Descrição geral de notas de encomenda de subcontrato

Aplica-se a: Operações de Projeto Integradas com ERP.

Este artigo apresenta uma visão geral da funcionalidade de subcontratação no Microsoft Dynamics 365 Project Operations, que está integrada com o Dynamics 365 Finance. Ao utilizar esta funcionalidade, pode criar subcontratos e registar folhas de horas, despesas e outras informações que os subcontratados fornecem no Microsoft Dataverse. Para cada subcontrato no Dataverse, o sistema cria automaticamente ordens de compra em Finanças. Para cada folha de horas ou despesa registada no Dataverse, o sistema cria recibos de produtos em Finanças. Quando um subempreiteiro submete uma fatura em Finanças, o funcionário de contas a pagar (AP) pode aceder a todas as folhas de ponto e despesas registadas associadas ao subcontratado. O técnico de contas a pagar pode realizar um processo de correspondência tripla e registar a fatura no departamento financeiro.

Pré-requisitos

Para usar essa funcionalidade, ative os seguintes recursos:

• Permitir o processamento real por subcontratação com Project Operations para cenários baseados em recursos/não repovoados
• Ativar as ordens de compra do projeto no Project Operations para cenários baseados em recursos/não abastecidos
• Ativar ordens de compra subcontratadas em Project Operations para cenários baseados em recursos/não reabastecidos

Versões mínimas necessárias

Para utilizar esta funcionalidade para Operações de Projeto Integradas com ERP, deve ter as seguintes versões:

• Project Operations Dataverse versão 4.91.0.0 ou posterior
• Dynamics 365 Finance versão 10.0.39 ou posterior

Configurar categorias de aquisição e categorias de projetos predefinidas para itens de subcontrato

Para gerar linhas de ordens de compra em Finanças para cada linha de subcontratação que cria no Dataverse, deve configurar as categorias de compras e as categorias de projetos por defeito. Baseie-se esta configuração nas funções ou nos detalhes das despesas que especifica na linha de subcontratação.

Para definir as categorias padrão de aquisição e as categorias de projetos, siga estes passos:

1. No Finance, aceda a Gestão e contabilidade de projetos>Configurar>Categorias>Categorias de subcontrato do projeto.

2. Selecione Novo para criar um registo.

3. No campo Tipo de transação de subcontrato, selecione Hora para tempo ou Despesa para despesas.

4. (Opcional) Selecione ID da Função para tempo ou Categoria de Transação para despesas.

   Observação

   Este passo é necessário apenas se precisar de configurar uma categoria de transação específica ou ID de função.

5. Selecione a categoria de aquisição para o mapeamento.

6. Selecione a categoria do projeto para o mapeamento.

Configurar uma sequência numérica para recibos de produto

Quando regista entradas de folha de horas ou despesas no Dataverse, as Finanças geram e registam automaticamente a receção de produto para a ordem de compra por subcontrato através dos processos periódicos Geração de Receção de Produto por Subcontrato e Registo da Receção de Produto por Subcontrato. Para facilitar a geração automática de recibos de produto, tem de configurar uma sequência numérica.

Para configurar a sequência numérica para os recibos de produtos subcontratados, siga estes passos:

1. No Finance, aceda a Gestão de projetos e contabilística>Parâmetros de gestão de projetos e contabilística.
2. No separador Sequência numérica, selecione a referência de Recibo de produto e, em seguida, selecione a sequência numérica para recibos de produto do subcontrato.

Configurar mapas de escrita dupla

Antes de poder gerar automaticamente ordens de compra e linhas de encomendas no Finance para cada subcontrato no Dataverse, defina os seguintes mapas de escrita dupla para a fase de execução.

Criar e gerir subcontratos

Quando cria um subcontrato no Dataverse, o sistema gera uma ordem de compra correspondente nas Finanças. Para cada linha de subcontrato no Dataverse, o sistema cria uma linha de ordem de compra. O sistema utiliza o mapeamento de categorias de subcontratação do projeto que configurou anteriormente para identificar a categoria de compras e a categoria do projeto para cada linha de ordem de compra.

Quando confirma o subcontrato no Dataverse, o sistema confirma automaticamente as ordens de compra nas Finanças. Se alterar o subcontrato ou as suas linhas no Dataverse, o sistema atualiza as ordens de compra no setor financeiro. Por conseguinte, o estado da nota de encomenda no Finance reflete todas as alterações.

Para informações sobre como criar e gerir subcontratos no Dataverse, consulte Gestão de subcontratos em Project Operations.

Para consultar a lista de ordens de compra subcontratadas em Finanças, siga estes passos:

1. No Finance, aceda a Gestão de projetos e contabilística>Tarefas de itens>Notas de encomenda de subcontrato.

2. Selecione a nota de encomenda para ver os seus detalhes. Não podes editar nenhum dos campos.

3. Selecione o separador Cabeçalho da nota de encomenda.

   O separador Geral mostra os detalhes do subcontrato, tais como o ID do subcontrato, o nome, a data e o estado.

4. Selecione o separador Linhas da nota de encomenda.

   O separador Linhas lista as linhas de ordens de compra que o sistema criou para cada linha subcontratada. O sistema gera uma linha de ordens de compra em Finanças para cada linha subcontratada no Dataverse.

   • As linhas de transação dos tipos Despesa e Tempo utilizam categorias de aquisição. Estas categorias provêm do mapeamento subcontratado do projeto. O sistema retira os grupos predefinidos de imposto sobre vendas sobre itens da configuração das categorias de aquisição.
   • As linhas de transação do tipo Material utilizam produtos lançados. Um local e um armazém são atribuídos a partir das predefinições da encomenda. Além disso, as categorias padrão de projetos e os grupos de imposto sobre vendas de itens vêm da página de produtos liberados.

   O separador Projeto mostra os detalhes do item de subcontrato, tais como o ID do item de subcontrato, o tipo e o ID da função.

5. No Painel de Ações, selecione Recibo.

   A secção Diário lista os recibos de produto que o sistema publicou para a ordem de compra. O sistema publica automaticamente os recibos de produtos para encomendas de subcontratação com base em folhas de horas e despesas registadas no Dataverse. Não pode criar manualmente recibos de produto para ordens de compra subcontratadas.

Gerar recibos de produtos para subcontratos

Quando regista entradas de folha de horas ou despesas no Dataverse, as Finanças geram e registam automaticamente a receção de produto para a ordem de compra por subcontrato através dos processos periódicos Geração de Receção de Produto por Subcontrato e Registo da Receção de Produto por Subcontrato.

Para gerar recibos de produtos para folhas de ponto e despesas que os recursos dos subcontratados registam ou que os subcontratados partilham no Dataverse, siga estes passos:

1. No Finance, aceda a Gestão de projetos e contabilística>Periódico>Subcontratos>Gerar recibo de produto para subcontratos.

2. Selecione Gerar recibo de produto para subcontratos para gerar o recibo do produto. Pode utilizar um processo em lote para realizar esta atividade periodicamente. Executa este processo em modo batch todos os dias.

   As finanças utilizam a folha de horas, despesas, utilização de materiais ou registos de diário para considerar todas as entradas da folha de horas, despesas e materiais que aprovaste no Dataverse para o subcontrato.

   Depois de o sistema publicar o diário de integração do projeto para todas as entradas, gera recibos de produto para ordens de compra subcontratadas. Durante o processo de geração de recibos do produto, o sistema considera cada data contabilística que é utilizada para diários. Se publicar várias entradas através do diário de integração do Projeto mas com datas contabilísticas diferentes, o sistema gera múltiplos recibos de produto. Cada recibo de produto corresponde à data contabilística adequada.

3. No Finance, aceda a Gestão de projetos e contabilística>Subcontratos>Recibos de produto de subcontrato do projeto para ver a lista de recibos de produto, juntamente com o estado publicado.

Publicar recibos de produtos para subcontratos

Para publicar recibos de produto de subcontrato, siga um dos passos no Finance.

• Aceda a Gestão de projetos e contabilística>Periódico>Subcontratos>Publicar recibos de produtos para subcontratos e selecione Publicar recibos de produtos para subcontratos para publicar o recibo do produto. Utilize um processo em lote para realizar esta atividade periodicamente. Executa este processo em modo batch todos os dias.
• Aceda a Gestão de projetos e contabilística>Subcontratos>Recibos de produto de subcontrato do projeto para ver a lista de recibos de produto, juntamente com o estado publicado. Selecione o recibo do produto e, em seguida, selecione Publicar para o publicar.

Em ambos os casos, se configurar a acumulação de receção de produtos para categorias de aquisição, o sistema gera o comprovativo financeiro de receção de produtos em conformidade com a política de compras.

Criar e lançar faturas de fornecedor subcontratado

Quando um funcionário de contas a pagar recebe uma fatura do subempreiteiro, cria uma nova fatura em Finanças.

Para criar e publicar faturas de fornecedores subcontratados, siga estes passos:

1. No Finance, aceda a Contas a pagar>Notas de encomenda>Todas as notas de encomenda.
2. No Painel de Ações, no separador Fatura, selecione Fatura para criar uma fatura de fornecedor para a nota de encomenda do subcontrato.
3. No Painel de Ações, no separador Predefinido de, selecione Quantidade de recibos do produto como opção. Vê as linhas da ordem de compra juntamente com a quantidade do recebimento do produto.
4. Introduza o número da fatura e a data da fatura.
5. Selecione Lançar para lançar a fatura do fornecedor.

Reconciliação tripla para linhas de factura de fornecedores subcontratados

Como os recebimentos de produto provêm de entradas de folhas de ponto, despesas e utilização de materiais registados em subcontratos nas Operações de Projetos, é necessário realizar uma correspondência tripla das faturas dos fornecedores registadas em Finanças contra estes dados reais originais.

Para suportar este processo, a funcionalidade Match actuals está disponível em cada linha de fatura do fornecedor associada a um subcontrato. Esta funcionalidade permite a comparação entre a fatura, o recibo do produto e os dados reais subjacentes.

Pré-requisitos

Para utilizar a funcionalidade Match Actuals para Operações de Projeto Integradas com ERP, utilize as seguintes versões:

• Finanças versão 10.0.48 ou posterior

Para usar a funcionalidade, ative a seguinte funcionalidade:

• Permitir a correspondência de faturas de fornecedores subempreiteiros com os dados reais nas Operações de Projeto integradas com ERP.

Depois de ativar esta funcionalidade, o botão Match Actuals fica disponível nas linhas de faturação. Selecione esta opção para ver todos os dados reais gerados a partir de entradas de folhas de tempo, despesas e utilização de materiais que ligam aos recibos correspondentes dos produtos.

Para realizar a conciliação tripla com valores reais, siga estas etapas:

1. No Finance, aceda a Contas a pagar>Notas de encomenda>Todas as notas de encomenda.
2. No Painel de Ações, no separador Fatura, selecione Fatura para criar uma fatura de fornecedor para a nota de encomenda do subcontrato.
3. Introduza o número da fatura e a data da fatura.
4. No Painel de Ações, no separador Predefinido de, selecione Quantidade de recibos do produto como opção. Vê as linhas da ordem de compra juntamente com a quantidade do recebimento do produto.
5. Nas linhas de fatura do fornecedor, selecione Corresponder valores reais. Apresenta a lista de valores reais associados aos recibos de produto na fatura do fornecedor.
6. Selecione os valores reais que não estão incluídos nos detalhes da fatura que recebeu do subempreiteiro e depois selecione Desassociar os valores reais.
7. Vá ao separador de Valores Reais Não Emparelhados, selecione os valores reais que deseja incluir para faturação e selecione Emparelhar valores reais. Por predefinição, todos os valores reais são selecionados para correspondência com os recibos do produto associados à fatura.
8. Depois de concluída a conciliação tripla, selecione Atualizar recibo do produto. Esta ação atualiza a quantidade do recibo do produto com base nos dados reais selecionados para correspondência.
9. Selecione Lançar para lançar a fatura do fornecedor. Podem existir casos em que a quantidade de dados reais selecionada para correspondência não coincide com a quantidade da fatura. Nesses casos, durante a emissão da fatura, o sistema apresenta uma mensagem indicando que o valor real não corresponde ao valor da fatura. O processo de publicação das faturas continua se selecionares OK.

Quando publica a fatura do fornecedor, ocorre a sincronização com o Dataverse e ocorre uma confirmação automática para as faturas do fornecedor no Dataverse. No Dataverse, o sistema inicia um processo de correspondência automática para linhas de fatura de fornecedor e a folha de horas original ou entradas de despesas associadas a subcontratos. Este processo de correspondência envolve gerar uma entrada de estorno para o registo original e, em seguida, criar uma nova entrada para a linha de fatura de fornecedor na entidade Valor Real.