Gerir propostas de faturas de projetos

Aplica-se a: Operações de Projeto Integradas com ERP

O seu departamento de faturação pode processar propostas de faturação de projeto quando as seguintes três condições forem cumpridas:

• O gestor de projeto confirma a fatura proforma no Microsoft Dataverse.
• Regista todas as transações de vendas não faturadas de tempo e material que a fatura proforma inclui, utilizando o diário de Integração de Operações de Projetos do Dynamics 365.
• O processo periódico de importação a partir da tabela de preparação é concluído tanto para linhas de vendas não faturadas quanto faturadas.

Use os seguintes passos para completar uma proposta de fatura de projeto no Dynamics 365 Finance.

1. Revise as informações de faturação para transações de tempo e materiais e publique o diário Project Operations Integration.
2. Rever informações de faturação para marcos de faturação de preço fixo.
3. Analise e formate uma proposta de fatura de projeto.
4. Publicar e imprimir faturas de projetos.

Gerir informações de faturação no diário de integração do Project Operations

O contabilista do projeto revê e publica dados reais do projeto criados no Dataverse em Finanças. Para mais informações sobre como trabalhar com o diário de Integração, consulte Diário de Integração em Project Operations.

Adicione os dados reais de custos e de vendas não faturadas ao diário de integração como linhas separadas.

• A transação de custo real do projeto no Dataverse fornece o preço unitário e o montante do custo no padrão de custo real.
• A transação real de vendas não faturadas do projeto no Dataverse fornece o preço unitário de venda e o montante das vendas nos defaults das transações de vendas não faturadas.

Imposto sobre as vendas de faturação

O sistema calcula o imposto sobre vendas para faturação combinando os campos Grupo de impostos sobre vendas de faturação e Grupo de imposto sobre vendas de item de faturação num registo de vendas não faturado na linha de diário de integração do Project Operations. Por padrão, o sistema define estes valores de campo com base nas definições no separador Financeiros da página Parâmetros de Gestão de Projetos e Contabilidade.

• O método do grupo de impostos sobre vendas determina a lógica de predefinição do grupo de impostos sobre vendas de faturação:

  • Project: Sempre predefinido o grupo de impostos sobre vendas de faturação do projeto. Pode rever ou alterar o grupo padrão de faturação do imposto sobre vendas numa Project selecionando Mostrar contabilidade padrão na página Todos os Projetos.
  • Contrato de projeto: Utiliza por padrão o grupo de imposto sobre vendas na faturação do contrato de projeto. Pode rever ou alterar o grupo padrão de imposto de vendas num contrato de projeto selecionando Mostrar contabilidade predefinida na página Contratos de Projeto.
  • Cliente: Está sempre a predefinir o grupo de impostos de faturação com base no cliente.
  • Pesquisa: Pesquisa em todas as entidades anteriores e seleciona o primeiro valor disponível. A pesquisa começa com a entidade Project, depois a entidade Project contrato e, finalmente, a entidade Cliente.

• O método do grupo de imposto sobre vendas determina a lógica de predefinição do grupo de imposto sobre os itens de vendas:

  • Para tipos de transações de tempo, despesa e taxas, o grupo de impostos sobre vendas de itens de faturação é sempre definido por padrão na entidade Categoria de Projeto.
  • Para os tipos de transações de materiais, o grupo de impostos sobre vendas de itens de faturação é predefinido com base no método do grupo de impostos sobre vendas de itens definido nos parâmetros de Gestão e contabilidade de projetos. O número do item predefine o grupo de imposto de venda de produtos da entidade de produto Liberado. A categoria define por defeito o grupo de imposto sobre vendas de itens da entidade Project category.

Dimensões financeiras no diário de integração

As dimensões financeiras para registos de vendas não faturadas no diário Project Operations Integration provêm por padrão da entidade Project. Pode rever e ajustar as dimensões financeiras selecionando Distribuir Montantes. Se precisar de alterar as dimensões financeiras do registo de vendas não faturado após a publicação do diário Integração, mas antes de a fatura Proforma ser confirmada, vá a Todos os projetos>Gerir>Transações publicadas, selecione a transação e, em seguida, selecione Processo>Ajustar contabilidade.

Taxas de câmbio

A Dataverse utiliza a moeda de transação não faturada como moeda de transação em Finanças. As finanças convertem esta moeda para a moeda contabilística da empresa, utilizando as taxas de câmbio que define.

Um contrato de projeto pode exigir que utilize uma taxa de câmbio constante (fixa) durante toda a vigência do acordo. Em alguns casos, é necessário um acordo de tarifa fixa para cumprir requisitos contratuais ou regulamentares. Aplica a taxa de câmbio fixa quando converte quaisquer montantes de vendas na moeda configurada para as entradas de receita da moeda contabilística da empresa.

Visão geral da funcionalidade de taxa de câmbio fixa

A partir da versão 10.0.41, a funcionalidade Permitir a utilização de acordos de taxa de câmbio fixa do Projeto para Operações do Projeto Integrado com implementações ERP suporta este requisito. Depois de ativar esta funcionalidade, o Painel de Ações na página de contratos de projeto na arquitetura de finanças e operações inclui um botão que pode usar para configurar um acordo de taxa fixa. Pode inserir uma moeda de venda, uma taxa de câmbio e um número opcional de acordo de referência para ativar um acordo de taxa fixa.

Por defeito, se não configurar um acordo de taxa fixa para um determinado contrato de projeto, o sistema utiliza a taxa de câmbio configurada para a entidade legal.

Pode utilizar os seguintes documentos com acordos de taxa fixa:

• Diários
• Entradas de tempo
• Registos de utilização de material
• Marcos e sinais
• Despesas
• Relatórios de despesas
• Faturas de fornecedor
• Previsões como horas, tempo e materiais

Cenário de exemplo

A Contoso está sediada nos Estados Unidos e utiliza o dólar americano (USD) como moeda contabilística. Está a entregar um projeto para a Coho Winery, sediada no Reino Unido. A libra esterlina (GBP) é usada como moeda de venda do contrato. As taxas de Exchange GBP/USD oscilam regularmente entre 1,2 e 1,4. Assim, as empresas concordaram com uma taxa fixa de 1,25 para as suas operações comerciais durante a vigência do contrato e do Projecto.

No Project Operations, você estabelece um contrato de projeto. Para este contrato de Projecto, configura-se um acordo de taxa fixa que utiliza a moeda GBP e uma taxa de Exchange de 1,25. A Contoso criou um projeto de Tempo e Material com tempo e despesas que acumulam receitas para gerar entradas financeiras de obras em curso (WIP).

No projeto, crias tarefas para planear as várias fases do projeto. Julia Funderburk completa a primeira tarefa, a de recolha de necessidades. Esta tarefa tem uma duração estimada de sete horas. Pode abrir a página Todos os projetos na infraestrutura de finanças e operações, selecionar o projeto e depois selecionar Previsões de horas no separador Plano do Painel de Ação. A página mostra a entrada para a previsão de sete horas. Selecione pré-visualização do livro de razão geral. O separador Visão Geral mostra os custos estimados e uma linha para 2.187,50 GBP de receita para o tipo de publicação Project - receita faturada. Selecione o separador Geral para ver a discriminação das vendas. Esta desagregação mostra sete horas de esforço e o preço de venda de 250. O montante total de vendas de 1.750 é calculado utilizando uma taxa de Exchange de 125.

A receita da Contoso em sua moeda contábil é calculada da seguinte maneira:

7 horas × preço de 250 GBP × taxa de câmbio de 1,25 = 2.187,50 USD

Após o início do projeto, Julia regista o tempo das primeiras quatro horas de trabalho na primeira fatura do projeto. Em 27 de agosto, ela cria uma entrada de tempo de quatro horas referente à tarefa de recolha de requisitos. Depois de essa entrada ser aprovada, é criada como um diário de integração durante o próximo processamento de importação da tabela de teste. O diário de integração mostra duas linhas: uma para custo e outra para vendas. A tabela a seguir mostra a aparência dessas linhas.

Para a linha de custo, o custo permanece na moeda da empresa (USD). Portanto, não é aplicada nenhuma taxa de Exchange. Para a linha de vendas, a taxa de câmbio de preço reflete a taxa de câmbio fixa.

O lançamento do diário de integração resulta nos seguintes itens:

• Publicação do custo do projeto
• Entrada no Projeto – WIP – Valor de Vendas
• Entrada na Receita Acumulada do Projeto para o WIP utilizando a taxa de câmbio fixa

Quando gera a proposta de fatura, ela contém uma única linha para as quatro horas a um preço de venda de 250 libras, num montante total de 1.000 GBP. A faturas do cliente está em GBP.

Quando publica a proposta de fatura, cria-se uma fatura de cliente com os seguintes itens:

• Reversão para projeto – WIP – Valor de Vendas
• Reversão para a Receita Acumulada do Projeto para o WIP utilizando a taxa de câmbio fixa
• Lançamento de Receita Faturada utilizando a taxa de câmbio fixa
• Introdução do Saldo do Cliente utilizando a taxa de Exchange fixa

4 horas × preço de 250 GBP × taxa de câmbio de 1.25 = 1.250 GBP

Gerir os atributos financeiros dos marcos da faturação

Fatura linhas de contrato de projeto que usam o método de faturação a preço fixo através dos Marcos de Preço Fixo. O contabilista de projetos pode rever marcos de faturação em Finanças, consultando Gestão de Projetos e Contabilidade>Todos os projetos>Gerir>Transações de conta.

Faturação do imposto sobre vendas dos marcos de faturação

Os valores do grupo de imposto sobre vendas e do grupo de imposto sobre vendas de itens são predefinidos nas definições quando crias um novo marco de faturação no Dataverse. O sistema define os valores destes campos com base nas definições no separador Financeiro na página Gestão de projetos e parâmetros de contabilidade.

• O Método do grupo de imposto sobre vendas determina a lógica predefinida do Grupo de impostos sobre vendas de faturação:

  • Project predefine sempre o grupo de imposto sobre vendas da faturação do projeto. Pode rever ou alterar o grupo padrão de imposto sobre vendas numa Project selecionando Mostrar contabilidade padrão na página Todos os Projetos.
  • O contrato do projeto predefine sempre o grupo de faturação do imposto sobre vendas. Pode rever ou alterar o grupo padrão de imposto de vendas num contrato de projeto selecionando Mostrar contabilidade predefinida na página Contratos de Projeto.
  • O cliente costuma incumprir o grupo de faturação do imposto sobre vendas ao cliente.
  • Pesquisa pesquisa em todas as entidades desta lista e seleciona o primeiro valor disponível. A pesquisa começa com a entidade Project, depois a entidade Project contrato, e finalmente a entidade Cliente.

• O Grupo de imposto sobre vendas de artigos de marco de preço fixo é utilizado como o valor predefinido no campo Grupo de imposto sobre vendas de artigos para o marco da faturação. O contabilista pode rever e modificar este valor na página de transações em conta. O sistema utiliza o valor da transação contabilizada ao criar uma linha de proposta de fatura de projeto.

Dimensões financeiras dos marcos de referência

Defina as dimensões financeiras padrão para o marco de faturação a preço fixo nas linhas de contrato do projeto. Ir a Contratos de Projeto>Mostrar contabilidade padrão. No separador Linhas de Contrato , selecione linha de contrato de preço e depois defina os valores das dimensões financeiras que pretende usar como padrão.

O contabilista de projeto pode editar a informação sobre o imposto sobre vendas e as dimensões financeiras nos marcos da fatura até que a proposta de fatura do projeto seja criada.

Importar da pré-produção

Para importar as linhas de venda faturadas para a proposta de fatura do projeto, execute o processo periódico de importação da tabela de preparação. Se não publicaste anteriormente nenhuma linha de venda não faturada, as linhas de fatura não aparecem na proposta de fatura.

Importação seletiva do ambiente de teste

A partir da versão 10.0.47, o espaço de trabalho Gestão de Funcionalidades inclui um novo recurso de pré-visualização chamado Importação Seletiva das Operações de Projeto a partir do Staging. Quando utiliza esta funcionalidade, os contabilistas de projeto podem concluir a importação do processo de preparação no contexto de uma proposta de fatura selecionada. Esta funcionalidade simplifica a capacidade de criar imediatamente a proposta de fatura para situações em que pretende concluir imediatamente a fatura, em vez de esperar pela execução periódica do processo programado ou pelo processamento de transações não relacionadas.

Criar propostas de fatura de projeto

Pode rever propostas de faturas de projeto no módulo Gestão e Contabilidade de Projetos indo a Faturas de Projeto>Propostas de Faturas de Projeto.

Quando confirma a fatura Proforma no Dataverse, o sistema cria o cabeçalho da proposta de fatura de projeto no Finance. Para facilitar a conciliação, o sistema define o número da proposta de fatura do Project no Finance com o mesmo número do ID da fatura Proforma no Dataverse. Como os utilizadores não confirmam necessariamente as faturas Proforma pela mesma ordem em que as criam, a sequência de números da proposta de fatura do Projeto em Finanças deve permitir alterações para números mais baixos e superiores. Configure sequências numéricas usando os seguintes passos:

1. Em Finanças, vá a Administração Organizacional>Sequências numéricas>Sequências numéricas.

2. No filtro Área, selecione Projetos.

3. No filtro Referência, selecione Proposta de Fatura.

4. Use o campo Company para filtrar cada entidade legal com Project Operations integração Dataverse ativada.

5. Abra Detalhes da Sequência numérica. No separador Geral, defina os seguintes valores:

   • Permitir alterações no utilizador: Para um número mais baixo = Sim
   • Permitir alterações no utilizador: Para um número mais alto = Sim

O sistema adiciona linhas de proposta de fatura de projeto utilizando o processo periódico Importar da tabela de staging (Gestão de projetos e contabilidade>Periódico>Integração de Operações de Projeto>Importar a partir da tabela de staging). Pode executar este processo manualmente ou usando um calendário periódico. O sistema não adiciona linhas ao documento de proposta de fatura até que todas as linhas estejam prontas para serem faturadas. As transações de tempo e material só podem ser faturadas quando as registar no diário Project Operations Integration.

Formatar e imprimir propostas de fatura

O contabilista do projeto pode personalizar a impressão da fatura do projeto utilizando a página Formatar proposta de fatura e as funcionalidades de gestão de impressão.

Formatar propostas de fatura

Utilize a página Formatar propostas de fatura para agrupar transações a serem exibidas na fatura de projeto do cliente.

1. Na página Proposta de fatura do projeto, selecione Imprimir>Configurar proposta de fatura.

2. Selecione Novo para criar um novo agrupamento para a impressão da fatura do projeto.

3. No campo Detalhe/Resumo selecione opções para este agrupamento:

   • Selecione Detalhes para imprimir os detalhes da transação da fatura do cliente.
   • Selecione Resumo para imprimir o resumo da transação da fatura do cliente.

• Selecione as linhas de transação para incluir nesta secção o separador de transações disponíveis e selecione Incluir transações para as mover para o separador de transações selecionadas.
• Selecione Mover para cima e Mover para baixo para alterar a ordem das secções.
• Selecione Imprimir a pré-visualização para pré-visualizar a fatura formatada.

Gestão da impressão

A gestão de impressão utiliza diferentes ficheiros de relatório para imprimir, especificar destinos e personalizar texto de rodapé para a fatura. Configura a gestão de impressão ao nível do módulo, mas podes sobrescrever essas definições para um cliente, contrato ou proposta de fatura específica. Para aceder a esta função na página Proposta de Fatura do Projeto, selecione Imprimir>Gestão de Impressão.

A configuração da gestão da impressão é apresentada como uma vista de árvore, onde cada nível de nó exibe os documentos disponíveis para ajustar. Pode atribuir impressões personalizadas no módulo, cliente, contrato ou nível de documento de proposta de fatura. Para modificar a impressão original do documento, expanda o nó desejado e selecione item Original. No campo de formato do Relatório , selecione o formato do relatório a usar para impressão. Pode usar formatos de relatório personalizados utilizando o framework de Gestão de Documentos Empresariais.

Definição da data de vencimento do cliente

Os termos de pagamento determinam a data de vencimento em que o cliente precisa de pagar a fatura.

A partir da versão 10.0.47, pode selecionar manualmente uma data de vencimento que sobrepõe os termos de pagamento. Esta opção é especialmente útil quando os termos mudam ao longo de diferentes fases do Project.

Para usar esta funcionalidade, personalize o cabeçalho da proposta de fatura Project para incluir o campo Data de vencimento e, opcionalmente, o campo Termos de pagamento da tabela Proposta de fatura e guarde a vista.

• Se não configurar os termos de pagamento para a fonte de financiamento ao abrir a proposta de faturação, a data de vencimento passa para hoje.
• Se estiverem disponíveis termos de pagamento, a data de vencimento mostra a data calculada.
• Em ambas as opções, pode definir manualmente a data de vencimento para substituir a data predefinida ou calculada.

Depois de selecionar registar a proposta de fatura, abre-se o diálogo Registar propostas de fatura, onde tem uma última oportunidade para alterar a data da fatura. Aqui pode configurar uma vista salva que mostra a data de entrega em modo de apenas leitura. Se alterar os dados da fatura nesta janela, a data da fatura recalcula a data de vencimento e remove quaisquer alterações à data de vencimento.

Usar a data de vencimento não altera a impressão do relatório SSRS para faturas de projeto. Se incluir o campo Termos de pagamento na sua fatura, considere modificar o design do seu relatório ou criar uma etiqueta de termos "Ad hoc" ou "Personalizado" para imprimir na fatura, para evitar uma incompatibilidade entre termos como "Net 15" com uma data de vencimento que não reflita esses termos.

Publicar propostas de fatura

Depois de rever e editar a fatura, e ficar satisfeito com as linhas da proposta de fatura, verifique os totais das faturas e o imposto sobre vendas. No grupo Detalhes, selecione Totais e, em seguida, selecione Publicar para publicar a fatura.

Para ver a fatura antes de publicar, limpe a caixa de verificação de Publicação. A fatura mostra Pro forma para indicar que é uma fatura exemplar. Para imprimir a fatura, selecione a caixa de verificação Imprimir fatura.

Para além da página de Proposta de Fatura , também pode publicar propostas de fatura executando o trabalho periódico, Publicar propostas de fatura. Para encontrar este emprego, vá a Gestão de projetos e contabilidade>Periódico>Faturas de projeto>Registar propostas de faturas.

Esta página mostra todas as propostas de fatura que estão prontas para publicar. Pode agendar propostas de fatura de publicação selecionando Lote. Defina o parâmetro de processamento do Lote para Sim e defina a periodicidade do processamento do lote selecionando Periodicidade.

Resumo melhorado de faturas proforma para implementações integradas

Nas implementações integradas do Dynamics 365 Project Operations, o resumo proforma da fatura no Dataverse destaca campos de faturação exigidos pelo cliente do Dynamics 365 Finance. Esta funcionalidade melhora a visibilidade entre equipas e permite aos gestores de projeto responder a questões dos clientes sem depender das equipas de contabilidade.

Detalhes recentemente disponíveis da fatura

Quando publica uma fatura no Finance, os seguintes campos sincronizam-se e são exibidos no Dataverse:

• Número de fatura do cliente
• Data da fatura do cliente
• Estado da fatura do Project (novo estado: Publicado)
• Montante do imposto ao nível da fatura

Estas melhorias proporcionam rastreabilidade de faturas de ponta a ponta, desde a criação do proforma até à publicação e ao pagamento.

Ativar esta funcionalidade

Para ativar esta funcionalidade, siga estes passos:

1. Em Finanças, ative o mapa de escrita dupla para a entidade Project Operations integration invoice proposal export (msdyn_customerinvoices) na versão 1.0.0.0.
2. Em Project Operations, ativa o indicador de funcionalidade Enhanced proforma invoice.