Observação
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As atividades em Dynamics 365 Sales ajudam você a criar relações mais fortes com o cliente criando um registro completo de cada interação. Quando você registra emails, chamadas telefônicas, reuniões e tarefas, sua equipe pode ver o contexto completo de suas relações com o cliente, evitar esforços de duplicação e acompanhar com mais eficiência.
Por exemplo, quando você grava uma chamada telefônica com um potencial cliente sobre preços, essa informação é anexada automaticamente ao registro deles. Mais tarde, quando um colega abrir a mesma conta do prospecto, eles verão essa conversa e não perderão tempo repetindo o mesmo trabalho novamente. O sistema faz o carimbo de data/hora automaticamente de cada atividade e mostra quem a criou, para que sua equipe sempre conheça o status mais recente.
Ao acompanhar todas as interações do cliente, todos os emails, chamadas telefônicas, tarefas e compromissos, você cria um histórico completo que toda a equipe pode referenciar. Isso gera confiança entre os clientes e garante que nenhuma oportunidade seja perdida.
Localize suas atividades
Encontre suas atividades em Meu Trabalho>Atividades no mapa do site.
Veja as atividades em modo de exibição Kanban, Calendário, Focado ou Grade de Leitura
Note
- A opção Salvar Como só permanece disponível quando o administrador adiciona um ou mais tipos de exibição à grade Atividade por meio das personalizações de sistema.
- Para adicionar a exibição Kanban à grade Atividade, consulte Adicionar o controle Kanban a entidades Oportunidade ou Atividade. Seguindo as etapas do artigo, você pode adicionar outras exibições, como Calendário e Pipeline.
No mapa do site, selecione Atividades.
Na barra de comandos, selecione Mostrar como e escolha o tipo de exibição que você deseja ver: Focused, Calendar, Kanban ou Read Only Grid.
Os seguintes tipos de exibição são compatíveis com a grade Atividade:
- Grade Somente Leitura. Mostra uma lista de todas as atividades.
- Calendário. Mostra um calendário com uma lista das atividades agendadas do dia e as negociações associadas.
- Focado. Mostra uma lista filtrada de atividades que são mais relevantes para você.
- Kanban. Mostra uma representação visual de suas atividades de vendas em seus diferentes estados. Essa exibição permite que você veja o status de cada atividade em seu pipeline e arraste-as para mover de um status para outro (por exemplo, Abrir, Concluído, Cancelado, Agendado). Mais informações: Trabalhar com atividades na visualização Kanban
Alterar a exibição de suas atividades
Alterne entre diferentes modos de exibição para se concentrar nas atividades mais importantes. Você pode exibir suas próprias atividades, atividades de sua equipe ou filtrar por outros critérios.
No mapa do site, em Meu Trabalho, selecione Atividades.
No menu Exibições, selecione a exibição para a qual deseja alternar.
Filtrar a lista de atividades
Filtre a lista de atividades para ver apenas as que você está interessado. Por exemplo, você pode limitar ainda mais as atividades que está vendo em uma exibição usando o filtro do tipo de atividade. O filtro por tipo de atividade permite filtrar atividades com base no tipo, como email, tarefa, telefonema e assim por diante.
Você também pode usar o filtro Conclusão para ver as atividades que devem ser concluídas em um horário especificado, como as que devem ser concluídas hoje ou mais cedo ou as que devem ser concluídas nos próximos sete dias ou antes.
Criar ou editar uma nova atividade
Você pode criar atividades independentes que não estão associadas a nenhum cliente ou registro de vendas. Para isso, no mapa do site, selecione Atividades e, na barra de comandos, selecione Email, Telefonema ou Tarefa, dependendo da atividade que você deseja criar.
Para editar um registro de atividade existente, abra a atividade selecionando seu título.
Adicionar uma nova atividade para um cliente
Na maioria das vezes, você adiciona uma atividade associada a um contato, oportunidade, conta ou outro tipo de registro para ajudá-lo a acompanhar todo o histórico de comunicação que você tem com um cliente. Você também pode adicionar uma atividade para si mesmo.
Conforme o relacionamento da organização com o cliente se desenvolve ao longo do tempo, você e outras pessoas da equipe podem analisar o feed de atividades ao trabalhar com o cliente e consultar o histórico de suas interações. Você também pode incluir atividades em relatórios para acompanhar seu progresso contínuo.
Para adicionar uma atividade para um cliente:
- Abra o registro da conta do cliente. Use a Pesquisa Rápida na barra de navegação para localizar um registro rapidamente.
- Selecione Atividades>Relacionadas.
- Na página Atividades, selecione Nova Atividade>Tipo de Atividade.
- No painel Criação Rápida, insira as informações necessárias e selecione Salvar e Fechar.
Adicionar uma atividade para si mesmo
Adicione uma anotação ou uma tarefa para si mesmo quando quiser um lembrete para fazer algo pessoal, como marcar uma consulta médica ou participar de um evento esportivo.
Caso contrário, para manter um histórico de suas interações com um cliente, adicione novas atividades associadas ao registro de um cliente, para que essas atividades se tornem parte do histórico que outras pessoas da sua equipe podem exibir.
Para adicionar uma atividade para você mesmo:
- No mapa do site, em Meu Trabalho, selecione Atividades.
- Na barra de comandos, selecione o tipo de atividade que você deseja adicionar, como Tarefa ou Email.
- Preencha os campos e, em seguida, selecione Salvar e Fechar.
Anexar um documento
Você pode anexar documentos, planilhas, imagens e praticamente qualquer tipo de arquivo a emails e anotações.
Para anexar um documento a um email:
- Abra o formulário do email.
- Na barra de comandos, selecione Anexar Arquivo.
- Navegue até o arquivo que você quer anexar e selecione-o.
O arquivo selecionado aparece no painel Anexo.
Para anexar um documento a uma anotação:
- No painel Linha do Tempo, selecione + e Anotação.
- Adicione a anotação e selecione o ícone do anexo antes do botão Adicionar nota.
- Navegue até o arquivo que você quer anexar e selecione-o.
O arquivo selecionado aparece acima do botão Adicionar nota.
Marcar uma atividade como concluída
Depois de chamar alguém, conclua uma tarefa, envie um email ou vá para um compromisso, marque a atividade dessa ação como concluída.
Abra a atividade.
Na barra de comandos, selecione Marcar como Concluído.
Marcar várias atividades como completas ao mesmo tempo
- Na lista de atividades, selecione todas as atividades que você deseja marcar como concluídas.
- Na barra de comandos, selecione Marcar como Concluído.
Práticas recomendadas para atividades
Veja algumas sugestões sobre como usar as atividades para o melhor proveito da sua organização:
Adicionar uma atividade para cada interação com o usuário. Verifique se o histórico do cliente inclui um registro de cada comunicação que você tem com ele.
Use o tipo certo de atividade para a ação. Pode ser tentador inserir uma nova nota que diga: "Enviei um email para confirmar o preço" ou "Liguei para o cliente para discutir o caso de serviço". No entanto, você deve adicionar uma atividade de email ou telefonema para rastrear esses tipos de ações e usar notas para textos mais gerais.
Adicionar atividades para si mesmo. É possível manter um registro de suas próprias atribuições, eventos e anotações sem associar essas atividades a um cliente.
Use o comando Criar na barra de navegação. Localize essas atividades na lista classificando pela coluna Referente a, que está em branco para indicar que a atividade não está associada a um registro de cliente.
Lembre-se de que as atividades são consolidadas nos registros associados. Digamos que você queira se lembrar de acompanhar Cecil Langer, um contato associado à conta da Wingtip Toys. Você precisa adicionar a atividade da tarefa ao registro de contato de Cecil (e não da conta da Wingtip Toys).
Dessa forma, sua tarefa se integra automaticamente na conta, e você e outras pessoas da sua equipe veem a tarefa sendo exibida quando estão olhando para o contato e para a conta da Wingtip Toys. (E eles sabem que você está cuidando do assunto.)
Não consegue encontrar o recurso em seu aplicativo?
Há algumas possibilidades:
- Você não tem a licença necessária para usar esse recurso. Confira a tabela de comparação e o guia de licenciamento para ver quais recursos estão disponíveis com sua licença.
- Você não tem a função de segurança necessária para usar esse recurso.
- Para configurar um recurso, você precisa ter as funções de Administração e personalização
- Para usar recursos relacionados a vendas, você precisa ter as Funções principais de vendas
- Algumas tarefas exigem funções funcionais específicas.
- Seu administrador não ativou o recurso.
- Sua organização está usando um aplicativo personalizado. Verifique com o administrador as etapas exatas. As etapas descritas neste artigo são específicas para os aplicativos Sales Professional e Hub de Vendas prontos para uso.