Ações nos processos de aprovação de fluxo de trabalho

Este artigo explica as ações que cada participante num processo de aprovação do fluxo de trabalho pode tomar.

Um fluxo de trabalho pode envolver vários grupos de pessoas: o originador, os atribuidores de tarefas, os decisores e os aprovadores. Por exemplo, no seguinte fluxo de trabalho de relatório de despesas, Sam é o originador, os membros da fila são atribuidores de tarefas, John é um decisor, e Frank, Sue e Ann são aprovadores.

As seguintes secções explicam as ações de fluxo de trabalho que cada grupo pode executar.

Ações que um originador pode realizar

O originador inicia uma instância de fluxo de trabalho enviando um documento para processamento. Por exemplo, o Sam deve selecionar o botão Enviar na página do relatório de despesas para submeter o relatório de despesas.

Ações que um atribuidor de tarefas pode executar

Podes atribuir uma tarefa a várias pessoas ou a uma fila de itens de trabalho que várias pessoas monitorizam. No entanto, apenas uma pessoa pode completar uma tarefa. Por exemplo, o Sam submete um relatório de despesas e encaminha os recibos para o departamento de Relatórios de Despesas da organização para análise.

Os membros do departamento de relatórios de despesas do AdventureWorks monitorizam a fila. Julie, membro desse departamento, aceita a tarefa de rever o relatório de despesas e as receitas de Sam. A Julie agora executar uma das seguintes ações: completar, rejeitar, delegar, pedir alteração, reatribuir ou libertar.

Concluir

Quando um utilizador conclui uma tarefa, o sistema atribui o documento submetido para processamento ao próximo utilizador no fluxo de trabalho, caso haja um próximo utilizador. Se não for necessário um processamento adicional, o processo de fluxo de trabalho termina.

Por exemplo, Julie, membro do departamento de Relatórios de Despesas da Adventure Works, aceita a tarefa de rever o relatório de despesas e os recibos do Sam. Depois de Julie concluir a revisão, o sistema atribui o documento a John.

Rejeitar

Quando um utilizador rejeita um documento, o processo de fluxo de trabalho termina.

Por exemplo, Julie, membro do departamento de Relatórios de Despesas da Adventure Works, aceita a tarefa de rever o relatório de despesas e os recibos do Sam. Se a Julie rejeitar o relatório de despesas, o processo de fluxo de trabalho termina.

Sam pode então reenviar o relatório de despesas. O Sam pode fazer alterações primeiro ou reenviar a versão original. Se o Sam reenviar o relatório de despesas, o processo de fluxo de trabalho começa na tarefa de revisão manual.

Delegado

Quando um utilizador delega uma tarefa, o sistema atribui a tarefa a outro utilizador.

Por exemplo, Julie, membro do departamento de Relatórios de Despesas da Adventure Works, aceita a tarefa de rever o relatório de despesas e os recibos do Sam. A Julie delega esta tarefa a Tim, que é o assistente de Julie.

Tim age em nome de Julie. Assim, quando o Tim termina a revisão, o sistema atribui o relatório de despesas ao John, como se a Julie tivesse concluído a tarefa.

Pedir alteração

Quando um utilizador solicita uma alteração a um documento submetido, o sistema envia o documento de volta ao originador.

Por exemplo, Julie, membro do departamento de Relatórios de Despesas da Adventure Works, aceita a tarefa de rever o relatório de despesas e os recibos do Sam. Julie nota alguns erros no relatório de despesas e pede alterações. O sistema envia o relatório de despesas de volta ao Sam.

Sam pode reenviar o relatório de despesas. Sam pode fazer as alterações pedidas primeiro ou reenviar a versão original. Se o Sam voltar a enviar o relatório de despesas, um membro da fila de itens de trabalho deve rever novamente o relatório de despesas e os recibos.

Reatribuir

Os membros de uma fila de itens de trabalho podem transferir documentos dessa fila para outra fila.

Por exemplo, a Julie é membro do departamento de Relatórios de Despesas da Adventure Works e monitoriza a fila. Para ajudar a equilibrar a carga de trabalho, a Julie pode reatribuir o relatório de despesas e os recibos incluídos para outra fila.

Libertar

Ocasionalmente, um membro da fila de itens de trabalho aceita uma tarefa mas depois decide que não a pode completar. Neste caso, a pessoa que aceitou a tarefa pode voltar a libertar o documento para a fila de itens de trabalho.

Por exemplo, a Julie é membro do departamento de Relatórios de Despesas da Adventure Works e aceita a tarefa de rever o relatório de despesas e os recibos do Sam. Se a Julie não conseguir completar a tarefa, pode libertar o documento. O relatório de despesas regressa à fila para que outros membros do departamento de Relatórios de Despesas da Adventure Works possam concluir a tarefa.

Ações que um decisor pode executar

Normalmente, atribui-se um documento a um decisor porque há uma questão que o decisor tem de responder. A resposta à pergunta é normalmente Sim ou Não, ou Verdadeiro ou Falso. Se o decisor não escolher uma dessas opções, pode delegar a decisão.

[Escolha 1] ou [Escolha 2]

Um decisor deve responder a uma pergunta relacionada com o documento. A resposta à pergunta é normalmente Sim ou Não, ou Verdadeiro ou Falso. A resposta escolhida pelo decisor determina o ramo do fluxo de trabalho utilizado para processar o documento.

Por exemplo, atribuis o relatório de despesas do Sam ao John. John deve decidir se a informação no documento requer uma chamada para o gestor de Sam. Se o John decidir que é necessária uma chamada, o relatório de despesas é atribuído à Aretha, que deve então ligar para o gestor do Sam. Se o John decidir que não é necessária uma chamada, o relatório de despesas é atribuído ao Frank para aprovação.

Delegado

Quando um decisor delega uma decisão, atribui o documento a outro utilizador que deve tomar a decisão.

Por exemplo, atribuis o relatório de despesas do Sam ao John. John delega a decisão a Maria, que é a assistente de John.

Maria age em nome de João. Se Maria decidir que é necessária uma chamada ao gerente de Sam, atribui o relatório de despesas a Aretha, que deve então ligar ao gerente de Sam. Se Maria decidir que não é necessária uma chamada, ela entrega o relatório de despesas ao Frank para aprovação.

Ações que um aprovador pode realizar

Quando atribui um documento a um aprovador, este pode realizar uma das seguintes ações: aprovar, rejeitar, delegar ou pedir alteração.

Aprovar

Quando um aprovador aprova um documento, o documento é atribuído ao próximo utilizador no fluxo de trabalho, caso haja um próximo utilizador. Se não for necessário um processamento adicional, o processo de fluxo de trabalho termina.

Por exemplo, o Sam apresenta um relatório de despesas de 6.000 USD, e tu atribuis este documento ao Frank. Quando Frank aprovar o documento, este é atribuído à Sue para aprovação. Quando a Sue aprovar o relatório de despesas, o processo de fluxo de trabalho termina.

Rejeitar

Quando um aprovador rejeita um documento, o processo de fluxo de trabalho termina.

Por exemplo, o Sam apresenta um relatório de despesas de 12.000 USD, e tu atribuis esse documento à Sue. Se a Sue rejeitar o relatório de despesas, o processo de fluxo de trabalho termina.

Sam pode reenviar o relatório de despesas. Sam pode fazer as alterações primeiro ou reenviar a versão original do relatório de despesas. Se o Sam reenviar o relatório de despesas, o processo de fluxo de trabalho começa no processo de aprovação.

Delegado

Quando um aprovador delega um documento, o documento é atribuído a outro utilizador para aprovação.

Por exemplo, o Sam apresenta um relatório de despesas de 12.000 USD, e tu atribuis esse documento ao Frank. Frank delega o relatório de despesas a Ann.

A Ann então age em nome de Frank. Portanto, quando a Ann aprovar o documento, é atribuído à Sue para aprovação, tal como se o Frank o tivesse aprovado. Depois de a Sue aprovar o documento, este é enviado à Ann para aprovação.

Pedir alteração

Quando um aprovador solicita uma alteração a um documento, o sistema envia o documento de volta ao originador.

Por exemplo, o Sam submete um relatório de despesas de 12.000 USD, e o sistema atribui o documento à Sue. Se a Sue pedir uma alteração, o sistema envia o relatório de despesas de volta ao Sam.

Sam pode reenviar o relatório de despesas. O Sam pode fazer primeiro as alterações solicitadas ou reenviar a versão original do relatório de despesas. Se o Sam submeter novamente o relatório de despesas, o sistema envia-o para o Frank para aprovação, porque o Frank é o primeiro aprovador no processo de aprovação.