Gerenciar propostas de faturas de projeto

Aplica-se a: Operações de projeto integradas ao ERP

O seu departamento de faturamento pode processar propostas de fatura de projeto quando as três condições a seguir forem atendidas.

• O gerente de projeto confirma a fatura proforma no Microsoft Dataverse.
• Você registra todas as transações de vendas de tempo e material não faturadas que a fatura proforma inclui, usando o diário do Dynamics 365 Project Operations Integration.
• O processo periódico Importação da tabela de preparo é concluído para linhas de vendas não faturadas e cobradas.

Use as etapas a seguir para concluir uma proposta de fatura de projeto no Dynamics 365 Finance.

1. Examine as informações de cobrança para transações de tempo e materiais e poste o diário Project Operations Integration.
2. Revise as informações de cobrança para marcos de faturamento de preço fixo.
3. Revise e formate uma proposta de fatura de projeto.
4. Poste e imprima faturas do projeto.

Gerenciar informações de faturamento no diário de integração do Project Operations

O contador do projeto analisa e registra os dados reais do projeto criados no Dataverse no módulo Finance. Para obter mais informações sobre como trabalhar com o diário Integration, consulte Integration journal in Project Operations.

Adicionar valores reais de custo e valores reais de vendas não faturadas ao diário de integração como linhas separadas.

• A transação de custo real do projeto no Dataverse fornece o preço unitário de custo e o valor do custo no padrão de custo real.
• A transação real de vendas não faturadas do projeto no Dataverse fornece o preço de venda unitário e o valor de vendas nos padrões de transação de vendas não faturadas.

Cobrança de imposto sobre vendas

O sistema calcula o imposto sobre vendas para cobrança combinando os campos Billing sales tax group e Billing item sales tax group em um registro de vendas não faturado na linha do diário Project Operations Integration. Por padrão, o sistema define esses valores de campo com base nas configurações na guia Financeiro da página parâmetros de gerenciamento e contabilidade do projeto.

• O Método de grupo de imposto determina a lógica padrão do grupo de impostos de cobrança:

  • Projeto: Sempre utiliza o grupo de impostos sobre vendas do projeto como padrão para faturamento. Você pode examinar ou alterar o grupo de impostos sobre vendas de cobrança padrão em um projeto selecionando Mostrar contabilidade padrão na página Todos os Projetos.
  • Contrato de projeto: sempre define como padrão o grupo de impostos sobre vendas na cobrança do contrato do projeto. Você pode examinar ou alterar o grupo de impostos sobre vendas padrão em um contrato de projeto selecionando Mostrar contabilidade padrão na página Contratos de Projeto.
  • Cliente: Sempre define automaticamente como padrão o grupo de impostos sobre vendas da cobrança a partir do cliente.
  • Pesquisa: pesquisa em todas as entidades anteriores e seleciona o primeiro valor disponível. A pesquisa começa com a entidade Project, depois com a entidade Contrato do Projeto e, por fim, com a entidade Cliente.

• Método de grupo de impostos do item determina a lógica padrão do grupo de impostos de item de cobrança:

  • Para tipos de transação de tempo, despesas e taxas, o grupo de imposto sobre vendas do item de cobrança sempre vem da categoria de projeto Project.
  • Para tipos de transação de material, o grupo de impostos sobre vendas de item é padronizado com base na configuração do método de grupo de impostos sobre vendas de item nos parâmetros de gerenciamento e contabilidade de projetos. O padrão do número do item é baseado no grupo de impostos sobre vendas de item da entidade Produto lançado. A categoria define como padrão o grupo de impostos sobre vendas de itens da entidade Project category.

Dimensões financeiras no diário de integração

As dimensões financeiras para registros de vendas não faturados no diário do Project Operations Integration são definidas por padrão a partir da entidade Project. Você pode examinar e ajustar as dimensões financeiras selecionando Distribuir Valores. Se você precisar alterar as dimensões financeiras do registro de vendas não cobradas após o diário de integração ser lançado, mas antes que a fatura pro forma seja confirmada, vá para Todos os Projetos>Gerenciar>Transações lançadas, selecione a transação e, em seguida, escolha Processo>Ajustar contabilidade.

Taxas de câmbio

O Dataverse utiliza a moeda de transação não faturada como moeda de transação no módulo de Finanças. As finanças convertem essa moeda na moeda contábil da empresa usando as taxas de câmbio definidas.

Um contrato de projeto pode exigir que você use uma taxa de câmbio constante (fixa) durante a duração do contrato. Em alguns casos, você precisa de um contrato de taxa fixa para atender aos requisitos contratuais ou regulatórios. Você aplica a taxa de câmbio fixa ao converter quaisquer valores de vendas na moeda configurada em entradas de receita para a moeda contábil da empresa.

Visão geral do recurso de taxa de Exchange fixa

A partir da versão 10.0.41, o recurso Habilitar o uso de contratos de taxa de câmbio fixa para o Project Operations integrado às implantações de ERP dá suporte a esse requisito. Depois de habilitar esse recurso, o Painel de Ações na página contratos de projetos na arquitetura de finanças e operações inclui um botão para configurar um contrato de taxa fixa. Você pode inserir uma moeda de vendas, uma taxa de câmbio e um número de contrato de referência opcional para habilitar um contrato de taxa fixa.

Por padrão, se você não configurar um contrato de taxa fixa para um determinado contrato de projeto, o sistema usará a taxa de câmbio configurada para a entidade jurídica.

Você pode usar os seguintes documentos com contratos de taxa fixa:

• Diários
• Entradas de hora
• Logs de uso do material
• Marcos e honorários
• Despesas
• Relatórios de Despesas
• Faturas de fornecedor
• Estimativas como horas, tempo e materiais

Cenário de exemplo

A Contoso é baseada no Estados Unidos e usa o dólar americano (USD) como sua moeda contábil. Está entregando um projeto para a Vinícola Coho, que está sediada no Reino Unido. A libra esterlina (GBP) é usada como a moeda de venda do contrato. As taxas de Exchange de GBP para USD flutuam regularmente entre 1,2 e 1,4. Portanto, as empresas concordaram com uma taxa fixa de 1,25 para seus acordos durante a duração do contrato e do projeto.

Em Project Operations, você estabelece um contrato de projeto. Para este contrato de projeto, você configura um acordo de taxa fixa que utiliza a moeda libra esterlina (GBP) e uma taxa de câmbio de 1,25. A Contoso configurou um projeto de Tempo e Material com tempo e despesas que geram receita acumulada para gerar lançamentos financeiros de trabalho em andamento (WIP).

No projeto, você cria tarefas para planejar os vários estágios do projeto. Julia Funderburk conclui a primeira tarefa, coleta de requisitos. Esta tarefa tem uma duração estimada de sete horas. Você pode abrir a página Todos os projetos na infraestrutura de finanças e operações, selecionar o projeto e, em seguida, selecionar Previsões de horas na guia Planejamento do Painel de Ações. A página mostra a entrada para a previsão de sete horas. Selecione Visualização geral do razão. A guia Overview mostra os custos estimados e uma linha de 2.187,50 GBP de receita para o tipo de postagem Project - receita faturada. Selecione a guia Geral para exibir o detalhamento de vendas. Esse detalhamento mostra sete horas de esforço e o preço de vendas igual a 250. O valor total de vendas de 1.750 é calculado usando uma taxa de Exchange de 125.

A receita da Contoso na moeda contábil é calculada assim:

7 horas × 250 GBP × taxa de câmbio de 1,25 = 2.187,50 USD

Depois que o projeto começa a ser executado, Julia registra seu tempo para as primeiras quatro horas de trabalho na primeira fatura do projeto. Em 27 de agosto, ela cria uma entrada de hora para quatro horas na tarefa de reunião de requisitos. Depois de ser aprovada, essa entrada será criada como um diário de integração durante o próximo processamento de importação da tabela de preparo. O diário de integração mostra duas linhas: uma para custo e outra para vendas. A tabela a seguir mostra a aparência dessas linhas.

Para a linha de custo, o custo permanece na moeda da empresa (USD). Portanto, nenhuma taxa de Exchange é aplicada. Para a linha de vendas, a taxa de câmbio de preço reflete a taxa de câmbio fixa.

O lançamento do diário de integração acarreta os seguintes itens:

• Registro do custo do projeto
• Entrada para Projeto – WIP – Valor de Vendas
• Entrada para Receita Acumulada do Projeto do WIP (Work In Progress) usando a taxa de câmbio fixa

Quando você gera a proposta de fatura, ela contém uma única linha para as quatro horas a um preço de venda de 250 GBP, resultando em um valor total de vendas de 1.000 GBP. A fatura do cliente está em GBP.

Quando você publica a proposta de fatura, ela cria uma fatura do cliente com os seguintes itens:

• Reversão para Projeto – WIP – Valor de Vendas
• Reversão da Receita Acumulada do Projeto para o Trabalho em Progresso (WIP) usando a taxa de câmbio fixa
• Entrada para receita faturada usando a taxa de câmbio fixa
• Entrada para o Saldo do Cliente usando a taxa de câmbio fixa

4 horas × preço de 250 GBP × taxa de câmbio de 1,25 = 1.250 GBP

Gerenciar os atributos financeiros dos marcos de cobrança

Você emite faturas das linhas de contrato do projeto que utilizam o método de cobrança por preço fixo por meio de marcos de preço fixo. O contador do projeto pode examinar os marcos de cobrança em Finanças acessando Gerenciamento de projetos e contabilidade>Todos os projetos>Gerenciar>Transações em conta.

Imposto sobre vendas de marcos de faturamento

Os valores do grupo de impostos sobre vendas e do grupo de impostos sobre itens são definidos como padrão a partir das configurações quando você cria um novo marco de cobrança no Dataverse. O sistema define os valores padrão para esses campos com base nas configurações na guia Financeiro na página Parâmetros de gerenciamento e contabilidade do projeto.

• Método de grupo de impostos determina a lógica padrão do Grupo de impostos de cobrança:

  • O Project sempre usa como padrão o grupo de impostos sobre vendas do projeto. Você pode examinar ou alterar o grupo padrão de impostos sobre vendas em um projeto selecionando Mostrar contabilidade padrão na página Todos os Projetos.
  • O contrato do projeto sempre usa como padrão o grupo de impostos sobre vendas associado ao contrato. Você pode examinar ou alterar o grupo de impostos sobre vendas padrão em um contrato de projeto selecionando Mostrar contabilidade padrão na página Contratos de Projeto.
  • O cliente sempre usa como padrão o grupo de impostos sobre vendas de cobrança do cliente.
  • Pesquise em todas as entidades desta lista e selecione o primeiro valor disponível. A pesquisa começa com a entidade Project, depois a entidade Project contract e, em seguida, a entidade Customer.

• Grupo de impostos de vendas de item de marco de preço fixo é usado como o valor padrão no campo Grupo de impostos de itens para a etapa de cobrança. O contador pode revisar e modificar este valor na página Transações na conta. O sistema usa o valor da transação de adiantamento ao criar uma linha de proposta de fatura do projeto.

Dimensões financeiras dos marcos de projeto

Defina dimensões financeiras padrão para o marco de faturamento de preço fixo nas linhas de contrato do Projeto. Vá para Contratos de Projeto>Exibir contabilidade padrão. Na guia Linhas do Contrato , selecione a linha do contrato de preço e defina os valores de dimensão financeira que você deseja usar como padrão.

O contador do projeto pode editar as informações de imposto sobre vendas e dimensões financeiras nos marcos da fatura até que a proposta de fatura do projeto seja criada.

Importar da preparação

Para importar as linhas de vendas cobradas para a proposta de fatura do projeto, execute o processo periódico Importação da tabela de estágio. Se você não tiver postado linhas de vendas não faturadas anteriormente, as linhas de fatura não serão preenchidas na proposta de fatura.

Importação seletiva do ambiente de teste

A partir da versão 10.0.47, o espaço de trabalho Gerenciamento de Recursos inclui um novo recurso de visualização chamado Importação Seletiva de Operações de Projeto do Estágio. Quando você usa esse recurso, os contadores de projeto podem concluir a importação a partir do processo de preparação no contexto de uma proposta de fatura selecionada. Essa funcionalidade simplifica a capacidade de criar imediatamente a proposta de fatura para situações em que você deseja concluir imediatamente a fatura em vez de aguardar a execução agendada do processo periódico ou para que transações não relacionadas sejam processadas.

Criar propostas de fatura de projeto

Você pode examinar as propostas de fatura do projeto no módulo Gerenciamento e Contabilidade de Projetos acessando Faturas do Projeto>Propostas de Fatura de Projeto.

Quando você confirma a fatura proforma no Dataverse, o sistema cria o cabeçalho de proposta de fatura do Projeto no Finance. Para facilitar a reconciliação, o sistema define o número da proposta de fatura do Projeto no módulo Finance para ser igual ao número da ID da fatura proforma no Dataverse. Como os usuários não confirmam necessariamente as faturas proforma na mesma ordem em que as criam, a sequência de números da proposta de fatura de projeto no módulo Finance deve permitir alterações para números menores e maiores. Configure sequências de números usando as seguintes etapas:

1. Em Finance, acesse Organization Administration>Number sequences>Number sequences.

2. No filtro Área, selecione Projetos.

3. No filtro Referência, selecione Proposta de fatura.

4. Use o campo Company para filtrar cada entidade jurídica com Project Operations integração do Dataverse habilitada.

5. Abra Detalhes da sequência numérica. Na guia Geral, defina os seguintes valores:

   • Permitir alterações do usuário: para um número menor = Sim
   • Permitir alterações do usuário: para um número maior = Sim

O sistema adiciona linhas de proposta de fatura do Projeto usando o processo periódico Importar da tabela de preparo (Gerenciamento de Projetos e Contabilidade>Periódico>Integração de Operações de Projeto>Importar da tabela de preparo). Você pode executar esse processo manualmente ou usando uma agenda periódica. O sistema não adiciona linhas ao documento de proposta de fatura até que todas as linhas estejam prontas para serem faturadas. As transações de tempo e material estão prontas para serem faturadas somente quando você postá-las usando o diário Project Operations Integration.

Formatar e imprimir propostas de fatura

O contador do projeto pode personalizar uma impressão de fatura do projeto usando a página Formatar proposta de fatura e os recursos de gerenciamento de impressão.

Formatar propostas de fatura

Use a página Format invoice proposals para agrupar transações para exibição na fatura de projeto do cliente.

1. Na página Proposta de fatura do projeto, selecione Imprimir>Formato da proposta de fatura.

2. Selecione Novo para criar um novo agrupamento para a impressão da fatura do projeto.

3. No campo Detalhes/Resumo, selecione opções para este agrupamento:

   • Selecione Detalhes para imprimir os detalhes da transação da fatura do cliente.
   • Selecione Resumo para imprimir o resumo da transação da fatura do cliente.

• Selecione as linhas de transação a serem incluídas nesta seção na guia Transações disponíveis e selecione Incluir transações para movê-las para a guia Transações selecionadas.
• Selecione Mover para cima e Mover para baixo para alterar a ordem das seções.
• Selecione Visualização de impressão para visualizar a fatura formatada.

Gerenciamento de impressão

O gerenciamento de impressão usa diferentes arquivos de relatório para imprimir, especificar destinos e personalizar o texto do rodapé da fatura. Configure o gerenciamento de impressão no nível do módulo, mas você pode substituir essas configurações para uma proposta específica de cliente, contrato ou fatura. Para acessar essa função na página Proposta de fatura do projeto, selecione Imprimir>Gerenciamento de impressão.

A configuração do gerenciamento de impressão aparece como uma exibição em árvore, onde cada nível de nó exibe os documentos disponíveis para ajuste. Você pode atribuir impressões personalizadas no nível do módulo, cliente, contrato ou documento da proposta de fatura. Para modificar a impressão do documento original, expanda o nó desejado e selecione Item original. No campo Formato de relatório, selecione o formato de relatório a ser usado para impressão. Você pode usar formatos de relatório personalizados usando a estrutura de Gerenciamento de Documentos Corporativos.

Definindo a data de vencimento do cliente

Os termos de pagamento determinam a data de conclusão de quando o cliente precisa pagar a fatura.

A partir da versão 10.0.47, você pode selecionar manualmente uma data de conclusão que substitua os termos de pagamento. Essa opção é especialmente útil quando os termos são alterados em diferentes fases do Project.

Para usar esse recurso, personalize o cabeçalho da proposta da fatura do projeto para incluir o campo Due date e, opcionalmente, o campo Terms of payment da tabela proposta da fatura e salve a vista.

• ** Se você não configurar os termos de pagamento para a fonte de financiamento ao abrir a proposta de faturamento, a data de vencimento será definida como hoje.
• Se os termos de pagamento estiverem disponíveis, a data de vencimento mostrará a data calculada.
• Em ambas as opções, você pode definir manualmente a data de vencimento para substituir a data padrão ou calculada.

Depois de selecionar para postar a proposta de fatura, a caixa de diálogo Postar propostas de fatura é aberta, onde você tem a última oportunidade de alterar a data da fatura. Aqui você pode configurar um modo de exibição salvo que mostra uma visualização somente leitura da data de vencimento. Se você alterar os dados da fatura nesta janela, a data da fatura recalculará a data de conclusão e removerá as alterações na data de conclusão.

Usar a data de vencimento não altera a impressão do relatório SSRS para faturas de projeto. Se você incluir o campo Termos de pagamento em sua fatura, considere modificar o design do relatório ou criar um rótulo de termos "Ad-hoc" ou "Personalizado" para imprimir em sua fatura para evitar ter uma incompatibilidade em ter terminologia como "Net 15" com uma data de conclusão que não esteja refletindo esses termos.

Postar propostas de fatura

Depois de examinar e editar a fatura, e você estiver satisfeito com as linhas de proposta da fatura, verifique os totais da fatura e o imposto sobre vendas. No grupo Detalhes, selecione Totais e então selecione Postar para postar a fatura.

Para visualizar a fatura antes de postar, limpe a caixa de seleção Postando. A fatura exibe Pro forma indicando que é uma fatura de exemplo. Para imprimir a fatura, marque a caixa de seleção Imprimir fatura.

Além da página de proposta de fatura , você também pode postar propostas de fatura executando o trabalho periódico, postar propostas de fatura. Para encontrar esse trabalho, vá para Gerenciamento de projetos e contabilidade>Periódico>Faturas de projetos>Publicar propostas de faturas.

Esta página mostra todas as propostas de fatura que estão prontas para postagem. Você pode programar a postagem de propostas de fatura selecionando Lote. Defina Parâmetro de processamento em lote como Sim e defina a recorrência do processamento em lote selecionando Recorrência.

Resumo avançado da fatura proforma para implantações integradas

Em implantações integradas do Dynamics 365 Project Operations, o sumário da fatura proforma no Dataverse apresenta campos de fatura exigidos pelo cliente no Dynamics 365 Finance. Esse recurso melhora a visibilidade entre equipes e permite que os gerentes de projeto resolvam consultas de clientes sem depender das equipes de contabilidade.

Detalhes da fatura com suporte recente

Quando você posta uma fatura em Finanças, os seguintes campos sincronizam e exibem no Dataverse:

• Número da fatura do cliente
• Data da fatura do cliente
• Status da fatura do projeto (novo status: Lançado)
• Valor do imposto no nível da fatura

Esses aprimoramentos fornecem rastreabilidade de fatura de ponta a ponta, desde a criação da proforma até o lançamento e o pagamento.

Habilitar esse recurso

Para ativar esta funcionalidade, siga estes passos:

1. No Finance, habilite o mapa de gravação dupla para a entidade de exportação da proposta de fatura de integração do Project Operations (msdyn_customerinvoices) versão 1.0.0.0.
2. Em Project Operations, habilite o sinalizador de recurso Enhanced proforma invoice.