Avaliar a gestão de conteúdos da sua organização status

A Gestão Avançada do SharePoint (SAM) fornece um conjunto abrangente de ferramentas para avaliar e melhorar as práticas de gestão de conteúdos da sua organização com informações e recomendações acionáveis. A Avaliação da Gestão de Conteúdos é o hub para estas capacidades.

O que é a Avaliação da Gestão de Conteúdos?

A Avaliação da Gestão de Conteúdos é uma funcionalidade incorporada e fácil de utilizar da Gestão Avançada do SharePoint. Com apenas um clique, pode marcar e melhorar rapidamente a forma como a sua organização gere os conteúdos em ambientes do SharePoint. A Avaliação da Gestão de Conteúdos fornece um processo simples e orientado para os administradores:

• Identificar conteúdo potencialmente partilhado em excesso
• Encontrar problemas ou riscos (como sites inativos ou sem proprietário)
• Definir a preparação do Copilot para a organização
• Garantir a conformidade e manter a integridade dos dados
• Receber recomendações acionáveis para remediação
• Controlar o progresso ao longo do tempo com avaliações periódicas

A avaliação utiliza o toolkit de Gestão Avançada (SAM) do SharePoint, executando um conjunto de relatórios essenciais para encontrar as principais descobertas e categorizar sites que possam necessitar de atenção. Torna a governação de conteúdos acessível e acionável, mesmo para administradores que possam não ter conhecimentos técnicos profundos.

Relatórios incluídos

Atualmente, a Avaliação da Gestão de Conteúdos inclui os seguintes relatórios:

• Relatório de sites inativos: identifica sites sem atividade nos últimos 180 dias.
• Relatório de propriedade do site: deteta sites sem proprietários ou apenas com um proprietário.
• Relatório de herança quebrada: localiza sites onde a herança de permissões é interrompida.
• Partilha interna sem restrições através do relatório EEEU (Todos exceto Utilizadores Externos): localiza conteúdo partilhado com todos os utilizadores internos.
• Partilha sem restrições através de ligações de partilha: deteta conteúdos partilhados através de ligações de partilha demasiado permissivas.

Porquê utilizar a Avaliação de Gestão de Conteúdos?

As organizações enfrentam uma complexidade crescente na gestão de conteúdos em grandes inquilinos do Microsoft 365. Os desafios comuns incluem:

• Incerteza sobre por onde começar a governação.
• Dificuldade em identificar se existem problemas ou riscos reais.
• Falta de clareza sobre se as medidas de governação existentes são suficientes.
• A necessidade de monitorização e melhoria contínuas.

A Avaliação da Gestão de Conteúdos aborda estes desafios ao:

• Automatizar a deteção: detete e categorize automaticamente sites potencialmente afetados sem intervenção manual.
• Resultados claros e acionáveis: forneça uma lista clara dos problemas com passos seguintes recomendados específicos para cada localização.
• Eliminar o trabalho manual: reduza a necessidade de scripts personalizados ou auditorias manuais, que podem ser morosas e propensas a erros.
• Reavaliação a pedido: permita que os administradores executem novamente a avaliação mensalmente para garantir uma melhoria e conformidade contínuas.

O que precisa para aceder à Avaliação da Gestão de Conteúdos?

Requisitos de licença

A sua organização tem de ter as licenças corretas e cumprir determinadas permissões ou funções administrativas para utilizar a funcionalidade descrita neste artigo.

Primeiro, sua organização deve ter uma das seguintes licenças base:

• Office 365 E3, E5 ou A5
• Microsoft 365 E1, E3, E5 ou A5

Além disso, precisa de, pelo menos, uma destas licenças:

• Microsoft 365 Copilot licença: tem de ser atribuída uma licença copilot a pelo menos um utilizador na sua organização (este utilizador não precisa de ser administrador do SharePoint).
• Licença de Gestão Avançada do Microsoft SharePoint: Disponível como uma compra autónoma.

Requisitos de administrador

Você deve ser um Administrador do SharePoint ou ter permissões equivalentes.

Informações adicionais

Se sua organização tiver uma licença do Copilot e pelo menos uma pessoa nela estiver com essa licença atribuída, os administradores do SharePoint terão acesso automático aos recursos do Gerenciamento Avançado do SharePoint necessárias para a implantação do Copilot.

Para organizações sem uma licença copilot, pode utilizar as funcionalidades de Gestão Avançada do SharePoint ao comprar uma licença de Gestão Avançada do SharePoint autónoma.

Onde encontrar a Avaliação de Gestão de Conteúdos

Pode aceder à Avaliação da Gestão de Conteúdos no Centro de Administração do SharePoint:

1. Inicie sessão no centro de administração do SharePoint.

2. No painel de navegação, selecione Gestão Avançada.

3. Procure o novo ecrã inicial da avaliação, conforme mostrado na imagem seguinte:

   

   (Anteriormente, a vista baseada em menus estava disponível em Todas as Funcionalidades).

4. Selecione Iniciar avaliação.

A avaliação executa automaticamente os relatórios SAM relevantes, analisa os resultados e apresenta os resultados numa dashboard compatível com o utilizador, que inclui:

• Resumo visual dos sites afetados
• Resultados de relatórios, que listam sites afetados, resultados específicos e ações recomendadas para remediação. Pode selecionar cada uma das conclusões para ver mais detalhes e documentação relacionada do Microsoft Learn para resolver o problema.
• As diretrizes e documentação mais recentes relacionadas com estas políticas.

Passos seguintes após executar a avaliação

1. Reveja os resultados: examine a lista de sites sinalizados como potencialmente afetados. O dashboard mostra o número e os detalhes destes sites.

2. Tomar medidas: para cada localização, siga os passos recomendados fornecidos. Estes passos podem incluir:

   • Criar ou ajustar políticas de site, como, por exemplo, sobrepartilhar potencial, inatividade ou propriedade.
   • Utilizar ferramentas incorporadas para corrigir problemas.
   • Consulte a documentação ligada para obter mais orientações.

3. Monitorizar o progresso: execute novamente a avaliação a cada 30 dias para acompanhar as melhorias e detetar novos problemas.