Comece a usar o recurso Entrada de Horas do Agente de Tempo e Despesas como membro da equipe

Aplica-se a: Project Operations para cenários com base em recursos/sem estoque, implantação Lite – transação para faturamento pro forma.

Depois que todas as etapas para habilitar o recurso Entrada de Horas do Agente de Tempo e Despesas para usuários finais forem concluídas por um administrador, os membros da equipe poderão começar a usar o agente. A interface usada pelo agente para se comunicar com os membros da equipe é por meio do Microsoft Teams, como um aplicativo do Teams. Para começar a usar o agente por meio do Teams, cada usuário deve primeiro:

• Adicione o aplicativo Teams "Agente de Entrada de Tempo (Versão Preliminar)".
• Dê consentimento ao agente para a criação de entrada de horas e defina certas preferências.

Adicionar o aplicativo Time and Expense Agent Teams

Quando sua organização habilita o agente e o compartilha com você, o agente pode ser acessado como um aplicativo do Teams seguindo estas etapas.

1. Vá para o aplicativo Teams ou Teams no navegador usando as mesmas credenciais usadas para fazer logon no ambiente do Project Operations.
2. Vá para a seção Aplicativos no Teams.
3. O aplicativo Time Entry Agent (versão prévia) pode ser encontrado nas seções Criado para sua organização ou Adicionado por sua organização . Selecione o botão Adicionar para este aplicativo.
4. Um pop-up pode aparecer com mais detalhes sobre o aplicativo, prossiga para Adicioná-lo .
5. Uma vez adicionada, a opção de Abrir o aplicativo fica disponível. Selecione Abrir. Esta etapa leva você a um chat do Teams em que ocorrem todas as interações com o recurso Entrada de Tempo do Agente de Tempo e Despesas.

A próxima etapa envolve dar consentimento para permitir que o agente crie entradas de tempo em seu nome.

Dê consentimento ao agente e defina preferências

Ao abrir o aplicativo Teams, você deve receber uma mensagem intitulada "Tempo de registro em log facilitado" (veja a imagem).

Dar consentimento para que o agente crie entradas de tempo

Se esta mensagem não aparecer automaticamente na primeira vez que você estiver usando o aplicativo, você poderá enviar as preferências do usuário do agente ou as configurações do agente no bate-papo. Esta etapa carrega a mensagem esperada.

Siga estas etapas para fornecer o consentimento do agente.

• Selecione Introdução na mensagem inicial.
• Você será perguntado se deseja permitir que o agente crie entradas de tempo em seu nome. Selecione Sim.

Definir preferências do agente

Agora você forneceu ao agente o consentimento para gerar entradas de tempo para você e são mostradas mais quatro preferências configuráveis. Essas preferências são necessárias para decidir como o agente cria essas entradas e envia alertas.

1. Fonte das entradas de tempo: Essa preferência permite que um usuário escolha quais fontes o agente deve usar ao criar entradas de tempo para eles. Um usuário pode incluir uma ou mais fontes marcando cada caixa.

   Observação

   Se várias fontes forem selecionadas, a ordem de prioridade considerada pelo agente será: atribuições de tarefas > reservas de projetos > e entradas da semana passada. As entradas da semana passada são usadas apenas nos casos em que não há informações para Atribuições ou Reservas para esse usuário.

2. Gerar Comentários Externos: Esta preferência permite que o usuário decida se cada entrada que está sendo criada também deve ter o campo Comentário Externo gerado ou não. Selecionar Sim implica que o agente gere um comentário externo para cada entrada de tempo que não tenha um preenchido (mesmo que a entrada tenha sido criada manualmente pelo usuário).
3. Usar o calendário do Outlook para comentários externos: selecionar Sim aqui implica que o agente aprimora os comentários externos usando detalhes relevantes da reunião do Outlook .

• Selecionar Não implica que o agente use apenas detalhes da entrada de tempo, como Projeto, Tarefa, Função, etc. para gerar um comentário externo relativamente genérico.

4. Fuso horário: esse fuso horário é usado pelo agente para saber em qual fuso horário o usuário opera, e todos os alertas são enviados considerando esse fuso horário.

Depois de selecionar suas preferências para cada pergunta, selecione Salvar preferências. Você deve receber uma mensagem de confirmação que resume suas seleções.

Modificar as preferências do agente posteriormente

Os usuários podem modificar suas preferências existentes:

• Enviando preferências do Agente de Atualização ou apenas preferências do Agente no chat.
• Esta etapa exibe um resumo de suas preferências existentes e permite que você modifique as seleções no formulário.
• Depois que suas preferências forem atualizadas, selecione Salvar preferências.

Compartilhar o acesso ao calendário do Outlook com o usuário agente

Esta etapa será necessária se você tiver selecionado Sim para Usar o calendário do Outlook para gerar comentários externos melhores. O usuário do agente requer acesso ao calendário do Outlook do membro da equipe para poder exibir títulos e descrições de reuniões para gerar comentários melhores. Esse acesso pode ser compartilhado por:

• Navegando para o Outlook -> Calendário
• Em Meus calendários, selecione o ícone de mais opções (três pontos) para o calendário que você está usando.
• Selecione Compartilhamento e permissões e digite o ID de email do usuário do agente (talvez seja necessário obter esse ID de email do administrador).
• Selecione Compartilhar.

Depois de concluir todas essas instruções de configuração únicas, você configurou com êxito o recurso Entrada de Horas do Agente de Tempo e Despesas para uso como membro da equipe. A partir de agora, a experiência de registro em log das entradas de tempo é assim:

• O agente cria entradas de tempo de rascunho para você no início da semana.
• Você recebe um alerta no Teams enviado pelo agente que resume as entradas criadas.
• Revise as entradas de tempo criadas no Teams ou no aplicativo Web do Project Operations.
• Modifique as entradas, se necessário, e envie para aprovação.

Saiba mais sobre o recurso de Entrada de Horas do agente de Horas e Despesas e a experiência de revisar alertas em Revisão de entradas de horas criadas pelo recurso de Entrada de Horas do agente de Horas e Despesas.