Carregar ficheiros para SharePoint com metadados de aplicações orientadas a modelos

Esta arquitetura de referência descreve como usar uma página personalizada numa aplicação orientada a modelos para capturar metadados enquanto se carregam documentos para o SharePoint. Esta abordagem melhora a experiência do utilizador em aplicações orientadas a modelos e apoia a governação e a pesquisa de documentos no SharePoint, ao impor metadados no momento do carregamento.

Diagrama de arquitetura

Workflow

1. Um utilizador abre uma aplicação orientada a modelos e navega até um registo que requer o upload de documentos (por exemplo, um Caso, Contacto ou Conta).

2. O utilizador seleciona uma ação Carregar documento (botão na barra de comandos), que abre uma página personalizada como diálogo dentro da aplicação orientada ao modelo.

3. A página personalizada fornece:

   1. Seleção de ficheiros (um ou vários ficheiros).
   2. Campos de metadados alinhados com as colunas da biblioteca de documentos do SharePoint.
   3. Validação e orientação baseadas nas regras de negócio.
   4. Contexto do registo de origem através do ID do registo no URL da aplicação condicionada por modelo.

4. Quando o utilizador submete o formulário, a página personalizada invoca um fluxo cloud do Power Automate.

5. Power Automate:

   1. Carrega os ficheiros para a biblioteca e/ou pasta de documentos SharePoint de destino, com base na lógica de localização desejada dentro do fluxo.

   2. Define os metadados do SharePoint usando os valores fornecidos na página personalizada.

   3. Cria ou atualiza o registo correspondente de Localização do Documento no Dataverse para manter a compatibilidade retroativa com a integração integrada do Dataverse e SharePoint.

6. Os documentos carregados são:

   • Associado ao registo Dataverse de origem.
   • Pesquisável e filtrável no SharePoint usando metadados.

Detalhes do cenário

As organizações utilizam frequentemente a gestão documental SharePoint com aplicações orientadas a modelos para armazenar documentos relacionados com registos empresariais. No entanto, a integração incorporada com o SharePoint não permite aos utilizadores preencher os metadados necessários durante o upload, levando a:

• Metadados incompletos ou inconsistentes
• Redução da capacidade de pesquisa e conformidade
• Reformulação manual para classificar documentos após o carregamento

Esta arquitetura resolve estas limitações ao introduzir uma experiência de upload personalizada baseada na página, que captura os metadados no momento do upload. Esta abordagem melhora a qualidade dos dados, a experiência do utilizador e a conformidade, mantendo-se totalmente dentro do ecossistema Power Platform e Microsoft 365.

O valor empresarial chave inclui:

• Melhoria da governação documental e da qualidade dos metadados
• Experiência de utilizador consistente incorporada em aplicações orientadas a modelos
• Intervenção manual reduzida e reclassificação
• Extensibilidade para fluxos de trabalho complexos sem código personalizado

Componentes

Power Apps (aplicação orientada a modelos): Aloja a experiência principal de negócio e fornece o contexto para o carregamento de documentos.

Power Apps página personalizada: Fornece uma interface flexível e low-code para upload de ficheiros e captura de metadados, exibida como um diálogo modal dentro da aplicação orientada ao modelo.

Power Automate: Orquestra o carregamento de ficheiros, atribuição de metadados e processos opcionais a jusante usando conectores nativos de SharePoint e Dataverse.

SharePoint: Atua como repositório de documentos, fornecendo gestão documental, metadados, versionamento e segurança.

Microsoft Dataverse: Armazena dados empresariais e registos de localização de documentos que ligam SharePoint documentos a registos de aplicações orientadas por modelo.

Alternativas consideradas (maior esforço de desenvolvimento e manutenção):

• Recursos web personalizados
• Componentes de código do Power Apps Component Framework (PCF)

Considerations

Essas considerações implementam os pilares do Power Platform Well-Architected, um conjunto de princípios orientadores que melhoram a qualidade de uma carga de trabalho. Saiba mais em Microsoft Power Platform Well-Architected.

Reliability

Esta arquitetura assegura o carregamento fiável de documentos e persistência de metadados entre os componentes da plataforma.

• UI e armazenamento desacoplados: A página personalizada gere a interação do utilizador e a captura de dados. O SharePoint gere o armazenamento de ficheiros e a persistência dos metadados, e o Dataverse liga o SharePoint e registos de aplicações orientadas a modelos.

• Tratamento transacional de documentos: O carregamento de documentos e a atribuição de metadados são uma única operação lógica. Se a aplicação de metadados falhar, o processo repete ou reverte o carregamento, para que não fique com documentos órfãos ou parcialmente classificados.

• Durabilidade nativa da plataforma: SharePoint proporciona durabilidade, versionamento e redundância incorporados para armazenamento de documentos. O Dataverse assegura a persistência fiável da localização dos documentos e dos dados empresariais.

• Repetição e tratamento de falhas: O Power Automate utiliza políticas nativas de repetição e tratamento de erros para gerir falhas temporárias ao interagir com o SharePoint ou Dataverse. Esta abordagem melhora a resiliência sem introduzir infraestruturas personalizadas.

Segurança

A segurança é consistentemente reforçada em todas as camadas de experiência do utilizador, orquestração e armazenamento.

• Controlo de acesso baseado em identidade: Os utilizadores autenticam-se através de Microsoft Entra ID. A segurança baseada em papéis e as permissões do SharePoint regulam o acesso à aplicação orientada ao modelo, à página personalizada e aos documentos do SharePoint.

• Design de privilégio mínimo: Os utilizadores só podem carregar e visualizar documentos para registos a que estão autorizados a aceder no Dataverse.

• Sem exposição direta SharePoint: Os utilizadores nunca interagem diretamente com SharePoint bibliotecas. Todos os carregamentos ocorrem através da página personalizada dentro da aplicação orientada ao modelo, reduzindo o risco de contornar regras de negócio ou requisitos de metadados.

• Utilização segura do conector: as ligações do Power Automate utilizam identidades geridas ou principais de serviço sempre que necessário.

• Consistência dos limites de dados: Os metadados capturados na página personalizada são validados contra esquemas Dataverse e SharePoint, prevenindo a injeção de valores não autorizados ou malformados.

Excelência Operacional

A arquitetura enfatiza a manutenibilidade, observabilidade e facilidade de mudança.

• Extensibilidade low-code: ao utilizar páginas personalizadas e o Power Automate, pode alterar os requisitos de metadados, as regras de validação ou o comportamento de carregamento sem voltar a implementar código personalizado.

• Separação clara das preocupações:

  • Aplicação orientada por modelos: contexto empresarial e navegação
  • Página personalizada: Upload de documentos e captura de metadados
  • Power Automate: Orquestração e integração
  • SharePoint: Gestão documental e conformidade

• Monitorização e diagnóstico: O histórico de execução do Power Automate e a auditoria do Dataverse fornecem visibilidade para falhas de upload, problemas de metadados e comportamento do utilizador. Pode estender esta monitorização para utilização com o Aplicação Azure Insights se necessário.

• Alinhamento da estratégia ambiental: A solução suporta estratégias padrão do ambiente Power Platform (desenvolvimento, teste, produção) utilizando soluções geridas e variáveis de ambiente para SharePoint objetivos.

• Isolamento de alterações: Pode refletir alterações no esquema de metadados em SharePoint na Interface de Página Personalizada sem afetar a estrutura subjacente da aplicação orientada ao modelo.

Eficiência de desempenho

As considerações de desempenho centram-se em minimizar o tempo de espera do utilizador e o processamento desnecessário.

• Upload de interação única: O upload inicial capta e aplica metadados, evitando atualizações manuais secundárias ou reprocessamento em segundo plano.

• UI modal, em contexto: A página personalizada corre como um diálogo modal dentro da aplicação orientada ao modelo. Esta abordagem reduz a navegação das páginas e melhora a capacidade de resposta percebida.

• Processamento assíncrono: Ações pós-upload não críticas, como notificações ou classificação, são tratadas de forma assíncrona, garantindo que o utilizador não é bloqueado.

• Transferência de dados otimizada: Os ficheiros são transferidos diretamente para SharePoint usando conectores nativos em vez de os armazenar temporariamente no Dataverse.

• Serviços de plataforma escaláveis: SharePoint e Power Automate escalam automaticamente para suportar volumes variáveis de documentos sem planeamento manual de capacidade.

Otimização da Experiência

Esta arquitetura proporciona uma experiência de utilizador consistente e intuitiva.

• Carregamento de documentos conscientes do contexto: Os utilizadores carregam documentos diretamente do registo empresarial relevante, para que o sistema associe automaticamente o documento corretamente.

• Captura guiada de metadados: A página personalizada impõe os metadados necessários, fornece validação e pode ajustar dinamicamente os campos com base no tipo de documento ou contexto do registo.

• Redução da carga cognitiva: A interação modal mantém os utilizadores focados na tarefa sem se afastarem da aplicação orientada pelo modelo.

• Consistência com Power Platform UX: A solução utiliza controlos e padrões nativos de Power Apps, garantindo acessibilidade, capacidade de resposta e familiaridade.

• Feedback imediato: Os utilizadores recebem confirmação de que os documentos e metadados foram guardados com sucesso, o que aumenta a confiança e a confiança no sistema.

Contributors

A Microsoft mantém este artigo. Os seguintes colaboradores escreveram este artigo.

Principais autores:

• Kevin McDonald, Arquiteto de Empresas