Ações nos processos de aprovação de fluxo de trabalho

Este artigo explica as ações que cada participante em um processo de aprovação de fluxo de trabalho pode executar.

Um fluxo de trabalho pode envolver vários grupos de pessoas: o originador, os destinatários de tarefa, os tomadores de decisão, e os aprovadores. Por exemplo, no fluxo de trabalho de relatório de despesas a seguir, Samuel é o originador; os membros da fila são os destinatários de tarefa; Mateus é um tomador de decisão e Fábio, Manuela e Ana são os aprovadores.

As seções a seguir explicam as ações de fluxo de trabalho que cada grupo pode executar.

Ações que um originador pode executar

O originador inicia uma instância de fluxo de trabalho enviando um documento para processamento. Por exemplo, Sam deve selecionar o botão Enviar na página relatório Despesas para enviar o relatório de despesas.

Ações que um destinatário de tarefa pode executar

Você pode atribuir uma tarefa a várias pessoas ou a uma fila de itens de trabalho que várias pessoas monitoram. Entretanto, somente uma pessoa pode concluí-la. Por exemplo, Sam envia um relatório de despesas e encaminha os recibos para o departamento de Relatórios de Despesas da organização para revisão.

Os membros do departamento de relatórios de despesas da Adventure Works monitoram a fila. Julie, membro desse departamento, aceita a tarefa de revisar o relatório de despesas e recibos de Sam. Agora, Julieta pode executar uma das seguintes ações: concluir, rejeitar, delegar, solicitar alteração, reatribuir ou liberar.

Concluído

Quando um usuário conclui uma tarefa, o sistema atribui o documento enviado para processamento ao próximo usuário no fluxo de trabalho, se houver um próximo usuário. Se não for necessário nenhum processamento adicional, o processo do fluxo de trabalho termina.

Por exemplo, Julie, membro do departamento de Relatórios de Despesas da Adventure Works, aceita a tarefa de revisar o relatório de despesas e recibos de Sam. Depois que Julie concluir a revisão, o sistema atribui o documento a João.

Rejeitar

Quando um usuário rejeita um documento, o processo de fluxo de trabalho é encerrado.

Por exemplo, Julie, membro do departamento de Relatórios de Despesas da Adventure Works, aceita a tarefa de revisar o relatório de despesas e recibos de Sam. Se Julieta rejeitar o relatório de despesas, o processo de fluxo de trabalho será encerrado.

Samuel poderá reenviar o relatório de despesas. Samuel pode fazer alterações primeiro ou reenviar a versão original. Se Samuel reenviar o relatório de despesas, o processo de fluxo de trabalho começará na tarefa de revisão manual.

Delegar

Quando um usuário delega uma tarefa, o sistema atribui a tarefa a outro usuário.

Por exemplo, Julie, membro do departamento de Relatórios de Despesas da Adventure Works, aceita a tarefa de revisar o relatório de despesas e recibos de Sam. Julieta delega essa tarefa a Valério, que é assistente de Julieta.

Tim age em nome de Julie. Portanto, quando Tim conclui a revisão, o sistema atribui o relatório de despesas a João, assim como se Julie tivesse concluído a tarefa.

Solicitar alteração

Quando um usuário solicita uma alteração em um documento que foi enviado, o sistema envia o documento de volta para o originador.

Por exemplo, Julie, membro do departamento de Relatórios de Despesas da Adventure Works, aceita a tarefa de revisar o relatório de despesas e recibos de Sam. Julieta observa alguns erros no relatório de despesas e solicita alterações. O sistema envia o relatório de despesas de volta para Sam.

Samuel poderá reenviar o relatório de despesas. Samuel pode fazer as alterações solicitadas primeiro ou reenviar a versão original. Se ele reenviar o relatório de despesas, um membro da fila de itens de trabalho deverá revisar o relatório de despesas e os recibos novamente.

Reatribuir

Membros de uma fila de itens de trabalho podem transferir documentos dessa fila para outra fila.

Por exemplo, Julie é membro do departamento de Relatórios de Despesas da Adventure Works e monitora a fila. Para ajudar a equilibrar a carga de trabalho, Julie pode reatribuir o relatório de despesas e os recibos incluídos para outra fila.

Liberar

Ocasionalmente, um membro de uma fila de itens de trabalho aceita uma tarefa, mas decide que não pode concluí-la. Nesse caso, a pessoa que aceitou a tarefa pode liberar o documento de volta à lista de itens de trabalho.

Por exemplo, Julie é membro do departamento de Relatórios de Despesas da Adventure Works e aceita a tarefa de revisar o relatório de despesas e recibos de Sam. Se Julie não conseguir concluir a tarefa, ela poderá liberar o documento. O relatório de despesas retorna à fila para que outros membros do departamento de Relatórios de Despesas da Adventure Works possam concluir a tarefa.

Ações que um tomador de decisões pode executar

Normalmente, você atribui um documento a um tomador de decisão porque há uma pergunta que o tomador de decisão deve responder. A resposta para a pergunta normalmente é Sim ou Não, ou Verdadeiro ou Falso. Se o tomador de decisões não selecionar uma dessas opções, ele poderá delegar a decisão.

[Escolha 1] ou [Escolha 2]

Um tomador de decisão deve responder a uma pergunta relacionada ao documento. A resposta para a pergunta normalmente é Sim ou Não, ou Verdadeiro ou Falso. A resposta selecionada pelo tomador de decisão determina o branch de fluxo de trabalho usado para processar o documento.

Por exemplo, você atribui o relatório de despesas de Sam a João. Mateus deve decidir se as informações no documento precisam de uma ligação ao gerente de Samuel. Se Mateus decidir que uma ligação é necessária, o relatório de despesas será atribuído a Yara, que deve ligar para o gerente do Samuel. Se Mateus decidir que uma ligação não é necessária, o relatório de despesas será atribuído a Fábio para aprovação.

Delegar

Quando um tomador de decisão delega uma decisão, ele atribui o documento a outro usuário que deve tomar a decisão.

Por exemplo, você atribui o relatório de despesas de Sam a João. Mateus delega a decisão a Marina, que é assistente de Mateus.

Maria age em nome de João. Se Maria decidir que uma chamada para o gerente de Sam é necessária, ela atribui o relatório de despesas a Aretha, que deve ligar para o gerente de Sam. Se Maria decidir que uma chamada não é necessária, ela atribui o relatório de despesas a Frank para aprovação.

Ações que um aprovador pode executar

Quando você atribui um documento a um aprovador, o aprovador pode executar uma das seguintes ações: aprovar, rejeitar, delegar ou solicitar alteração.

Aprovar

Quando um aprovador aprova um documento, o documento é atribuído ao próximo usuário no fluxo de trabalho, se houver um próximo usuário. Se não for necessário nenhum processamento adicional, o processo do fluxo de trabalho termina.

Por exemplo, Sam envia um relatório de despesas para US$ 6.000 e você atribui este documento a Frank. Quando Fábio aprova o documento, ele é atribuído a Manuela para aprovação. Depois que Manuela aprovar o relatório de despesas, o processo de fluxo de trabalho será encerrado.

Rejeitar

Quando um aprovador rejeita um documento, o processo de fluxo de trabalho termina.

Por exemplo, Sam envia um relatório de despesas para US$ 12.000 e você atribui este documento a Sue. Se Suzana rejeitar o relatório, o processo de fluxo de trabalho é encerrado.

Samuel poderá reenviar o relatório de despesas. Samuel pode fazer as alterações primeiro ou reenviar a versão original do relatório de despesas. Se Samuel reenviar o relatório de despesas, o processo de fluxo de trabalho começa no processo de aprovação.

Delegar

Quando um aprovador delega um documento, o documento é atribuído a outro usuário para aprovação.

Por exemplo, Sam envia um relatório de despesas para US$ 12.000 e você atribui este documento a Frank. Francisco delega o relatório a Ana.

Em seguida, Ana age em nome de Francisco. Portanto, quando Ana aprovar o documento, ele será atribuído a Manuela para aprovação, como se Fábio o tivesse aprovado. Depois que Manuela aprovar o documento, ele será enviado a Ana para aprovação.

Solicitar alteração

Quando um aprovador solicita uma alteração em um documento, o sistema envia o documento de volta para o originador.

Por exemplo, Sam envia um relatório de despesas para US$ 12.000 e o sistema atribui o documento a Sue. Se Sue solicitar uma alteração, o sistema enviará o relatório de despesas de volta para Sam.

Samuel poderá reenviar o relatório de despesas. O Sam pode fazer as alterações solicitadas primeiro ou enviar novamente a versão original do relatório de despesas. Se Sam reenviar o relatório de despesas, o sistema o enviará a Frank para aprovação, porque Frank é o primeiro aprovador no processo de aprovação.