Monitorizar a partilha "Todos, exceto utilizadores externos" (EEEU) com o relatório de atividade EEEU

"Todos exceto os utilizadores externos" (EEEU) é um grupo do SharePoint incorporado que inclui automaticamente todos os utilizadores internos, mas exclui quaisquer utilizadores externos (convidados). O relatório EEEU é um dos dois tipos de relatórios de atividade de governação de acesso a dados que estão disponíveis com a Gestão Avançada do SharePoint.

Captura de ecrã a mostrar os relatórios de governação de acesso a dados no centro de administração do SharePoint.

Os relatórios de atividade EEEU ajudam-no a identificar sites onde o conteúdo é partilhado com toda a organização nos últimos 28 dias. Pode executar primeiro o relatório de permissões do site para compreender a linha de base de partilha EEEU atual da sua organização e, em seguida, utilizar o relatório de atividade EEEU para monitorizar as atividades de partilha EEEU em curso.

Compreender a partilha EEEU através de sites e ficheiros públicos

Os conteúdos podem ser partilhados com a EEEU de duas formas:

  • Sites públicos: quando um site é configurado como público, o grupo EEEU torna-se parte da associação do site (proprietários, membros ou visitantes). Definir um site como público torna todos os conteúdos do site visíveis para todas as pessoas na sua organização.
  • Itens públicos: os ficheiros ou pastas individuais podem ser partilhados diretamente com o EEEU através do seletor de pessoas. Definir um ficheiro ou pasta como público torna-o acessível a toda a organização, mantendo o resto do site privado.

Monitorizar a partilha EEEU para identificar potenciais riscos

A partilha com o EEEU pode levar a uma exposição de dados não intencional porque concede acesso a todos os colaboradores atuais e futuros. Pode utilizar relatórios de atividade EEEU juntamente com o relatório de permissões do site para o ajudar:

  • Descobrir sites com mais atividade de partilha EEEU nos últimos 28 dias
  • Identificar potenciais riscos de partilha excedam antes de afetarem a sua organização
  • Tomar as medidas adequadas para limitar o acesso quando necessário

Informações mostradas nos relatórios de atividade do EEEU

Cada relatório de atividade EEEU mostra:

Relatórios de instantâneos e atividades

Utilize relatórios EEEU juntamente com outros relatórios de governação de acesso a dados, como o relatório de permissões do site, para obter uma imagem completa e contínua do panorama de acesso a dados da sua organização.

  1. Comece com snapshot relatórios: execute primeiro os relatórios de permissões do site para compreender a sua estrutura de permissões de linha de base. Especificamente, obtenha o estado atual da partilha EEEU.

  2. Dar seguimento aos relatórios de atividade: execute os relatórios de atividade EEEU para monitorizar atividades de partilha EEEU recentes e detetar riscos emergentes. Execute estes relatórios mensalmente para se manter a par das atividades de partilha em curso.

Antes de começar

Veja Pré-requisitos da Gestão Avançada do SharePoint.

Tenha estes pontos importantes em mente:

  • O relatório EEEU no centro de administração do SharePoint abrange apenas sites do SharePoint. Para obter um relatório EEEU para itens no OneDrive, utilize Identificar conteúdo partilhado com "Todos, exceto utilizadores externos" nos últimos 28 dias.
  • Pode ter até 10 relatórios.
  • A conclusão dos relatórios pode demorar até 24 horas.
  • Os relatórios capturam dados de até 24 horas antes da geração do relatório.
  • Pode executar relatórios novamente a cada 24 horas.

Criar um relatório EEEU

  1. No centro de administração do SharePoint, no painel de navegação, expanda Relatórios e, em seguida, selecione Governação do acesso a dados.

  2. Na secção Relatórios de atividade , em Partilhado com "Todos, exceto utilizadores externos", selecione Ver relatórios.

  3. Selecione Criar relatório. O painel Criar um relatório é aberto.

    Captura de ecrã que mostra a criação de um relatório de todos, exceto utilizadores externos.

  4. Configure o relatório da seguinte forma:

    • Nome do relatório: introduza um nome exclusivo para identificar este relatório.
    • Modelo: selecione os modelos de site do SharePoint a incluir. Pode selecionar vários tipos de modelo ou selecionar Todos os sites:
      • Sites clássicos
      • Sites de comunicação
      • Sites de equipe
      • Outros
    • Privacidade: para sites de equipa, filtre por definição de privacidade:
      • Private
      • Public
      • Todos (privados e públicos)
    • Sensibilidade do site: selecione etiquetas de confidencialidade específicas para se concentrar em sites com classificações de segurança específicas. Por exemplo, pode identificar ficheiros partilhados com eEEU em sites identificados como "Confidenciais" nos últimos 28 dias.
    • Tipo de relatório: selecione o cenário EEEU a analisar:
      • Ficheiros, pastas e listas específicos: ficheiros ou pastas individuais partilhados com o EEEU.
      • Associação ao site: sites em que a EEEU faz parte da associação ao site.

  5. Selecione Criar e executar. O relatório poderá demorar algumas horas a ser executado.

Utilizar o relatório Partilhado com "Todos, exceto utilizadores externos"

Para ver os dados mais recentes, execute cada relatório manualmente. A coluna Estado indica se o relatório está em execução ou pronto para ser visto.

Captura de ecrã a mostrar os relatórios partilhados com todos, exceto os utilizadores externos e os respetivos status.

  1. No centro de administração do SharePoint, no painel de navegação, expanda Relatórios e, em seguida, selecione Relatórios de governação de acesso a dados.

  2. Na secção Relatórios de atividade , em Partilhado com "Todos, exceto utilizadores externos", selecione Ver relatórios.

  3. Selecione um ou mais relatórios e, em seguida, selecione Executar.

  4. Após a conclusão do relatório, a coluna Estado é atualizada.

  5. Selecione um relatório para ver informações sobre a atividade de partilha EEEU:

    Captura de ecrã que mostra os detalhes do relatório eeeu.

  6. Para transferir um relatório, selecione Transferir relatório detalhado. Obtém um ficheiro CSV que pode utilizar para análise detalhada.

    O relatório transferido contém as seguintes informações:

    • Até 1 milhão de sites ordenados pela atividade de partilha EEEU (o primeiro mais alto)
    • Informações completas do site, incluindo:
      • Nome e e-mail do administrador principal
      • Tipo de modelo de site
      • Configurações de privacidade
      • Rótulos de confidencialidade
      • Metadados adicionais do site

Tomar medidas com base nos resultados dos relatórios EEEU

Depois de detetar potenciais partilhas em excesso através de relatórios EEEU, tome medidas para remediar os riscos e melhorar a governação de acesso aos dados da sua organização. Para obter mais informações, consulte Relatórios de governação de acesso a dados para sites do SharePoint e do OneDrive.

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