Visão geral das ordens de compra de subcontrato

Aplica-se a: Operações de projeto integradas ao ERP.

Este artigo fornece uma visão geral do recurso de subcontratação no Microsoft Dynamics 365 Project Operations integrado ao Dynamics 365 Finance. Usando esse recurso, você pode criar subcontratados e registrar quadros de horários, despesas e outras informações que os subcontratados fornecem no Microsoft Dataverse. Para cada subcontratado no Dataverse, o sistema cria automaticamente pedidos de compra no Finance. Para cada quadro de horários ou despesas registradas no Dataverse, o sistema cria recibos de produto em Finanças. Quando um subcontratado envia uma fatura em Finanças, o funcionário de AP (contas a pagar) pode acessar todos os quadros de horários e despesas registrados associados ao subcontratado. O funcionário de Contas a Pagar pode executar um processo de conferência de três vias e registrar a fatura no departamento de Finanças.

Pré-requisitos

Para usar essa funcionalidade, ative os seguintes recursos:

• Ativar o processamento de valores reais do Subcontrato com Project Operations para cenários baseados em recursos/sem estoque
• Habilitar as ordens de compra de projeto no Project Operations para cenários baseados em recursos/não estocados
• Ativar ordens de compra de subcontratos no Project Operations para cenários com base em recursos/não estocados

Versões mínimas necessárias

Para usar esse recurso para operações de projeto integradas ao ERP, você deve ter as seguintes versões:

• Project Operations Dataverse versão 4.91.0.0 ou posterior
• Dynamics 365 Finance versão 10.0.39 ou posterior

Configurar categorias de compra e categorias de projeto padrão para linhas de subcontrato

Para gerar linhas de pedido de compra em Finanças para cada linha de subcontratada criada no Dataverse, você deve configurar categorias de compras padrão e categorias de projeto. Baseie essa configuração nas funções ou nos detalhes de despesas especificados na linha de subcontratação.

Para configurar as categorias de compras padrão e as categorias de projeto, siga estas etapas:

1. No Finance, vá até Gerenciamento e contabilidade de projeto>Configuração>Categorias>Categorias de subcontrato do projeto.

2. Selecione Novo para criar um registro.

3. No campo Tipo de transação de subcontrato, selecione Hora para tempo ou Despesa para despesas.

4. (Opcional) Selecione ID de Função para tempo ou categoria de transação para despesas.

   Note

   Essa etapa será necessária somente se você precisar configurar uma categoria de transação específica ou uma ID de função.

5. Selecione a categoria de compra para o mapeamento.

6. Selecione a categoria de projeto para o mapeamento.

Configurar uma sequência numérica para recebimentos de produtos

Quando você registra lançamentos de folha de ponto ou despesas no Dataverse, o Finance gera e lança automaticamente o recibo do produto para a ordem de compra do subcontratado por meio dos processos periódicos Gerar Recibo de Produto Subcontratado e Lançar Recibo de Produto Subcontratado. Para facilitar a geração automática de recebimentos de produtos, você deve configurar uma sequência numérica.

Para configurar a sequência de números para recibos de produtos subcontratados, siga estas etapas:

1. No Finance, vá até Gerenciamento e contabilidade de projeto>Parâmetros de gerenciamento e contabilidade de projetos.
2. Na guia Sequência numérica, selecione a referência Recebimento de produtos e a sequência numérica para recebimentos de produtos de subcontrato.

Configurar mapas de gravação dupla

Antes de gerar automaticamente pedidos de compra e linhas de pedidos de compra no Finance para cada subcontratado no Dataverse, defina os seguintes mapas de gravação dupla para o estágio em execução.

Criar e gerenciar subcontratos

Quando você cria um subcontrato no Dataverse, o sistema gera uma ordem de compra correspondente no Finance. Para cada linha de subcontrato no Dataverse, o sistema cria uma linha de pedido de compra. O sistema usa o mapeamento de categoria de subcontratação de projeto que você configurou anteriormente para identificar a categoria de compras e a categoria do projeto para cada linha de pedido de compra.

Quando você confirma o subcontrato no Dataverse, o sistema confirma automaticamente os pedidos de compra no Finanças. Se você alterar o subcontrato ou as suas linhas no Dataverse, o sistema atualizará os pedidos de compra no Finance. Por isso, o status da ordem de compra no Finance reflete eventuais alterações.

Para obter informações sobre como criar e gerenciar subcontratados no Dataverse, consulte Subcontract management in Project Operations.

Para exibir a lista de pedidos de compra de subcontratados em Finanças, siga estas etapas:

1. No Finance, acesse Gerenciamento e contabilidade de projeto>Tarefas de item>Ordens de compra de subcontrato.

2. Selecione a ordem de compra para exibir os detalhes. Você não pode editar nenhum dos campos.

3. Selecione a guia Cabeçalho da ordem de compra.

   A guia Geral mostra os detalhes do subcontrato, como ID do subcontrato, nome, data e status.

4. Selecione a guia Linhas da ordem de compra.

   A guia Linhas lista as linhas de pedido de compra que o sistema criou para cada linha de subcontratação. O sistema gera uma linha de pedido de compra no Finance para cada linha de subcontrato no Dataverse.

   • As linhas de transação dos tipos Despesa e Tempo usam categorias de compra. Essas categorias são provenientes do mapeamento de subcontratação do projeto. O sistema utiliza os grupos de impostos dos itens padrão da configuração das categorias de compra.
   • As linhas de transação do tipo Material usam produtos liberados. Um local e um depósito são atribuídos pelas configurações de ordem padrão. Além disso, as categorias de projeto padrão e os grupos de impostos sobre vendas de itens vêm da página de produtos lançados.

   A guia Projeto mostra os detalhes da linha de subcontrato, como ID da linha de subcontrato, tipo e ID da função.

5. No Painel de Ação, selecione Recebimento.

   A seção Diário lista os recibos de produtos que o sistema registrou para a ordem de compra. O sistema publica automaticamente recibos de produtos para pedidos de compra de subcontratados com base em quadros de horários e despesas que são registradas no Dataverse. Você não pode criar manualmente recibos de produto para pedidos de compra de subcontratados.

Gerar recebimentos de produtos para subcontratos

Quando você registra lançamentos de folha de ponto ou despesas no Dataverse, o Finance gera e lança automaticamente o recibo do produto para a ordem de compra do subcontratado por meio dos processos periódicos Gerar Recibo de Produto Subcontratado e Lançar Recibo de Produto Subcontratado.

Para gerar recibos de produtos e serviços para quadros de horários e despesas que os recursos subcontratados registram ou que os subcontratados compartilham no Dataverse, siga estas etapas:

1. No Finance, vá até Gerenciamento e contabilidade de projeto>Periódico>Subcontratos>Gerar recebimento de produtos para subcontratos.

2. Selecione Gerar recebimento de produtos para subcontratos a fim de gerar o recebimento de produtos. Você pode usar um processo em lote para realizar periodicamente essa atividade. Execute esse processo no modo de lote todos os dias.

   O Finance usa o quadro de horários, despesas, uso de material ou entradas de diário para considerar todas as entradas, despesas e materiais do quadro de horários que você aprovou no Dataverse para o subcontrato.

   Depois que o sistema publica o diário de integração do Project para todas as entradas, ele gera recibos de produto para pedidos de compra de subcontratados. Durante o processo de geração de recebimentos de produtos, o sistema leva em consideração cada data contábil usada em diários. Se você postar várias entradas por meio do diário de integração do Project, mas elas tiverem datas de contabilidade diferentes, o sistema gerará vários recibos de produto. Cada recebimento de produtos corresponde à data contábil indicada.

3. No Finance, vá até Gerenciamento e contabilidade de projeto>Subcontratos>Recebimentos de produtos de subcontratos de projeto para exibir a lista de recebimentos de produtos com o status lançado.

Lançar recebimentos de produtos para subcontratos

Para lançar recebimentos de produtos, siga uma das etapas no Finance.

• Vá até Gerenciamento e contabilidade de projeto>Periódico>Subcontratos>Lançar recebimentos de produtos para subcontratos e selecione Lançar recebimentos de produtos para subcontratos para lançar o recebimento de produtos. Use um processo em lote para executar essa atividade periodicamente. Execute esse processo no modo de lote todos os dias.
• Acesse Gerenciamento e contabilidade de projeto>Subcontratos>Recebimentos de produtos de subcontratos de projeto para exibir a lista de recebimentos de produtos com o status lançado. Selecione o recebimento de produtos e Lançar para lançá-lo.

Em ambos os casos, se você configurar o acúmulo de recebimento de produtos para categorias de compras, o sistema gerará o comprovante financeiro de recebimento de produto de acordo com a política de compras.

Criar e lançar faturas de fornecedor de subcontrato

Quando um funcionário de contas a pagar recebe uma fatura do subcontratado, ele cria uma nova fatura em Finanças.

Para criar e postar faturas do fornecedor de subcontratado, siga estas etapas:

1. No Finance, acesse Contas a pagar>Ordens de compra>Todas as ordens de compra.
2. No Painel de Ação, na guia Fatura, selecione Fatura para criar uma fatura de fornecedor para a ordem de compra de subcontrato.
3. No Painel de Ação, na guia Padrão de, selecione Quantidade de recebimento de produtos como uma opção. Você verá as linhas do pedido de compra juntamente com a quantidade de produtos recebidos.
4. Insira o número e a data da fatura.
5. Selecione Lançar para lançar a fatura de fornecedor.

Correspondência de três vias para linhas de fatura de fornecedor subcontratado

Como os recibos de produto vêm de entradas de folha de ponto, despesas e uso de material registrados em relação a subcontratos em Operações de Projeto, você precisa fazer a conferência de três vias das faturas de fornecedores registradas em Finanças em relação a esses valores reais originais.

Para dar suporte a esse processo, a funcionalidade Conciliação de Realidades está disponível em cada linha da fatura do fornecedor associada a um subcontrato. Essa funcionalidade permite a comparação entre a fatura, o comprovante de recebimento do produto e os valores reais subjacentes.

Pré-requisitos

Para usar o recurso Match Actuals para Operações de Projeto Integradas ao ERP, use as seguintes versões:

• Finanças versão 10.0.48 ou posterior

Para usar a funcionalidade, ative o seguinte recurso:

• Habilite a conciliação de faturas de fornecedores subcontratados aos valores reais para as Operações de Projeto integradas ao ERP.

Depois de ativar este recurso, o botão Corresponder valores reais está disponível nas linhas da fatura. Selecione essa opção para ver todos os resultados gerados a partir de lançamentos de horas, despesas e uso de materiais que estão vinculados aos recibos de produtos correspondentes.

Para executar a conciliação de três vias com dados reais, siga estas etapas:

1. No Finance, acesse Contas a pagar>Ordens de compra>Todas as ordens de compra.
2. No Painel de Ação, na guia Fatura, selecione Fatura para criar uma fatura de fornecedor para a ordem de compra de subcontrato.
3. Insira o número e a data da fatura.
4. No Painel de Ação, na guia Padrão de, selecione Quantidade de recebimento de produtos como uma opção. Você verá as linhas do pedido de compra juntamente com a quantidade de produtos recebidos.
5. Nas linhas da fatura do fornecedor, selecione Correspondências reais. Ele exibe a lista de dados reais vinculados aos recibos de produtos para a fatura do fornecedor.
6. Selecione os valores reais que não estão incluídos nos detalhes da fatura que você recebeu do subcontratado e, em seguida, selecione Desvincular valores reais.
7. Vá para a guia Realizados não correspondidos, selecione os realizados que você deseja incluir para faturamento e selecione Corresponder realizados. Por padrão, todos os valores reais são selecionados para conciliação dos recibos do produto vinculados à fatura.
8. Depois que a correspondência de três vias for concluída, selecione Atualizar o recibo do produto. Essa ação atualiza a quantidade de recebimento do produto com base nos valores reais selecionados para conferência.
9. Selecione Lançar para lançar a fatura de fornecedor. Pode haver casos em que a quantidade de reais selecionada para correspondência não se alinha com a quantidade da fatura. Nesses cenários, durante a postagem da fatura, o sistema exibe uma mensagem indicando que a quantidade real não corresponde à quantidade da fatura. O processo de postagem da fatura continuará se você selecionar OK.

Quando você posta a fatura do fornecedor, ocorre a sincronização com o Dataverse e ocorre uma confirmação automática para as faturas do fornecedor no Dataverse. No Dataverse, o sistema inicia um processo de correspondência automática para linhas de fatura do fornecedor e as entradas de quadro de horários ou despesas originais associadas a subcontratados. Esse processo de correspondência envolve a geração de uma entrada de reversão para o registro original e, em seguida, a criação de uma nova entrada para a linha de fatura do fornecedor na entidade Real.