Automatize o processamento de faturas de fornecedores com Power Automate e AI Builder

O Power Automate e o AI Builder podem ser usados para automatizar o processamento de faturas de ponta a ponta por fornecedores a partir de formatos de faturação eletrónica baseados em Extensible Markup Language (XML). Esta abordagem permite às organizações validar e integrar dados de faturas em sistemas Dynamics 365 Finance ou outros sistemas de planeamento de recursos empresariais (ERP) com intervenção manual mínima.

Diagrama de arquitetura

Workflow

Esta arquitetura automatiza o fluxo de trabalho de processamento de faturas de ponta a ponta:

1. Gatilho de email: Um novo email chega à caixa de entrada partilhada designada com um anexo XML contendo detalhes da fatura (ID do fornecedor, número da fatura, data, montante, linhas de itens).

2. Extração de dados XML: O Power Automate extrai o anexo XML e analisa-o usando expressões XML para recuperar campos de fatura.

3. Validação de dados: O fluxo de trabalho valida os dados extraídos com base em múltiplos critérios:

   • Verificação da existência do fornecedor no Dynamics 365
   • Validação do formato do número de fatura
   • Deteção de tipos de documentos
   • Verificação do cálculo do montante
   • Validação por unidade de medida (baseada no país/região)
   • Validação do formato de data

4. Transformação de dados: O fluxo de trabalho mapeia campos XML extraídos para o esquema de entidade Dynamics 365, converte datas para o formato 8601 da Organização Internacional para a Normalização (ISO), converte valores para decimais e prepara itens de linha como arrays.

5. Integração com Dynamics 365: O fluxo de trabalho cria os dados de fatura validados como um registo pendente de fatura de fornecedor nas aplicações de finanças e operações do Dynamics 365, utilizando o conector Dataverse ou o conector Dynamics 365.

6. Tratamento de erros: Se algum passo falhar, o fluxo regista o erro, envia uma notificação à equipa financeira, move o email para uma pasta falhada e impede que faturas incompletas entrem no Dynamics 365.

Notificação de sucesso: Após a criação bem-sucedida, o fluxo de trabalho envia mensagens do Teams para o canal financeiro, atualiza a lista de rastreio e move o email processado para uma pasta de arquivo com o número de referência da fatura do Dynamics 365.

Detalhes do cenário

Este caso de uso baseia-se na abordagem da empresa para estabelecer um processo robusto, seguro e sustentável para integrar faturas de fornecedores num sistema ERP, minimizando o esforço manual.

Desafio empresarial

Uma empresa multinacional recebe grandes volumes de faturas de fornecedores em formato XML do Peru (SUNAT CPE/UBL–Superintendencia Nacional de Aduanas y de Administración Tributaria Comprobante de Pago Electrónico/Universal Business Language), Chile (SII DTE–Servicio de Impuestos Internos Documento Tributario Electrónico) e México (SAT CFDI–Servicio de Administración Tributaria Comprobante Fiscal Digital por Internet).

Descarregar, interpretar e inserir manualmente estes ficheiros XML no Dynamics 365 (ou em qualquer sistema ERP) é lento, propenso a erros e não aplica de forma consistente as regras locais de faturação eletrónica. As equipas devem também conciliar dados XML com PDFs e validar os dados de referência do fornecedor e o número de identificação fiscal (TIN).

Solução

Implementar um padrão de ingestão de faturas XML baseado em Power Automate que:

• Monitoriza caixas de correio de contas a pagar partilhadas (AP) por país/região, extrai anexos XML e PDF, e encaminha-os para uma automação.

• Analisa o XML de cada país/região num esquema interno normalizado, incluindo cabeçalho, linhas, impostos, partes, chaves como identificador universalmente único (UUID) ou folio.

• Aplica validação consciente do país/região, como formatos de identificação fiscal, tipo de documento, totais, impostos e etiquetas obrigatórias, antes de criar faturas pendentes de fornecedores no Dynamics 365.

• Cria um registo de auditoria unificado no SharePoint ou Dataverse, e anexa XML e PDF originais ao documento ERP para retenção a longo prazo.

Componentes

Estes serviços e tecnologias automatizam a ingestão, processamento, validação e integração de faturas por parte dos fornecedores nas aplicações financeiras e de operações do Dynamics 365.

Serviços de email e fluxos de trabalho

Os fluxos de nuvem do Power Automate orquestram todo o pipeline de processamento de faturas. Os fluxos na cloud podem ser executados a pedido — por exemplo, quando os emails chegam com anexos de faturas — tornando-os um mecanismo ideal para a ingestão automática de faturas.

Extração e processamento de dados

Um prompt de IA extrai a referência da ordem de compra (PO) e o UUID das faturas em PDF, quando estes não estão presentes no XML. Também classifica o tipo de fatura em alguns cenários. Em alternativa, pode usar um modelo de processamento de documentos do AI Builder, dependendo das suas necessidades.

Integração ERP

As faturas pendentes dos fornecedores são criadas nas aplicações de finanças e operações do Dynamics 365. A arquitetura utiliza o conector nativo Dynamics 365 para interagir com entidades de dados financeiros e operacionais do Dynamics 365, como entidades relacionadas com faturas de fornecedores.

Integração e validação de dados

• As listas SharePoint servem como uma camada fundamental de dados para registo de faturas e acompanhamento de exceções.

• As tabelas virtuais do Microsoft Dataverse permitem uma integração perfeita com as aplicações de finanças e operações do Dynamics 365.

Notificação e monitorização

• O Microsoft Teams fornece notificações em tempo real ao pessoal financeiro sobre os resultados do processamento de faturas.

• O Outlook/Exchange Online ativa o fluxo de trabalho e as notificações de falhas. Também proporciona organização de emails através da gestão de pastas.

Considerations

Essas considerações implementam os pilares do Power Platform Well-Architected, um conjunto de princípios orientadores que melhoram a qualidade de uma carga de trabalho. Saiba mais em Microsoft Power Platform Well-Architected.

Reliability

• Isolamento de erros: Utilize escopos try-catch no Power Automate para tratar separadamente falhas de análise, erros de validação e questões de integração com o Dynamics 365. Esta abordagem evita que uma falha bloqueie todo o lote.

• Deteção de idempotência: Utilize o número da fatura combinado com o RFC do fornecedor para evitar submissões duplicadas no Dynamics 365 caso um email seja reenviado.

• Mecanismos de recurso: Utilize pastas de email de backup e sistemas de fila manual para faturas que falham no processamento automático. Esta abordagem garante que nenhuma fatura se perde.

• Registo em duas camadas: Use o SharePoint principal e a notificação secundária por email para garantir visibilidade das exceções mesmo que o registo falhe.

• Políticas de repetição: Use o tratamento padrão de timeout (tempo de espera de 5 minutos para a ação) com o encaminhamento de escopo de captura para o tratamento de exceções.

Segurança

• Controlo de acesso: Restrinja a caixa de entrada de email, a biblioteca SharePoint e a conta de serviço Dynamics 365 a pessoal autorizado.

• Proteção de dados: Garanta que os anexos XML que contenham dados sensíveis do fornecedor sejam processados de forma segura. Implemente encriptação para campos sensíveis, como informações bancárias, se estiverem presentes nas faturas.

• Conformidade: Garantir que todo o processamento de faturas cumpre regulamentos financeiros, como a conformidade com a Lei Sarbanes-Oxley (SOX), os requisitos do Imposto sobre Bens e Serviços (GST)/Imposto Harmonizado sobre Vendas (HST) e outras regulamentações fiscais locais, implementando regras de validação alinhadas com os requisitos regulamentares.

• Conta de serviço: Usar permissões mínimas (ler em VendorsV2/UnitsOfMeasure; criar apenas em tabelas de faturas).

Excelência Operacional

• Padronização: Exigir que todos os fornecedores utilizem formatos de esquema XML consistentes para simplificar a lógica de análise. Forneça aos fornecedores modelos XML para garantir a compatibilidade.

• Documentação: Crie runbooks para cenários de erro comuns, resolução de problemas em formato XML e alterações de configuração no Dynamics 365. Documente todas as expressões e regras de validação utilizadas.

• Processo de suporte: Formar equipas de finanças e suporte de TI sobre como diagnosticar falhas de fluxo utilizando o histórico de execução do Power Automate, encontrar erros nos registos e executar procedimentos manuais de recuperação.

• Gestão de alterações: Avaliar todas as alterações à lógica de análise, regras de validação e mapeamentos Dynamics 365 num ambiente de desenvolvimento antes da implementação em produção. Utilize o controlo de versões para as exportações de fluxos do Power Automate.

Eficiência de desempenho

• Modo batch: Quando for necessário processar mais de 200 faturas por dia, mude para um fluxo programado que corre a cada 15 minutos em vez de usar um gatilho por email.

• Otimização: Monitorizar a duração da execução do fluxo e o tempo de análise. Para estruturas XML complexas, otimize as expressões para minimizar a sobrecarga de processamento. Implemente cache para consultas de fornecedores para evitar consultas redundantes do Dynamics 365.

• Limitação do conector: Esteja ciente dos limites do Power Automate. Para volumes elevados, implemente mecanismos de fila utilizando tabelas Dataverse.

• Escalabilidade: Conforme o volume de faturas aumenta, a transição de usar gatilhos por e-mail para usar processamento em lote está sendo feita. Utilize fluxos agendados que processem múltiplas faturas em paralelo, utilizando um ciclo Aplicar a cada com configurações de simultaneidade.

Otimização da Experiência

• Autoatendimento: Os utilizadores financeiros podem tentar manualmente faturas falhadas usando um botão Power Apps (sem dependência de TI).

• Transparência: O painel do SharePoint mostra o estado da fila de processamento; O Power BI fornece análises detalhadas.

• Notificações claras: Formato estruturado de email com secções: Resumo, Anexos, Detalhes de erros, Ação recomendada.

• SLA alvo: 95 por cento das faturas automáticas processadas em duas horas a partir da receção por email.

Inteligência Artificial responsável

• Equidade: Treine modelos de prompts personalizados com dados diversificados para minimizar o viés.

• Fiabilidade e segurança: Monitorize continuamente os resultados da IA para garantir que são precisos e acionáveis. Uma pessoa no processo revê as anomalias e as exceções.

• Privacidade e segurança: Garanta que os dados que a IA processa rapidamente cumpre as regulamentações de privacidade aplicáveis.

• Inclusão: Suporte ao processamento de documentos em várias línguas. Um ser humano pode rever o documento se o AI Builder tiver problemas em interpretar as informações.

• Transparência: todas as saídas de IA são rastreáveis, com registos disponíveis para auditoria.

• Responsabilização: Utilize uma revisão com envolvimento humano para assegurar a responsabilização pelas decisões críticas.

Passos seguintes

• Rever e adaptar os requisitos do esquema XML com a comunidade de fornecedores.
• Planeie a implementação do piloto com dois a três grandes fornecedores.
• Configurar o ambiente de teste para testes de aceitação do utilizador (UAT) e validação.
• Agende sessões de transferência de conhecimento com a equipa de AP.
• Estabeleça metas de acordo de nível de serviço (SLA) para o processamento de faturas, como automatizar 95 por cento das faturas em duas horas.
• Planeie a Fase 2 para incluir outros tipos de documentos (POs, recibos, notas de crédito).

Contributors

A Microsoft mantém este artigo. Os seguintes colaboradores escreveram este artigo.

Principais autores:

• Pratik Kasat, Arquiteto Técnico

Recursos relacionados

Plataforma de Poder:

• Fluxos na cloud do Power Automate
• Crie um prompt personalizado
• Utiliza o teu prompt em Power Automate

Dynamics 365:

• Documentação de candidatura para finanças e operações do Dynamics 365
• Visão geral das entidades de dados
• Conector Dynamics 365

Conformidade:

• Especificações CFDI
• SUNAT Peru
• Plataforma de energia bem arquitetada