Recursos de comunicação com fornecedores do Agente de Compras (prévia pronta para produção)

[Este artigo faz parte da documentação de pré-lançamento e está sujeito a alterações.]

A equipe de compras passa grande parte do dia em tarefas manuais relacionadas à comunicação com fornecedores, ao acompanhamento deles e à manutenção de alterações relacionadas aos pedidos de compra. Muitas vezes, essas tarefas têm baixa complexidade, mas são manuais e repetitivas. Portanto, o pessoal de compras está ansioso para automatizá-los. Em seguida, eles podem gastar o tempo que economizam em tarefas mais complexas e significativas. Automatizar essas tarefas também pode ajudar as empresas a economizar nos custos de aquisição.

A comunicação entre departamentos de compras e fornecedores geralmente não é estruturada e realizada por email, mesmo para empresas que implementam EDI (intercâmbio eletrônico de dados) e empresas que trabalham com fornecedores recorrentes.

O Agente de Compras usa IA para automatizar muitas comunicações com fornecedores. Portanto, os compradores podem se concentrar em tarefas que adicionam mais valor e podem ser mais produtivas.

Acompanhamento de pedidos de compra

O Agente de Compras pode gerar automaticamente emails que lembram os fornecedores para confirmar um pedido de compra ou perguntar por que uma entrega está atrasada. Portanto, os compradores não precisam gastar tempo encontrando os pedidos que exigem atenção e, em seguida, escrevendo emails para eles. O agente pode enviar automaticamente os emails imediatamente, ou pode salvá-los como rascunhos que exigem revisão humana antes que eles possam ser enviados.

Saiba mais em Acompanhamento de pedidos de compra usando o Agente de Compras.

Acelerar a comunicação da ordem de compra

O Agente de Compras ajuda os compradores a acelerar a comunicação com fornecedores, permitindo que Copilot leiam emails de alguns ou todos os fornecedores.

O agente pode determinar do que se trata cada email (por exemplo, se é uma confirmação de pedido de compra ou uma solicitação de alteração de pedido de compra) e a quais números de pedido de compra ele se aplica. Em seguida, o agente faz a correspondência das informações que extrai do email aos campos no sistema e indica quaisquer alterações. Dessa forma, os compradores podem examinar apenas essas informações e atualizar os campos no sistema conforme necessário. Eles não precisam abrir manualmente o pedido de compra e fazer todo o trabalho. Em seguida, eles podem gastar o tempo que economizam em outras tarefas que adicionam mais valor.

Saiba mais em Examinar e aplicar alterações na ordem de compra recebidas em emails do fornecedor.

Especificamente, o agente ajuda com os seguintes cenários:

• Aumentar ou diminuir a quantidade de pedidos – o agente detecta a solicitação de um fornecedor para aumentar ou diminuir a quantidade ordenada lendo o corpo do email e todos os anexos (PDF). Ele resume a alteração solicitada, identifica a ordem de compra e a linha de pedido de compra afetadas e sinaliza-a para aprovação quando necessário.
• Cancelar quantidade ou linha – O agente reconhece que o fornecedor está solicitando o cancelamento (para uma ou várias linhas) e compara a mensagem com a ordem de compra e as linhas corretas. Ele fornece um breve resumo do que está sendo reduzido.
• Aumento ou redução de preço – o agente detecta um aumento ou redução de preço unitário solicitado (incluindo a lógica de suporte, se fornecido) lendo o email do fornecedor e qualquer documentação anexada. Ele resume o preço antigo versus novo (quando disponível) e sinaliza-o como uma mudança comercial que exige decisão ou aprovação do comprador.
• Cancelar saldo – quando um fornecedor indica que não atenderá ao saldo restante (aberto) de uma ordem de compra, o agente detecta essa intenção e identifica as ordens de compra e as linhas afetadas. Ele resume qual parte está sendo cancelada (se declarada) e a sinaliza como uma exceção que normalmente precisa de intervenção do comprador (fornecimento alternativo, renegociação e assim por diante).
• Atualizando a data de entrega confirmada – se o fornecedor confirmar ou revisar a data de confirmação do pedido, o agente extrairá a alteração de data do email ou anexo e a vinculará à ordem de compra correta. Ele resume o que mudou (data anterior versus atualizada se presente) e o apresenta para que o comprador possa validar e aceitar rapidamente.
• Atualizando a data de envio confirmada (ETA com base no ETD) – quando o fornecedor fornece apenas uma data estimada de saída (ETD) ou data de envio (não uma data de depósito ), o agente detecta qual data é fornecida e indica a data estimada de chegada (ETA). O agente pode aprender a inferir ou derivar o recebimento de ETA usando pressuposições do tempo de trânsito acordadas.
• Comparar unidade de medida – Se o fornecedor usar uma representação de unidade diferente (por exemplo, pacotes versus cada), o agente identificará a incompatibilidade da unidade e ainda extrairá a intenção da alteração. O agente pode aprender ou padronizar padrões de unidade com o passar do tempo e apresenta um resumo claro para o comprador, em vez de não coincidir.
• Acompanhamento da ordem de compra não confirmada – Para pedidos de compra que permanecem não confirmados após um limite definido (como sete dias), o agente identifica a lacuna e solicita o acompanhamento com o fornecedor.
• Acompanhamento da ordem de compra atrasada – Para pedidos de compra atrasados além de um limite definido, o agente identifica a lacuna e solicita o acompanhamento com o fornecedor.

No momento, o agente não dá suporte aos seguintes cenários:

• Dividir uma linha em várias entregas – quando um fornecedor propõe dividir a entrega (por exemplo, enviar 30 agora, 70 mais tarde), o agente deve extrair a divisão de entrega proposta do email ou anexo e resumi-la. Ele deve destacar claramente as novas quantidades e datas de entrega, associá-las às linhas de ordem de compra corretas e dividi-las em várias entregas. Ainda não há suporte para esse cenário.
• Alteração do site para confirmação de entrega para uma linha específica – se o fornecedor solicitar o envio para um site ou armazém diferente para uma linha específica, o agente deverá extrair o novo local de entrega da mensagem ou anexo e combiná-lo com a linha de pedido de compra. Ele deve resumir a alteração de site solicitada e realçá-la como uma atualização de impacto logístico que exige revisão antes da aceitação. Ainda não há suporte para esse cenário.
• Alterando o fornecedor de uma linha específica – Quando um fornecedor solicita o envio a partir de uma entidade operacional diferente (mesmo fornecedor, mas em um estado ou conta diferente), o agente deve identificar que a solicitação implica uma alteração na conta do fornecedor para processamento. Ele deve resumir o motivo e a ID do fornecedor proposta (se fornecida) e sinalizá-la como um cenário de exceção para o departamento de compras validar e aprovar. Ainda não há suporte para esse cenário.
• Alterando o fornecedor para a ordem de compra – quando um fornecedor solicita o envio de uma entidade operacional diferente (mesmo fornecedor, estado ou conta diferente) para toda a ordem de compra, o agente deve detectar que a solicitação implica uma alteração de conta de fornecedor para processamento. Ele deve resumir o motivo e a ID do fornecedor proposta (se fornecida) e sinalizá-la como um cenário de exceção para o departamento de compras validar e aprovar. Ainda não há suporte para esse cenário.

Custo

Os recursos de comunicação com fornecedores do Agente de Compras geram cobranças com base no número de créditos do Microsoft Copilot Studio que você usa ao executar o Agente de Compras. O agente tem um custo fixo por execução e um custo variável que depende dos recursos consumidos.

• Para o recurso acompanhamento das ordens de compra, o custo fixo se aplica sempre que o agente é executado. O custo variável depende do número de e-mails que o agente escreve.
• Para o recurso revisar e aplicar alterações da ordem de compra, o custo fixo se aplica sempre que o agente é executado. O custo variável depende do número de emails que o agente lê e do número de anexos que esses emails têm.

Saiba mais sobre as taxas de cobrança e o gerenciamento do Copilot Studio em Taxas de cobrança e gerenciamento.

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• Perguntas frequentes sobre IA responsável para o Agente de Compras