Opções de formatação avançadas no Financial Reporting

Quando cria um relatório em relatórios financeiros, pode usar funções adicionais de formatação. Estas funções incluem filtros para dimensões, restrições para colunas e unidades de reporte, linhas que não imprimem e instruções IF/THEN/ELSE nos cálculos.

A tabela seguinte explica as funções avançadas de formatação que pode usar ao desenhar relatórios.

Posicionamento de células avançado

A colocação avançada de células, ou forçamento, envolve colocar valores específicos em células específicas. Por exemplo, utilize o forcing para mover o saldo correto numa instrução de fluxo de caixa. Use forçamento para os seguintes fins:

• Mover valores do Microsoft Excel para células específicas.
• Codificar valores específicos num relatório.
• Modificar sinais copiando um valor de uma célula anterior e multiplicando esse valor por -1.

Estruturar o relatório

Quando desenhar um relatório, crie primeiro todas as linhas de detalhe para garantir que os valores são recolhidos conforme esperado. Em seguida, adicione substituições de formato NP (Não Imprimível) para suprimir o detalhe que inclui os valores finais.

Para o forcing, as fórmulas utilizam o seguinte formato: <coluna de destino>=<coluna de origem>.<código de linha> Separe quaisquer outros posicionamentos para uma linha por uma vírgula e um espaço. Aqui está um exemplo: D=C.190,E=C.100

Exemplos de opções de formatação avançadas

Os exemplos que se seguem mostram como formatar a definição de linha e a definição de coluna para o forcing de um relatório de fluxo de caixa básico (exemplo 1) e um relatório estatístico (exemplo 2).

Exemplo 1: Forcing básico

A tabela seguinte mostra um exemplo de uma definição de linha que utiliza forcing básico.

A tabela seguinte mostra um exemplo de uma definição de coluna que utiliza forcing básico na linha.

Exemplo 2: Relatórios estatísticos

A tabela seguinte mostra um exemplo de uma definição de linha que utiliza forcing para um relatório estatístico.

A tabela seguinte mostra um exemplo de uma definição de coluna que utiliza forcing para um relatório estatístico.

Restringir uma linha a uma unidade de reporte específica

Quando restringe uma linha de relatório a uma unidade de reporte específica, essa linha mostra os dados ligados apenas para a unidade de reporte nomeada e ignora os dados para outras unidades de reporte na árvore de reporte. Por exemplo, pode criar uma linha que forneça detalhes para os custos operacionais totais de um departamento específico. O seu relatório pode conter dados duplicados se o relatório contiver simultaneamente uma árvore de reporte e uma definição de linha que tenha mais do que apenas a conta natural. Por exemplo, tem uma árvore de reporte que lista os seis departamentos da sua organização e tem também uma definição de linha que lista uma combinação específica de uma conta e de um departamento na linha. Quando gera o relatório, a combinação específica de uma conta e de um departamento é impressa em todos os níveis da árvore de reporte, mesmo que esse departamento possa não corresponder ao que está na árvore. Este comportamento ocorre porque a linha sobrepõe aquilo que a definição do relatório normalmente filtra. Uma forma de evitar a duplicação de dados é restringindo uma linha a uma unidade específica de reporte.

Restringir uma linha a uma unidade de reporte

1. No Report Designer, selecione Definições de Linhas, depois selecione uma definição de linha para modificar.
2. Clique duas vezes na célula Fórmulas/Linhas/Unidades Relacionadas apropriada.
3. Na caixa de diálogo Seleção de Unidade de Relatório , no campo Árvore de Relatório , selecione a árvore que atribuiu na definição do relatório.
4. Selecione uma unidade de reporte e depois selecione OK. A restrição aparece na célula da definição de linha.
5. Clique duas vezes na célula na coluna Link to Financial Dimensions da linha restrita e depois insira um link para o sistema de dados financeiros.

Selecionar o controlo de impressão numa definição de linha

Pode especificar códigos de controlo de impressão para cada coluna utilizando a célula Controlo de Impressão.

Adicionar códigos de controlo de impressão a uma linha de relatório

1. No Report Designer, abra a definição de linha a modificar.
2. Clique duas vezes na célula Controlo de Impressão.
3. Na caixa de diálogo Controlo de Impressão, selecione um código de controlo de impressão ou prima e mantenha premida a tecla Ctrl para selecionar vários códigos. Também pode digitar códigos de controlo de impressão diretamente na célula Controlo de Impressão. Utilize vírgulas para separar vários códigos de controlo de impressão.
4. Selecione quaisquer opções de impressão condicional.
5. Selecione OK.

Códigos de controlo de impressão normal

A tabela seguinte descreve os códigos de controlo de impressão normal para uma definição de linha.

Códigos de controlo de impressão condicional

A tabela seguinte descreve os códigos de controlo de impressão condicional para uma definição de linha.

Célula Restrição de Coluna numa definição de linha

A célula de Restrição de Coluna numa definição de linha serve múltiplos propósitos. Dependendo do tipo de linha, pode utilizar a célula Restrição de Coluna para especificar uma das seguintes funções:

• Limite a impressão de valores de linha a uma coluna específica. Esta função é útil se estiver a criar um balanço tabular.
• Especifique a coluna dos valores a ordenar.

Utilizar uma fórmula de cálculo na definição de linha

Uma fórmula de cálculo numa definição de linha pode incluir os operadores +, -, * e /, bem como instruções IF/THEN/ELSE. Além disso, um cálculo pode envolver células individuais e valores absolutos (números reais que sejam incluídos na fórmula). A fórmula pode conter até 1024 carateres. Não pode aplicar cálculos a linhas que contenham células do tipo Link to Financial Dimensions (FD). No entanto, pode incluir cálculos em linhas consecutivas, suprimir a impressão dessas linhas e, em seguida, totalizar as linhas de cálculo.

Operadores numa fórmula de cálculo

Uma fórmula de cálculo utiliza operadores mais complexos do que uma fórmula de total de linha. Pode usar os * operadores e / juntamente com os outros operadores para multiplicar (*) e dividir (/) quantidades. Para utilizar um intervalo ou soma numa fórmula de cálculo, deve utilizar um sinal de arroba (@) à frente de qualquer código de linha, a menos que esteja a utilizar uma coluna na definição de linha. Por exemplo, para adicionar o valor da linha 100 ao valor da linha 330, pode utilizar a fórmula de total de linha 100+330 ou a fórmula de cálculo @100+@330.

Criar uma fórmula de cálculo

1. No Designer de Relatórios, selecione Definições de Linha e depois abra a definição de linha para modificar.
2. Clique duas vezes na célula de Código de Formatação e depois selecione CAL.
3. Na célula Fórmulas/Linhas/Unidades Relacionadas, digite a fórmula de cálculo.

Exemplo de uma fórmula de cálculo para linhas específicas

Neste exemplo, a fórmula de cálculo @100+@330 soma o valor da linha 100 ao valor da linha 330. A fórmula de total de linha 340+370 adiciona o valor da linha 340 ao valor da linha 370. (O valor na linha 370 provém da fórmula de cálculo.)

Quando atribui o código de formato CAL a uma linha numa definição de linha e insere um cálculo matemático na célula de Fórmulas/Linhas/Unidades Relacionadas , deve também introduzir a letra da coluna e linha associadas no relatório. Por exemplo, introduza A.120 para representar a coluna A, linha 120. Em alternativa, pode utilizar um sinal de arroba (@) para indicar todas as colunas. Por exemplo, introduza @120 para representar todas as colunas na linha 120. Qualquer cálculo matemático que não inclua uma letra de coluna ou um sinal de arroba (@) é assumido como um número real.

Exemplo de uma fórmula de cálculo para uma coluna específica

Neste exemplo, a fórmula de cálculo E=C.340 significa que o cálculo na célula da coluna C, linha 340, é efetuado apenas na coluna E.

Modificar um número em colunas selecionadas

Quando modificar um número ou cálculo numa coluna de uma determinada linha mas não quiser afetar outras colunas no relatório, especifique CAL (Cálculo) na coluna Código de Formato da definição da linha.

• Para efetuar um cálculo em todas as colunas do relatório (FD), não introduza uma atribuição de coluna.
• Para restringir uma fórmula a colunas específicas, introduza a letra da coluna, um sinal igual (=) e, em seguida, a fórmula.
• Pode especificar várias colunas. Quando utiliza um sinal de arroba (@) com posicionamento específico da coluna, o sinal de arroba (@) é relacionado com a linha.
• Pode introduzir várias fórmulas de coluna numa única linha. Separe as fórmulas utilizando vírgulas.

Exemplo de cálculos

Instruções IF/THEN/ELSE numa definição de linha

Pode adicionar instruções IF/THEN/ELSE a qualquer cálculo válido e usá-las no formato CAL . Introduza as fórmulas de cálculo IF/THEN/ELSE na célula da coluna Fórmulas/Linhas/Unidades Relacionadas . As fórmulas de cálculo IF/THEN/ELSE utilizam o seguinte formato: IF <instrução verdadeiro/falso> THEN <fórmula> ELSE <fórmula> A parte ELSE <fórmula> da instrução é opcional.

Instruções IF

A instrução que se segue à instrução IF pode ser qualquer instrução que possa ser avaliada como verdadeira ou falsa. A afirmação que se segue à instrução IF pode envolver uma avaliação simples, ou pode ser uma afirmação complexa que contém múltiplas expressões. Aqui estão alguns exemplos:

• IF A.200>0 (Avaliação simples)
• IF A.200>0 AND A.200<10,000 (Instrução complexa)
• IF A.200>10000 OR ((A.340/B.1200)*2 <1200) (Instrução complexa que contém múltiplas expressões)

O termo Períodos numa instrução IF representa o número de períodos para o relatório. Use este termo para calcular uma média acumulada no ano. Por exemplo, quando executa um relatório para o período 7 AAD, a declaração B.150/Períodos significa que o valor da linha 150 da coluna B é dividido por 7.

Fórmulas THEN e ELSE

As fórmulas THEN e ELSE podem ser qualquer cálculo válido, desde atribuições simples de valores a fórmulas complexas. Por exemplo, a instrução IF A.200>0 THEN A=B.200 significa: "Se o valor da célula da coluna A da linha 200 for superior a 0 (zero), colocar o valor da célula da coluna B da linha 200 na célula na coluna A da linha atual." A instrução IF/THEN precedente coloca um valor numa coluna da linha atual. No entanto, também pode utilizar um sinal de arroba (@) em avaliações verdadeiras/falsas ou na fórmula para representar todas as colunas. Aqui estão alguns outros exemplos que são descritos nas secções seguintes:

• IF A.200 >0 THEN B.200: Se o valor da célula A.200 for positivo, o valor da célula B.200 é colocado em todas as colunas da linha atual.
• IF A.200 >0 THEN @200: Se o valor da célula A.200 for positivo, o valor de cada coluna da linha 200 é colocado na coluna correspondente da linha atual.
• IF @200 >0 THEN @200: Se o valor da linha 200 da coluna atual for positivo, o valor da linha 200 é colocado na mesma coluna na linha atual.

Restringir um cálculo a uma unidade de reporte numa definição de linha

Para restringir um cálculo a uma única unidade de reporte numa árvore de reporte, de modo a que o valor resultante não seja acumulado para uma unidade de nível superior, use o código @Unit na célula Related Formulas/Rows/Units na definição de linhas. O código @Unit está listado na coluna B da árvore de reporte, Nome da Unidade. Quando utiliza o código @Unit, os valores não são objeto de rollup, mas o cálculo é avaliado em todos os níveis da árvore de reporte.

A linha de cálculo pode referir-se a uma linha de cálculo ou a uma linha de dados financeiros. Registas o cálculo na célula de Fórmulas/Linhas/Unidades Relacionadas da definição de linhas e na restrição de tipo de dados financeiros. O cálculo deve utilizar um cálculo condicional que comece com uma construção IF @Unit. Aqui está um exemplo: SE @Unit(SALES) ENTÃO @100 ELSE 0 Este cálculo inclui o montante da linha 100 em cada coluna do relatório, mas apenas para a unidade SALES. Se várias unidades forem denominadas VENDAS, o valor aparece em cada uma dessas unidades. Além disso, a linha 100 pode ser uma linha de dados financeiros e pode ser definida como não imprimível. Neste caso, o valor é impedido de aparecer em todas as unidades da árvore. Também pode limitar o valor a uma única coluna do relatório, como a coluna H, utilizando uma restrição de coluna para imprimir o valor apenas nessa coluna do relatório. Pode incluir combinações OR numa instrução IF. Aqui vai um exemplo: SE @Unit(SALES) OU @Unit(SALESWEST) ENTÃO 5 MAIS @100. Pode especificar uma unidade numa restrição de tipo de cálculo de uma das seguintes maneiras:

• Introduza um nome de unidade para incluir unidades que correspondam. Por exemplo, IF @Unit(SALES) permite o cálculo de qualquer unidade denominada VENDAS, mesmo que existam várias unidades VENDAS na árvore de reporte.
• Introduza o nome da empresa e da unidade para restringir o cálculo a unidades específicas de uma empresa específica. Por exemplo, introduza IF @Unit (ACME:VENDAS) para restringir o cálculo às unidades VENDAS da empresa ACME.
• Introduza o código hierárquico completo a partir da árvore de reporte para restringir o cálculo a uma unidade específica. Por exemplo, introduza IF @Unit(SUMMARY^ACME^WEST COSTA ^ VENDAS).

Restringir um cálculo a uma unidade de reporte

1. No Designer de Relatórios, selecione Definições de Linha e depois abra a definição de linha para modificar.
2. Clique duas vezes na célula de Código de Formatação e depois selecione CAL.
3. Selecione a célula de Fórmulas/Linhas/Unidades Relacionadas, depois introduza um cálculo condicional que começa com uma construção IF @Unit.

Instruções IF/THEN/ELSE numa definição de coluna

Uma instrução IF/THEN/ELSE permite que qualquer cálculo dependa dos resultados de qualquer outra coluna. Pode referenciar outras colunas, mas não pode referenciar uma célula de relatório na instrução IF. Deve aplicar qualquer cálculo a toda a coluna. Por exemplo, a instrução IF B>100 THEN B ELSE C*1.25 significa: "Se o valor da coluna B for superior a 100, colocar o valor da coluna B na coluna CALC. Se o valor na coluna B não for superior a 100, multiplique o valor na coluna C por 1,25 e coloque o resultado na coluna CALC." Siga sempre a instrução IF com uma instrução lógica que pode ser avaliada como true ou false. As fórmulas que utiliza tanto para a instrução THEN como para a instrução ELSE podem conter referências a qualquer número de colunas e estas fórmulas podem ser tão complexas como quiser.

Utilize aspas simples e o sinal tipográfico & para valores de dimensão numa linha, coluna ou árvore

Pode estruturar relatórios utilizando valores de dimensão que contenham um sinal tipográfico &.

Em qualquer campo Ligação para Dimensões Financeiras pode introduzir um valor como 'P&L'. Incluir aspas simples (' ') em ambos os lados do valor da dimensão indica que está a utilizar o valor literal, tal como ao usar o caractere ampersand (&).