchningar som föreslås av Copilot med hjälp av både sträng- och semantisk jämförelse.
   E-dokumentnummer	Anger det länkade numret för e-dokumentet.
   Faktura med totalt belopp exkl. moms	Anger det totala fakturabeloppet, exklusive moms.
   Matchad totalsumma inkl. Momssats	Anger det matchade beloppet exklusive moms.

   1. Om alla rader matchar visas följande text i grönt teckensnitt i det övre högra hörnet: Alla rader (100 %) matchas. Granska matchningsförslag.

   2. Raderna Matchat förslag innehåller följande information:

      Fältnamn	Description
      E-dokumentradnr	Anger radnumret för e-dokumentet från den ursprungliga e-dokumentfilen.
      Beskrivning av e-dokument-rad	Anger beskrivning av e-dokumentet från den ursprungliga e-dokumentfilen.
      Matchad kvantitet	Anger antalet som ska kopplas till inköpsorderraden.
      Förslag	Anger den åtgärd som Copilot föreslagit för matchning av inköpsorderraderna.
      Lära sig matchningsregel	Anger om en matchningsregel ska skapas för förslaget. Om du markerar den här kryssrutan skapar Business Central objektreferenser för objekt och text till kontomappningar för G/L-konton.

   3. Alla helt föreslagna och matchade linjer är markerade med grön färg. Om det finns ett problem, till exempel ett annat pris men inom det tillåtna prisintervallet, markeras den här raden med en gul färg. Om det finns några likheter mellan beskrivningsfälten men prisskillnaden är större än tillåtet, markeras den här raden med en röd färg.

   4. Om du inte är nöjd med vissa förslag kan du ta bort dem med åtgärden Ta bort rad.

   5. Om du vill se förslagsmatchningar kan du klicka på länken i kolumnen Förslag för att öppna sidan Matchningsdetaljer för e-dokument.

   6. På sidan Matchningsdetaljer för e-dokument kan du jämföra uppgifter från e-dokumentet och inköpsordern för att vara säker på den föreslagna matchningen innan du bekräftar den.

   7. Stäng sidan efter granskningen.

4. Om du inte är nöjd med de flesta förslagen, eller om du inte vill använda funktionen Matcha orderrader för e-dokument med Copilot, väljer du Ignorera. Du kan skapa matchningarna manuellt. För att lära dig mer, gå till manuell matchning.

5. Om du vill behålla förslagen väljer du Behåll.

6. Business Central stänger Copilot-prompten och raderna på sidan Matchning av inköpsorder markeras som gröna.

7. Du kan fortsätta att arbeta som om du utför en manuell matchning. Du kan till exempel ta bort, skapa eller återställa matchningar. Om du inte vill ändra något väljer du bara åtgärden Koppla till inköpsorder och fortsätter att arbeta med inköpsordern.

Relaterad information

Översikt över e-dokument
Använda e-dokument vid försäljning
Använd e-dokument vid inköp
Felsöka Copilot- och agentfunktioner
Vanliga frågor och svar om ansvarsfull AI för bankavstämningshjälp