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A gestão de catálogos na Gestão Avançada do SharePoint ajuda-o a compreender como os conteúdos são organizados no seu ambiente do SharePoint. Utiliza metadados existentes do Microsoft 365 para agrupar automaticamente sites em categorias significativas, proporcionando-lhe uma vista centralizada do seu panorama de conteúdos.
Em vez de gerir sites individualmente, utilize a gestão de catálogos para analisar e aplicar ações de governação entre grupos de sites relacionados. A gestão de catálogos muda a governação do SharePoint de uma abordagem site a site para um modelo baseado em metadados. Ao agrupar sites em categorias e grupos, obterá as informações e o dimensionamento necessários para gerir conteúdos, reduzir riscos e preparar-se para experiências com tecnologia de IA, como Microsoft 365 Copilot.
Como funciona a gestão do catálogo
A gestão de catálogos organiza sites do SharePoint em categorias e grupos com base em metadados já presentes no seu inquilino do Microsoft 365.
- As categorias são classificações de alto nível, como departamento, tipo de utilizador ou região.
- Os grupos fornecem mais detalhes em cada categoria. Por exemplo, na categoria Departamento, os grupos podem incluir Marketing, Vendas, RH ou Finanças.
Esta estrutura ajuda-o a compreender como os conteúdos são distribuídos e regidos em toda a sua organização.
Categorias incorporadas
A gestão do catálogo inclui categorias incorporadas derivadas dos metadados do Microsoft 365. Exemplos comuns incluem:
- Região: a região onde o conteúdo está alojado (por exemplo, América do Norte vs. Europa).
- Departamento: as unidades organizacionais associadas ao site (por exemplo, departamento financeiro).
- Tipo de utilizador: Convidado ou não Convidado.
- Localização de dados preferencial (PDL): a configuração multigeográfico dos seus sites.
- Segmento de barreiras de informação: o segmento definido pelas políticas de barreiras de informação (para organizações que implementam barreiras de informação).
Estas categorias são preenchidas automaticamente e disponíveis sem configuração.
Origens de metadados
A gestão do catálogo utiliza metadados de várias origens para definir categorias e grupos:
- Microsoft Entra ID: Atributos organizacionais, como atributos de departamento, tipo de utilizador e extensão
- Metadados do site SharePoint: propriedades do site, tais como valores do saco de propriedades, palavras-chave do site e outras propriedades definidas pelo SharePoint
Uma vez que a gestão do catálogo reflete os metadados existentes, manter esses metadados precisos e consistentes é essencial para resultados significativos.
Utilizar a gestão de catálogos para orientar as decisões de governação
A gestão de catálogos ajuda-o a compreender como o conteúdo é estruturado e onde reside para que possa realizar ações de governação direcionadas.
Você pode usar para:
- Identificar como o conteúdo é distribuído entre departamentos ou regiões
- Detetar potenciais riscos de partilha excedido em grupos de sites
- Priorizar ações de ciclo de vida, como limpeza ou validação de propriedade
- Relatórios de governação de âmbito, políticas de ciclo de vida e controlos de acesso
Ao aplicar a governação ao nível do grupo, pode dimensionar a sua abordagem enquanto mantém a consistência no seu inquilino.
Relatórios e informações
Cada categoria e grupo inclui um relatório de site transferível. Estes relatórios ajudam-no:
- Analisar a forma como os sites são agrupados
- Identificar tendências nos seus conteúdos
- Suportar cenários de governação e conformidade
Estas informações fornecem o contexto necessário para tomar decisões administrativas informadas.
Integração com o Agente de Administração do SharePoint
A gestão do catálogo fornece uma estrutura que melhora a eficácia do Agente de Administração do SharePoint.
Quando os sites são categorizados:
- As informações tornam-se mais relevantes
- Análise e deteção de anomalias melhoram
- As recomendações de governação são mais direcionadas
Esta integração ajuda-o a passar da compreensão dos seus conteúdos para tomar medidas de forma mais eficiente.
Introdução
A gestão do catálogo é ativada automaticamente quando utiliza a Gestão Avançada do SharePoint, para que possa começar imediatamente a explorar a sua distribuição de conteúdos.
Acesse e entre no centro de administração do SharePoint.
Expanda Relatórios e, em seguida, selecione Gestão do catálogo.
Personalizar nomes a apresentar de propriedades
Altere o nome a apresentar de uma propriedade ao selecionar o respetivo nome e, em seguida, ao escrever o nome a apresentar que preferir.
Alterar nomes de propriedades só afeta a forma como as propriedades são apresentadas na gestão do Catálogo. Não altera os metadados subjacentes nem afeta a lógica de agrupamento de sites.