Descrição geral de orçamento

Quase todas as empresas que utilizam a funcionalidade de Finanças em Microsoft Dynamics 365 Finance precisam de criar relatórios de orçamento versus dados reais. Este artigo explica a configuração mínima necessária para criar orçamentos em finanças e operações ou carregá-los a partir de um programa de terceiros.

Descrição geral

Mantém o orçamento aprovado para uma entidade legal num documento conhecido como registo orçamental. As linhas num documento de registo orçamental são conhecidas como entradas de contas orçamentais . Contêm informações sobre dimensões financeiras, datas e os montantes do orçamento aprovado. O documento de lançamento no registo orçamental integra-se com relatórios financeiros básicos e páginas de consulta, onde os montantes reais do razão são comparados com os montantes orçamentados.

Pode criar registos de orçamento de várias formas:

• Introduza manualmente as informações de documentos na página Entradas de registo de orçamento.
• Use o modelo de Microsoft Excel que pode abrir selecionando o botão Abrir em Excel na página Registo de Orçamento.
• Utilize a entidade de dados Entradas de Conta de Orçamento na gestão de dados para importar entradas de registo de orçamento. Considere utilizar este método e ativar o parâmetro Processamento baseado em conjuntos quando tiver de importar muitas entradas de contas orçamentais.
• Se a empresa utilizar a funcionalidade Planeamento de orçamento para preparar dados de orçamento, pode utilizar o processo periódico Gerar entrada de registo de orçamento.

A entrada do registo orçamental é considerada concluída quando atualiza os saldos orçamentais. Na página de registos orçamentais , selecione Atualizar saldos orçamentais para uma entrada selecionada no registo orçamental ou múltiplas entradas. Após a atualização dos saldos do orçamento, o estado da entrada de registo de orçamento muda para Concluído. Não podes reabrir uma entrada de registo de orçamento concluída para edições. Portanto, se tiver de ajustar os dados orçamentais, deve criar uma nova entrada no registo orçamental em vez de corrigir os dados no registo orçamental concluído.

Configuração

Ao configurar o orçamento, comece na página Parâmetros de orçamento. Nesta página, defina o diário orçamental, a sequência de números de entradas de registo de orçamento e o comportamento predefinido nas áreas de trabalho.

Na página Parâmetros de orçamentação, estão disponíveis os seguintes campos:

• Chave de alocação – Este campo determina como o montante de uma entrada de conta de orçamento é alocado numa previsão de fluxo de caixa.
• Usar regras para transferências de orçamento – Selecione esta opção para ativar transferências de orçamento.
• Mostrar consulta de análise orçamental legada – Selecione esta opção para mostrar a consulta de análise orçamental legada.
• Estrutura de conta predefinida – Selecione esta caixa de verificação para preencher automaticamente a estrutura de conta no registo de orçamento, com base na conta principal. Esta caixa de verificação estará disponível se a caraterística Predefinir a estrutura de conta na entrada de registo orçamental estiver ativada na Gestão de funcionalidades.
• Diário orçamental – Selecione um nome de diário para apropriações do orçamento. Este campo está disponível se o campo Ativar apropriações do orçamento estiver selecionado na página Parâmetros do Razão geral.

Em seguida, se as políticas regularem a aprovação de entradas no registo orçamental com base no tipo de orçamento (por exemplo, transferências ou revisões), crie fluxos de trabalho de entradas no registo orçamental na página Fluxos de trabalho de Orçamentação. Se há cenários em que as transferências devem ser permitidas sem a aprovação do fluxo de trabalho, pode definir regras de transferência de orçamento para suportar esses cenários.

Na página de Dimensões de Orçamento , selecione as dimensões financeiras utilizadas para o orçamento, com base nas dimensões utilizadas no plano de contas. Pode selecionar todas as dimensões financeiras ou um subconjunto delas para orçamento.

Defina um modelo orçamental que corresponda a todos ou alguns dos orçamentos. Pode utilizar um único modelo orçamental para todas as entradas de registo de orçamento. Como alternativa, pode criar módulos separados que se baseiam no tipo de orçamento, na localização geográfica ou em alguma outra forma de classificação de um orçamento.

Crie códigos de orçamento que identifiquem o tipo de transações de orçamento para registar qualquer fluxo de trabalho relacionado. Os códigos de orçamento podem suportar os seguintes tipos de orçamento:

• Orçamento original
• Transferência
• Revisão
• Ónus
• Preensuração
• Orçamento transportado

Os códigos orçamentais fornecem um registo de auditoria das modificações orçamentais aprovadas ao longo do ciclo orçamental. Se associar um fluxo de trabalho a um código de orçamento, o fluxo de trabalho está ativado para todas as entradas do registo orçamental que utilizam esse código orçamental, e os passos do fluxo de trabalho devem ser concluídos antes que a entrada do registo orçamental possa atingir a fase de Concluído .

Também pode configurar as regras de transferência de orçamento. Para utilizar as regras de transferência de orçamento, selecione Utilizar regras para transferências de orçamento na página Parâmetros de orçamento. Quando são usadas regras de transferência orçamental, se um utilizador criar um documento usando um código orçamental do tipo Transferência , os saldos orçamentais não são atualizados se as regras de transferência orçamentais forem violadas. Por exemplo, pode permitir documentos de transferência de orçamento onde o orçamento de despesas é transferido entre as contas principais do departamento de Vendas e Marketing, mas pode proibir que o orçamento seja transferido de ou para esse departamento, a menos que seja concedida aprovação do fluxo de trabalho para esse tipo de entrada de conta orçamental.

Funcionalidades introduzidas na versão 10.0.7 de Microsoft Dynamics 365 Finance (janeiro de 2020) acrescentam capacidade e flexibilidade para entradas de registos orçamentais. Para ativar estas melhorias, aceda à área de trabalho Gestão de funcionalidades e selecione Entradas de registo de orçamento apenas para quantidade e/ou Entradas de registo de orçamento com tipo de valor como predefinição.

A única funcionalidade de Entradas de registo de orçamento para quantidade permite que lance uma entrada de registo de orçamento com valores de apenas quantidade. Por exemplo, pode lançar uma entrada de orçamento com uma quantidade 32 e preço zero, o que resultará num valor igual a zero. Pode utilizar esta quantidade no contexto de um relatório financeiro para determinar um preço por quantidade. Nenhum pedido de informação ou relatório foi atualizado no âmbito desta funcionalidade; a funcionalidade apenas permite registar um montante de zero.

A funcionalidade Entradas de registo de orçamento com tipo de valor como predefinição permite que o tipo de valor predefinido numa entrada do registo de orçamento seja um tipo de valor diferente da despesa. A linha de lançamento do registo orçamental assume agora, por predefinição, a despesa quando o tipo de conta principal é despesa; assume, por predefinição, a receita quando o tipo de conta principal é receita; e assume, por predefinição, a despesa para todos os outros tipos de conta.

Utilizar áreas de trabalho e páginas de consulta para controlar o orçamento versus valores reais

O gestor de orçamento pode analisar o estado atual de um orçamento na área de trabalho Orçamentos e previsões do livro-razão. Os separadores Despesa acima do orçamento e Receita abaixo do orçamento fornecem uma visão rápida das combinações de dimensões financeiras em que os destinos de orçamento não são atendidos ou se aproximam do limiar. Pode personalizar a percentagem do limiar de orçamento e os conjuntos de dimensões financeiras que são utilizados nesses separadores clicando em Configurar a minha área de trabalho. Pode selecionar Gestores da unidade para ver os trabalhadores responsáveis por combinações específicas de dimensões financeiras selecionadas nesses separadores. Por exemplo, se vir que o orçamento das despesas do departamento de operações está a ultrapassar o limiar do orçamento, procure localizar e contactar o gestor do departamento de operações para abordar o problema.

A página de consulta Valor real versus orçamento permite analisar nos detalhes do orçamento versus valores reais. Selecione uma linha na página de consultas e, em seguida , selecione Saldos de Período para ver o orçamento e os montantes efetivos distribuídos por períodos fiscais. A página Entradas de conta de orçamento fornece uma análise dos detalhes do valor de orçamento em entradas de registo de orçamento. A página Entradas de diário geral abre as transações do livro-razão que estão incluídas no valor calculado Valores reais.

Uma empresa que utiliza a funcionalidade de planeamento orçamental pode criar e utilizar previsões orçamentais no espaço de trabalho de orçamentos e previsões do Ledger .